De ultieme gids voor workflowanalyse

Begin voor het uitvoeren van een workflowanalyse met het documenteren van de huidige situatie. Verzamel vervolgens zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens om knelpunten vast te stellen. Gebruik deze inzichten om je gewenste toekomstige situatie in kaart te brengen. Voer ten slotte veranderingen door en houd de voortgang in de gaten om de effectiviteit ervan te beoordelen.

Workflowanalyse versus procesmapping

Workflowanalyse onderzoekt elke stap in een proces om overbodigheden en verbeterpunten vast te stellen, terwijl workflowprocesmapping een hulpmiddel binnen workflowanalyse is dat visueel weergeeft hoe een proces van begin tot eind functioneert.

De onderstaande tabel laat de belangrijkste verschillen tussen workflowanalyse en procesmapping zien:

Waarom workflowanalyse belangrijk is voor projectmanagers

Het is belangrijk om je werkprocessen te analyseren om er zeker van te zijn dat ze zowel je projectdoelen als je dagelijkse operationele behoeften effectief ondersteunen. 

Als projectmanager moet je overwegen om workflowanalyse uit te voeren voor zowel projectworkflows als persoonlijke workflows. Streven naar continue verbetering in je werkbeheersysteem helpt ervoor te zorgen dat je taken efficiënt en met de hoogst mogelijke kwaliteit uitvoert.

Voordelen van workflowanalyse

Het uitvoeren van een workflowanalyse kan verschillende voordelen bieden bij het beheren van je projecten, waaronder:

• Verbeterde efficiëntie en productiviteit: Door knelpunten in workflows of inefficiënte onderdelen van operationele workflows vast te stellen, krijg je de informatie die je nodig hebt om je workflows te verbeteren
• Betere benutting van middelen: Taakanalyse brengt mogelijkheden aan het licht om je medewerkers opnieuw toe te wijzen aan de taken waarop zij de grootste impact zullen hebben
• Risicobeperking en voorkomen van problemen: Processtroomanalyse brengt bedreigingen of opkomende probleemgebieden aan het licht, zodat je risico’s kunt verhelpen voordat ze werkelijkheid worden
• Datagedreven besluitvorming: Door gegevens over bedrijfsworkflows te verzamelen, kun je weloverwogen beslissingen nemen over investeringen in projecten en operationele activiteiten.

Typen workflowanalyse 

Er zijn meerdere typen workflowanalyse die je kunt toepassen op verschillende projectsituaties.

Lineaire workflowanalyse

Lineaire workflowanalyse beoordeelt een proces stap voor stap van begin tot eind, vaak met behulp van  proces- of workflowmapping om de volgorde van de betrokken taken visueel weer te geven. De output van een lineaire workflowanalyse is meestal een soort workflowdiagram.

Door de sterk gestructureerde aanpak is lineaire workflowanalyse het meest geschikt voor het vaststellen van inefficiënties in een bestaand proces. 

Cross-functionele analyse

Crossfunctionele workflowanalyse omvat input van meerdere afdelingen binnen een organisatie om redundantie en verbeterpunten voor een bestaande workflow te identificeren. Deze analyse is het meest geschikt voor workflows waarbij crossfunctionele teams betrokken zijn. 

Je kunt crossfunctionele workflowanalyse bijvoorbeeld gebruiken in zorgomgevingen om informatiestromen voor de diagnose en behandeling van patiënten te verbeteren.

Hybride workflowanalyse

Hybride workflowanalyse combineert lineaire en crossfunctionele workflowanalyse om een proces van begin tot eind in kaart te brengen en inefficiënties in het beheren van crossfunctionele afhankelijkheden te identificeren.

Het invoeren van digitale workflows is een goede toepassing voor hybride workflowanalyse, omdat dit het automatiseren omvat van tijdrovende processen met meerdere stappen die verschillende groepen belanghebbenden beïnvloeden.

Wanneer moet je een workflowanalyse uitvoeren?

