8 najlepszych praktyk zarządzania zasobami i sposoby ich stosowania
Te najlepsze praktyki zarządzania zasobami pomagają uniknąć chaosu związanego z przeciążonymi zespołami, niedotrzymanymi terminami i brakami kadrowymi w ostatniej chwili. Dzięki odpowiednim procesom i właściwemu oprogramowaniu do zarządzania zasobami możesz prognozować zapotrzebowanie, równoważyć obciążenie pracą, podejmować trafne decyzje dotyczące alokacji i unikać problemów, które mogą zakłócić realizację projektu.
Przedstawiam strategie, narzędzia i nawyki, których używam, aby projekty posuwały się naprzód, a zespoły pozostawały produktywne.
1. Planuj zasoby przed rozpoczęciem prac
Rozpocznij planowanie zasobów, określając osoby, sprzęt, budżet i czas potrzebne jeszcze przed rozpoczęciem prac. Widziałem projekty, które napotykały konflikty kadrowe, ponieważ nikt nie zweryfikował odpowiednio wcześnie założeń dotyczących zasobów.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Przeanalizuj swój plan zarządzania zasobami z interesariuszami, zwłaszcza jeśli przejmujesz projekt w trakcie jego realizacji. Istniejące harmonogramy mogą nie uwzględniać aktualnych możliwości zespołu, nakładających się priorytetów ani brakujących kompetencji.
Pamiętaj również o przygotowaniu tych dokumentów:
- Utwórz macierz RACI, aby określić odpowiedzialność za każdy rezultat. Zapobiegnie to wąskim gardłom przy zatwierdzaniu i nieporozumieniom dotyczącym podejmowania decyzji na dalszych etapach projektu.
- Zbuduj strukturę podziału zasobów (RBS), aby uporządkować pracowników, narzędzia, sprzęt i zależności zewnętrzne. Szybciej zauważysz braki, gdy zasoby zostaną pogrupowane według kategorii lub funkcji.
- Użyj planu projektu, aby określić kamienie milowe, zależności i etapy realizacji. Sugeruję korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami zamiast arkuszy kalkulacyjnych, gdy harmonogramy, osoby zaangażowane i zatwierdzenia zaczynają zmieniać się co tydzień.
- Dodaj wykresy obciążenia zasobów, aby porównać obciążenie pracą z dostępnością zespołu. Wykresy te pomagają wykryć przeciążonych członków zespołu, zanim terminy zaczną się przesuwać.
2. Wybierz odpowiednie narzędzie do zarządzania zasobami
Wybierz oprogramowanie do zarządzania zasobami na podstawie tego, jak Twój zespół planuje, harmonogramuje i realizuje pracę. Uważam, że większość zespołów ma trudności, ponieważ kupuje narzędzia stworzone do prognozowania na poziomie przedsiębiorstwa, choć potrzebuje jedynie wglądu w obciążenie pracą.
Oto kilka czynników, które możesz wykorzystać do oceny narzędzi do zarządzania zasobami:
- Możliwości śledzenia czasu: Czy narzędzie oferuje taką funkcję? Jak szczegółowe mogą być dane (tj. śledzenie czasu dla projektów w porównaniu z konkretnymi zadaniami lub podzadaniami)?
- Predykcyjne zarządzanie zasobami: Jeśli zarządzasz portfelem złożonych projektów, wybierz narzędzie, które perspektywicznie podchodzi do dostępności zasobów i budżetowych konsekwencji decyzji kadrowych (np. oprogramowanie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa).
- Możliwości raportowania: W tym przypadku również liczy się poziom szczegółowości raportów oraz możliwość ich dostosowania do różnych interesariuszy lub kadry kierowniczej.
- Interfejs użytkownika i doświadczenie użytkownika: Czy narzędzie jest intuicyjne i łatwe w obsłudze? Ile wysiłku wymaga jego skonfigurowanie? Weź pod uwagę jego wdrożenie i upewnij się, że wszystkim będzie łatwo zacząć z niego korzystać.
- Integracje: Upewnij się, że wybrane narzędzie można zintegrować z używanym już oprogramowaniem do zarządzania projektami, narzędziami do współpracy oraz innymi kluczowymi narzędziami wykorzystywanymi w projektach.
- Koszt: Jeśli cena jest czynnikiem ograniczającym, na rynku dostępnych jest wiele bezpłatnych narzędzi do zarządzania zasobami. Możesz także skorzystać z darmowych planów, aby przetestować narzędzie przed podjęciem decyzji o jego wyborze.
