Hoe los je 5 resourceallocatieproblemen op

Een plan hebben om deze problemen met resourceallocatie aan te pakken, is essentieel om je beste middelen aan het juiste werk toe te wijzen en elk project zo goed mogelijk af te ronden. Een onderdeel van resourceallocatie is dat je in staat bent je toewijzingsbeslissingen aan te passen om knelpunten bij het voltooien van je project aan te pakken.

Veelvoorkomende problemen met resourceallocatie

Hier volgen enkele veelvoorkomende problemen die het besluitvormings- en resourceallocatieproces vaak bemoeilijken.

1. Scope-uitbreiding

Een van de meest voorkomende problemen met resourceallocatie is scope-uitbreiding. Dit gebeurt wanneer er voortdurend dingen aan de projectscope worden toegevoegd en deze snel buiten de grenzen van je beschikbare middelen groeit.

• Waardoor ontstaat het? Scope-uitbreiding ontstaat wanneer klanten wijzigingen of werk aanvragen die niet in de oorspronkelijke scope waren opgenomen, of wanneer teamleden meer aan hun opleveringen toevoegen dan nodig is. Wanneer jij of je team “meer hooi op de vork neemt dan je aankunt”, kan dit snel leiden tot een burn-out of het mislukken van het project als het niet wordt gecorrigeerd.
• Hoe voorkom je het? De beste manier om scope-uitbreiding volledig te voorkomen, is vanaf dag één een duidelijke projectscope vast te stellen, de totale hoeveelheid middelen op basis van de projectscope in kaart te brengen en verwachtingen duidelijk met je klant en je team te communiceren.
• Hoe los je het op? Erkennen dat er sprake is van scope-uitbreiding, is de eerste stap om het op te lossen. Daarna kun je procedures voor wijzigingsbeheer invoeren om klanten duidelijk te maken hoe hun verzoeken vertragingen in de planning veroorzaken of een extra budget vereisen. Als de scope-uitbreiding vanuit je teamleden komt, zorg er dan voor dat je verwachtingen en feedback duidelijk met hen communiceert.

Casestudy

Stel dat je een CRM voor een klant ontwikkelt, maar dat de klant, nadat de projectscope is overeengekomen, besluit dat hij uitgebreidere functies wil waarvoor veel complexere programmeermogelijkheden en dus meer middelen nodig zijn.

Om hiermee rekening te houden, moet je de planning verlengen, het budget verhogen of iets anders uit de projectscope verwijderen. De oplossing is dan om met de klant om de tafel te gaan zitten, het project opnieuw te beoordelen en te beslissen welke afweging je maakt. Stel ook nieuwe parameters en richtlijnen vast voor toekomstige aanpassingen aan de projectscope.

2. Vaardigheidstekorten

Een ander veelvoorkomend probleem met resourceallocatie dat zich kan voordoen, is het ontbreken van het benodigde personeel of de juiste vaardigheden om een project af te ronden. Dit wordt een vaardigheidstekort genoemd en kan veel problemen veroorzaken als het niet vroegtijdig wordt aangepakt.

• Waardoor ontstaat het? Een vaardigheidstekort ontstaat wanneer je teamleden mist met de kennis om een taak uit te voeren. Dit kan doorgaans gebeuren wanneer een bepaalde oplevering of activiteit vereist is die niemand binnen je bestaande team kan voltooien.
• Hoe voorkom je het? Net als bij scope-uitbreiding is de beste manier om vaardigheidstekorten tegen te gaan, het vanaf het begin van het project vaststellen van een duidelijk omschreven projectscope. Als je elke stap van het project zorgvuldig hebt uitgewerkt, weet je precies welke vaardigheden en welk personeel nodig zijn om het project af te ronden.
• Hoe los je het op? Er zijn twee opties om vaardigheidstekorten op te lossen: nieuwe teamleden aannemen die over de benodigde vaardigheden beschikken of tijd en middelen besteden aan het trainen van bestaande teamleden in die vaardigheden. Voor beide opties is behoorlijk wat tijd nodig, waardoor de deadline van je project kan verschuiven.

Casestudy

Stel dat je voor een klant aan een webontwikkelingsproject werkt. Uiteraard heb je iemand met kennis van informatica en programmeren nodig in je team.

