Przewodnik dla początkujących po oprogramowaniu do automatyzacji przepływów pracy
Wszyscy doświadczyliśmy uciążliwości związanej z koniecznością ręcznego wprowadzania informacji z arkusza kalkulacyjnego Excel lub wykonywania jakiegokolwiek innego zadania ręcznie. Siedząc sfrustrowani z powodu tej czasochłonnej czynności, zastanawiamy się, czy istnieje lepszy sposób. W tym artykule wyjaśnię, czym jest oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy i jak można je wykorzystać do wyeliminowania frustracji.
Zgodnie z niedawnym raportem firmy Zapier 65% pracowników wiedzy odczuwa mniejszy stres, ponieważ zautomatyzowali oni ręczne zadania. Od stresu związanego z koniecznością wykonywania ręcznych zadań po stres wynikający z popełniania błędów, co zdarza się często — platforma do automatyzacji przepływów pracy może pomóc wyeliminować nieefektywności.
Dlatego chcę omówić automatyzację przepływów pracy, możliwości automatyzacji w projektach oraz kilka narzędzi, które pomogą Ci rozpocząć drogę do większego zadowolenia. Jeśli masz doświadczenie z przepływami pracy, możesz przejść bezpośrednio do pytania, na które szukasz odpowiedzi. W przeciwnym razie zacznijmy od zdefiniowania, czym jest przepływ pracy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym jest przepływ pracy?
Przepływ pracy to seria kroków opisujących sposób wykonywania pracy przez ludzi od początku do końca. Wykonywanie tych kroków w dokładnie takiej kolejności za każdym razem prowadzi do uzyskania tego samego rezultatu. Dlatego często przedstawia się przepływy pracy w formie wizualnej za pomocą diagramów przepływu pracy, które można tworzyć ręcznie lub przy użyciu oprogramowania do tworzenia diagramów przepływu pracy. Taki diagram może pomóc zidentyfikować i śledzić każdy krok lub zadanie w projekcie w miarę jego postępu w kierunku pożądanych rezultatów.
Przykłady przepływów pracy:
- Tworzenie materiałów do mediów społecznościowych
- Wdrażanie nowych pracowników
- Autoryzacja wniosku podróżnego
- Przepływy pracy związane z zatwierdzaniem dokumentów
A co z automatyzacją przepływów pracy?
Skoro masz już diagram przepływu pracy, który jasno przedstawia poszczególne zaangażowane kroki, czas przejść na kolejny poziom. Automatyzacja przepływu pracy wymaga utworzenia reguł dotyczących tych kroków. Reguły te określą sposób kierowania zadań wykonywanych przez ludzi, dokumentów lub danych w ramach przepływu.
Automatyzację przepływów pracy w zarządzaniu projektami można wykorzystać do automatyzacji przepływów pracy i procesów, takich jak tworzenie list zadań, przydzielanie zadań członkom zespołu, śledzenie postępów i wysyłanie przypomnień. Ponadto automatyzację przepływów pracy można wykorzystać do tworzenia raportów i śledzenia kosztów projektu.
Reguły automatyzacji przepływów pracy to głównie instrukcje warunkowe „jeśli–to”, które obejmują alternatywne ścieżki, którymi mogą podążać informacje. Po ustaleniu reguł możemy wprowadzić te informacje do oprogramowania do automatyzacji procesów.
Przykłady automatyzacji przepływów pracy obejmują:
- Obsługę czynności związanych z zarządzaniem zadaniami, takich jak przydzielanie elementów pracy osobie odpowiedzialnej za kolejny krok.
- Powiadomienia otrzymywane w Slacku, ale pochodzące z CRM, ERP lub innego narzędzia.
- Synchronizację danych odbywającą się po otrzymaniu przesłanego formularza, na przykład utworzenie rekordu w systemie CMS.
Czym jest oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy?
Oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy to cyfrowe rozwiązanie niskokodowe lub bezkodowe, które umożliwia automatyzację zadań i wykonywanie ich bez konieczności interwencji człowieka. Oprogramowanie do inteligentnej automatyzacji procesów zazwyczaj obejmuje:
- Kreator z funkcją przeciągania i upuszczania, który pomaga usprawnić automatyzację procesów biznesowych
- System powiadomień, w którym można skonfigurować wyświetlanie informacji w aplikacji lub alerty e-mail
- Listę wyzwalaczy, których można używać do inicjowania podejmowania decyzji.
- Ścieżki audytu, w których można przejrzeć kroki wykonane w ramach każdego przepływu
Istnieją również wyspecjalizowane narzędzia do automatyzacji przepływów pracy oparte na sztucznej inteligencji, które łączą powyższe funkcje z wykorzystaniem sztucznej inteligencji w przepływach pracy.
