8 elementów kontroli projektu, które pozwolą utrzymać projekty na właściwym torze

Projekty rzadko przebiegają zgodnie z planem. Sytuacja stale się zmienia — niezależnie od tego, czy chodzi o członków zespołu, oczekiwania klienta, czy nieprzewidziane komplikacje wpływające na plany. Kierownicy projektów są odpowiedzialni za minimalizowanie ryzyka przekształcenia się zagrożeń w problemy, ale naszym zadaniem jest również reagowanie na problemy, gdy już się pojawią.

Czym jest kontrola projektu?

Kontrola projektu obejmuje działania podejmowane przez kierownika projektu oraz dokumentację wykorzystywaną do utrzymania projektów na właściwym torze. Jest to zestaw narzędzi pomagających skutecznie dostarczać produkty projektu.

Zapoznaj się z poniższą definicją kontroli projektu opracowaną przez Project Management Institute (PMI):

System kontroli projektu ma na celu minimalizowanie różnicy między planowaniem projektu a jego realizacją, aby osiągnąć założone cele projektu, tj. dotyczące kosztów, czasu i zakresu.

W praktyce kontrola projektu koncentruje się na monitorowaniu kluczowych wskaźników efektywności projektu (KPI), takich jak koszty i harmonogram, które ostatecznie wiążą się z zakresem i realizacją. Dzięki obserwowaniu wskaźników w czasie rzeczywistym kontrola projektu może pomóc kierownikom projektów przewidywać problemy i szanse.

Na przykład jeśli projekt wyprzedza harmonogram i/lub jego koszty są niższe od zakładanych, można pozwolić sobie na wydanie nieco większej kwoty w celu poprawy jakości. Jeśli budżet zaczyna być napięty, można znaleźć sposoby na ograniczenie kosztów w innych obszarach, na przykład zastępując zasób tańszym odpowiednikiem, aby zrealizować przyszłe produkty projektu.

Kontrola projektu a zarządzanie projektem

Skoro zdefiniowałem kontrolę projektu jako zestaw narzędzi służących do utrzymania projektu na właściwym torze, możesz zastanawiać się, czym różni się ona od zarządzania projektem.

Kluczowa różnica dotyczy zakresu. Kontrola projektu koncentruje się na śledzeniu konkretnych wskaźników efektywności — budżetu, harmonogramu i ryzyka — podczas gdy zarządzanie projektem obejmuje cały cykl życia projektu, od rozpoczęcia do zamknięcia.

Zarządzanie projektem dotyczy strategii i realizacji. Obejmuje definiowanie celów projektu, uzgadnianie działań interesariuszy, przydzielanie zasobów oraz zapewnianie odpowiedniej jakości produktów projektu. To połączenie planowania, przywództwa i elastyczności, które pozwala utrzymać postęp prac.

Kontrola projektu z kolei zapewnia mechanizmy kontroli i równowagi, które pomagają kierownikom prowadzić projekt we właściwym kierunku. Opiera się na analizie danych, prognozowaniu i raportowaniu, aby zapobiegać opóźnieniom i przekroczeniom kosztów.

Można ująć to następująco: zarządzanie projektem to kapitan sterujący statkiem, a kontrola projektu pełni funkcję narzędzi nawigacyjnych — monitoruje prędkość, poziom paliwa i odchylenia od kursu, aby zapewnić sprawną podróż. Oba elementy są niezbędne, ale kontrola projektu zapewnia barierki ochronne, które pomagają utrzymać projekt zgodny z jego pierwotnymi celami.

Czy istnieje różnica między kierownikiem projektu a kontrolerem projektu?

Tak. W niektórych organizacjach kontroler projektu pełni funkcję prawej ręki kierownika projektu. 

Kontroler projektu koncentruje się przede wszystkim na wskaźnikach projektu, monitorowaniu, mechanizmach kontroli i analizie, podczas gdy kierownik projektu skupia się bardziej na zespole projektowym, sposobie realizacji prac projektowych i wymaganym standardzie jakości, a także na zarządzaniu relacjami z klientami i interesariuszami.

Zazwyczaj kierownicy projektów cyfrowych pełnią jednocześnie funkcję kierowników projektów i kontrolerów projektów.

