Jak utworzyć przepływ pracy w zarządzaniu projektem: 6 kroków

• Określać kolejność zadań i ich zależności
• Przypisywać odpowiedzialność za każdy etap procesu poszczególnym osobom lub działom

Dobrze zaprojektowane procesy pracy zapewniają przejrzystość, minimalizują nieporozumienia i gwarantują systematyczną realizację zadań. Zapewniają wizualne przedstawienie całego procesu, które pozwala zidentyfikować potencjalne przeszkody i odwzorować zależności między zadaniami. 

Przykład procesu zarządzania projektem

Oto przykład jednego z rodzajów procesów, z którymi prawdopodobnie zetkniesz się w swoich projektach: zatwierdzanie rezultatów projektu.

1. Zespół projektowy tworzy rezultat, korzystając ze wskazówek zawartych w opisie projektu i przekazanych przez kierownika projektu.
2. Kierownik projektu sprawdza rezultat, aby upewnić się, że spełni on oczekiwania i standardy interesariuszy projektu i/lub klienta.
3. Kierownik projektu przekazuje zespołowi uwagi, a zespół aktualizuje rezultat, aby je uwzględnić.
4. Kierownik projektu ponownie sprawdza rezultat przed wysłaniem go klientowi lub interesariuszom.
5. Klient lub interesariusze sprawdzają rezultat i zatwierdzają go (lub przekazują uwagi, jeśli takie mają).
6. Zespół projektowy wprowadza ostateczne aktualizacje i przygotowuje finalne pliki.

Rodzaje procesów

Różne procesy zarządzania projektami organizują zadania, zatwierdzenia i zależności na różne sposoby. Właściwe podejście zależy od sposobu pracy zespołu i od tego, czy zadania muszą być wykonywane w określonej kolejności.

• Procesy sekwencyjne: Zadania są wykonywane w ustalonej kolejności, a każdy etap musi zostać ukończony przed rozpoczęciem kolejnego. Na przykład rezultat przechodzi od tworzenia szkicu przez edycję i zatwierdzenie do publikacji.
• Procesy oparte na stanie lub statusie: Zadania przechodzą między określonymi statusami, takimi jak Do zrobienia, W toku, Do sprawdzenia i Ukończone. W razie potrzeby wprowadzenia poprawek mogą cofać się do wcześniejszych statusów, dzięki czemu takie podejście sprawdza się w projektach iteracyjnych.
• Procesy oparte na regułach lub zautomatyzowane: Zadania są realizowane zgodnie ze zdefiniowanymi warunkami, które określają kolejne działania. Na przykład wniosek budżetowy przekraczający określoną kwotę może automatycznie uruchomić dodatkowe zatwierdzenie.
• Procesy równoległe: Wiele zadań odbywa się jednocześnie, zamiast czekać na siebie nawzajem. Na przykład projektanci i copywriterzy mogą pracować nad osobnymi elementami kampanii, zanim połączą swoje rezultaty.
• Wiele procesów: Kilka powiązanych procesów działa w ramach tego samego projektu, a każdy z nich ma własne zadania i zakresy odpowiedzialności. Na przykład uruchomienie witryny internetowej może obejmować osobne procesy związane z treścią, projektem i programowaniem, które koordynują działania wokół wspólnych kamieni milowych.

Projekty często łączą te podejścia, aby uwzględnić różne zadania, zespoły i wymagania dotyczące zatwierdzania.

Jak stworzyć procesy projektowe w 7 krokach

Oto 7 kroków do stworzenia procesu projektu.

1. Określ cele

Określając cele swojego projektu, zadbaj o ich konkretność i mierzalność. Pozwoli Ci to śledzić postępy i ustalić, czy projekt zmierza do sukcesu. Twoje cele mogą obejmować namacalne rezultaty, takie jak w pełni opracowana witryna internetowa lub sfinalizowana strategia marketingowa.

2. Zidentyfikuj zadania

Podziel projekt na mniejsze zadania. Dzięki temu możesz skupić się na poszczególnych elementach i śledzić najważniejsze szczegóły. Każde zadanie powinno mieć określony punkt początkowy i termin realizacji, a także konkretne kryteria ukończenia. Pomaga to zapobiegać niekontrolowanemu rozszerzaniu zakresu i utrzymać projekt na właściwym torze.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Przydziel odpowiedzialności

Przydzielając odpowiedzialności i jasno komunikując role oraz oczekiwania, możesz upewnić się, że każdy rozumie swoje zadania.