Jak twierdzi Morgan Megannety, menedżerka ds. ruchu w Electronic Arts, znalezienie odpowiedniego oprogramowania robi ogromną różnicę, ale nie zawsze jest łatwe.
Naprawdę uważam, że robi to różnicę. To jak znalezienie jednorożca, a idealny system to taki, który łączy finanse, ewidencję czasu pracy, wnioski dotyczące zasobów, harmonogram zasobów, oprogramowanie do zarządzania projektami — wszystko.
3. Twórz szczegółowe harmonogramy w oparciu o dostępne zasoby
Bez szczegółowego harmonogramu zespoły pomijają zależności, przeciążają specjalistów i tracą widoczność zagrożeń związanych z realizacją. Stosuj uporządkowane planowanie zadań w projektach, w które zaangażowanych jest wielu współpracowników, wymagających zatwierdzeń lub mających sztywne terminy. Prostsze strumienie pracy zwykle wymagają lekkich list zadań zamiast intensywnie zarządzanych osi czasu.
Dobieraj format harmonogramu do złożoności projektu. Korzystam z wykresów Gantta, gdy zależności, przekazywanie zadań i terminy realizacji wymagają ścisłej koordynacji. Mniejsze projekty wewnętrzne często można z powodzeniem prowadzić za pomocą uporządkowanych według priorytetów list zadań.
W trakcie realizacji projektu porównuj rzeczywisty czas z szacowanym nakładem pracy. Pomoże Ci to zidentyfikować niedokładne szacunki, ukryte problemy z obciążeniem pracą oraz powtarzające się opóźnienia w realizacji, zanim staną się problemami z planowaniem.
Oprogramowanie do planowania zasobów zapewnia również wyraźniejszy obraz alokacji zespołu w ramach aktywnych projektów. Taka widoczność ma znaczenie, gdy priorytety się zmieniają lub nowe zadania pojawiają się w trakcie sprintu.
Morgan Megannety opisuje proces planowania zasobów jako podobny do gry w Tetris:
[A] harmonogram zasobów… rzeczywiście trochę przypomina Tetrisa… polega na przydzielaniu różnych zadań odpowiednim osobom. Jeśli więc mamy taką… lukę w harmonogramie i na przykład ten poranek jest wolny, to jakie inne zadania mogę tam zmieścić?
4. Uwzględnij elastyczność
Załóż, że harmonogram projektu w pewnym momencie ulegnie zmianie. Dostępność zespołu się zmienia, priorytety ulegają przesunięciu, a zależności się opóźniają, nawet gdy pierwotny plan wygląda solidnie.
Od samego początku uwzględnij w planie zasobów czas na nieprzewidziane sytuacje oraz dodatkowe osoby mogące zapewnić zastępstwo. Napięte harmonogramy nie pozostawiają zespołom miejsca na odzyskanie równowagi, gdy jedno z zadań niespodziewanie utknie. Stosuj ostrożne szacunki w przypadku specjalistycznej pracy lub zależności zewnętrznych. Przeglądy projektów, przekazywanie prac programistycznych i zatwierdzenia interesariuszy zwykle trwają dłużej, niż sugerują początkowe prognozy.
Przygotuj rozwiązania awaryjne dla ról i zadań o wysokim ryzyku. Jeśli tylko jeden programista zna kluczową integrację, harmonogram staje się kruchy w chwili, gdy ta osoba zostanie przeniesiona do innego zadania lub odejdzie na urlop.
Bufory zasobów pomagają również chronić morale zespołu. Ciągłe skracanie harmonogramu zmusza zespoły do reaktywnej pracy i niemal uniemożliwia długoterminowe planowanie.
5. Zadbaj o równowagę zasobów projektu
Dopasowuj dostępność zasobów do rzeczywistego zapotrzebowania projektu tak dokładnie, jak to możliwe. Zespoły tracą impet, gdy obciążenie pracą waha się między bezczynnością a długotrwałą pracą po godzinach. Korzystaj z planowania wydajności, aby prognozować, kogo potrzebujesz, kiedy będzie potrzebny i ile pracy może przyjąć.
Co tydzień przeglądaj dane dotyczące alokacji zasobów. Priorytety szybko się zmieniają, zwłaszcza w zespołach świadczących wspólne usługi, takich jak zespoły projektowe, inżynieryjne czy QA. Dostosowuj obciążenie pracą, gdy pojawiają się wąskie gardła. Wyrównywanie zasobów pomaga redystrybuować pracę, gdy terminy się pokrywają, natomiast wygładzanie zasobów pomaga równoważyć obciążenie pracą bez zmiany terminów realizacji.
