9 kluczowych wskaźników KPI w zarządzaniu projektami

Wskaźniki te pomagają monitorować postępy, identyfikować trendy i podejmować świadome decyzje dotyczące kierunku rozwoju projektów. Dostarczają namacalnych, konkretnych dowodów na to, jak sobie radzisz — zamiast polegać na przeczuciach lub intuicji. 

9 kluczowych wskaźników efektywności w zarządzaniu projektami

Te skuteczne KPI pomagają uzyskać pełniejszy obraz stanu projektu, zapewniając jego realizację na czas, w ramach budżetu i w uzgodnionym zakresie. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich.

1. Zwrot z inwestycji (ROI)

ROI to wskaźnik powszechnie stosowany do pomiaru prawdopodobieństwa uzyskania z projektu większych korzyści niż poniesione nakłady (tj. zwrotu pieniędzy i wysiłku zainwestowanych w projekt, dzięki któremu inwestycja się opłaciła). 

W zarządzaniu projektami pomaga zrozumieć rentowność finansową projektów. Obliczając ROI, możesz upewnić się, że projekty dostarczają wartość i uzasadniają wykorzystanie zasobów, w które inwestujesz, takich jak freelancerzy, graficy i programiści. Pod względem rentowności jest to jeden z najważniejszych KPI na poziomie ilościowym. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Odchylenie od budżetu

Odchylenie od budżetu (czasami nazywane również odchyleniem kosztów) to miara różnicy między budżetowanym kosztem projektu a rzeczywistym budżetem i poniesionymi kosztami.

Czy wycena projektu przewidywała, że wydasz na projekt $50,000, ale w rzeczywistości wydałeś $75,000? Zrozumienie budżetu projektu i możliwego odchylenia to pierwszy krok do ustalenia, co poszło nie tak (lub co się udało) oraz jak dostosować planowanie projektu następnym razem. Najłatwiej zrobić to za pomocą oprogramowania do budżetowania projektów.

3. Wskaźnik efektywności kosztowej (CPI)

CPI jest niczym ocena tego, jak dobrze wykorzystujesz budżet. To wartość wypracowana (czyli to, co uzyskujesz dzięki projektowi) podzielona przez rzeczywisty koszt (czyli to, co inwestujesz w projekt). Jeśli CPI jest większy niż 1, to świetna wiadomość! 

Oznacza to, że projekt przynosi nam większą wartość, niż nas kosztuje. Jeśli jednak CPI jest mniejszy niż 1, przypomina to migające światło ostrzegawcze na desce rozdzielczej, informujące, że koszty projektu rosną szybciej niż jego wartość. 

4. Planowana wartość (PV)

Planowana wartość, w skrócie PV, jest niczym mapa drogowa projektu. Pokazuje wartość prac, które planujesz ukończyć do określonego dnia. Śledzenie PV przypomina sprawdzanie GPS-u podczas podróży — pomaga trzymać się właściwej trasy i unikać niepotrzebnych objazdów.

5. Zdolność zasobów

Zdolność zasobów określa, ile pracy Twój zespół może realistycznie wykonać w danym okresie. To jak znajomość rozmiaru plecaka przed włożeniem do niego rzeczy. Jest to punkt odniesienia lub wartość bazowa używana podczas planowania alokacji zasobów.

Dzięki temu możesz upewnić się, że nikt nie jest przeciążony pracą i że masz odpowiednią liczbę osób do realizacji zadań projektowych. W ten sposób wszyscy zachowują energię, a Ty możesz utrzymać wysoką produktywność dzięki właściwemu zarządzaniu zasobami.

6. Czas cyklu

Czas cyklu to stoper odmierzający czas realizacji zadania lub zestawu zadań. Śledzi, ile czasu upływa od rozpoczęcia do ukończenia projektu. Monitorowanie czasów cyklu pomaga zrozumieć, jak szybko pracuje zespół, i pozwala dostrzec obszary, w których można nieco przyspieszyć pracę. 

7. Wartość wypracowana (EV)

Wartość wypracowana, czyli EV, to rzeczywista wartość wykonanej pracy mierzona w odniesieniu do budżetu. To jak raport z postępów, który pokazuje, ile udało Ci się dotychczas osiągnąć. Regularne sprawdzanie EV pomoże Ci upewnić się, że projekty mieszczą się w budżecie i nie opóźniają się względem harmonogramu.