Dlaczego kontrola projektu jest ważna

Tak zwany żelazny trójkąt zarządzania projektami — zakres, harmonogram i jakość — może czasami wpędzić nas w kłopotliwe sytuacje. Z pewnością zdarzały Ci się rozmowy takie jak te:

Zespół: „Klient z pewnością byłby o wiele bardziej zadowolony, gdybyśmy mogli dostać jeszcze tylko dwa dni na dopracowanie tego…”

Klient: „Podoba mi się to podejście, ale czy możesz się bardziej postarać i znaleźć sposób, żeby zrobić to za połowę budżetu?”

To balansowanie jest jednym z najtrudniejszych zadań dla nas jako kierowników projektów.

Z jednej strony musimy dostarczyć produkt, który zadowoli klienta.  Z drugiej strony zawsze powinniśmy wspierać zespół i pozwolić mu zaprezentować swoją najlepszą pracę.

Kontrola projektu pozwala dobrze przygotować się do tego typu trudnych rozmów z klientem. Oto niektóre korzyści wynikające z kontroli projektu:

• Pomaga podejmować świadome decyzje dotyczące optymalnego balansu między kosztami, harmonogramem i jakością
• Ogranicza ryzyko niekontrolowanego rozszerzania zakresu, pokazując skutki podejmowania dodatkowych zadań
• Pomaga wyprzedzać nieprzewidziane koszty
• Pozwala opracować plany awaryjne dotyczące odchyleń od harmonogramu i/lub wyzwań związanych z zasobami
• Służy jako narzędzie do zarządzania oczekiwaniami interesariuszy dotyczącymi rezultatów projektu.

Kontrola projektu w cyklu życia projektu

Kontrola projektu nie jest zadaniem wykonywanym jednorazowo. Przenika każdy etap cyklu życia projektu, pomagając utrzymać pod kontrolą zakres, harmonogram i budżet. Oto jak wpisuje się w poszczególne fazy:

• Inicjowanie – Na tym etapie kontrola projektu tworzy podstawę sukcesu. Obejmuje to określenie kluczowych celów, identyfikację ryzyk oraz ustalenie początkowej bazy kosztów i harmonogramu. Bez tych podstaw projektowi grozi niekontrolowane rozszerzanie zakresu jeszcze przed jego rozpoczęciem.
• Planowanie – Kontrola projektu kształtuje plan projektu poprzez ustalenie mierzalnych KPI, określenie struktur raportowania oraz szczegółowe zaplanowanie alokacji zasobów. To właśnie tutaj pojawiają się narzędzia do tworzenia harmonogramów i mechanizmy kontroli budżetu.
• Realizacja – Gdy rozpoczynają się prace, kontrola projektu zapewnia zespołom utrzymanie właściwego kierunku. Monitorowanie w czasie rzeczywistym, śledzenie kosztów i ocena ryzyka pomagają wcześnie sygnalizować potencjalne problemy. Przykładem jest rejestr decyzji, który pomaga śledzić kluczowe decyzje i rozliczać odpowiedzialność. Zmiany są nieuniknione, ale dzięki solidnym ramom kontroli można zarządzać nimi proaktywnie, a nie reaktywnie.
• Monitorowanie i kontrola – Ciągły nadzór ma kluczowe znaczenie. Ta faza obejmuje śledzenie postępów względem bazy, zarządzanie zmianami i udoskonalanie prognoz. Kontrola projektu działa jak barierki ochronne, które nie pozwalają projektowi zejść z właściwego kursu.
• Zamknięcie – Zakończenie projektu nie oznacza, że kontrola projektu się kończy. Analizy po zakończeniu projektu, wyciągnięte wnioski i końcowe uzgodnienia finansowe pomagają usprawniać procesy w przyszłych projektach.

Bez kontroli wbudowanej w każdy etap projekty stają się zgadywanką. Wdrożenie kontroli projektu jako stałego procesu — zamiast traktowania jej jako rozwiązania stosowanego w ostatniej chwili — zapewnia sprawną realizację i przewidywalne rezultaty.

8 przykładów kontroli projektu, które pomogą okiełznać chaos w projekcie

Teraz, gdy omówiłem kontrolę projektu i jej korzyści, przedstawiam 8 praktycznych przykładów kontroli projektu — w tym szablony — które możesz zastosować w swoich projektach.

