De 4 belangrijkste metrics voor resourcebenutting & hoe je ze meet
In de drukte van de dagelijkse projectactiviteiten raak je gemakkelijk verdwaald in de details en vergeet je het grotere geheel in overweging te nemen. Maatstaven voor resourcebenutting kunnen een belangrijk hulpmiddel zijn bij het beheren van projectresources en het bewaken van de gezondheid van projecten en portfolio's.
Wat is resourcebeheer?
Resourcebeheer van projecten is een belangrijk onderdeel van de verantwoordelijkheden van een projectmanager. Het omvat het samenstellen en beheren van de projectteamleden, evenals het plannen van resources en benodigdheden die nodig zijn om projectwerk te voltooien. Om projectresources effectief te beheren, moet je rekening houden met de beschikbaarheid van resources, de toewijzing van resources en resourcebeheer. Beschouw deze belangrijke termen als volgt:
- Beschikbaarheid van resources: de hoeveelheid tijd die mensen in theorie aan een project kunnen bijdragen
- Toewijzing van resources: hoeveel tijd mensen in werkelijkheid aan projectwerk besteden
- Resourcebeheer: het optimaliseren van toegewezen resources tijdens een project.
Belangrijke maatstaven voor resourcebenutting
Projectmanagers analyseren maatstaven voor resourcebenutting als onderdeel van resourceanalyse om te begrijpen welke resources worden gebruikt, hoe ze worden gebruikt en of de toepassing ervan passend is. Het doel is om inefficiënt gebruik van resources vast te stellen en vervolgens een strategie te ontwikkelen om de resourcebenutting te verbeteren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Maar welke prestatiemaatstaven zijn het belangrijkst om bij te houden? Hieronder staat een lijst met belangrijke maatstaven voor resourcebenutting die een goed uitgangspunt kunnen vormen. Ze zijn nuttig om te bepalen of resources optimaal worden ingezet.
Houd er rekening mee dat deze lijst niet volledig is. Je zult misschien merken dat andere maatstaven of strategieën nuttiger zijn voor jouw projecten, teams en bedrijf.
1. Resourcebenutting
Dit is een uitsplitsing en analyse van de beschikbare uren van een teamlid en van de hoeveelheid tijd die die persoon aan elk project besteedt. Dit wordt ook wel het benuttingspercentage van factureerbare uren genoemd.
De eenvoudigste manier om je benuttingspercentage te bepalen, is door de volgende formule te gebruiken:
Gewerkte uren / Beschikbare uren = Benuttingspercentage
Het benuttingspercentage is gebaseerd op de tijd die een teamlid aan een project besteedt in verhouding tot de hoeveelheid tijd die voor dat project aan die persoon is toegewezen. Je kunt het zien als factureerbare uren tegenover beschikbare uren. Hier is een voorbeeld:
36 gewerkte uren / 40 beschikbare uren = 90 procent benuttingspercentage van het teamlid
2. Inwerktijd
De inwerktijd meet hoe lang het duurt voordat een teamlid het gewenste benuttingspercentage van resources bereikt. Als de inwerktijd te lang is, heeft het teamlid mogelijk aanvullende training of ondersteuning nodig. Het kan ook aangeven dat je inwerkproces voor toekomstige nieuwe medewerkers moet worden verbeterd.
3. Afwijking in inspanning
De afwijking in inspanning meet het verschil tussen het verwachte aantal uren en het aantal gewerkte uren. Dit kan per resource, project of afdeling worden berekend. Deze maatstaf is nuttig om te bepalen hoeveel uren nodig zijn voor een project. De trends die uit deze gegevens naar voren komen, kunnen managers helpen bij het plannen van projecten.
4. Kostenafwijking
De kostenafwijking biedt inzicht in het budget. Projectmanagers berekenen de kostenafwijking door de werkelijke uitgaven te vergelijken met de geschatte kosten. Deze maatstaf geeft aan of projecten binnen het budget blijven en welke invloed ze op de inkomsten kunnen hebben.
SMART-doelen en maatstaven voor resourcebenutting
Terwijl projectmanagers maatstaven voor resourcebenutting bijhouden, is het belangrijk om doelen met betrekking tot deze maatstaven vast te stellen en te behalen.
