5 evaluatiecriteria voor projectmanagementsoftware 2026

1. Aanwezigheid van belangrijke functies

In de eerste plaats moet de software voor projectmanagement die u kiest, beschikken over de functies die u en uw teamleden helpen bij het plannen en uitvoeren van uw project.

Het heeft geen zin om een tool voor projectmanagement te kiezen omdat deze aantrekkelijk klinkt of omdat een beroemdheid deze heeft aanbevolen. De tool moet functies bevatten die waardevol voor u zijn. 

Hier zijn enkele van de functies waarnaar u moet zoeken in software voor projectmanagement:

• Taakbeheer: De software moet de mogelijkheid bieden om taken aan te maken, toe te wijzen en bij te houden, ongeacht of u de watervalmethode, agile of hybride methoden volgt. Dit helpt bij de projectplanning, evenals functies waarmee taken kunnen worden geprioriteerd op basis van deadlines of afhankelijkheden. 

• Samenwerkingstools: Zoek naar functies zoals het delen van bestanden en documentbeheer, opmerkingen en berichten, en meldingen. Controleer ook of de software sjablonen heeft die kunnen helpen bij de samenwerking. 

• Tijdregistratie: De tool moet functies bevatten voor het registreren van uren en het beheren van urenstaten voor het team.

• Middelenbeheer: Zoek naar de mogelijkheid om middelen binnen en tussen projecten toe te wijzen en te beheren. Software voor workflowbeheer kan helpen processen te stroomlijnen met automatisering en software voor projectplanning kan helpen de toewijzing van middelen te optimaliseren door tijdlijnen, werkbelasting en afhankelijkheden visueel weer te geven.

• Budgetbeheer: De software moet hulpmiddelen bieden voor het bijhouden van uitgaven en het beheren van projectkosten. Functies zoals dashboards en financiële prognoses zijn ook nuttig. 
• Rapportage en analyses: De mogelijkheid om rapporten en projectdashboards te genereren en inzicht te krijgen in projectprestaties en statistieken is belangrijk. Je moet projectinformatie kunnen delen met belanghebbenden en de voortgang en het succes van projecten kunnen monitoren.

2. Integratiemogelijkheden

Er is veel technologie beschikbaar. Zou het niet fijn zijn als al die technologie goed met elkaar kon samenwerken? 

De juiste projectmanagementsoftware biedt integraties met apps van derden of is op zijn minst compatibel met andere hulpmiddelen en software (bijv. e-mail, agenda's, CRM, enz.).

Als je nog geen andere software hebt die je moet integreren, biedt de software dan mogelijkheden om op te schalen, zodat je op een later moment integraties kunt toevoegen? 

Integraties maken de software niet alleen aantrekkelijker voor je team om te gebruiken, maar kunnen ook helpen om het project efficiënter te maken. Door je projectmanagementsoftware bijvoorbeeld te integreren met je agenda, zorg je ervoor dat je belangrijke projectvergaderingen en mijlpalen niet mist.

Een moderne benadering van projectmanagement voor ondernemingen omvat doorgaans als cruciaal onderdeel een digitale technologiestack waarin alles met elkaar is verbonden en samenwerkt via naadloze tweerichtingsintegratie.

3. Gebruiksvriendelijkheid

Projectmanagementsoftware moet intuïtief zijn en eenvoudig te bedienen. Met andere woorden: kun je gemakkelijk vinden wat je nodig hebt wanneer je de app gebruikt?

Bekijk het gebruiksgemak in de context van hoe jij en je team taken uitvoeren en projecten beheren. Zijn menu's eenvoudig te gebruiken? Kunnen gebruikers hun projecttaken snel voltooien? 

Ook kost het tijd om aan nieuwe software te wennen. Het projectteam heeft mogelijk enige training nodig om aan de slag te kunnen, dus zorg ervoor dat de tool die je kiest tutorials, handleidingen en klantenondersteuning biedt. Het bekijken van de gebruiksvriendelijke projectmanagementapps kan nuttige inzichten opleveren.

4. Toegankelijkheid

Het is belangrijk om rekening te houden met toegankelijkheid bij het kiezen van projectmanagementsoftware, vooral als sommige teamleden op afstand werken. 

Zorg ervoor dat de software mobiele toegang biedt, cloudgebaseerd is en indien nodig een speciale desktopapplicatie bevat. Is de software beschikbaar via mobiele apps voor iOS en Android (bekijk deze projectmanagementsoftware voor iPad)?

Biedt de software desktopprojectmanagementsoftware voor Windows- en macOS-gebruikers? Is de software compatibel met verschillende platforms? Houd rekening met de consistentie van functies en prestaties op verschillende apparaten en besturingssystemen, waaronder desktops, tablets en smartphones.

5. Prijs

Kies projectmanagementsoftware die de bank niet breekt (oftewel: die binnen het budget van je organisatie past). 

Er zijn een paar dingen waarmee je rekening moet houden wanneer je naar de kosten van de software kijkt:

• Prijsmodel: Begrijp de prijsstructuur (bijv. of het om een abonnementsmodel of een eenmalige vergoeding gaat). 
• Waar voor je geld: Beoordeel de kosten in verhouding tot de functies en voordelen die worden geboden. Je wilt voorkomen dat je te veel betaalt voor functies die je projectteam nu of in de nabije toekomst niet nodig heeft.

