6 sposobów, na jakie zarządzanie zasobami różni się w przypadku zespołów zdalnych
Czy kiedykolwiek próbowałeś(-aś) zrealizować projekt przy niewystarczającym budżecie, zbyt małej liczbie osób, brakujących narzędziach lub niedostatecznych kluczowych kompetencjach? Jeśli przytakujesz lub myślisz o tym jednym projekcie (wiesz, o którym), który był wyjątkowo trudny, ponieważ nie zapewniono mu odpowiednich zasobów, ten artykuł jest dla Ciebie!
Realizacja projektu bez odpowiednich zasobów jest wyzwaniem, ale realizacja projektu bez odpowiednich zasobów ORAZ z członkami zespołu rozproszonymi po całym kraju lub świecie jest jeszcze większym wyzwaniem. Zajmijmy się więc oboma problemami w jednym artykule.
Czym jest zarządzanie zasobami?
W kontekście zarządzania projektami proces zarządzania zasobami polega na zapewnieniu odpowiednich osób, materiałów i wystarczających środków finansowych (czyli budżetu) do ukończenia projektu, za którego realizację odpowiadasz.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeśli chodzi o zarządzanie zasobami w agencji, często zaczyna się ono od budżetu. Zanim zakres prac zostanie zatwierdzony, należy współpracować z osobą odpowiedzialną za rozwój biznesu w organizacji, aby upewnić się, że wyceny są dokładne, dzięki czemu firma może obciążyć klienta kwotą wystarczającą do pokrycia kosztów realizacji projektu (pracy, narzędzi/zasobów, kosztów ogólnych itp.). Więcej informacji o zarządzaniu zasobami kreatywnymi znajdziesz tutaj.
Przed spotkaniem rozpoczynającym projekt i w trakcie planowania projektu będziesz współpracować z kadrą zarządzającą, aby ustalić, kto z zespołu będzie pracować nad projektem oraz jakich narzędzi lub licencji na oprogramowanie może potrzebować.
W trakcie projektu możesz potrzebować koordynować działania z członkami zespołu lub innymi kierownikami projektów (albo z menedżerem zasobów w swojej organizacji), aby upewnić się, że nie występują konflikty w harmonogramie, a wszyscy mają jasność co do tego, jaka praca zostanie wykonana i kiedy. Ważne jest również ustalenie, czy niektóre projekty mają wyższy priorytet niż inne, oraz określenie, jak może to wpłynąć na terminy.
Praca nad projektem jako wewnętrzny kierownik projektu lub realizacja projektu wewnętrznego, za który nie wystawiasz klientom rachunków, może wyglądać nieco inaczej. Możesz po prostu zacząć od zebrania zespołu projektowego, aby ustalić, czym zajmie się każda osoba, jak będzie to robić oraz czy zespół może potrzebować innych narzędzi lub zasobów, aby ukończyć projekt w wymaganym czasie.
Skład Twojego zespołu może zostać ustalony przez kierowników różnych działów, szczególnie jeśli projekt jest realizowany przez zespół międzyfunkcyjny.
Jak zarządzać zasobami zdalnie
Kluczowe założenia zdalnego zarządzania zasobami nie różnią się znacząco od zarządzania nimi w biurze, ale dodatkowe niuanse wprowadzają pewną złożoność.
W tym przypadku duże znaczenie może mieć tworzenie kultury organizacyjnej, która stawia na elastyczne formy pracy. Warto promować niektóre z tych zasad i praktyk w swoim obszarze wpływu:
- Podczas zarządzania zespołami zdalnymi lub pracy z domu czasami trzeba zmienić zasady komunikacji i współpracy. Na przykład proaktywne komunikowanie pracownikom zdalnym informacji o harmonogramach i przydziale zadań może pomóc w budowaniu kultury organizacyjnej, która umożliwia elastyczne formy pracy.
- Może być konieczne uwzględnienie ogólnofirmowych zasad pracy, aby zapewnić sprawiedliwy i spójny przydział pracowników w środowisku pracy zdalnej. Obejmuje to zasady wdrażania nowych pracowników i zarządzania efektywnością (bez mikrozarządzania).
- Podczas zarządzania zasobami finansowymi możesz zauważyć, że mniejsza część budżetu jest przeznaczana na fizyczne przestrzenie do pracy, a większa na narzędzia do współpracy, takie jak oprogramowanie do wideokonferencji.
6 kwestii dotyczących zdalnego zarządzania zasobami
1. Jak czas współpracy zdalnej wpłynie na budżet
Praca ze zdalnymi pracownikami może wiązać się z dodatkowymi (lub odmiennymi) kwestiami budżetowymi.
Posiadanie wystarczającej ilości czasu na dobrą komunikację i regularne sprawdzanie postępów jest bardzo ważne w środowisku pracy zdalnej. Upewnij się, że nie ograniczasz komunikacji i współpracy, aby zaoszczędzić kilka godzin lub dolarów – może się to ostatecznie zemścić, gdy komuś zabraknie kluczowych aktualizacji lub rezultaty pracy będą musiały zostać poprawione, ponieważ ktoś nie był na bieżąco.