Het vaststellen van doelen en ijkpunten helpt ervoor te zorgen dat resources efficiënt worden gebruikt en dat budget en tijd overeenkomstig worden besteed. Elk doel moet specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden zijn—vandaar het acroniem SMART.
Specifiek
Teamleden kunnen een doel niet bereiken tenzij het duidelijk is gedefinieerd. Wie is erbij betrokken, wat proberen ze te bereiken, wanneer moeten ze dit bereiken, welke obstakels en/of vereisten zullen de voortgang belemmeren, en waarom moeten ze dit doel bereiken?
Meetbaar
Wat is de maatstaf voor succes? Er is geen definitie die deze vraag in alle gevallen beantwoordt en dit verschilt per project. Denk na over het doel en hoe succes eruitziet. Gegevens zoals omzet, geautomatiseerde rapporten, enquêtes en werkproducten zijn nuttige succesindicatoren.
Haalbaar
Hoe belangrijk is het doel en hoe kan het worden bereikt? Beschikt het team over de benodigde hulpmiddelen en vaardigheden om het te bereiken? Zo niet, wat kan er worden gedaan om het team te ondersteunen?
Relevant
Hoe passen het project en de doelen bij de rest van de bedrijfsdoelen? Beide moeten duidelijk zijn afgestemd op het bedrijf.
Tijdgebonden
Wat is de deadline van het doel? Hoe ziet de voortgang eruit halverwege?
Voorbeeld van een SMART-doel
Een voorbeeld kan helpen om een SMART-doel te onderscheiden van, eh, een minder slim doel.
Voorbeeld: Sarah publiceert vóór het einde van Q3 2022 18 creatieve inhoudsstukken voor haar persoonlijke website om haar maandelijkse websitebezoek met 10% te verhogen.
Om dit doel te bereiken, besteedt ze 4 uur per week aan het maken van inhoud, vroeg in de ochtend op zaterdag en zondag, om het risico op afleiding te beperken.
Dit doel is belangrijk omdat het haar wens ondersteunt om meer tijd te besteden aan creatieve bezigheden en zo haar emotionele welzijn te verbeteren.
Dit doel is SMART omdat het kwantificeerbaar is en een toegewezen deadline heeft. Het doel bevat ook context over het relatieve belang ervan en de afstemming op bredere doelstellingen.
Als dit voorbeeld aansluit bij je werk, moet je je verdiepen in creatief middelenbeheer en middelenbeheer voor bureaus, twee essentiële strategieën om te optimaliseren hoe creatieve teams en bureaus hun talent en tijd inzetten.
Het belang van maatstaven voor het gebruik van middelen
Maatstaven voor het gebruik van middelen zijn belangrijke indicatoren voor de gezondheid van een project en helpen ook om de juiste financiering en ondersteuning van het project te waarborgen. Stel je de volgende scenario's voor:
- De gezondheid van het project bewaken. Projecttaken verlopen volgens plan, maar je hebt het gevoel dat de hoeveelheid inspanning die nodig is om de projectplanning bij te houden veel te groot is. Maatstaven voor het gebruik van middelen helpen je de impact op het eindresultaat van je project te kwantificeren en tijdig bij te sturen voordat dit probleem met de toewijzing van middelen uit de hand loopt. Dit kan betekenen dat je de planning aanpast, operationele efficiëntie identificeert en/of middelen met lagere kosten inzet.
- Optimaliseer de toewijzing van middelen binnen je portefeuille. Door gegevens over middelen te analyseren, kun je bepalen of managers overtollige middelen kunnen herverdelen naar andere projecten die mogelijk extra hulp nodig hebben. Als projectmanager ben je waarschijnlijk bekend met de vaardigheden en loopbaanambities van je team en kun je helpen geschikte opdrachten aan te bevelen die de motivatie van medewerkers en daarmee de productiviteit en gezondheid van de portefeuille verhogen.
- Verbeter de projectselectie. Prestatiemaatstaven zijn ook nuttig om te bepalen of een project moet worden stopgezet. Omgekeerd kan het nauwkeurig toepassen van maatstaven voor het gebruik van middelen ook rechtvaardigen dat projecten niet op het spreekwoordelijke hakblok terechtkomen.