8. Wskaźnik wydajności harmonogramu (SPI)

SPI, czyli wskaźnik wydajności harmonogramu, to stosunek wartości wypracowanej do wartości planowanej. To jak ocena pokazująca, jak dobrze wykorzystujesz czas przeznaczony na projekt. Wartość SPI większa niż 1 oznacza, że wyprzedzasz harmonogram, natomiast SPI mniejsze niż 1 wskazuje, że masz opóźnienie. SPI naprawdę pomaga kontrolować harmonogram projektu.

9. Odchylenie od harmonogramu (SV)

Odchylenie od harmonogramu to różnica między wartością wypracowaną a wartością planowaną. To jak system alarmowy, który informuje Cię, czy wyprzedzasz harmonogram, czy masz opóźnienie. 

Uważnie monitorując SV, możesz szybko zareagować, jeśli realizacja projektu zacznie się opóźniać, i dopilnować, aby wszystko zostało dostarczone na czas. Czy Twój zespół osiąga kamienie milowe i realizuje założenia zgodnie z harmonogramem projektu? Zrozumienie tego przed zakończeniem projektu może być kluczem do jego ogólnego sukcesu. 

Pamiętaj, że w przypadku KPI nie ma jednego rozwiązania pasującego do wszystkich sytuacji. Wybrane przez Ciebie wskaźniki powinny być zgodne z ogólnymi celami projektu i pomagać Ci śledzić konkretne rezultaty, które chcesz osiągnąć.

Co sprawia, że KPI zarządzania projektami jest skuteczny?

Skuteczny kluczowy wskaźnik efektywności zarządzania projektem to taki, który jest ściśle powiązany ze strategicznymi celami projektu. Zawsze powinien być:

1. Jasny i mierzalny: aby śledzić postępy i wyniki projektu
2. Regularnie aktualizowany: aby odzwierciedlał bieżący stan projektu
3. Istotny i umożliwiający działanie: aby podejmować świadome decyzje i wprowadzać korekty
4. Łatwy do zrozumienia: aby wszyscy interesariusze mogli śledzić sukces projektu
5. Powiązany z kluczowymi czynnikami sukcesu: aby określić ogólny sukces projektu

Jak śledzić KPI zarządzania projektami

Skoro wiesz już, czym są KPI i które z nich naprawdę mają znaczenie w zarządzaniu projektami — co znajduje się na kolejnym miejscu Twojej listy zadań? Śledzenie ich w sposób, który nie doprowadzi Cię do szaleństwa.

Istnieje mnóstwo narzędzi, które mogą być przydatne dla Twojego zespołu projektowego. Wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami może całkowicie zmienić sytuację, znacznie ułatwiając monitorowanie i ocenę KPI.

Oto lista narzędzi KPI uporządkowanych według rodzaju i konkretnej marki, od których możesz zacząć śledzenie wszystkich wskaźników zarządzania projektami:

Narzędzia do śledzenia KPI według rodzaju

Do śledzenia KPI możesz używać kilku różnych rodzajów narzędzi, takich jak:

1. Oprogramowanie do zarządzania projektami: oferuje scentralizowany pulpit nawigacyjny do śledzenia w czasie rzeczywistym postępów projektu, terminów i alokacji zasobów. Wiele z tych narzędzi należy do kategorii wizualnego oprogramowania do zarządzania projektami, zapewniającego graficzne interfejsy i wizualizacje dla takich KPI jak ROI, odchylenie budżetowe, CPI, PV, EV, osiągnięcia kamieni milowych i inne.
2. Oprogramowanie do zarządzania zasobami: optymalizuje alokację zasobów i planowanie potencjału pracowników, śledząc takie wskaźniki jak dostępność zasobów, odchylenie budżetowe i dostępność pracowników, aby zapewnić efektywne wykorzystanie personelu i umiejętności.
3. Oprogramowanie do śledzenia czasu: zwiększa odpowiedzialność i efektywność poprzez monitorowanie czasu poświęcanego na zadania i projekty, oferując wgląd w godziny podlegające rozliczeniu, alokację czasu, czas cyklu i nie tylko — co ma kluczowe znaczenie dla dokładnego rozliczania i optymalizacji procesów.

