Het proces voor resourcebeheer van projecten: deskundige gids in 5 stappen

Binnen het bredere ecosysteem van projectmanagement fungeert het als een brug tussen projectstrategie en uitvoering door de organisatorische capaciteit af te stemmen op de behoeften van het project.

Het proces voor resourcebeheer van projecten

In mijn 13 jaar ervaring ben ik tot de conclusie gekomen dat er in de praktijk vijf fasen of processen betrokken zijn bij het resourcebeheerproces (in tegenstelling tot de zes fasen die in de PMBOK worden beschreven). Deze omvatten:

1. Resourceplanning
2. Resource-inschatting / resourcetoewijzing
3. Resourceverwerving
4. Teamontwikkeling & -beheer
5. Continue evaluatie van resources

Stap 1: Resourceplanning

Resourceplanning is het proces waarbij wordt bepaald welke mensen, vaardigheden, hulpmiddelen, apparatuur en welk budget nodig zijn om een project succesvol af te ronden. Het doel is ervoor te zorgen dat je op het juiste moment over de juiste resources beschikt—zonder teams te overbelasten of knelpunten in de oplevering te veroorzaken.

Voordat je resources kunt inschatten, moet je echter inzicht hebben in:

• het werk dat wordt opgeleverd,
• de tijdlijn,
• de afhankelijkheden,
• en het vereiste deskundigheidsniveau.

Daarnaast vereist het definiëren van vereisten ook dat je luistert naar wat je stakeholders zeggen dat ze willen, maar vooral naar wat ze niet zeggen.

Gebruik je besluitvormingsvaardigheden (een van de vele vaardigheden voor resourcebeheer) om tussen de regels door te lezen en intelligente vragen te stellen. Als je stakeholders er bijvoorbeeld op aandringen dat een softwareontwikkelaar met 30+ jaar ervaring een eenvoudige app bouwt, onderzoek dat dan verder. Zou het vervangen van een minder ervaren ontwikkelaar door iemand met diepgaandere kennis van een nieuwere programmeertaal beter passen? Waarom wel of waarom niet?

Aan het einde van de planningsstap zou je moeten begrijpen wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt en of je tijdlijn realistisch haalbaar is.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Stap 2: Resource-inschatting / resourcetoewijzing

Resource-inschatting en -toewijzing bepalen hoeveel inspanning het project vereist en wie het werk realistisch kan uitvoeren binnen de beschikbare tijdlijn en het beschikbare budget.

In deze fase moet je:

1. Het benodigde werk inschatten
2. Bepalen welke vaardigheden nodig zijn
3. De beschikbare teamcapaciteit berekenen
4. Resources toewijzen op basis van prioriteit en beschikbaarheid
5. Tijdlijnen of scope aanpassen als de capaciteit niet overeenkomt met de vraag

Nadat je hebt vastgesteld welke soorten resources je nodig hebt, kun je gebruikmaken van verschillende methoden voor resourcetoewijzing. In deze fase moet je specifieker worden over resourceplanning. Hoeveel tijd zullen deze mensen besteden aan de oplevering van het project?

Je kunt deze inschatting op twee manieren benaderen:

• Van onder naar boven: Schat het aantal uren dat nodig is om elke vereiste te voltooien en hoeveel uur elke persoon moet bijdragen aan elk op te leveren resultaat. Deze aanpak is het meest geschikt wanneer de reikwijdte duidelijk is omschreven, nauwkeurigheid belangrijk is en de planning flexibel is.

• Van boven naar beneden: Als je op basis van je projectmanagementplan met een vast budget werkt, begin dan met deze beperking en wijs menselijke middelen toe op basis van de belangrijkste rollen die nodig zijn voor het succes van het project. Deze aanpak is het meest geschikt wanneer het budget of de deadlines vaststaan,
• en er al vroeg afwegingen moeten worden gemaakt.