Evaluatieproces voor projectmanagementsoftware

Laten we kijken naar het selectieproces dat u kunt gebruiken om te beoordelen of software aansluit bij wat u zoekt.

1. Scheid uw behoeften van uw wensen

De eerste stap is bepalen wat u daadwerkelijk nodig hebt. U en het projectteam willen misschien die coole, opvallende functies, maar denk vanuit wat het projectteam daadwerkelijk nodig heeft. Er zullen veel functies zijn die u kunnen verleiden. 

Welke functies zijn belangrijk voor de dagelijkse taken die het team uitvoert? Aan welke criteria uit de bovenstaande lijst moet de software voldoen? Vraag uzelf af of u een specifieke functie nodig hebt om uw werk te doen en of het project negatieve gevolgen zal ondervinden als u die functie niet hebt. Als er geen negatieve gevolgen zullen zijn, is de kans groot dat het om een wens gaat. 

Zorg er ook voor dat de projectmanagementmethodologie die uw organisatie gebruikt, door de software wordt ondersteund.

Beschikt de software over functionaliteit waarmee projecten kunnen worden gepland voor watervalprojecten, agile- of hybride projecten? Als uw organisatie dol is op Gantt-grafieken of Kanbanborden, zorg er dan voor dat de software deze functies heeft.

2. Bepaal uw budget

Zoals ABBA  in hun beroemde lied zei: “geld, geld, geld….”: geld is belangrijk en zal zeker beïnvloeden welke software u kunt aanschaffen. Net als bij een project moet u een budget bepalen voor de software die u gaat aanschaffen. 

Houd in uw budget rekening met eventuele extra kosten, zoals belastingen. Soms brengen aanvullende diensten van de softwareleverancier, zoals training en klantenondersteuning, ook extra kosten met zich mee. 

3. Maak een selectie en test de software

Nadat u een aantal verschillende softwareproducten hebt bekeken, kunt u tijd besteden aan het testen ervan. Veel softwareleveranciers bieden potentiële gebruikers gratis proefversies van hun software aan, zodat zij deze kunnen uitproberen voordat ze tot aankoop overgaan. Hier vindt u een lijst met hulpmiddelen met gratis abonnementen (en ook volledig gratis projectmanagementsoftware).

Maak hier gebruik van om een testproject op te zetten dat een typisch project binnen uw organisatie nabootst. Probeer de functies uit die uw team waarschijnlijk het meest zal gebruiken. Zijn er processen en taken die u niet kunt uitvoeren? Is de software gebruiksvriendelijk? 

Nadat u er een paar hebt getest, beperkt u uw keuze tot de beste 2 of 3. Selecteer vervolgens de software die het beste aansluit bij de behoeften van uw team en binnen het budget past.

Als onderdeel van deze stap kunt u overwegen een RFP voor projectmanagementsoftware op te stellen om uw keuzes verder te beperken. Dit is een formeel proces waarin potentiële leveranciers hun oplossingen indienen en gedetailleerd toelichten hoe hun hulpmiddel aan uw specifieke behoeften kan voldoen.

De beste software voor projectmanagement

De omvang van de wereldwijde markt voor projectmanagementsystemen wordt gedreven door de toenemende vraag naar hulpmiddelen voor efficiënte projectuitvoering.

Software selecteren voor uw organisatie is geen taak die u licht moet opvatten. Het betekent vaak een verbintenis voor de lange termijn, waardoor uw organisatie aan een specifieke leverancier wordt gebonden. 

Weet u niet waar u projectmanagementsoftware kunt vinden? Geen zorgen, we hebben deze handige lijst met software en leveranciers samengesteld om u op weg te helpen.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Het beste voor AI-gestuurde optimalisatie van middelen
2. 2. Wrike — Het meest geschikt voor grote projecten en groei
3. 3. Smartsheet — Het meest geschikt voor aanpasbare dashboards
4. 4. Productive — Het beste voor projecten en budgettering van bureaus
5. 5. Celoxis — Beste voor vereenvoudigde planning en werkstromen
6. 6. Copper — Ideaal voor bureaus die verkoop en uitvoering stroomlijnen
7. 7. Ziggu — Het beste voor integratie van klantenportalen
8. 8. Zoho Projects — Beste voor integratie met Zoho Suite
9. 9. Workzone — Het beste voor uitgebreid inzicht in projecten
10. 10. Quire — Het meest geschikt voor het opsplitsen van taken

Hoe nu verder:

Als je bezig bent met het onderzoeken van criteria voor het evalueren van projectmanagementsoftware, neem dan contact op met een SoftwareSelect-adviseur voor gratis aanbevelingen.

Je vult een formulier in en hebt een kort gesprek waarin ze dieper ingaan op de specifieke kenmerken van je behoeften. Daarna krijg je een shortlist van software om te beoordelen. Ze ondersteunen je zelfs tijdens het hele aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.