Narzędzia do śledzenia KPI według marki

Oto moja lista najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami uporządkowanego według marki:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Najlepszy wybór do realizacji projektów międzydziałowych w dużych przedsiębiorstwach
2. 2. Productive — Najlepsze do projektów agencyjnych i budżetowania
3. 3. monday AI Workspace — Najlepsza do optymalizacji zasobów opartej na AI
4. 4. Celoxis — Najlepszy do uproszczonego planowania i przepływów pracy
5. 5. Copper — Najlepsze dla agencji usprawniających proces od sprzedaży do realizacji
6. 6. Zoho Projects — Najlepsze rozwiązanie do integracji z pakietem Zoho
7. 7. Ziggu — Najlepsze rozwiązanie do integracji portalu klienta
8. 8. Quickbase — Najlepsze rozwiązanie pod względem wszechstronności platformy
9. 9. Bubble PPM — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania portfelem
10. 10. Microsoft Project — Najlepsze dla zespołów korzystających z Microsoft 365

Niektóre z tych narzędzi pozwalają zautomatyzować śledzenie wskaźników KPI, takich jak odchylenie budżetu, wskaźnik efektywności kosztowej i inne. Możesz skonfigurować swój pulpit nawigacyjny, aby prezentować te wskaźniki, dzięki czemu zawsze masz szybki obraz tego, jak radzi sobie Twój projekt, dokładnie wtedy, gdy tego potrzebujesz.

Odpowiednie funkcje mogą przekształcić złożone dane projektowe w informacje, które można rzeczywiście wykorzystać. Na przykład jeśli korzystasz z Asany do zarządzania projektami, możesz użyć funkcji pulpitu nawigacyjnego tego narzędzia, aby pomóc sobie w wizualizacji ważnych wskaźników KPI. Z kolei kierownicy projektów korzystający z Trello mogą wykorzystać konfigurowalne tablice i dodatki Power-Ups do skutecznego śledzenia postępów, zarządzania zadaniami i analizowania wskaźników projektu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przygotowaliśmy przydatne recenzje oraz poradniki dotyczące korzystania z narzędzi Asana, Wrike, Trello i Monday.com. 

Najczęściej zadawane pytania dotyczące wskaźników KPI w zarządzaniu projektami

Podczas dalszego omawiania ważnych wskaźników KPI w zarządzaniu projektami to normalne, że pojawia się kilka pytań. Zajmijmy się więc najczęstszymi z nich, aby nieco uporządkować te kwestie.

Co sprawia, że KPI jest dobrym wskaźnikiem projektu?

Najlepsze wskaźniki KPI są konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie (w skrócie SMART). Muszą odpowiadać temu, co chcesz osiągnąć w ramach projektu, i dostarczać informacji o tym, czy realizujesz swoje cele.

Muszą też umożliwiać podjęcie działania, aby można było podejmować na ich podstawie decyzje. Nie zapominajmy również, że dobry KPI powinien być łatwy do zrozumienia i udostępniania — bo jaki pożytek z KPI, który nie prowadzi do działania?

Jaka jest różnica między wskaźnikami KPI a metrykami?

Tak, czasami używamy tych terminów tak, jakby oznaczały to samo, ale tak nie jest. Metryka to po prostu pomiar lub fragment danych związanych z projektem, na przykład liczba wykonanych zadań albo liczba przepracowanych godzin. KPI jest natomiast wybraną metryką, która stanowi kluczowy sygnał informujący o tym, jak radzi sobie projekt. Każdy KPI jest więc metryką, ale nie każda metryka jest KPI.

Jak często należy analizować wskaźniki KPI?

To zależy od projektu. Jeśli jest to projekt krótkoterminowy, dobrym pomysłem może być sprawdzanie wskaźników KPI co tydzień. W przypadku dłuższych projektów wystarczające może być ich analizowanie co dwa tygodnie lub raz w miesiącu. Chodzi o to, aby obserwować je wystarczająco często, by dostrzegać trendy i wprowadzać korekty, ale nie tak często, żeby tracić na to czas.

Czy wskaźniki KPI projektu są takie same w różnych branżach?

Chociaż wiele wskaźników KPI, takich jak ROI, odchylenie budżetu i odchylenie harmonogramu, jest przydatnych w różnych branżach, niektóre są charakterystyczne dla konkretnych sektorów.

Na przykład w projekcie związanym z tworzeniem oprogramowania można obserwować takie kwestie jak częstotliwość występowania błędów i tempo realizacji sprintu, podczas gdy projekt marketingowy będzie koncentrować się na takich elementach jak liczba potencjalnych klientów i współczynniki konwersji. Najważniejsze jest wybranie wskaźników KPI najlepiej dopasowanych do projektu i branży.

Co dalej?

Właśnie odbyliśmy zakulisową wycieczkę po świecie wskaźników KPI projektów i zobaczyliśmy, jak mogą pełnić funkcję naszego GPS-u w niezwykłym świecie cyfrowego zarządzania projektami, kierując nas do celu.

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów, a także nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.