Gebruik mijn spreadsheettemplate voor de toewijzing van middelen om dit proces te versnellen: de berekeningen worden voor je uitgevoerd, zodat je snel kunt zien waar je budget wordt besteed.

Om je toewijzingsproces te begeleiden, kun je ook overwegen een structuur voor het uitsplitsen van middelen (RBS) op te stellen — een hiërarchisch raamwerk dat alle middelen — mensen, materialen en apparatuur — categoriseert op type en functie. Dit is vooral nuttig om het volledige scala aan benodigde middelen te visualiseren en ervoor te zorgen dat niets essentieels over het hoofd wordt gezien.

Als je niet zeker weet welke rollen cruciaal zijn, interview dan collega's die in het verleden vergelijkbare projecten hebben uitgevoerd. Wees ook niet bang om een beroep te doen op je inhoudelijke experts en hun uitgebreide kennis. Zij kunnen je zeker uitleggen hoeveel uur ze nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen.

Professionele tip

Keep in mind that mensen erom bekendstaan dat ze slecht zijn in het maken van schattingen. Ik geef mezelf graag minstens 10% buffer voor onvoorziene risico’s of vertragingen.

Stap 3: Middelen verwerven

Het verwerven van middelen is het proces waarbij de mensen, apparatuur, hulpmiddelen en materialen worden geregeld die nodig zijn om het project op tijd en binnen het budget uit te voeren. De uitdaging is om snelheid, kosten, beschikbaarheid en de juiste vaardigheden met elkaar in balans te brengen — want het ideale middel is niet altijd beschikbaar wanneer je het nodig hebt.

Wat menselijke middelen betreft, zijn er twee belangrijke manieren om je projecten te bemannen:

• Intern aannemen. Voornamelijk via je leidinggevende of relaties die je binnen je organisatie hebt opgebouwd. Interne medewerkers kunnen sneller worden ingewerkt, zijn vertrouwd met de werkprocessen van het bedrijf en brengen operationeel minder risico met zich mee. Ze zijn echter mogelijk al overbelast.

• Extern aannemen. Samenwerken met recruitment, een uitzendbureau inschakelen of gebruikmaken van aanbevelingen van medewerkers kan een goede manier zijn om nieuwe medewerkers aan te trekken. Bij die laatste optie moet je mogelijk je aanbrengprogramma zo structureren dat vooroordelen worden verminderd. Externe medewerkers kunnen vaardigheidstekorten snel opvullen, gespecialiseerde expertise inbrengen of de capaciteit vergroten. Ze vereisen doorgaans echter meer tijd en budget voor hun inwerkperiode.

Hoewel het verleidelijk kan zijn om tijdens de sollicitatiefase rode of gele vlaggen te negeren om snel op gang te komen, moet je zo zorgvuldig te werk gaan als de projectplanning toelaat om ervoor te zorgen dat je de juiste persoon vindt. Dat bespaart je later uren werk.

In deze stap wil je ook de benodigdheden voor het project inkopen. Vraag offertes aan bij meerdere leveranciers en onderhandel om de beste prijs te vinden. Overweeg software voor het boeken van middelen te gebruiken om gedeelde middelen, zoals apparatuur of vergaderruimtes, efficiënt in te plannen en toe te wijzen

Stap 4: Teamontwikkeling & -management

Bij teamontwikkeling en -management draait het erom projectmiddelen te helpen effectief samen te werken gedurende de uitvoering van het project. In deze fase verschuift de rol van de projectmanager van het bemannen van het project naar het op lange termijn op peil houden van teamprestaties, samenwerking, verantwoordelijkheid en moraal.

Als je dacht dat projectplanning, het maken van schattingen en het verwerven van middelen al uitdagend waren, dan valt dat in het niet bij hoe moeilijk het is om een team te ontwikkelen en managen. Je zou een heel artikel kunnen wijden aan het managen van mensen, dus hier is de korte versie: creëer omstandigheden waarin mensen hun werk zo goed mogelijk kunnen doen.