Zwracaj uwagę na wzorce obciążenia pracą w czasie. Regularne nadgodziny zwykle wskazują na problemy z planowaniem, niedokładne szacunki lub ukrytą pracę operacyjną, która nigdy nie trafiła do harmonogramu.
6. Dopasuj pracę do umiejętności i zainteresowań
Zaangażowane zespoły dostarczają lepszą pracę i szybciej wracają do formy, gdy projekty zaczynają się komplikować. Jeśli ludzie czują się oderwani od wykonywanej pracy, terminy zaczynają się przesuwać, a współpraca się załamuje. Przydzielaj zadania na podstawie mocnych stron, doświadczenia i celów rozwojowych, a nie tylko dostępności. Zauważyłem, że osoba dostępna najszybciej rzadko jest najlepszym wyborem do każdego zadania.
Projekty międzyfunkcyjne również wymagają różnego poziomu zaangażowania w czasie. Projektanci, programiści, analitycy i zespoły QA rzadko wnoszą równy wkład na każdym etapie projektu. Porozmawiaj z członkami zespołu przed ostatecznym przydzieleniem zasobów. Odkryjesz konflikty dotyczące obciążenia pracą, luki kompetencyjne i zainteresowania związane z rozwojem kariery, których narzędzia nie pokażą.
Monitoruj motywację przez cały czas realizacji projektu, a nie tylko podczas spotkania rozpoczynającego. Powtarzalna praca, niejasne priorytety i ciągłe przełączanie kontekstu szybko osłabiają koncentrację, szczególnie w przypadku długotrwałych projektów.
7. Dokumentuj decyzje
Dokumentuj uzasadnienie decyzji dotyczących obsady, harmonogramu i ustalania priorytetów przez cały czas trwania projektu. Przejrzyste zapisy ograniczają nieporozumienia, gdy interesariusze później kwestionują terminy, obciążenie pracą lub kompromisy budżetowe.
Prowadź rejestr decyzji, w którym śledzone są zmiany w alokacji zasobów, terminach realizacji i założeniach projektu. Zauważyłem, że jest to szczególnie przydatne, gdy kierownictwo pyta, dlaczego priorytety zmieniły się w połowie realizacji.
Korzystaj ze standardowych szablonów notatek ze spotkań, zatwierdzeń i aktualizacji statusu. Spójna dokumentacja ułatwia śledzenie wykorzystania zasobów w wielu projektach i zespołach.
Udostępniaj dokumentację interesariuszom i kierownikom działów. Przejrzystość buduje zaufanie, zwłaszcza gdy projekty napotykają opóźnienia lub ograniczenia kadrowe. Z czasem dokumentacja staje się również cennymi danymi operacyjnymi. Historyczne wzorce alokacji, trendy wykorzystania zasobów i wyniki realizacji pomagają poprawić przyszłe prognozy oraz dokładność planowania.
8. Stwórz plan komunikacji
Ustal oczekiwania dotyczące komunikacji, zanim rozpocznie się praca. Zespoły tracą czas, gdy nikt nie wie, gdzie udostępniane są aktualizacje, zatwierdzenia lub informacje o ryzyku. Stwórz plan komunikacji, który określa kanały, oczekiwany czas reakcji, częstotliwość spotkań i zakres odpowiedzialności za raportowanie. Widziałem, jak projekty zatrzymywały się, ponieważ decyzje były ukryte w wątkach czatu.
W miarę możliwości oddzielaj współpracę wewnętrzną od komunikacji z zewnętrznymi interesariuszami. Na przykład Twój zespół realizacyjny może korzystać ze Slacka do codziennej koordynacji, podczas gdy aktualizacje dla klienta pozostają w systemie zarządzania projektami.
Stwórz przestrzeń na informacje zwrotne w obu kierunkach przez cały czas trwania projektu. Członkowie zespołu zwykle identyfikują ryzyka związane z realizacją, problemy z obciążeniem pracą i problemy z zależnościami na długo przed tym, zanim pojawią się one w raportach statusu.
Zapewnij spójność komunikacji przez cały cykl życia projektu. Częste zmiany struktur raportowania lub kanałów komunikacji powodują nieporozumienia i utrudniają utrzymanie odpowiedzialności.
Zbuduj skalowalny proces zarządzania zasobami
Skuteczne praktyki zarządzania zasobami są znacznie łatwiejsze do utrzymania, gdy stanowią część powtarzalnego procesu, a narzędzia wspierają prognozowanie, planowanie i widoczność obciążenia pracą na dużą skalę. Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania zasobami może pomóc przekształcić te dobre praktyki w powtarzalny system, z którego zespół będzie rzeczywiście korzystać.