Promuje to odpowiedzialność i zapobiega pomijaniu lub zaniedbywaniu zadań. Przydzielając konkretne obowiązki, nie zapomnij uwzględnić umiejętności i doświadczenia członków zespołu projektowego.

4. Ustal kolejność zadań

Świetnym sposobem na ustalenie kolejności zadań jest korzystanie z narzędzi do tworzenia schematów blokowych lub diagramów przepływu pracy, takich jak wykresy Gantta czy tablice Kanban. Wizualizując przepływ pracy i wykonując zadania we właściwej kolejności, pomożesz zespołowi utrzymać ciągłość pracy przez cały cykl życia projektu.

5. Uwzględnij złożoność i zależności

Przy ustalaniu harmonogramu każdego zadania weź pod uwagę jego złożoność i zależności oraz w razie potrzeby wprowadź korekty. Może to pomóc zapobiegać opóźnieniom i sprzyjać terminowemu dostarczaniu kamieni milowych projektu.

Jasno określone terminy pomagają członkom zespołu ustalać priorytety i efektywnie zarządzać czasem. Oprogramowanie do obsługi przepływu procesów, takie jak ProcessMaker lub jedna z jego alternatyw, może pomóc poprzez automatyzację przydzielania zadań, śledzenie postępów i zapewnianie wizualnych osi czasu, które ułatwiają identyfikowanie potencjalnych wąskich gardeł oraz proaktywne dostosowywanie harmonogramów.

6. Stale monitoruj postępy

Śledź i monitoruj postępy przez cały czas trwania projektu. Pomoże Ci to zidentyfikować potencjalne przeszkody i szybko reagować na wszelkie problemy lub blokady, które mogą się pojawić. Dzięki temu utrzymasz projekt zgodnie z harmonogramem, będziesz w stanie szybko reagować i powiadamiać interesariuszy, jeśli sytuacja zacznie odbiegać od planu. Korzystanie z oprogramowania do obsługi przepływu pracy w projektach może usprawnić ten proces, zapewniając aktualizacje w czasie rzeczywistym, śledzenie zadań i scentralizowaną komunikację.

7. Wyciągaj wnioski

Po zakończeniu projektu przeznacz czas na przegląd przepływu pracy i wskazanie obszarów wymagających usprawnień. Analiza zarówno sukcesów, jak i trudności napotkanych podczas projektu pozwala zidentyfikować i wdrożyć niezbędne zmiany w przyszłych projektach. 

Zarządzanie projektami a zarządzanie przepływem pracy

Zarządzanie projektem obejmuje kompleksowe planowanie, realizację i dostarczenie projektu, natomiast zarządzanie przepływem pracy dotyczy konkretnie procesów i zadań w ramach projektu.

Innymi słowy, zarządzanie projektem obejmuje „kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego” projektu, a zarządzanie przepływem pracy dotyczy „jak” realizować projekt — procesów, które będą prowadzić zespół podczas wykonywania planu projektu.

Aspekt	Zarządzanie projektami	Zarządzanie przepływem pracy
Zakres	Nadzoruje cały projekt — od planowania po dostarczenie.	Koncentruje się na tym, jak poszczególne zadania i procesy zmierzają do ukończenia.
Główny cel	Zarządzanie celami, budżetami, harmonogramami, zasobami i interesariuszami.	Organizowanie kolejności zadań, przydziałów, zatwierdzeń i zależności.
Ramy czasowe	Zazwyczaj ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia.	Może być powtarzany lub ponownie wykorzystywany w różnych projektach.
Miary sukcesu	Osiągnięcie celów projektu w ramach uzgodnionych ograniczeń.	Ograniczenie wąskich gardeł, błędów i zbędnych czynności.
Przykład	Zarządzanie projektem redesignu witryny internetowej.	Koordynowanie przeglądów treści, zatwierdzania projektów i zadań związanych z publikacją.

Istnieje również różnica między przepływami pracy a procesami. Przepływy pracy określają, jak zadania przemieszczają się w ramach szerszych procesów biznesowych — sekwencyjnie, równolegle lub zgodnie z określonymi regułami.