Effectief teammanagement omvat:

• verantwoordelijkheden verduidelijken,
• werklasten in balans brengen,
• blokkades wegnemen,
• conflicten oplossen,
• prestaties bijhouden,
• en samenwerking binnen het team ondersteunen.

Houd er rekening mee dat managers van middelen naarmate projecten zich ontwikkelen vaak werklasten opnieuw moeten verdelen, verantwoordelijkheden moeten aanpassen en teamstructuren moeten wijzigen om ervoor te zorgen dat de oplevering op schema blijft.

Stap 5: Continue evaluatie van middelen

Elk nieuw project begint met positieve intenties, maar het kan lastig zijn om na te denken over geleerde lessen en meetgegevens zodra je er middenin zit en van alle kanten wordt overspoeld met verzoeken van belanghebbenden.

PMI noemt deze stap ‘middelen beheren’. Ik begrijp de gedachte erachter, maar ben niet enthousiast over de connotatie.

Om ervoor te zorgen dat je de prestaties niet uit het oog verliest, plan je periodieke controles van de projectgezondheid voordat je inspanning van start gaat. Tijdens zo’n controle zul je:

• Werkelijke uren/kosten vergelijken met geschatte uren/kosten (je kunt dit doen in Excel of met het gratis hulpmiddel voor middelenbeheer van jouw keuze)
  • Als je merkt dat medewerkers overmatig worden ingezet en je geen manier ziet om bij te sturen, informeer je klanten dan over de status van het gebruik van middelen, zodat dit later niet als een verrassing komt. Deel ook je ideeën over hoe je de uitgaven kunt verlagen om weer op schema te komen.
• Ga regelmatig in gesprek met je projectteam om er zeker van te zijn dat zij betrokken zijn bij werk dat zij waardevol vinden
  • Let op werk dat is afgeweken van het plan. Identificeer mogelijkheden om kosteneffectievere vervangingen door te voeren die de motivatie van medewerkers verhogen en tegelijkertijd de projectkosten verlagen.
• Voer periodiek agile-retrospectieven uit om projectprocessen te herzien en bij te werken op basis van geleerde lessen.

Voorbeeld van een proces voor middelenbeheer in projecten

Nu we de stappen kennen, passen we deze methode toe op het volgende voorbeeld:

‘Je bent een projectmanager die de opdracht heeft gekregen om binnen de komende zes maanden trainingen te geven aan overheidsfunctionarissen.’

Om het eenvoudig te houden, heb ik voor deze oefening rekenbladen gebruikt, maar elk hulpmiddel voor middelenbeheer volstaat.

Stap 1: Planning van middelen

• Documenteer je inzicht in de projectomvang in een projectomvangsverklaring, op basis van beschikbare documentatie, interviews enzovoort, en valideer dit met je belanghebbenden
• Identificeer op basis van de projectomvang de soorten mensen die je nodig hebt om het projectwerk uit te voeren, samen met hun voorgestelde verantwoordelijkheden per rol
• Maak een lijst van de benodigdheden die je nodig hebt om de training uit te voeren
• Als je middelen voor meerdere projecten plant op hetzelfde moment, rangschik ze dan op prioriteit

Stap 2: Inschatting van middelen / toewijzing van middelen

• Laten we ons voorstellen dat je klant je een budget van $100,000 geeft voor deze training, dat de projectduur zes maanden is en dat de klant wil dat de projectmanager 50% van zijn of haar tijd aan deze opdracht besteedt. Ga uit van globale uurtarieven voor elke functie, documenteer je aannames en voer de berekeningen uit.
• Wanneer je de berekening maakt, zie je dat op basis van het verzoek van je klant ongeveer de helft van je budget naar je PM gaat. Bedenk of dat logisch is op basis van je eerdere ervaring. Ik besluit dat dit inderdaad zo is: aangezien deze training bedoeld is voor prominente personen en de ontwikkeling van technische inhoud vereist, verwacht ik dat ik er behoorlijk nauw bij betrokken zal zijn.

