Zarządzanie zasobami kreatywnymi: przewodnik dla agencji i nie tylko
Skuteczne zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla zespołów kreatywnych i agencji, ponieważ pozwala im wykonywać więcej najlepszej pracy i konsekwentnie rozliczać więcej godzin.
Jednak dopasowanie wszystkich ruchomych elementów tak, aby idealnie ze sobą współgrały i nikt nie „siedział na ławce” ani nie miał zbyt wielu szczytów i dołków w swoim harmonogramie, może przypominać grę w Tetris.
Czym jest zarządzanie zasobami kreatywnymi?
Zarządzanie zasobami kreatywnymi to proces zarządzania harmonogramem zespołu kreatywnego i koordynowania działań w celu realizacji prac projektowych.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Obejmuje to określenie, ile godzin każda osoba (lub zasób) będzie potrzebować w każdym tygodniu, aby zrealizować swoje projekty przed terminem, oraz sprawdzenie, czy któryś z członków zespołu nie ma zbyt wielu lub zbyt mało przydzielonych zadań.
Gdy dysponujesz już tymi informacjami, zrównoważ obciążenie pracą. Może to oznaczać zaangażowanie freelancerów, jeśli projektanci mają zbyt wiele pracy, rozłożenie prac na kilka tygodni lub przesunięcie terminów.
Twój zespół kreatywny powinien mieć proces zarządzania zasobami na potrzeby krótkoterminowego i długoterminowego prognozowania. Pomoże to lepiej przewidywać przyszłe potrzeby w zakresie zasobów oraz określić, kiedy i ile nowej pracy może przyjąć zespół. Załóżmy, że Twoja agencja obsługuje kampanie wewnętrzne lub kampanie klientów. W takim przypadku warto również uwzględnić członków zespołu zarządzających narzędziami kampanii, na przykład osoby obsługujące oprogramowanie do marketingu e-mailowego dla agencji, aby zapewnić odpowiednie zasoby we wszystkich strumieniach pracy.
Dlaczego zarządzanie zasobami kreatywnymi jest ważne?
Kreatywne zarządzanie zasobami jest ważne, ponieważ:
- Pozwala optymalizować zyski i czas: Pełne przydzielenie wszystkich członków zespołu projektowego do rozliczanych godzin i prac (jeśli wykonujesz prace rozliczane) to dobry sposób na maksymalizację zysków. Jeśli pracujesz w zespole wewnętrznym, na przykład w studiu efektów wizualnych, które nie wystawia faktur klientom, zarządzanie zasobami pozwala pracować wydajniej i maksymalnie wykorzystywać czas. Korzystanie z zarządzania zasobami lub oprogramowania do zarządzania projektami efektów wizualnych pomaga unikać przestojów w przydzielaniu zadań i płacenia zespołowi za „siedzenie na ławce”.
- Zapobiega przepracowaniu i wypaleniu zawodowemu: Regularna praca zamiast okresów nadgodzin i niedostatecznego obciążenia pomaga chronić członków zespołu przed wypaleniem zawodowym (szczególnie zasoby agencji, które można monitorować za pomocą oprogramowania do zarządzania zasobami agencji). Planowanie z wyprzedzeniem to dobry sposób, aby temu zapobiec. Podczas gdy niektóre osoby mogą preferować szczyty i dołki (podobnie jak wielu freelancerów i pracowników kontraktowych), inne wolą stabilność przewidywalnego harmonogramu.
- Zmniejsza ryzyko zwolnień lub przymusowych urlopów: Choć ta odpowiedzialność nigdy nie powinna bezpośrednio spoczywać na kierowniku projektu, powinien on być w stanie pomóc w prognozowaniu i wykorzystywaniu zasobów oraz udostępniać te informacje kierownictwu lub zespołowi ds. rozwoju biznesu. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za rezerwowanie lub inicjowanie nowych projektów będzie wiedzieć, gdzie występują luki w zasobach i jaki rodzaj pracy należy traktować priorytetowo, aby utrzymać zrównoważone wykorzystanie zasobów.
- Usprawnia prognozowanie: Konsekwentne zarządzanie zasobami prowadzi w dłuższej perspektywie do lepszego prognozowania zasobów. Aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych lub oprogramowania do zarządzania zasobami wraz ze zmianami harmonogramów projektów pomoże lepiej przewidywać przyszłe potrzeby w zakresie zasobów. Może również pomóc członkom zespołu lepiej planować harmonogramy i uniknąć zaplanowania urlopu w czasie ważnej premiery!