1. Dokumentacja planowania projektu
2. Macierz RACI
3. Plan komunikacji
4. Struktura podziału pracy
5. Lista kontrolna QA
6. Rejestr RAID/rejestr ryzyk
7. Raport statusu
8. Wniosek o zmianę

1. Dokumentacja planowania projektu

Zatrzymaj się tutaj. Nie czytaj dalej tego artykułu, jeśli nie masz jeszcze żadnego podstawowego dokumentu planowania projektu. To podstawa kontroli projektu — zapis przedstawiający Twoje założenia dotyczące projektu, dzięki któremu możesz sprawdzić, czy przebiega on zgodnie z planem.

Nie będę tutaj szczegółowo omawiać, jak tworzyć i używać tych dokumentów, ponieważ wykracza to poza zakres tego artykułu. Po prostu wyjaśnię, czym są i jak znaleźć więcej informacji.

Dokumenty dotyczące planowania projektu obejmują:

Opis projektu

Obejmuje on informacje o tym, kto, co, kiedy, dlaczego i jak realizuje projekt, a także inne istotne kwestie, dzięki czemu możesz stworzyć solidne podstawy do jego wykonania

Pobierz gotowy szablon opisu projektu wraz z podpowiedziami, które pomogą Ci zastanowić się nad wypełnieniem każdej sekcji, oraz przykładem pokazującym, jak wygląda uzupełniona wersja.

Budżet projektu/szacunek kosztów

Aby określić, czy projekt mieści się w budżecie lub go nie przekracza, potrzebujesz pierwotnego szacunku kosztów, który posłuży jako punkt odniesienia. Oto przewodnik po szacowaniu budżetu i kosztów projektu, który pomoże Ci przygotować taki szacunek.

Oś czasu, plan projektu, harmonogram i/lub wykres Gantta

Podobnie jak w przypadku budżetu projektu, potrzebujesz punktu odniesienia, aby określić, czy realizacja przebiega zgodnie z planem. Plan projektu, obejmujący harmonogram projektu, jest najbardziej podstawowym narzędziem do kontrolowania projektów — i ustalania od początku zasad umożliwiających ich kontrolowanie.

Przeczytaj tutaj nasz przewodnik po tworzeniu planu projektu.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wyglądają rzeczywiste osie czasu projektów, przykłady osi czasu znajdziesz w członkostwie DPM.

Opis zakresu prac

Opis zakresu prac zawiera wiele informacji, które pomogą Ci ustanowić mechanizmy kontroli na dalszych etapach projektu. Jeśli nie znasz jeszcze tego pojęcia, możesz zacząć od najlepszego przewodnika DPM po tworzeniu opisu zakresu prac.

2. Macierz RACI

RACI to akronim oznaczający: odpowiedzialny za wykonanie, rozliczany z rezultatu, konsultowany i informowany. Kierownicy projektów używają macierzy RACI do przypisywania ról i odpowiedzialności za zadania projektowe oraz podejmowanie decyzji.

Kiedy jej potrzebujesz?

Projekt, w którym występuje skomplikowany proces podejmowania decyzji lub zatwierdzania, może wymagać macierzy RACI. Macierz RACI jest szczególnie pomocna, jeśli występuje konflikt dotyczący odpowiedzialności.

Opanowanie macierzy RACI może być trudne, ale gdy już to zrobisz, przekonasz się, że może ona pomóc zapobiec późniejszemu przerzucaniu winy. 

Wykres RACI (i jego kuzyn, wykres RASCI) jest przydatny, ponieważ dokumentuje, kto odpowiada za wykonanie konkretnego zadania i kto musi być informowany o jego statusie. Może stanowić rozwiązanie problemu prawdopodobnych opóźnień w podejmowaniu decyzji lub nierównomiernego rozłożenia obciążenia pracą.

Oto definicje poszczególnych terminów na wykresie RACI:

• Odpowiedzialny: Osoba wykonująca zadanie. Podejmuje ona główne działania i przedstawia rezultaty prac.
• Rozliczany: Osoba, która zapewnia wykonanie zadania lub pracy. Niekoniecznie wykonuje zadanie, ale zatwierdza produkt końcowy.
• Konsultowany: Osoba lub osoby przekazujące informacje, porady lub opinie dotyczące zadania.
• Informowany: Osoba lub osoby, które muszą znać krytyczne terminy i postępy projektu, ponieważ są zainteresowane jego wynikiem.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak z niego korzystać?