Hoewel workflowanalyse idealiter een doorlopend proces is, kunnen bepaalde signalen aangeven wanneer het tijd is om een nieuwe workflowanalyse te starten. Deze aanleidingen zijn onder meer:

• Hoge foutpercentages of herstelwerk: Als je merkt dat de kwaliteit en/of prestaties achteruitgaan, is het misschien tijd om je projectworkflows opnieuw te onderzoeken, de oorzaak van deze problemen te begrijpen en corrigerende maatregelen te nemen. 
• Vertragingen in de oplevering van projecten: Een workflowbeoordeling uitvoeren kan inzicht geven in de redenen achter geconstateerde uitloop van planningen of projecttijdlijnen die risico lopen. 
• Verwarring binnen het team of overlappende verantwoordelijkheden: Als projectrollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk worden gedefinieerd, kan dat verwarring en mogelijke dubbele inspanningen veroorzaken. Gebruik workflowanalyse om vast te leggen wie wat doet en om het team verantwoordelijk te houden voor zijn taken. 
• Overstappen op nieuwe tools of platforms: De invoering van nieuwe technologieën is een geschikt moment om je workflows te beoordelen, omdat dit soort veranderingen uitdagingen op het gebied van belanghebbendenmanagement kan veroorzaken door bestaande processen te verstoren. 
• Activiteiten opschalen: Naarmate een organisatie groter en complexer wordt, worden haar bedrijfsprocessen ingewikkelder. Workflowanalyse kan je helpen effectieve workflows te implementeren ondanks deze uitdagingen.

Veelvoorkomende workflowproblemen

Hier zijn enkele voorbeelden van veelvoorkomende workflowproblemen:

• Knelpunten en vertragingen: Knelpunten in een workflow ontstaan meestal op punten waar middelen met elkaar concurreren of waar processen slecht zijn gedocumenteerd of verkeerd worden begrepen, wat leidt tot vertragingen in de uitvoering van projecten. 
• Overbodige of onnodige stappen: Tijd verspillen aan overbodige taken leidt teamleden af van het voltooien van activiteiten die cruciaal zijn voor het succes van het project. 
• Slechte overdrachten tussen teamleden: Wanneer teamleden zich niet bewust zijn van  afhankelijkheden tussen projecttaken of niet communiceren over belangrijke overdrachten van taken, kan dit leiden tot kostbare projectvertragingen. 
• Gebrek aan inzicht in wie wat doet: Als rollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk worden gedefinieerd, ontstaat verwarring. Dit kan leiden tot dubbel werk en/of vertragingen in de projectplanning, omdat teamleden moeite hebben om op de hoogte te raken. 
• Te grote afhankelijkheid van handmatige processen: Handmatige workflows zijn vaak tijdrovend en foutgevoelig, terwijl procesautomatisering teamleden in staat stelt hun tijd en energie te richten op taken met hoge prioriteit die daadwerkelijk menselijke tussenkomst vereisen. 
• Onvoldoende documentatie of standaardisatie: Als workflows niet zijn gedocumenteerd, wordt het moeilijker om mogelijkheden voor workflowoptimalisatie te herkennen en kostenbesparende standaardisatie binnen projectteams door te voeren.

Het workflowanalyseproces (stapsgewijze handleiding)

Hieronder staat een stapsgewijs proces voor het uitvoeren van een workflowanalyse:

1. Identificeer de te analyseren workflow

Workflowanalyse kan snel complex worden, dus neem vooraf de tijd om je reikwijdte te bepalen. Welke workflow of welk proces ga je onderzoeken? Houd je rekening met workflows voor één of meerdere projecten? Hoe zit het met de bedrijfsvoering? Zorg voor overeenstemming met je belanghebbenden om te voorkomen dat je meer op je neemt dan je aankunt.

2. Verzamel workflowgegevens

Documenteer in deze stap de materialen die nodig zijn om de workflow te starten (input), de taken of processen die de input wijzigen (transformatie) en het eindproduct of resultaat (output). Je kunt gegevens verzamelen door het proces direct te observeren, belanghebbenden te interviewen en bestaande documentatie te beoordelen.

3. Breng de huidige workflow in kaart

Nadat je de gegevens hebt verzameld, leg je het werkproces in zijn huidige staat vast. Weersta in deze fase de verleiding om het te optimaliseren—leg gewoon vast wat er vandaag gebeurt, inclusief alle gebreken, zodat je kunt bepalen hoe je het morgen kunt verbeteren. 

4. Analyseer het werkproces

Nu je de huidige staat in kaart hebt gebracht, bekijk je het werkproces om eventuele knelpunten en de onderliggende oorzaken daarvan te identificeren. Dit omvat taken die repetitief of overbodig zijn, waarvoor onvoldoende middelen beschikbaar zijn of die te veel tijd in beslag nemen. Het gebruik van software voor werkprocesdiagrammen kan je helpen om visueel verbeterpunten te herkennen.