- Poprawia współpracę w zespole: Członkowie zespołu o zrównoważonym obciążeniu pracą pomagają budować lepszą współpracę w zespole. W niektórych agencjach kreatywnych zespoły są dzielone na grupy, które wspólnie pracują nad projektami. Oznacza to, że powinno być wystarczająco dużo czasu na sprawne przekazywanie zadań lub na wcześniejsze konsultacje deweloperów z zespołem projektowym w ramach procesu kreatywnego, aby wykryć potencjalne ryzyka lub problemy. Tego rodzaju współpraca nie jest możliwa, gdy obciążenie pracą nie jest zrównoważone.
- Pomaga zarządzać oczekiwaniami klientów: Na przykład jeśli klient podpisze umowę, a następnie dowie się, że nie masz dostępnych zasobów, aby rozpocząć projekt przez 6–8 tygodni, nie będzie zadowolony. Oprogramowanie do zarządzania zasobami klientów może pomóc, zapewniając informacje w czasie rzeczywistym o dostępności zasobów i umożliwiając ustalanie realistycznych terminów. Z kolei obiecanie konkretnej daty premiery bez niezbędnych zasobów może wywołać stres w zespole i prowadzić do pośpiechu lub pomijania ważnych elementów w celu dotrzymania terminów.
Czym zarządzanie zasobami w zespołach kreatywnych różni się od zarządzania nimi w innych branżach?
Choć niemal wszystkie zespoły muszą w pewnym stopniu zarządzać zasobami, zespoły kreatywne muszą robić to skutecznie. Wynika to z faktu, że zasoby kreatywne zwykle dysponują wysoce wyspecjalizowanymi umiejętnościami.
Na przykład, jeśli w Twoim zespole jest trzech grafików, każdy z nich może mieć zupełnie inne umiejętności. Możesz mieć starszego projektanta, który ma duże doświadczenie w projektowaniu doświadczeń użytkownika lub potrafi zadbać o dostępność wszystkich projektów cyfrowych.
Inny projektant średniego szczebla może lepiej radzić sobie z projektowaniem logo i marki, a ostatni projektant może być osobą na niższym poziomie, która — dzięki wskazówkom jednego ze starszych projektantów lub dyrektora kreatywnego — pomoże wcielić koncepcje kreatywne w życie.
Ze względu na różnice w zestawach umiejętności nie możesz po prostu losowo przydzielić jednego z tych projektantów do nowego projektu. Jeśli chodzi o talenty kreatywne, ważne jest zrozumienie umiejętności potrzebnych w projekcie i przydzielenie właściwej osoby do właściwego etapu prac.
Może się to różnić od sytuacji w zespole programistycznym, w którym również mogą występować różnice w doświadczeniu, ale wielu programistów powinno potrafić kodować w tym samym języku programowania i być bardziej wymiennych między projektami.
Pięć najlepszych praktyk skutecznego zarządzania zasobami kreatywnymi
Oto pięć najlepszych praktyk zarządzania zasobami kreatywnymi.
- Zacznij od planowania wydajności: Określ, ile czasu każdy członek zespołu ma już zarezerwowane, a ile jest dostępne (najlepiej zrobić to za pomocą szablonu planowania wydajności). Uwzględnij obowiązki, za które nie wystawia się faktur, zaplanowany urlop lub zobowiązania takie jak rozwój zawodowy. Dzięki temu uzyskasz obraz tego, ile czasu zespołu jest dostępne. Jeśli korzystasz z podwykonawców lub freelancerów, zapytaj ich o dostępność w każdym tygodniu lub miesiącu, na wypadek gdyby trzeba było zmniejszyć obciążenie, gdy zespół zostanie przeciążony.
- Przeprowadź alokację zasobów przed rozpoczęciem projektu: Podczas planowania nowych prac zacznij przydzielać zasoby przed rozpoczęciem projektu i poświęć chwilę na zebranie wszystkich oraz zapoznanie ich z zadaniami, zanim rozpoczną się właściwe prace. Może to pomóc zaoszczędzić czas po rozpoczęciu projektu. Aby przydzielić zasoby, przeanalizuj zakres prac i wymagane umiejętności. Na przykład faza projektowania nowej witryny może wymagać wsparcia UX, projektanta i programisty, aby rozpocząć tworzenie architektury informacji oraz niektórych makiet o niskiej szczegółowości.