Aby skorzystać z wykresu RACI, określ kluczowe zadania do wykonania w projekcie. Następnie wymień członków zespołu projektowego i innych zaangażowanych interesariuszy. W każdej kolumnie i wierszu wykresu przypisz literę RACI (odpowiedzialny, rozliczany, konsultowany lub informowany), aby wyjaśnić ich rolę.

Szablon i przykłady wykresu RACI

Członkostwo DPM oferuje wiele materiałów dotyczących RACI:

• szablon RACI
• wypełnione przykłady RACI
• Warsztaty: opanuj wykresy RACI w 30 minut
• lista kontrolna RACI, która pomoże Ci zrobić to prawidłowo
• ściągawka RACI

3. Plan komunikacji

Plan komunikacji to dokument, który zawiera listę interesariuszy projektu i określa kanały komunikacji według preferencji oraz poziomu priorytetu.

Kiedy go potrzebujesz?

Potrzebujesz planu komunikacji, jeśli w projekcie uczestniczy wiele osób lub grup, które należy na bieżąco informować przez cały cykl życia projektu. Zasadniczo oznacza to, że potrzebujesz planu komunikacji dla każdego projektu.

Pamiętaj, że plan komunikacji służy w równym stopniu Tobie, jak i innym osobom. Plan komunikacji określa, jak często kontaktujesz się z klientem, i pozwala mu poznać Twoje zamiary jeszcze przed rozpoczęciem projektu.

Jak z niego korzystać?

Plan komunikacji określa, kto w projekcie powinien być połączony, z jaką częstotliwością, za pomocą jakiego mechanizmu i jak często. Utworzenie planu komunikacji pomaga zdefiniować cele komunikacyjne projektu, udokumentować informacje o interesariuszach i określić, jakie informacje należy udostępniać.

Szablon i przykład planu komunikacji

4. Struktura podziału pracy

Struktura podziału pracy (WBS) rozkłada zakres projektu na poszczególne zadania wymagane do realizacji celów projektu i ukończenia przydzielonych rezultatów. To jedna z najważniejszych metod kontroli projektu, ponieważ przedstawia wizualnie pracę, którą muszą wykonać członkowie zespołu, i dlatego stanowi dobry mechanizm monitorowania postępów w odniesieniu do wymagań projektu.

Kiedy tego potrzebujesz?

Potrzebujesz WBS, aby wyjaśnić role i obowiązki, pomóc zapewnić terminową realizację zadań na wysokim poziomie jakości oraz śledzić działania projektowe. Bardzo ważne jest opracowanie WBS na etapie planowania projektu, aby zapewnić wszystkim interesariuszom wspólne zrozumienie pracy wymaganej do ukończenia projektu.

Jak z tego korzystać?

Aby korzystać z WBS, określ rezultaty projektu, a następnie rozłóż je na zadania wymagane do ich wytworzenia. 

Gdy masz już ogólny przegląd rezultatów i powiązanych z nimi zadań, ustal kolejność prac. Oszacuj nakład pracy wymagany dla każdego zadania i odpowiednio zaplanuj pracę. Następnie przygotuj plan zarządzania zasobami, określający sposób obsadzenia prac na podstawie nakładu pracy, i udostępnij go interesariuszom, aby uzyskać ich poparcie.

Szablon WBS i przykład

Dołączam bezpłatny szablon WBS do pobrania oraz przykładowy WBS, których możesz używać w swoich projektach. Aby edytować plik, pobierz go jako plik XLSX i korzystaj z niego w Arkuszach Google lub programie Excel.

5. Lista kontrolna QA

Lista kontrolna zapewnienia jakości (QA) zawiera ważne elementy związane z procesami projektowymi, metodyką testowania i/lub kategoriami produktów.

Kiedy tego potrzebujesz?

Kierownik projektu ponosi odpowiedzialność za błędy lub pominięte elementy. QA to niezbędny proces zapewniający, że wszystko działa tak, jak powinno, i że nie pominięto niczego ważnego.

Kierownik projektu powinien odgrywać wiodącą rolę w procesie QA, aby zapewnić, że członkowie zespołu odpowiednio priorytetyzują i rejestrują problemy za pomocą listy kontrolnej QA. Następnie kierownik projektu współpracuje z członkami zespołu, aby wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zajęcie się każdym elementem na liście. Osoba ta testuje, ponownie testuje, wdraża poprawkę i zapisuje końcowe wyniki.