Jak zarządzać przepływami pracy

Oto kilka pomocnych wskazówek dotyczących skutecznego zarządzania przepływem pracy:

1. Jasna komunikacja

Aby skutecznie zarządzać cyfrowymi przepływami pracy, priorytetowo traktuj jasną komunikację. Regularnie przekazuj aktualizacje członkom zespołu i interesariuszom, aby wszyscy byli poinformowani i aby zminimalizować ryzyko nieporozumień. Niezwłocznie zajmuj się wszelkimi wątpliwościami lub problemami, aby je ograniczać i wspierać pozytywne środowisko pracy.

2. Deleguj

Deleguj zadania, które mogą wykonać inni, aby skupić się na działaniach związanych z zarządzaniem projektami wyższego szczebla, takich jak planowanie strategiczne i alokacja zasobów. Ponadto daje to członkom zespołu możliwość rozwijania nowych umiejętności i przejmowania odpowiedzialności, co prowadzi do zwiększenia produktywności i satysfakcji z pracy.

3. Automatyzuj powtarzalne zadania 

Automatyzacja uwalnia czas na ważniejsze lub bardziej złożone zadania, zmniejsza ryzyko błędów i zwiększa ogólną efektywność przepływu pracy. Istnieje wiele opartych na technologii rozwiązań do automatyzacji przepływu pracy — tutaj przeczytasz więcej o korzyściach płynących z automatyzacji przepływu pracy.

4. Wykorzystuj technologię

Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy zostało zaprojektowane, aby usprawniać codzienne działania biznesowe poprzez automatyzację zadań i optymalizację procesów (a także optymalizować je za pomocą AI). Rozwiązania programowe idealnie nadają się do usprawniania powtarzalnych procesów (np. wdrażania pracowników lub przepływów pracy związanych z zatwierdzaniem), co pomaga upewnić się, że zadania są wykonywane terminowo i efektywnie.

Narzędzia te mogą być używane razem z oprogramowaniem do zarządzania projektami, a inne narzędzia w używanym zestawie technologicznym mogą już oferować funkcje zarządzania przepływami pracy.

5. Monitoruj postępy

Aby upewnić się, że przepływ pracy przebiega zgodnie z planem i jest zgodny z celami projektu, regularnie oceniaj postępy. Ciągłe monitorowanie zadań pozwala wykrywać potencjalne problemy lub wąskie gardła i podejmować działania naprawcze. Uwzględnienie analizy przepływu pracy w tym procesie może również pomóc ocenić, jak dobrze działa każdy etap i czy ogólny przepływ wspiera cele projektu.

Regularnie kontaktuj się z członkami zespołu i wykorzystuj ten czas, aby omawiać wyzwania, wspólnie opracowywać rozwiązania i wprowadzać potrzebne korekty. Takie proaktywne podejście pomaga zapobiegać eskalacji problemów.

Jak skuteczne przepływy pracy pomagają zarządzać projektami?

Skuteczne przepływy pracy ułatwiają zarządzanie projektami, ponieważ wyjaśniają zakresy odpowiedzialności, usprawniają koordynację i zapewniają, że zadania zmierzają do realizacji. Oto jak wspierają codzienne zarządzanie projektami:

• Poprawa jakości projektu: Wbudowane etapy przeglądu i zatwierdzania pomagają wcześnie wykrywać błędy i upewnić się, że rezultaty spełniają oczekiwania interesariuszy przed przejściem do dalszych działań.
• Zwiększenie odpowiedzialności: Jasno przypisane zadania i zakresy odpowiedzialności pomagają śledzić osoby odpowiedzialne, monitorować zaległe prace i zapobiegać pomijaniu ważnych rezultatów.
• Ograniczenie wąskich gardeł: Mapowanie zależności między zadaniami i etapami zatwierdzania pomaga dostrzegać potencjalne opóźnienia, redystrybuować obciążenie pracą i realizować projekty zgodnie z harmonogramem.
• Poprawa produktywności zespołu: Usunięcie zbędnych etapów i powtarzalnych zadań daje członkom zespołu więcej czasu na realizację rezultatów i osiąganie celów projektu.

Łącznie korzyści te zapewniają lepszy wgląd w postępy projektu i pomagają rozwiązywać problemy, zanim wpłyną one na terminy lub jakość rezultatów.

