Projectplanning voor teams op afstand: 5 aandachtspunten

Dit helpt alle projectteamleden en belanghebbenden in de richting van een succesvolle afronding van het project te bewegen door duidelijke richtlijnen en verwachtingen te bieden.

Raadpleeg projectteamleden en belangrijke belanghebbenden (in verschillende mate, afhankelijk van hun rol in het project) over het plan voordat je met werkzaamheden begint of informatie invoert in je projectplanningstool.

Door de juiste projectplanningstechnieken te gebruiken, is de kans groter dat je draagvlak creëert en is het minder waarschijnlijk dat je aanzienlijke wijzigingen moet aanbrengen in het projectplan zodra het project van start gaat.

Projecten op afstand plannen

Wanneer je met teamleden op afstand werkt, is het belangrijkste onderwerp dat je moet bespreken hoe het werk wordt uitgevoerd en hoe jullie met elkaar zullen communiceren.

Dit is vooral belangrijk voor teams die verspreid zijn over verschillende tijdzones. Door virtuele vergaderingen in te plannen op tijden die voor iedereen werken (dat wil zeggen: binnen de ‘werktijden’ vallen), help je de balans tussen werk en privé voor iedereen in het team te behouden, inclusief jou als projectmanager.

Gebruik software voor projectmanagement op afstand, virtuele whiteboards, videoconferenties en andere hulpmiddelen voor samenwerking binnen het team om de afstand tussen teamleden kleiner te laten aanvoelen en zaken zoals programmeren in tweetallen, gebruikersacceptatietests en kwaliteitsborging te faciliteren. Zorg ervoor dat je vóór de start van het project rekening houdt met deze behoeften.

5 aandachtspunten bij het plannen van projecten op afstand

Houd deze vijf aandachtspunten voor het beheren van projecten op afstand in gedachten—dit helpt je de kans te vergroten dat je je project succesvol afrondt met een tevreden en hecht projectteam. Voeg ze toe aan je checklist voor projectplanning, zodat je geen belangrijke stappen mist.

1. Werktijden voor je verspreid werkende teamleden

Afhankelijk van de manier waarop je team op afstand is ingericht, kunnen mensen zich in tijdzones bevinden die 1 tot 12 uur van elkaar verschillen. Houd bij het samenstellen van het projectteam rekening met tijdzones en met de manier waarop je vergaderingen zult inplannen. 

Als consultant op het gebied van projectmanagement woon ik in Philadelphia, maar werk ik momenteel met klanten in New York, Californië, Canada, Australië, Praag en Chicago. Dat betekent dat ik soms flexibel moet zijn met vergader- en werktijden om rekening te houden met mijn projectteams.

Wanneer ik met nieuwe klanten of nieuwe teamleden werk, vraag ik altijd naar hun voorkeurstijden voor vergaderingen voordat ik aan een nieuw project begin. Ik bewaar deze informatie in een document dat ik aanmaak wanneer ik nieuwe werkzaamheden plan en opstart, en houd het gedurende het project of de samenwerking bijgewerkt.

Ongeacht voorkeuren vraag ik altijd toestemming voordat ik vergaderingen plan voor teamleden buiten hun normale werktijden. Dit is goed om te bespreken bij het plannen van een project, zodat je weet hoe flexibel de agenda’s van mensen zijn en op welke momenten. 

Dit maakt het plannen van vergaderingen en projectoverleg eenvoudiger. Als het door tijdzones echt onmogelijk is om een vergadering te organiseren, kun je ook asynchroon communiceren met behulp van projectmanagementtools.

2. Communicatiestijlen en voorkeuren

Vraag mensen hoe ze het liefst communiceren—sommige teams op afstand hebben veel vergaderingen, terwijl andere teams problemen en updates liever op een andere manier delen.

Hoewel het eenvoudig is om even bij iemand aan te kloppen of overdag snel een update te delen wanneer iedereen fysiek samenwerkt, moeten teams op afstand extra aandacht besteden aan het plannen van hun communicatie. Dit geldt zowel voor interne teams en bureaus die met externe klanten werken.

Hoewel met de communicatievoorkeuren van iedereen rekening moet worden gehouden, moeten de voorkeuren van de klant mogelijk een hogere prioriteit krijgen, omdat zij betalen voor het werk. Als zij bijvoorbeeld intensieve gebruikers van Slack of Microsoft Teams zijn, moet je met hen via dat kanaal communiceren om ervoor te zorgen dat ze krijgen wat ze nodig hebben en het project in een goed tempo doorgaat.

Bekijk ook hoeveel asynchrone communicatie het team aankan. Slack wordt vaak gezien als een hulpmiddel om directe reacties van projectteamleden te krijgen, maar dat is niet altijd mogelijk. 

Bespreek tijdens het planningsproces het gebruik van functies zoals het pauzeren van meldingen en het gebruiken van statusupdates om beschikbaarheid aan te geven. Door verwachtingen over het gebruik hiervan vast te leggen, kunnen teamleden efficiënter samenwerken en verstoringen tot een minimum beperken.

3. Tools en middelen die het team nodig heeft om projectwerk uit te voeren

Bespreek vroeg in het planningsproces het gebruik van projectmanagementsoftware, communicatietools, videoconferenties, bestandsdeling, virtuele whiteboards, productiviteitsapps en alle andere tools en middelen die jullie zullen gebruiken.