Lista kontrolna QA jest często dzielona na różne kategorie lub etapy projektu, które wymagają odmiennych kontroli jakości. Lista kataloguje wymagane kroki testowania dla każdej kategorii produktu, takich jak wymagania lub bezpieczeństwo.

Jak z tego korzystać?

Lista kontrolna QA dzieli projekt na kategorie lub etapy, z których każdy może wymagać niezależnego testowania przez różnych specjalistów z zespołu.

Szablon listy kontrolnej QA

Lista kontrolna QA DPM to szybki punkt odniesienia, który pomaga upewnić się, że osoby odpowiedzialne za QA w Twoich projektach zweryfikowały zgodność treści i funkcjonalności ze standardami jakości projektu.

6. Dziennik RAID/rejestr ryzyka

Dziennik RAID to narzędzie do rejestrowania ryzyk i zarządzania nimi. Jest to dokument zarządzania ryzykiem, w którym zapisuje się ryzyka, założenia, problemy i zależności.

Tutaj znajdziesz nasz warsztat dotyczący zarządzania ryzykiem.

Kiedy tego potrzebujesz?

Dzienniki RAID są szczególnie pomocne w przypadku projektów realizowanych w złożonych środowiskach, w których uczestniczy wielu interesariuszy, takich jak podmioty zewnętrzne, komitety sterujące, działy IT lub wykonawcy.

Raporty statusu zwykle koncentrują się na ogólnym obrazie, podczas gdy dzienniki RAID idą o krok dalej i skupiają się konkretnie na zarządzaniu ryzykiem. Jest to dokument, który rozlicza członków zespołu i innych interesariuszy, dokładnie śledząc ryzyka oraz przypisane działania.

Dziennik RAID odnotowuje wszelkie zagrożenia lub potencjalne sygnały ostrzegawcze, tworząc kulturę proaktywnej otwartości. Jest niezwykle pomocny w ujawnianiu wielu perspektyw dotyczących procesów projektowych (np. Czy proces akceptacji IT trwa 4 tygodnie? Czy przydzielona liczba rund poprawek jest wystarczająca?) 

Jeśli przewidujesz problem, udokumentuj go w dzienniku RAID i omów podczas spotkania statusowego. Wyznacz właściciela każdego ryzyka, aby opracować plan działania dotyczący sposobu jego rozwiązania (nawet jeśli odpowiedzią jest nic nie robić i zaakceptować ryzyko!)

Jak go używać?

Dziennik RAID należy rozpocząć na początku projektu i aktualizować podczas regularnych spotkań, uwzględniając informacje od klienta. Ważne jest również używanie go do dokumentowania decyzji. Dziennik RAID powinien zawierać:

• Ryzyka: znane zagrożenia lub szanse, które jeszcze się nie zmaterializowały
• Działania: zadania wynikające ze spotkań, bieżące zadania itp., wraz z przypisanymi osobami
• Problemy: bieżące wyzwania, które mogą zagrozić powodzeniu projektu
• Zależności: zadania, które muszą zostać ukończone, zanim inne zadanie będzie mogło się rozpocząć lub zakończyć.

Szablon dziennika RAID

Rozpocznij pracę dzięki:

• szablonowi dziennika RAID w gotowym arkuszu kalkulacyjnym
• przykładowemu dziennikowi RAID pokazującemu, jak wygląda dziennik RAID wypełniony na potrzeby projektu przeprojektowania witryny internetowej
• webinarowi dotyczącym zarządzania ryzykiem

Uzyskaj do nich dostęp, zostając członkiem DPM.

7. Raport statusu

Raport statusu zapewnia zaangażowanym stronom jasne zrozumienie aktualnego stanu projektu.

Kiedy jest potrzebny?

Regularne przygotowywanie raportów statusu ma kluczowe znaczenie dla przejrzystości i skutecznego zarządzania. Niezbędne jest przygotowanie aktualnego raportu statusu w stałym rytmie, którego interesariusze mogą się spodziewać.

Aby ustalić właściwy rytm raportowania, przygotowuj cotygodniowe raporty statusu projektu. Chociaż możesz przekazywać je asynchronicznie, czasami pomocne jest przeprowadzenie synchronicznej rozmowy z klientem. Spotkania te nie muszą być długie — 30 minut może w zupełności wystarczyć — ale to dobry sposób na zbudowanie relacji z klientem i zaufania.