• Schat vervolgens de activiteitsmiddelen voor de resterende rollen in en documenteer je aannames. Vergeet niet om 10% te reserveren voor onvoorziene omstandigheden.

• Bij mijn eerste poging kom ik $60,000 boven het budget uit. Oeps. Dit betekent dat ik moet uitzoeken hoe ik de kosten kan verlagen door middel van het nivelleren van middelen.
  • Ik heb mijn senior ingenieur gedurende het hele project voor 20% van hun tijd ingepland, maar waarschijnlijk heb ik hen alleen in de eerste maand nodig om te helpen bij het bepalen van de cursusonderwerpen en opnieuw in maand 4 en 5 om de inhoud te beoordelen. Waarschijnlijk heb ik hen gemiddeld ook maar 1 dag per week nodig in plaats van 2 dagen. Daarmee bespaar ik $30,000 op mijn budget.
    • Ik pas de resterende uren aan op basis van wat volgens mij haalbaar is. Ik moet de uren voor projectmanagement terugbrengen naar 35% en de post voor onvoorziene omstandigheden verlagen van 10% naar 5% om het budget in evenwicht te brengen. Dan blijft er slechts $300 over voor benodigdheden. Dat wordt krap.

• Op dit punt ga ik meestal terug naar de klant om te bespreken hoe we de projectomvang kunnen verkleinen. Dit kan betekenen dat de training 3 dagen duurt in plaats van 5 om tijd van de instructeur en analist te besparen, dat het aantal deelnemers wordt verlaagd om de kosten voor benodigdheden te beperken, of dat de cursusinhoud wordt aangepast zodat een senior ingenieur niet langer nodig is.

Stap 3: Middelen verwerven

Ik zal een combinatie van technieken gebruiken om deze opdracht te bemensen, gebaseerd op de beschikbaarheid van middelen:

• Interne aanstelling: De junior ingenieur en junior businessanalist zijn eenvoudig te regelen. Ik heb twee toppers in mijn team die goed met mij samenwerken en op zoek zijn naar een uitdaging. Ik kan de analist na verloop van tijd zelfs trainen om een deel van mijn projectmanagementtaken over te nemen en zo kosten te besparen. Na een kort gesprek om hun interesse en beschikbaarheid te bevestigen, zijn ze aan boord.
• Externe aanstelling: Het is lastig om de senior ingenieur te vinden. Interne kandidaten zijn schaars en het is moeilijk om extern iemand aan te nemen met zulke gespecialiseerde vaardigheden. Gelukkig kent iemand in mijn netwerk een voormalige medewerker die bereid is om op uurbasis bij te springen. Nadat we wat papierwerk hebben ingevuld, kunnen we aan de slag.
• Contractpositie: De klant heeft al een cursusinstructeur op het oog. Ik overleg met mijn wervingsteam en senior ingenieur om deze kandidaat te interviewen en werk vervolgens samen met de afdeling Inkoop om hen op parttimebasis in te schakelen. Ik hoef dit type training in de toekomst niet opnieuw te verzorgen, dus het heeft geen zin om een fulltime aanstelling na te streven.

Stap 4: Teamontwikkeling en -management

Naast terugkerende teamvergaderingen plan ik wekelijkse 1-op-1-gesprekken met de mensen in het project aan wie ik leiding geef. We bespreken hun uitdagingen en ambities, en hoe ik hen kan helpen gemotiveerd te blijven en hun bijdragen zo goed mogelijk te erkennen. 

Voor degenen aan wie ik niet rechtstreeks leiding geef, plan ik maandelijks een gesprek om er zeker van te zijn dat ze tevreden zijn met het project en om eventuele feedback naar boven te halen over hoe ik mezelf kan verbeteren. 