Maatstaven voor het gebruik van middelen bijhouden
Voor kleine projecten of afdelingen kan een projectmanager maatstaven voor het gebruik van middelen bijhouden met een eenvoudig Excel-werkblad (denk aan een lijst met teamleden en het aantal gewerkte uren per dag).
Omdat het bijwerken van maatstaven voor het gebruik van middelen tijdrovend kan zijn, raad ik aan een redelijke frequentie vast te stellen.
Toen ik nog als consultant werkte, haalde ik maandelijks financiële rapporten op om te begrijpen hoeveel uur teamleden aan het project besteedden tegenover de ramingen die aan het begin van het project waren voorspeld (software voor middelenbeheer kan hierbij helpen!)
Tegen het einde van een project of terwijl ik op financiering wachtte, zou ik de frequentie verhogen naar tweewekelijks, wekelijks of zelfs dagelijks, zodat ik belanghebbenden op de hoogte kon houden van de financiële prognose en, het allerbelangrijkst, kostenoverschrijdingen kon voorkomen.
Software voor middelenbeheer
Software voor middelenbeheer is een onmisbaar hulpmiddel dat projectmanagers kunnen gebruiken om gegevens over middelen te verzamelen en te analyseren voor een optimaal gebruik van middelen.
In sommige gevallen kan een spreadsheet volstaan (zoals deze voor het bijhouden van de toewijzing van resources), maar voor ingewikkeldere projecten waarvoor meer resources nodig zijn, wil je waarschijnlijk speciale software voor resourcebeheer gebruiken.
Functies van software voor resourcebeheer
Wanneer je de juiste software voor resourcebeheer voor je organisatie selecteert, moet je nagaan of de software deze belangrijke functies voor resourcebeheer bevat:
- Visualisatie van de beschikbaarheid en toewijzing van resources binnen het team
- Resourceplanning
- Integratie met urenregistratiesoftware
- Geautomatiseerde toewijzing van resources op basis van parameters die je opgeeft
- Waarschuwingen wanneer er onverwachte wijzigingen zijn in prestatie-indicatoren
- Mogelijkheid om verschillende rechten in te stellen voor gebruikersgroepen.
Welke software voor resourcebeheer is het beste?
Het is moeilijk om te bepalen welke software voor resourcebeheer het beste is—dat hangt af van veel factoren, zoals de projectdoelen, de omvang van je organisatie en de aard van je bedrijf.
Lees meer over hoe je software voor resourcebeheer kiest op basis van je specifieke behoeften en bekijk onze lijst met de beste opties die momenteel op de markt verkrijgbaar zijn.
Of lees hier hoe je de juiste resourcesoftware voor jouw behoeften kiest.
Andere soorten software
Je kunt software voor resourcebeheer combineren met andere soorten software om het eenvoudiger te maken verschillende taken bij te houden en uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn software voor projectplanning, software voor marketingresourcebeheer, software voor het bijhouden van resources en projectmanagementsoftware.
Hoewel sommigen software misschien zien als de enige oplossing voor het bijhouden van resources, is het ook waar dat spreadsheets en databases deze taken kunnen uitvoeren.
Het verschil zit in kosten en tijd. Misschien kun je deze uitdaging zelf aangaan, maar zonder het gebruik van software voor resourcebeheer zal dit onvermijdelijk ten koste gaan van je beschikbare uren.
Een enorme hoeveelheid gegevens beheren
Meetwaarden voor resourcebenutting vereisen voortdurende aandacht, maar de inzichten die ze opleveren beschermen teamleden, resources en projecten tegen verspilling.
Deze meetwaarden helpen ook om projecten van begin tot eind en daarna te begeleiden. Meetwaarden zijn noodzakelijk in het snel veranderende, door technologie gedreven landschap van vandaag.
Voor meer hulp met betrekking tot meetwaarden voor resourcebenutting, beste werkwijzen voor resourcebeheer van projecten of andere onderwerpen over digitaal projectmanagement kun je je abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager.