Sommige verzoeken van de klant vereisen echter de installatie van aanvullende hardware, waarop je niet was voorbereid. Dit vereist een grondige herziening die ver buiten de oorspronkelijk geplande scope valt. Je wordt nu geconfronteerd met een vaardigheidstekort: er is niemand die dit deel van het project kan aanpakken.

Je besteedt een volledige week aan het zoeken naar het juiste teamlid dat aan deze kwalificaties voldoet, terwijl de rest van je team wacht tot dit nieuwe teamlid is ingewerkt en op de hoogte is gebracht van het project. Ook stel je de deadline voor het project uit en verspil je waardevolle middelen.

Hoewel het vaardigheidstekort nu is opgelost en je hiervan hebt geleerd voor toekomstige projecten, verlies je tijd bij het afronden van het huidige project

3. Onnauwkeurige prognoses

In plaats van dat de projectomvang groter wordt of dat je niet over de benodigde vaardigheden beschikt om een project af te ronden, voorspel je mogelijk onjuist of onnauwkeurig welke middelen nodig zijn om het project af te ronden.

• Waardoor wordt dit veroorzaakt? Meestal komt het neer op een gebrek aan kennis over hoe het project moet worden uitgevoerd. Als je de op te leveren projectresultaten niet begrijpt, kan dat er bijvoorbeeld toe leiden dat je niet over de juiste vaardigheden of teamleden beschikt.
• Hoe voorkom je dit? Om onnauwkeurige prognoses voor te zijn, moet je actief communiceren met je teamleden en vakdeskundigen, zodat je een duidelijk beeld hebt van wat er moet gebeuren. Je kunt ook specifieke software voor projectprognoses gebruiken om te voorspellen welke problemen zich tijdens het project kunnen voordoen.
• Hoe los je dit op? Het beste wat je kunt doen, is duidelijk communiceren met je belanghebbenden en team en de deadline uitstellen, zodat eventuele hiaten in het project tijdig kunnen worden gecorrigeerd.

Casestudy

Er bestaat een raamwerk voor de toewijzing van middelen dat bekendstaat als het “rugzakprobleem”, waarbij je je een tas voorstelt die de totale eindige hoeveelheid beschikbare middelen vertegenwoordigt om een project af te ronden. Je kunt niet meer aan een project toevoegen zonder de rugzak groter te maken of te vervangen, omdat deze duidelijk gedefinieerde grenzen vertegenwoordigt voor zowel de ondergrens als de bovengrens van je totale middelen.

Onnauwkeurige prognoses zijn alsof je de verkeerde grootte of vorm van een rugzak kiest om het project af te ronden. Er past niet genoeg in, of niet de juiste inhoud voor wat je werkelijk nodig hebt om je doelen te bereiken.

Alle optimalisatie van middelen ter wereld kan je niet helpen als je simpelweg niet bent voorbereid op wat er kan gebeuren. Begrijp elk project volledig en grondig, zodat je je zo goed mogelijk kunt voorbereiden op alle mogelijke uitkomsten.

4. Communicatiestoringen

Een ander veelvoorkomend probleem bij de toewijzing van middelen zijn communicatiestoringen, die tot veel chaos in je project kunnen leiden.

• Waardoor wordt dit veroorzaakt? Het kan worden veroorzaakt doordat er geen duidelijke communicatiemethoden zijn vastgesteld, maar ook doordat mensen simpelweg verkeerd begrijpen wat elke belanghebbende probeert te communiceren. Dat gebeurt gemakkelijk wanneer we geen duidelijke regels hebben voor de manier waarop we met elkaar omgaan.
• Hoe voorkom je dit? De eenvoudigste manier om communicatiestoringen te voorkomen, is om vroeg in het project samen te gaan zitten en een communicatieplan op te stellen. Daarin staat welke communicatiemethoden worden gebruikt en welke gemeenschappelijke taal mogelijk wordt gebruikt. Ook helpt het je grenzen te stellen rond wanneer en waar er wordt gecommuniceerd, zodat iedereen dezelfde verwachtingen heeft.
• Hoe los je dit op? Zodra communicatiestoringen zijn begonnen, is de beste actie die je kunt ondernemen om weer op het goede spoor te komen duidelijker te gaan communiceren en communicatiekanalen in te stellen. Je moet ook regelmatige projectupdates voor het hele team invoeren en duidelijke verwachtingen stellen voor de toekomst.