Ponieważ stawki rozliczane za godziny mogą sprawiać, że spotkania wydają się kosztowne, musisz uwzględnić czas spotkań w swoich szacunkach. Na początku nowego projektu może mieć sens organizowanie częstszych spotkań, aby usprawnić komunikację między członkami zespołu, ale nie należy z tym przesadzać.
Zespół składający się z siedmiu osób, z których każda rozlicza $100 za godzinę, oznacza, że jednogodzinne spotkanie będzie kosztować $700. Jeśli pomnożysz tę kwotę przez sześciomiesięczny projekt i założysz jedno spotkanie tygodniowo, okaże się, że $16,800 z budżetu zostanie przeznaczone wyłącznie na cotygodniowe spotkania.
2. Jakie materiały lub zasoby są potrzebne do wykonania pracy (w tym sprzęt i oprogramowanie)
Oczywiście ważne jest, aby upewnić się, że korzystasz ze skutecznego systemu oprogramowania do zarządzania zasobami w celu zarządzania pracą (zobacz nasze zestawienia najlepszego oprogramowania do zarządzania zasobami oraz najlepszego bezpłatnego oprogramowania do zarządzania zasobami)
Ale to nie wszystko, czego będziesz potrzebować.
Aby ułatwić dobrą komunikację, musisz dodać do swojego zestawu narzędzi kilka narzędzi do współpracy. Do najczęściej używanych należą Slack, Microsoft Teams i Zoom, a także inne platformy do współpracy, takie jak Webex, ale mogą być potrzebne dodatkowe narzędzia lub zasoby, aby pomóc rozproszonemu zespołowi w realizacji projektu. Mogą one obejmować narzędzia do współpracy wizualnej, takie jak oprogramowanie do tworzenia map myśli lub tablic, a także elementy fizyczne, takie jak laptopy, dodatkowe monitory i głośniki.
W przypadku projektów cyfrowych działających jako aplikacje na telefonie lub nawet kiosku może być potrzebny specjalistyczny sprzęt i oprogramowanie do testowania oraz zapewniania jakości, aby zagwarantować, że produkt końcowy będzie perfekcyjny. Elementy te mogą pochłonąć znaczną część budżetu, dlatego podczas planowania zasobów należy koniecznie uwzględnić te potrzeby.
Podczas tworzenia planu projektu zespoły zdalne mogą skorzystać z szablonów zaprojektowanych specjalnie do zarządzania pracą i komunikacją. Mogą to być szablony planów projektu i przepływów pracy, agendy spotkań, a nawet aktualizacje statusu służące do informowania interesariuszy o postępach przez cały czas trwania projektu. Jako kierownik projektu możesz również uwzględnić te potrzeby na liście materiałów.
3. Jak planować pracę synchroniczną i asynchroniczną w różnych strefach czasowych
Jako kierownik projektu, rozpoczynając projekt i przydzielając zasoby oraz członków zespołu projektowego, weź pod uwagę strefy czasowe wszystkich zaangażowanych osób i postaraj się zapewnić jak najwięcej godzin nakładania się ich czasu pracy. Możesz poprosić członków zespołu o niewielką elastyczność w harmonogramie, aby w razie potrzeby umożliwić więcej czasu na współpracę, ale podejdź do tego strategicznie. Nikt nie chce pracować późno (w swojej strefie czasowej) w piątkowy wieczór!
W projektach, w których praca jest przekazywana od jednego członka zespołu do drugiego w miarę przechodzenia przez proces, strefy czasowe mogą mieć mniejsze znaczenie. Jednak gdy członkowie zespołu muszą współpracować w czasie rzeczywistym, na przykład gdy dwóch programistów bierze udział w sesji programowania w parach, muszą celowo uzgodnić harmonogram, aby zaplanować wystarczającą ilość czasu na współpracę w godzinach, w których ich czas pracy się pokrywa.
Te potrzeby związane ze współpracą należy uwzględnić podczas planowania projektu i wyboru zasobów. Korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami dla zespołów zdalnych może również ułatwić planowanie przepływów pracy i przydzielanie zadań.
Proszenie programisty pracującego w Nowym Jorku, aby wstawał bardzo wcześnie w celu dopasowania się do harmonogramu programisty pracującego w Paryżu, lub odwrotnie, to przepis na wypalenie zawodowe albo przynajmniej na pogorszenie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym u co najmniej jednego członka zespołu.
4. Role potrzebne w zespole do ukończenia projektu
Podczas zarządzania zasobami potrzebnymi do realizacji projektów przez zespoły zdalne zacznij od przeanalizowania ról i umiejętności niezbędnych do wykonania pracy. Ponieważ prawdopodobnie dysponujesz określonym budżetem, a także innymi projektami i priorytetami swojej agencji lub firmy, podczas obsadzania nowych projektów chcesz uwzględnić dostępność członków zespołu.