Możesz skonsultować się z ekspertem ds. treści lub specjalistą SEO, aby zapewnić powodzenie w późniejszych etapach projektu. - Równoważ obciążenie pracą: Obserwuj swoje zasoby, gdy zmieniają się harmonogramy i zakres projektów. Załóżmy, że zaplanowano, iż projektant będzie pracować nad makietami przez dwutygodniowy sprint, ale otrzymaliście informacje zwrotne od interesariuszy, które wydłużą ten czas do czterech tygodni. Jeśli projektantka miała w pełni zapełniony harmonogram innymi zadaniami podczas drugiego sprintu, nie może wykonywać obu prac jednocześnie. Aby zrównoważyć jej obciążenie, masz dwie możliwości. Możesz przesunąć prace z drugiego sprintu o dwa tygodnie lub przekazać je innej osobie. Kluczową kwestią są tutaj zestawy umiejętności. Niektórzy projektanci mogą być wymienni, ale jeśli potrzebna jest specjalistyczna umiejętność, przeniesienie pracy na innego projektanta może nie być możliwe.
- Analizuj dane: Przyjrzyj się wcześniejszym wynikom podobnych projektów. Tak jak w przypadku szacowania nowych prac, możemy analizować dane z naszych narzędzi do zarządzania zadaniami, aby zrozumieć, jakie kroki należy podjąć i ile czasu zajęło ich wykonanie w podobnych projektach. Dzięki temu mamy punkt odniesienia, na którym możemy oprzeć planowanie. Pamiętaj, aby uwzględnić różnice w zestawach umiejętności i złożoności zadań, a także regularnie analizować rejestrowanie czasu pracy oraz dane dotyczące wykorzystania zasobów, aby uzyskać cenne informacje na temat efektywności zasobów.
- Planuj i komunikuj się z wyprzedzeniem: Choć część omówionych tu kwestii może wydawać się intuicyjna, nie zawsze tak jest. Nie każdy zastanawia się nad tym, jak postęp projektu (wyprzedzenie lub opóźnienie względem harmonogramu) może wpłynąć na zarządzanie zasobami, a nawet na planowanie projektu nowych przedsięwzięć. Organizowanie spotkań dotyczących zasobów, podczas których omawia się bieżące obciążenie zespołu i potencjalne przyszłe prace, może bardzo pomóc w rozpoznawaniu potrzeb w zakresie zasobów i równoważeniu obciążenia pracą.
Narzędzia programowe do zarządzania zasobami kreatywnymi
Istnieje wiele narzędzi do zarządzania projektami agencji kreatywnych, które mogą również pomóc w zarządzaniu zasobami.
Wybierając oprogramowanie do zarządzania zasobami lub oprogramowanie do zarządzania zasobami klientów, wybierz narzędzie, które pozwala wyświetlać różne przydziały zasobów oraz ich wpływ na harmonogram i zakres projektu. Dzięki temu zaoszczędzisz cenny czas i wysiłek, które trzeba byłoby poświęcić na ręczne porównywanie tych danych.
Wiele narzędzi do planowania zasobów jest bardzo ukierunkowanych na dane i to świetnie, ale praca z kreatywnymi umysłami wygląda zupełnie inaczej. Ich umysły nie są oparte na danych, liczbach, logistyce ani budżetach.
Jeśli koszty mają znaczenie, możesz również wypróbować darmowe narzędzie do zarządzania zasobami, aby rozpocząć pracę.
Jeśli lubisz swoje oprogramowanie do zarządzania projektami, ale nie ma ono zintegrowanego zarządzania zasobami, rozważ wybór narzędzia lub narzędzi z integracjami, które właśnie to umożliwiają. Do naszych ulubionych narzędzi do zarządzania zasobami w przedsięwzięciach kreatywnych należą:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Jeśli szukasz oprogramowania stworzonego z myślą o zarządzaniu zasobami marketingowymi, zapoznaj się z tą listą oprogramowania do zarządzania zasobami marketingowymi lub z naszą listą narzędzi do zarządzania zasobami medialnymi.
Co dalej?
Ten artykuł miał pomóc Ci poznać najlepsze praktyki związane z zarządzaniem zasobami kreatywnymi, ale jest jeszcze wiele do nauczenia się. Dołącz do naszej społeczności, aby przeczytać więcej o zarządzaniu zasobami z perspektywy innych praktykujących kierowników projektów. Otrzymasz również dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów ważnej dokumentacji projektowej, takiej jak wykresy Gantta i plany zasobów.