Omdat ik de tijd neem om hun carrièredoelen te leren kennen en omdat ik transparant met hen ben over hun prestaties en hoe ze die kunnen verbeteren, vertrouwen ze mij genoeg om niet alleen hun best te doen, maar mij ook de feedback te geven die ik nodig heb om een betere manager te worden.

Stap 5: Voortdurende evaluatie van middelen

Hoewel het project bij de start op volle toeren draait, merk ik bij het opmaken van mijn maandelijkse budget geleidelijk dat mijn coaching zijn vruchten afwerpt en dat ik minder tijd aan de projectuitvoering hoef te besteden. Naarmate de analist meer projectmanagementtaken op zich neemt, wordt het voor ons gemakkelijker om ons aanvankelijk krappe budget te halen.

We voeren ook maandelijkse agile-retrospectieven uit waarin we geleerde lessen bespreken en documenteren. Die nemen we door voordat we aan elk nieuw eindproduct beginnen. Hierdoor kunnen we het aantal uren dat we aan elke trainingsmodule besteden, verminderen. 

We kunnen zonder extra kosten een extra module opnemen, een gebaar van goede wil dat onze klanten ertoe aanzet om ons volgend jaar in te schakelen voor een nog groter project.

Waarom is resourcebeheer voor projecten belangrijk?

Effectief resourcebeheer kan je project veranderen van een onheilige puinhoop in een fluitje van een cent. Hoewel het mogelijk is om een project zonder plan uit te voeren met mensen die ongeschikt zijn voor het werk of er niet door gemotiveerd worden, zou ik dat niet aanraden. Het project is onnodig uitdagend en de werkomgeving is ronduit onaangenaam.

Als het goed wordt aangepakt, komt het ontwikkelen van een effectief resourcebeheerplan ten goede aan de projectmanager, de teamleden, de belanghebbenden en het bedrijf.

• De projectmanager heeft een eenvoudigere taak bij het beheren van het project als het werk, het geschatte inspanningsniveau en de vereiste vaardigheden bij de projectinitiatie op de juiste manier worden afgebakend
• Teamleden worden gemotiveerd door en betrokken bij hun werk, waardoor de productiviteit toeneemt en het personeelsverloop afneemt
• Het wordt eenvoudiger om aan de verwachtingen van belanghebbenden te voldoen of deze zelfs te overtreffen als het project op de juiste manier wordt afgebakend en met de juiste resources wordt bemand
• Een succesvolle projectoplevering bevordert verdere groei via aanvragen voor nieuwe of terugkerende opdrachten.

Lees hier meer over waarom resourcebeheer belangrijk is.

Hoe kan resourcebeheersoftware helpen?

Hoewel het mogelijk is om resourceplanning met Excel uit te voeren, vereist dit handmatige gegevensinvoer en voortdurend bijwerken. Door te investeren in resourcebeheersoftware krijg je toegang tot een hele reeks geautomatiseerde functies die je tijd kunnen besparen en het risico op fouten kunnen verkleinen.

Waar moet je dus op letten bij een tool voor resourcebeheer? Handige functies zijn onder meer realtime resourcetracking, het matchen van vaardigheden en het balanceren van de werklast. Tools voor capaciteitsplanning, een verwant type software, kunnen je helpen taken te balanceren om overbelasting van je team te voorkomen en feedback te verzamelen om voortdurende verbetering te garanderen.

Veel tools integreren ook naadloos met andere projectmanagementsoftware die je mogelijk al gebruikt, zodat je een holistisch beeld krijgt van de voortgang van het project en de benuttingspercentages van resources.

Op zoek naar de juiste tool voor resourcebeheer? Bekijk deze gids met een demo van resourcebeheersoftware om je te helpen een weloverwogen beslissing te nemen.

Beste software voor resourcebeheer

1. 

   Dayshape

   Visit Website
2. 

   Scoro

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
3. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website

Wat is de volgende stap?

Wil je de fijne kneepjes van resourcebeheer beheersen? Bekijk de door experts gemaakte training van DPM School of een van deze toonaangevende cursussen over resourcebeheer.