Casestudy

Laten we aannemen dat je een volledig op afstand werkend team hebt dat samenwerkt met een klant die niet op afstand werkt. Communicatie kan een probleem worden, omdat het ene team al gewend is aan werken op afstand, terwijl het andere team gewend is om indien nodig persoonlijk te werken en te communiceren.

Misschien werkt het ene teamlid in New York en het andere in Vancouver volgens dezelfde standaard, maar heeft je klant in Omaha het gevoel dat hij niet de gewenste updates krijgt of niet snel genoeg feedback ontvangt.

Een maand na de start van het project is je klant tevreden over het uitgevoerde werk en de bereikte doelen, maar uit hij frustratie over het “gebrek aan communicatie”. Dit kan het moment zijn om een vergadering te organiseren, zodat iedereen hetzelfde beeld heeft van de voortgang van het project en er duidelijke communicatieverwachtingen voor de toekomst kunnen worden vastgesteld.

5. Onderbenutting van middelen

Onderbenutting doet zich voor wanneer je niet optimaal gebruikmaakt van de vaardigheden, medewerkers of zelfs apparatuur die tot je beschikking staan om een project te voltooien. Dit kan leiden tot scope creep, onnauwkeurige prognoses of een gebrek aan betrokkenheid van teamleden.

• Waardoor wordt dit veroorzaakt? Vaak komt deze aanpak voort uit een gebrek aan kennis over de resources die je tot je beschikking hebt en het gebruik ervan. Als je bijvoorbeeld iemand in je team hebt die bedreven is in back-endontwikkeling, maar je diegene aan front-endontwikkeling laat werken, kan die persoon minder betrokken raken bij het werk of minder effectief zijn dan mogelijk zou zijn. 
• Hoe kun je dit voorkomen? Een van de beste manieren om dit soort problemen met resourceallocatie te voorkomen, is tijd en energie te investeren in het in kaart brengen en inventariseren van vaardigheden. Zo kun je vaststellen welke benodigde vaardigheden al tot je beschikking staan en welke fysieke of digitale resources al beschikbaar zijn.
• Hoe kun je dit oplossen? Om onderbenutting van resources op te lossen, begin je met het monitoren van de verdeling van je werklast en wijs je je resources vervolgens strategisch opnieuw toe. Uiteindelijk bespaart dit je meer tijd dan wanneer je dit patroon van onderbenutting voortzet.

Casestudy

Stel je voor dat je werkt aan een project om een nieuwe app te bouwen voor een klant in de e-commercebranche. Je wilt er zeker van zijn dat je de juiste resources inzet om de klus te klaren, maar je hebt een relatief nieuw team dat je nog aan het leren kennen bent.

Na een paar dagen heb je een gesprek met een van je teamleden, die je aan UI/UX hebt laten werken, en besef je dat deze persoon beter geschikt is voor het bijhouden van analyses en statistieken.

Een eenvoudige koerscorrectie is om dit teamlid over te plaatsen naar een geschikter onderdeel van het project, de vaardigheden van die persoon vast te leggen in de tool van jouw keuze voor het in kaart brengen van vaardigheden en opnieuw contact op te nemen met de klant over de wijziging, zodat iedereen op één lijn zit.

Lees meer: Wil je resources voor inventarisbeheer beter beheren? Bekijk dan onze lijst met de beste tools voor resourcebeheer van inventaris.

Waarom zou je problemen met resourceallocatie oplossen? 

De belangrijkste reden om problemen met resourceallocatie op te lossen, is dat inefficiënte resourceallocatie het projectsucces aanzienlijk kan belemmeren en een negatieve impact kan hebben op je team en organisatie. Deze problemen kunnen zowel voor je team als voor je klant een negatieve ervaring creëren.

Door resourcebeheer aan te pakken en resourceallocatie onder de knie te krijgen, kun je je projectworkflows stroomlijnen en tegelijkertijd efficiënter meer taken in minder tijd en met minder resources uitvoeren. Met de juiste methoden voor resourceallocatie kun je op de lange termijn veel tijd en financiële middelen besparen door zorgvuldig en strategisch te plannen.

Deze techniek voor resourcebeheer is in theorie echter veel eenvoudiger dan in de praktijk effectief toe te passen. 