Jeśli to możliwe, organizuj spotkania statusowe twarzą w twarz, w bardziej swobodnej atmosferze. Nie rozmawiaj wyłącznie o projekcie; zamiast tego zainteresuj się innymi sprawami dziejącymi się w firmie klienta i pokaż wybrane najważniejsze elementy swojego portfolio. Takie rozmowy mogą czasami prowadzić do pojawienia się możliwości biznesowych, o których w przeciwnym razie nie dowiedziałbyś się.

Jak go używać?

Niektórzy klienci oczekują szczegółowych raportów godzinowych, podczas gdy inni wolą ogólny obraz sytuacji. Raport statusu powinien zawierać co najmniej:

• całkowity koszt projektu, przydzielony budżet, pozostały budżet
• miesięczny koszt / tempo wykorzystania budżetu
• osiągnięcia z ubiegłego miesiąca i planowane działania na kolejny okres
• aktualizacje harmonogramu
• zadania do wykonania
• ryzyka, blokady i decyzje.

Szablon i przykład raportu statusu

Przedstaw status projektu, korzystając z szablonu raportu statusu. Użyj naszego przykładowego raportu statusu jako wskazówki i po prostu uzupełnij sekcje dotyczące podsumowania dla kadry kierowniczej, podsumowania finansowego, postępów, dziennika RAID, zadań do wykonania i kamieni milowych.

8. Wniosek o zmianę

Wniosek o zmianę określa i definiuje zmianę zakresu, która nastąpiła w projekcie w odniesieniu do początkowego opisu zakresu prac lub kosztorysu.

Kiedy jest potrzebny?

Obie strony muszą formalnie potwierdzić i zaakceptować wniosek o zmianę. Dokumentacja wniosku o zmianę powinna wyjaśniać zmianę i jej uzasadnienie, a także jej wpływ na budżet i harmonogram projektu.

Choć powszechnym błędnym przekonaniem jest to, że wnioski o zmianę mają negatywny charakter, są one po prostu częścią skutecznego zarządzania projektem i służą komunikowaniu, że przewidywany zakres uległ zmianie. Zwłaszcza gdy dzieje się to na późniejszym etapie projektu, decyzje dotyczące zmiany zakresu można podejmować z przekonaniem, że doprowadzą do lepszych rezultatów. 

Ważne jest, aby odpowiednio wcześnie zapoznać klienta z procesem składania wniosków o zmianę, tak aby wszyscy go znali. Nie należy unikać składania wniosków o zmianę, nawet w przypadku pozornie prostych elementów o niewielkim wpływie. Wnioski o zmianę bez wpływu na budżet pomagają egzekwować proces zarządzania zmianą i zapewniają wszystkim zgodność w zakresie podejmowanych decyzji.

Jak się go używa?

Wnioski o zmianę zazwyczaj określają następujące elementy:

• Opis zmiany zakresu
• Powód zmiany zakresu
• Konsekwencje zmiany zakresu (budżet, harmonogram)
• Oficjalne potwierdzenie (podpis lub potwierdzenie akceptacji).

Szablon wniosku o zmianę

Pobierz nasz szablon wniosku o zmianę, który pomaga rejestrować informacje dotyczące tła, podejścia, zakresu, rezultatów, założeń, budżetu, zależności, rozliczeń i zatwierdzeń związanych ze zmianami.

Role w zarządzaniu kontrolą projektu

Kontrole projektu nie zarządzają się same. Różne role przyczyniają się do ich sukcesu, zapewniając gromadzenie, analizowanie i wykorzystywanie danych. Oto osoby, które odgrywają w tym rolę:

• Kierownik projektu – Kapitan statku, odpowiedzialny za zapewnienie skutecznego wdrożenia i wykorzystywania mechanizmów kontroli projektu. Monitoruje postępy, nadzoruje raportowanie i podejmuje decyzje oparte na danych na podstawie wskaźników kontroli. Dowiedz się więcej o codziennych zadaniach kierownika projektu.
• Kontroler projektu – Ta rola koncentruje się na monitorowaniu finansów, harmonogramów i ryzyka oraz dogłębnie analizuje dane, aby zapewnić przestrzeganie kosztów i harmonogramu. Kontroler ściśle współpracuje z kierownikiem projektu w celu identyfikowania trendów i rekomendowania działań korygujących.
• Planista – Osoba odpowiedzialna za wykresy Gantta i śledzenie harmonogramu. Dba o prawidłową sekwencję zadań, zarządzanie zależnościami i monitorowanie ścieżek krytycznych.
• Zespół finansów i zaopatrzenia – W jego zakresie znajdują się budżetowanie, umowy i koszty zasobów. Zespół zapewnia zgodność wydatków z prognozami oraz właściwe utrzymanie kontroli finansowej.
• Menedżer ds. ryzyka – Koncentruje się na identyfikowaniu, analizowaniu i ograniczaniu ryzyka w całym projekcie. Współpracuje ze wszystkimi interesariuszami, aby potencjalne problemy zostały rozwiązane, zanim się nasilą.
• Interesariusze i sponsorzy – Choć nie odpowiadają bezpośrednio za kontrolę projektu, interesariusze polegają na tych procesach w zakresie przejrzystości i podejmowania decyzji. Ich rolą jest wspieranie kontroli projektu poprzez dostarczanie strategicznych informacji oraz zapewnianie zgodności z celami biznesowymi.

Codzienny proces kontrolowania projektów

Jako kierownicy projektów przestrzegamy codziennej rutyny, aby mieć pewność, że nasze projekty pozostają na właściwym torze. Wymaga to wiedzy o tym, co się dzieje. Brzmi prosto! W rzeczywistości jednak zarządzanie projektami to ciągły cykl przetwarzania informacji, planowania i podejmowania decyzji.

Aby wszystko przebiegało zgodnie z planem, kierownicy projektów muszą działać jak system radarowy, sprawdzając, co znajduje się przed nimi, i ostrzegając wszystkich o możliwości nadciągającej katastrofy.

Skuteczne ustanowienie procesu kontroli projektu pozwala monitorować koszty i harmonogram w miarę rozwoju projektu. Oczekuje się od Ciebie, że przeprowadzisz projekt przez wzburzone wody — przygotowanie uchroni projekt przed zatonięciem.

Aby rozpocząć, wykonaj te cztery fazy jako część prostego procesu kontroli projektu:

Oceń

Monitoruj plan projektu, przewidywane rezultaty i kierunek, w którym zmierza praca. Musisz wiedzieć, na jakim etapie jesteś, aby sumiennie zarządzać oczekiwaniami interesariuszy. Zadawaj pytania, aby mieć pewność, że rozumiesz status projektu. Podczas oceny wykorzystuj raporty dotyczące statusu projektu i wskaźniki jako podstawę do podejmowania decyzji.

Zaplanuj

Na podstawie ustalonego statusu często trzeba wprowadzić korekty kursu. Zadbaj o ich odpowiednie zaplanowanie — spróbuj przewidzieć, dokąd zmierzają sprawy. Czy zmiana wpłynie na inne strumienie pracy? Czy trzeba będzie zaangażować klienta? Czy cały zespół ją popiera? Jeśli problem wydaje się trwały lub systemowy, zastosuj analizę przyczyn źródłowych, aby zbadać, co leży u jego podstaw. Czy to jednorazowy przypadek, czy widzisz, że przeradza się w większy problem?

Zareaguj

Gdy masz już plan, wprowadź zmiany. Obejmuje to poinformowanie klienta o tym, co się zmienia, oraz upewnienie się, że zespół jest w pełni poinformowany i popiera te zmiany. Poznaj wpływ na budżet i harmonogram, a następnie wprowadź odpowiednie korekty.

Współpracuj

Jako kierownik projektu jesteś spoiwem, które łączy zespół. Zadbaj o przekazywanie zespołowi swojej wiedzy, aby każdy miał pełny obraz sytuacji. Informuj klienta i innych interesariuszy o bieżących sprawach.

Podejmij dalsze działania

Ustaw przypomnienia o dalszych działaniach zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, aby uniknąć opóźnień.

Podejmuj dalsze działania z zespołem

Nie możemy zakładać, że nasz zespół pamięta każdą prośbę lub każdą dobrą radę, której mu udzielamy. Musisz przekazywać wiele przyjaznych przypomnień, takich jak „hej, przepraszam, że zawracam głowę, ale czy udało Ci się już zająć kwestią X?” albo „nie zapomnij o Y”. 