Oto kilka kwestii, które warto wziąć pod uwagę:
- Jakie umiejętności może wnieść do projektu każda osoba?
- Jaką dostępnością dysponuje ta osoba (dziennie, tygodniowo lub w ramach sprintu)?
- Czy poszczególne części projektu wymagają dodatkowych zasobów lub specjalistycznych umiejętności?
- Czy należy uwzględnić różnice stref czasowych, bariery komunikacyjne lub językowe?
- Czy klient ma wymagania dotyczące lokalizacji członków zespołu?
- Jakie będą godziny pracy w ramach tego projektu?
- Co się stanie, jeśli ktoś odejdzie z firmy lub zespołu w trakcie projektu?
Oprogramowanie do planowania zasobów może pomóc usprawnić ten proces, zapewniając podczas planowania projektu przejrzysty obraz umiejętności, dostępności i stref czasowych członków zespołu. To tylko niektóre z kluczowych korzyści płynących z narzędzi do planowania zasobów.
5. Jak będzie wyglądać dbanie o zaangażowanie pracowników
Choć wiele osób ceni elastyczność, jaką może zapewniać praca zdalna, brak możliwości współpracy i angażowania się w relacje z innymi może prowadzić do poczucia izolacji i wypalenia zawodowego. Dlatego podczas planowania projektów dla zespołów zdalnych należy uwzględnić tę kwestię i odpowiednio ją zaplanować, ponieważ nie rozwiąże się sama.
Wydzielenie czasu na aktywności integracyjne podczas spotkań zespołu może być sposobem na zadbanie o zaangażowanie pracowników. Jeśli nigdy tego nie robiliście lub wasze przełamywanie lodów zaczyna wydawać się nieco zużyte, wypróbujcie wirtualne gry. Istnieje wiele krótkich gier online, w które mogą grać zespoły wirtualne, na przykład teleturniej z wykorzystaniem Kahoot lub Minute to Win It. Innym dobrym rozwiązaniem podczas zarządzania pracownikami zdalnymi jest zapytanie ich, co mogłoby ich angażować lub czego potrzebują.
Okresowe „sprawdzanie temperatury” zaangażowania w trakcie projektu to dobra praktyka dla kierowników projektów i liderów organizacji. Jeśli dowiesz się, że coś stanowi dla zespołu szczególne wyzwanie, wspólnie pracujcie nad rozwiązaniem problemów. Z kolei jeśli coś działa bardzo dobrze w przypadku zespołu, zastanów się, jak można wykorzystać to w przyszłych projektach lub wdrożyć na większą skalę w całej firmie.
6. Co się stanie, jeśli pojawią się problemy z wydajnością
Przygotowanie się na najgorsze przy jednoczesnym oczekiwaniu najlepszego może być mottem kierownika projektu. Dlatego podczas zarządzania zasobami w projektach zdalnych warto zakładać dobre intencje i przyjmować, że każdego dnia wszyscy w pełni angażują się w pracę i wykonują ją najlepiej, jak potrafią. Ale co się dzieje, gdy tak nie jest?
Nie jest tak jak w biurze, gdzie można zaprosić członków zespołu do odosobnionego miejsca, aby porozmawiać o problemach z wydajnością, jeśli się pojawią. Jak więc radzić sobie z nimi podczas realizacji projektów zdalnych?
Menedżerowie zespołów zdalnych powinni wykorzystywać spotkania indywidualne lub rozmowy kontrolne za pośrednictwem połączeń wideo, aby omawiać problemy z wydajnością lub wyzwania dotyczące zespołu. Może to obejmować omówienie dostępności pracowników w godzinach pracy, zarządzania czasem, luk w umiejętnościach, a nawet problemów z komunikacją. W przypadku naprawdę poważnych problemów, takich jak niedotrzymanie terminu lub nieporozumienie w zespole, należy zorganizować spotkanie wszystkich zaangażowanych osób za pośrednictwem wideokonferencji lub osobiście, jeśli wszyscy mogą spotkać się w centralnej lokalizacji albo biurze.
Ważne jest, aby powstrzymywać wszelkie plotki i zakulisowe rozmowy oraz bezpośrednio zajmować się problemami. Pomaga to budować zaufanie między członkami zespołu zdalnego. Prowadź rozmowy bezpośrednio, a następnie podsumowuj je na piśmie, uwzględniając kolejne kroki.
Korzyści z dobrego zarządzania zasobami w projektach zdalnych
Umiejętność zarządzania projektami z udziałem członków zespołu i innych zasobów rozproszonych po całym świecie wymaga pewnej praktyki. Biorąc pod uwagę korzyści, od większej elastyczności, przez lepszy dostęp do talentów, po lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, warto rozwijać tę umiejętność jako kierownik projektu.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu członkami zespołów zdalnych lub wyborze odpowiednich narzędzi, mamy artykuły na wiele tematów, które mogą Ci pomóc. Aby otrzymywać te wskazówki bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą, zapisz się do naszego newslettera i bądź na bieżąco!