5. Herontwerp voor verbetering

Dit is het leuke gedeelte—nu je alles hebt beschreven wat er mis is met de huidige staat van je werkproces, kun je het proces opnieuw ontwerpen om het te verbeteren! Verzamel input van belanghebbenden en beoordeel de haalbaarheid van ideeën als onderdeel van de ontwikkeling van het werkproces.

6. Implementeer en monitor

Start je nieuwe en verbeterde werkproces en stel belangrijke prestatie-indicatoren vast, zodat je de voortgang in de loop van de tijd kunt beoordelen. Herhaal het ontwerp van je eerste werkproces om realtime aanpassingen te doen op basis van feedback uit de omgeving.

Voorbeeld: werkprocesanalyse in de praktijk

Laten we het voorbeeld van een bezoek aan een medische praktijk bekijken.

Nadat je het werkproces hebt geïdentificeerd dat je wilt analyseren, werk je samen met je belanghebbenden om gegevens te verzamelen en de huidige staat vast te leggen—als volgt:

Nu je begrijpt hoe het proces momenteel werkt, identificeer je mogelijkheden voor automatisering en/of het stroomlijnen van overdrachtsmomenten tussen teams. Zou de patiënt zich bijvoorbeeld online kunnen aanmelden en de formulieren voor de afspraak kunnen invullen om tijd te besparen tijdens het bezoek aan de praktijk?

Herontwerp het werkproces met deze tijdsbesparingen in gedachten en monitor de voortgang om te controleren of de verbeteringen die je hebt geïdentificeerd resultaat opleveren.

Hulpmiddelen voor werkprocesanalyse

Je kunt verschillende hulpmiddelen gebruiken om het proces van werkprocesanalyse te vereenvoudigen. Deze hulpmiddelen voor werkprocesanalyse omvatten:

1. Hulpmiddelen voor procesmodellering: Visualiseer je projectwerkprocessen met behulp van gedetailleerde diagrammen, inclusief tijdlijnen, middelen en belangrijke mijlpalen
2. Software voor werkprocesbeheer: Coördineer en houd toezicht op elke stap van een werkproces om ervoor te zorgen dat taken soepel van begin tot eind verlopen
3. Hulpmiddelen voor werkprocesautomatisering: Stroomlijn handmatige, repetitieve processen die foutgevoelig zijn, zodat teams zich kunnen richten op belangrijkere initiatieven
4. Projectmanagementsoftware: Help teams bij het plannen, uitvoeren en monitoren van lopend werk
5. Tijdregistratiesoftware: Registreer hoeveel tijd teamleden aan taken besteden om mogelijkheden voor optimalisatie te helpen identificeren
6. Taakbeheersoftware: Prioriteer en monitor taken binnen een groter project

Beste praktijken voor werkprocesanalyse

Hier zijn enkele beste praktijken voor het uitvoeren van een succesvolle werkprocesanalyse:

• Betrek belanghebbenden er vroeg bij: Het is cruciaal om input van belanghebbenden te verzamelen over je bestaande werkprocessen, zodat je de huidige situatie beter begrijpt, problemen kunt vaststellen en in de toekomst effectieve werkprocessen kunt opzetten. Als je niet vroeg in het proces om input vraagt, loop je het risico later werk opnieuw te moeten doen. 
• Gebruik zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens: Combineer inzichten van belanghebbenden met kwantitatieve prestatiegegevens. Belanghebbenden denken misschien dat een werkproces goed functioneert omdat ze alleen hun eigen deel van het proces zien, maar de KPI's kunnen een ander verhaal vertellen. 
• Richt je op de impact: Om draagvlak te creëren voor de veranderingen die je voorstelt, leg je uit hoe deze het bedrijfsresultaat ten goede komen op het gebied van efficiëntie, kwaliteit, verwerkingscapaciteit of een andere kostenbesparende maatstaf. 
• Houd resultaten na de implementatie bij: Nadat je de wijzigingen in je werkprocessen hebt doorgevoerd, monitor je de prestaties om ervoor te zorgen dat het proces de verwachte resultaten oplevert.

Word lid voor meer inzichten in projectmanagement

Wil je meer leren over projectmanagement en projectmanagementsoftware? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en cases, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers. 

Als je dieper wilt ingaan op projectmanagementsoftware, bekijk dan onze handleiding over demo's van projectmanagementsoftware om de perfecte oplossing voor je team te vinden.