Tools voor het oplossen van problemen met resourceallocatie

Softwaretools zijn de eenvoudigste manier om resources toe te wijzen. Dit zijn enkele belangrijke voordelen van het gebruik van softwaretools voor resourceallocatie:

• Verbeterd overzicht: Tools voor resourceallocatie kunnen je helpen al je vaardigheden, medewerkers, fysieke en digitale resources enzovoort te identificeren en bij te houden, zodat je snel en vol vertrouwen beslissingen kunt nemen.
• Verbeterde mogelijkheden voor planning en roostering: Sommige tools helpen je niet alleen teamleden in te plannen, maar ook te bepalen welke tools je wanneer moet gebruiken en wanneer teamleden specifieke vaardigheden op specifieke momenten in het project moeten inzetten.
• Problemen met resourceallocatie eenvoudig identificeren en oplossen: Een voor de hand liggende functie is de mogelijkheid om problemen met resourceallocatie te markeren, zodat je ze kunt oplossen voordat ze grotere problemen worden.
• Resourceprognoses: Er zijn specifieke prognosetools die je helpen je projectresources te beheren en je resourcebenutting te maximaliseren.
• Realtime bijhouden: De mogelijkheid om realtime te zien welke voortgang wordt geboekt, kan je helpen resources nog efficiënter te beheren.
• Samenwerking en communicatie: Sommige van de betere tools maken communicatie binnen één omgeving mogelijk, zodat projectbelanghebbenden alles wat ze nodig hebben op één plek kunnen vinden.

Dit zijn enkele belangrijke functies van software voor resourcebeheer waarop je moet letten bij het selecteren van de juiste tool voor je projecten:

1. Zichtbaarheid in real time: Je moet in real time kunnen zien wie beschikbaar is, wat hun werkbelasting is en wat hun capaciteit is. 
2. Gedetailleerde resourceplanning: Met je software voor resourceallocatie moet je resources kunnen inplannen voor specifieke projecttaken en tijdsperioden, met functies zoals plannen met slepen en neerzetten en de mogelijkheid om tijdlijnen visueel weer te geven.
3. Vraagvoorspelling: Je moet de benodigde resources kunnen voorspellen en de capaciteit dienovereenkomstig kunnen plannen.
4. Vaardigheden bijhouden: Je moet de vaardigheden en competenties van je teamleden kunnen bijhouden. Dit is essentieel om de juiste mensen aan de juiste taken toe te wijzen. Functies waarmee je medewerkers aan vaardigheden kunt koppelen en op basis van die vaardigheden kunt zoeken, kunnen de effectiviteit van resourceallocatie verbeteren.
5. Financieel beheer: Het is essentieel dat je projectbudgetten en kosten kunt bijhouden. Met deze functie kun je de financiële gevolgen van beslissingen over resourceallocatie bewaken en ervoor zorgen dat projecten binnen het budget blijven.
6. Planning van de werkbelasting: Een goede tool moet een overzicht bieden waarmee je kunt zien wie wat doet, hoeveel tijd is toegewezen, waar mogelijke knelpunten zitten en wie capaciteit heeft.
7. Automatisering van resourceallocatie: Een eenvoudige functie die veel oplevert, is de mogelijkheid om je resourcebeheerprocessen te automatiseren. Het automatiseren van het toewijzen van taken, bijvoorbeeld met hulpmiddelen voor slepen en neerzetten, kan handmatig werk verminderen en de efficiëntie verbeteren.
8. Gebruik van resources bijhouden: Het is cruciaal om te monitoren hoe effectief resources worden ingezet voor optimalisatie. Het is belangrijk om een tool te vinden die je helpt optimaal gebruik te maken van alle resources die tot je beschikking staan.
9. Samenwerkingstools: Voor teams, vooral teams die op afstand werken, zijn functies die communicatie, het delen van taken en het delen van bestanden ondersteunen belangrijk om goed op één lijn te blijven.
10. Scenario's plannen en modelleren: Sommige geavanceerde tools bieden de mogelijkheid om 'wat-als'-scenario's te testen en zo inzicht te krijgen in de impact van veranderingen in de resourceallocatie of projecttijdlijnen. Deze functie is vooral effectief voor grotere projecten.

Wat is de volgende stap?

Het aanpakken van problemen met resourceallocatie kan behoorlijk intimiderend zijn, maar ik hoop dat dit artikel je het nodige nieuwe vertrouwen heeft gegeven om die uitdagingen vol vertrouwen aan te gaan. Als je meer wilt leren over resourceallocatie of resourcebeheer, dan verwelkomen we je graag als lid, zodat je je kunt aansluiten bij duizenden andere digitale projectmanagers in onze Slack-community.