Projectmanagement op afstand vereist mogelijk aanvullende tools ter vervanging van zaken die doorgaans op kantoor aanwezig zijn, zoals een whiteboard. Teamleden kunnen ook om extra monitoren of andere technologie vragen om effectiever te kunnen werken.

Weet wat je budget hiervoor is of hoe je deze middelen kunt aanvragen voordat je een project start. Als je bijvoorbeeld weet dat je een Zoom-account voor je team kunt betalen, kun je voorkomen dat je het aantal deelnemers aan vergaderingen moet beperken of vergaderingen moet afkappen na 40 minuten (hoewel tijdslimieten niet altijd slecht zijn). 

Om het budget te bepalen dat je nodig hebt voor tools en middelen, kun je vóór de start van het project met je team een verlanglijst opstellen. Vervolgens kun je schattingen maken door de prijspagina's van software te bekijken en de benodigde apparatuur of hardware te vinden. Meer over middelenbeheer voor teams op afstand vind je hier.

Een ander aandachtspunt bij het beoordelen van tools zijn integraties. Sommige tools werken direct samen, terwijl andere aanpassingen of API-configuratie vereisen. Afhankelijk van de vaardigheden en samenstelling van je team kan het eenvoudiger zijn om tools te gebruiken waarin integraties standaard zijn ingebouwd.

4. Manieren om feedback en prestaties gedurende het project te beheren

Een uitdaging die sommige teams ervaren bij werken op afstand is het beheren van prestaties en het creëren van mogelijkheden voor doorgroei.

Hoewel sommigen vinden dat persoonlijk contact essentieel is om je carrière te laten groeien, denk ik niet dat dit altijd waar is. Wat belangrijk is, is zichtbaar blijven, actief deelnemen en weten hoe je je successen en kansen presenteert.

Als projectmanager die toezicht houdt op projectteams op afstand, kun je met de leidinggevenden of HR van je organisatie overleggen over het plan voor het beheren van prestaties binnen het project en het aanpakken van eventuele prestatieproblemen.

Hoewel kleinere prestatieproblemen, zoals teamleden die hun wekelijkse tijdregistratie niet voltooien of de projectmanagementtools niet bijwerken, gemakkelijker onopgemerkt kunnen blijven, is het jouw rol als projectmanager om de teamprestaties goed in de gaten te houden.

Stel een dashboard of rapport in dat je waarschuwt voor projectproblemen, zoals achterstallige taken, afhankelijkheden die niet zijn overgedragen of een projectvoortgang die onder een bepaalde drempel zakt. Manieren vinden om eerlijke en beknopte realtimefeedback te geven en mensen te erkennen die boven verwachting presteren, zal je goed van pas komen. 

Je kunt ook ergens een apart Google-document of een notitie bijhouden (bijvoorbeeld in een privémap op Google Drive) om prestatiegerelateerde problemen en complimenten te registreren. Zo zorg je ervoor dat mensen gedurende de hele levenscyclus van het project de feedback en erkenning krijgen die ze verdienen.

Author's Tip

Als persoonlijke opmerking vind ik sterk dat moeilijke of emotionele gesprekken, zoals coaching of het uitpraten van een meningsverschil, zoveel mogelijk persoonlijk moeten worden gevoerd.

 

Hierdoor kunnen mensen elkaars emoties zien en de toon van elkaars stem horen, vragen stellen en in realtime tot een oplossing komen. Vaak kunnen het heen-en-weer sturen van e-mails en het verlies van toon dit soort gesprekken moeilijker maken en het oplossen van problemen bemoeilijken.

5. Teambuilding

Een hecht team dat goed samenwerkt, is essentieel voor samenwerking op afstand en het succes van een project. Zorg er bij het plannen van een nieuw project en het samenbrengen van teams op afstand voor dat je mogelijkheden creëert voor medewerkers op afstand om elkaar te leren kennen. Het is mogelijk dat je team voor het eerst samenwerkt, en dat kan het werk minder uitdagend en leuker maken.

Dit hoeft niet de vorm aan te nemen van flauwe en gedateerde kennismakingsactiviteiten. Stuur vóór de start van de projectplanning een enquête rond (zodra je weet wie er in het team komen) en rapporteer waar het team overeenkomsten vertoont. Het kan bijvoorbeeld leuk zijn om te weten dat 75% van de teamleden avondmensen zijn of dat 58% van het team vóór twee koppen koffie 's ochtends niet functioneert.

Een ander idee voor jou als projectmanager is om tijd in de planning voor werken op afstand in te bouwen, zodat het team geplande mogelijkheden krijgt om zonder werkpraat samen te komen.

Een van mijn klanten heeft de meeste weken een halfuur waarin de teams samenkomen om via Zoom een spel te spelen of een actueel onderwerp te bespreken (zoals kunstmatige intelligentie of de nieuwste kaskraker). Tijd maken zodat mensen elkaar kunnen leren kennen en contact kunnen leggen buiten de geconcentreerde projecttijd om, is een geweldige strategie voor het managen van een projectteam.

Wat nu?

Wilt u contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden, en leg via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.