Jakie są korzyści z oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy?
Korzyści z systemu automatyzacji przepływów pracy obejmują:
- Oszczędność czasu. Narzędzia do automatyzacji procesów cyfrowych oszczędzają czas, ponieważ usprawniają ręczne procesy obejmujące powtarzalne zadania, takie jak wprowadzanie danych z arkuszy kalkulacyjnych. Następnie wystarczy określić reguły, które utworzą przewidywalny przepływ. Na koniec system wykonuje zadania za Ciebie, uwalniając czas, który w przeciwnym razie zostałby na nie poświęcony.
- Zwiększenie produktywności. Ustawione reguły sprawią, że informacje będą płynnie przepływać przez kolejne etapy. Możesz również wykorzystać sztuczną inteligencję w automatyzacji przepływów pracy do konfigurowania tych reguł. Skraca to czas potrzebny na ręczne przekazywanie komunikacji lub wykonywanie działań następczych, na przykład.
Możliwość automatyzacji takich rzeczy jak terminy działań następczych i powiadomienia pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i energii psychicznej. Nie musisz już o tym myśleć.
Pomyśl o procesie zatwierdzania, w który zaangażowanych jest kilku interesariuszy. Jeśli system zajmie się przekazaniem zasobu do weryfikacji, możesz skupić się na innych, ważniejszych zadaniach.
- Minimalizacja błędów. Mamy tu na myśli błędy ludzkie. Wiadomo, że ręczne wprowadzanie danych prowadzi do pomyłek, a ich liczba rośnie wraz ze wzrostem obciążenia pracą.
- Oszczędność pieniędzy. Uwolnienie czasu pracownika dzięki automatyzacji pozwala zaoszczędzić pieniądze, zwłaszcza jeśli płacisz za zasoby według stawki godzinowej.
- Eliminacja wąskich gardeł. Zasoby ludzkie (czyli ludzie) mogą stać się blokadą w dowolnym przepływie pracy, jeśli nie działają wystarczająco szybko lub nigdy nie docierają do informacji na czas. Pomyśl tylko o Bradzie, który od tygodnia nie odpowiada na Twoją ostatnią wiadomość e-mail. Oprogramowanie do automatyzacji wysyłałoby Bradowi przypomnienie codziennie, dopóki nie wykona zadania i nie przekaże go do kolejnego etapu.
Jeśli ten artykuł skłonił Cię do zastanowienia się, jak skuteczniej automatyzować przepływy pracy, warto rozważyć udział w kilku kursach automatyzacji procesów biznesowych, aby pogłębić wiedzę i odkryć nowe sposoby usprawniania działań operacyjnych.
Jakie przykłady narzędzi do automatyzacji przepływów pracy warto wybrać?
Różne narzędzia do obsługi przepływów pracy sprawdzają się w różnych przypadkach użycia. Możesz nawet potrzebować narzędzi takich jak narzędzia do orkiestracji przepływów pracy, jeśli próbujesz zautomatyzować złożone przepływy obejmujące wiele zespołów. Poniżej znajdziesz jednak listę wstępnych propozycji, które możesz przeanalizować, szukając rozwiązania do automatyzacji mogącego rozpocząć przekazywanie informacji zgodnie z procesem przepływu pracy.
Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji o tych narzędziach działających w chmurze, cenach oprogramowania do obsługi przepływów pracy, najważniejszych funkcjach takiego oprogramowania oraz o tym, jak mogą pomóc Ci tworzyć reguły biznesowe, automatyzować procesy biznesowe i łączyć się z innymi narzędziami za pomocą integracji API, zapoznaj się z listą najlepszego oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Przeczytaj więcej: Zastanawiasz się, jak lepiej wdrożyć orkiestrację przepływów pracy w swojej firmie? Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po orkiestracji przepływów pracy.
Automatyzacja przepływów pracy zostanie z nami na długo
Uważam zarządzanie przepływem pracy za część transformacji cyfrowej firmy. Wdrażanie automatyzacji oznacza dążenie do efektywności przepływu pracy i poruszanie się po cienkiej granicy między tym, czym powinny zajmować się roboty, a tym, czym ludzie. Skoro już o tym mowa, innym razem opowiem o robotycznej automatyzacji procesów, ale to naprawdę świetna sprawa. Ta funkcja jest zazwyczaj zawarta w oprogramowaniu do automatyzacji procesów dla przedsiębiorstw i umożliwia tworzenie robotów naśladujących interakcje człowieka z oprogramowaniem i systemami.