5 najlepszych praktyk zarządzania przepływem pracy w projekcie

Oto 5 najlepszych praktyk dotyczących przepływów pracy w zarządzaniu projektami.

• Stwórz dobrze zdefiniowany plan. Jasno określ zakres, cele, fazy projektu i zasoby (pomocne może być rozpoczęcie od szablonu zarządzania projektem). Dzięki solidnemu planowaniu przepływu pracy zespół będzie miał wgląd w przebieg pracy oraz w to, co i kiedy należy wykonać.
• Regularnie komunikuj się z interesariuszami. Informuj interesariuszy o tym, na jakich etapach przepływu pracy są potrzebni (np. do zatwierdzania), oraz o stanie projektu, a w razie potrzeby angażuj ich w podejmowanie decyzji. Pomoże Ci to budować zaufanie i zarządzać oczekiwaniami.
• Twórz środowisko pracy, które zachęca do współpracy poprzez promowanie otwartej komunikacji, wymiany pomysłów i pracy zespołowej. Współpraca międzyfunkcyjna pomaga zespołowi korzystać z różnorodnej wiedzy specjalistycznej i różnych perspektyw. Jest to szczególnie ważne w przypadku przepływów pracy zespołów kreatywnych.
• Stale oceniaj swój przepływ pracy. Identyfikuj obszary wymagające poprawy i uwzględniaj informacje zwrotne od członków zespołu oraz interesariuszy. Wprowadzaj niezbędne korekty, aby pomóc współpracownikom wydajniej realizować zadania. Ten cykl ciągłego przekazywania informacji zwrotnych przyczynia się do tworzenia bardziej zwinnych przepływów pracy.
• Świętuj kamienie milowe! Doceniaj i świętuj kamienie milowe oraz osiągnięcia swojego zespołu. Podnosi to morale i pomaga utrzymać motywację członków zespołu podczas wyczerpujących sprintów.

FAQ

Jaka jest różnica między przepływem pracy projektu a planem projektu?

Plan projektu określa cele, zakres, harmonogram, zasoby i rezultaty projektu. Przepływ pracy projektu definiuje sposób, w jaki poszczególne zadania przechodzą z jednego etapu do drugiego, w tym zakres odpowiedzialności, zależności i zatwierdzenia. Plan określa, co musi się wydarzyć, a przepływy pracy pomagają zespołom realizować zadania.

Jak mierzyć skuteczność przepływu pracy projektu?

Śledź takie wskaźniki jak czas realizacji zadań, opóźnienia w zatwierdzaniu, niedotrzymane terminy oraz liczba wymaganych poprawek. Porównuj te wyniki w czasie, aby identyfikować wąskie gardła i określać, czy zmiany w przepływie pracy zwiększają wydajność.

Czy do zarządzania przepływami pracy projektów potrzebne jest oprogramowanie?

Niekoniecznie. Małe zespoły mogą zarządzać prostymi przepływami pracy za pomocą współdzielonych dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych lub tablic Kanban. Jednak oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy staje się bardziej przydatne wraz ze wzrostem złożoności projektów, zwłaszcza gdy zespoły potrzebują automatycznych przypomnień, zależności między zadaniami, śledzenia zatwierdzeń i aktualizacji postępów w czasie rzeczywistym.

Jak często należy przeglądać i aktualizować przepływy pracy projektów?

Przeglądaj przepływy pracy po ważnych kamieniach milowych, po zakończeniu projektu lub zawsze wtedy, gdy pojawiają się powtarzające się opóźnienia i wąskie gardła. Zbieraj opinie członków zespołu i dostosowuj zbędne kroki, zakresy odpowiedzialności lub procesy zatwierdzania, aby przepływy pracy pozostawały zgodne z potrzebami projektu.

Co dalej?

Dobrze zdefiniowany przepływ pracy może optymalizować procesy biznesowe, minimalizować błędy oraz poprawiać zarządzanie zasobami i wydajność. Dowiedz się, jak opanować zarządzanie przepływem pracy, korzystając z tych kursów prowadzonych przez ekspertów.

Chcesz nawiązać kontakt z innymi cyfrowymi kierownikami projektów, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych cyfrowych kierowników projektów.