Podejmowanie dalszych działań daje pewność, że wszyscy pracują zgodnie z planem, a także pozwala szybko sprawdzić, jak się sprawy mają. To właśnie podczas tych krótkich rozmów kontrolnych często odkrywasz, że coś nie przebiega zgodnie z planem.

Podejmuj dalsze działania z klientami lub interesariuszami

Częściowo podejmowanie dalszych działań z klientami i interesariuszami polega na przekazywaniu aktualnych informacji o statusie projektu — tj. o tym, co się dzieje, co się wydarzy i jakie występują problemy. 

Przypomina to jednak również sposób, w jaki podejmujemy dalsze działania z zespołem. Ważne jest, aby wykorzystywać te kontakty do przekazywania przyjaznych przypomnień dotyczących harmonogramu projektu lub wszelkich nierozstrzygniętych decyzji, które wymagają udziału klienta.

Narzędzia do zarządzania projektami służące do kontroli projektu

Kontrola projektów opiera się na dokładnych danych, monitorowaniu w czasie rzeczywistym i płynnej współpracy. Odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami zapewniają wgląd w budżety, harmonogramy, ryzyka i wskaźniki wydajności — pomagając zespołom działać zgodnie z planem i podejmować świadome decyzje.

Oto moje propozycje najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami dostępnego obecnie:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Najlepszy wybór do realizacji projektów międzydziałowych w dużych przedsiębiorstwach
2. 2. Productive — Najlepsze do projektów agencyjnych i budżetowania
3. 3. monday AI Workspace — Najlepsza do optymalizacji zasobów opartej na AI
4. 4. Hive — Najlepsze rozwiązanie do wspólnego zarządzania projektami
5. 5. Celoxis — Najlepszy do uproszczonego planowania i przepływów pracy
6. 6. Copper — Najlepsze dla agencji usprawniających proces od sprzedaży do realizacji
7. 7. Zoho Projects — Najlepsze rozwiązanie do integracji z pakietem Zoho
8. 8. Ziggu — Najlepsze rozwiązanie do integracji portalu klienta
9. 9. Quickbase — Najlepsze rozwiązanie pod względem wszechstronności platformy
10. 10. Bubble PPM — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania portfelem

Najczęściej zadawane pytania dotyczące kontroli projektów

Oto odpowiedzi na niektóre często zadawane pytania dotyczące kontroli projektów.

Gdzie kontrola projektu wpisuje się w cykl życia projektu?

Z definicji kontrola projektu jest kluczowym elementem fazy monitorowania i kontrolowania w cyklu życia projektu. To powiedziawszy, wiele przykładów kontroli projektu, które omówiłem w tym artykule, powinno zostać opracowanych podczas fazy planowania projektu i udostępnionych w trakcie realizacji. Można zatem argumentować, że kontrola projektu jest stosowana przez cały cykl życia.

Czy kontrolowanie jest tym samym co mikrozarządzanie moimi projektami?

Największym nieporozumieniem dotyczącym kontroli projektu jest prawdopodobnie przekonanie, że Ty, jako kierownik projektu, musisz kontrolować (tzn. mikrozarządzać) swoim zespołem, aby osiągnąć właściwe rezultaty. Ale to nie jest właściwe podejście. 

Kontrolowanie poprzez mikrozarządzanie nie pozwala wykorzystać mocnych stron zespołu, a tym samym stwarza ryzyko zejścia projektu z właściwego toru (nie wspominając o wypaleniu zawodowym, którego prawdopodobnie doświadczysz, próbując wziąć na siebie zbyt duże obciążenie pracą!)

Podsumowując: kontrola projektu nie polega na bezpośrednim kontrolowaniu pracy ani osób, które ją wykonują; jej celem jest zarządzanie strukturą i przepływem samego projektu.

Co o tym sądzisz?

Dobrze ugruntowany i spójny proces kontroli projektu stanowi podstawę realizacji projektów na czas i w ramach budżetu. Daje również zespołowi poczucie spokoju, że jako kierownik projektu zapewniasz mu wsparcie.

Jakie są Twoje doświadczenia związane z kontrolą projektu? Czy mierzysz inne wskaźniki projektu? Podziel się swoimi doświadczeniami lub pytaniami w komentarzach.