10 onmisbare functies van workflowbeheersoftware

Bij het vergelijken van projectmanagementsoftware en software voor workflowautomatisering komt het verschil neer op de reikwijdte—projectmanagementtools richten zich op het plannen en opleveren van specifieke projecten, terwijl workflowautomatisering is ontwikkeld om dagelijkse werkzaamheden en terugkerende processen te stroomlijnen. Dat gezegd hebbende, is er afhankelijk van de tools die je kiest vaak aanzienlijke overlap tussen beide.

Het voordeel van software voor workflowbeheer is dat deze helpt om je projecten georganiseerd, je team op één lijn en je tijd beter besteed te houden.

Belangrijkste functies van software voor workflowbeheer

Hier zijn de onmisbare functies van workflowsoftware.

1. Taakautomatisering

Tools voor digitale procesautomatisering in software voor workflowbeheer nemen repetitieve, handmatige taken uit handen, zodat jij en je team je kunnen richten op strategischer werk.

Je stelt regels en triggers in om automatisch taken uit te voeren, zoals het versturen van herinneringen, het bijwerken van statussen of spreadsheets, of het verplaatsen van taken naar de volgende stap in een proces.

Deze functie bespaart tijd, vermindert fouten en helpt je consistentie te behouden in zowel eenvoudige als complexe workflows.

Let op zaken zoals aanpasbare triggers, integratie met andere tools die je team gebruikt, mogelijkheden zonder code en de mogelijkheid om voorwaarden in te stellen voor wanneer taken moeten worden geautomatiseerd. 

2. Samenwerkingstools

Samenwerkingstools helpen om je team verbonden en op één lijn te houden. Ze maken het eenvoudig om te communiceren, ideeën te delen en efficiënt samen te werken. Veelvoorkomende functies zijn taakopmerkingen voor gerichte discussies, prikborden voor bredere updates en ingebouwde chat- en berichtensystemen.

Deze functie werkt samen met je processen voor controle en goedkeuring, waarmee teamleden en belanghebbenden feedback kunnen geven op opleveringen voordat je verdergaat. Op sommige platforms kun je berichten zelfs met één klik omzetten in taken, waardoor actiepunten minder snel over het hoofd worden gezien.

Samenwerkingsfuncties verminderen miscommunicatie, houden iedereen op de hoogte en ondersteunen het op één lijn brengen van doelstellingen. Let op functies zoals @vermeldingen, het delen van bestanden en de mogelijkheid om externe samenwerkingspartners toe te voegen.

3. Realtimeanalyses

Functies voor realtimeanalyses geven je direct toegang tot projectgegevens en statistieken, zodat je snel weloverwogen beslissingen kunt nemen. Je workflowsoftware moet gegevens kunnen vastleggen en verwerken zodra deze worden gegenereerd, zodat je de voortgang kunt volgen, knelpunten kunt signaleren en middelen onmiddellijk opnieuw kunt toewijzen.

Dankzij dit niveau van inzicht kun je proactief blijven en problemen aanpakken voordat ze escaleren. Meer transparantie helpt je bovendien trends te herkennen, budgetten te bewaken en je projecten op koers te houden.

4. Aanpasbare dashboards

Met aanpasbare dashboardfuncties in software voor procesbeheer kun je gepersonaliseerde weergaven maken om taken te bewaken, de voortgang te volgen en resources te beheren. Je kunt je richten op de gegevens die het belangrijkst zijn door relevante informatie te filteren, zoals wat nog openstaat en wat is voltooid.

Voor jou als projectmanager fungeren deze dashboards als een centraal informatiepunt. In plaats van meerdere rapporten door te nemen, krijg je een duidelijk overzicht waarmee je sneller en beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen. 

Een essentiële functie is de mogelijkheid om meerdere weergaven te gebruiken, zoals Gantt-diagrammen of takenlijsten. Hierdoor worden je dashboards flexibeler en effectiever voor de specifieke behoeften van je project.

5. Integratiemogelijkheden

Met integraties kun je de tools die je al gebruikt, zoals Google Workspace, Slack of Trello, verbinden in één centraal informatiepunt. Hierdoor zijn er minder handmatige updates nodig en wordt projectbeheer efficiënter, omdat je gegevens tussen platforms blijven stromen.

Workflowintegraties helpen je taken te automatiseren, de communicatie tussen teams te verbeteren en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn blijft. Je kunt bijvoorbeeld een automatisering instellen waarbij, zodra een taak in je projectbeheersoftware is voltooid, direct een bericht naar het Slack-kanaal van je team wordt gestuurd.

Controleer bij het beoordelen van software of de tool die je overweegt Zapier ondersteunt. Dit biedt bredere connectiviteit en ingebouwde integraties met tools die je team al gebruikt, waardoor je tijd bespaart, complexiteit vermindert en ervoor zorgt dat je projecten soepel blijven verlopen.

6. Mobiele toegang

Met mobiele toegang via een app blijven jij en je team overal verbonden met jullie projecten. Je kunt er taken mee beheren, statussen bijwerken en communiceren met je smartphone of tablet.

In de app moet je dashboards kunnen bekijken, realtime meldingen ontvangen en documenten rechtstreeks vanaf je apparaat kunnen openen. Zo blijf je op de hoogte en zorg je ervoor dat je projecten vooruit blijven gaan, zelfs wanneer je niet achter je bureau zit.

Let op functies zoals offline toegang en pushmeldingen. Die maken het gemakkelijker om productief te blijven, snel te reageren en je team op één lijn te houden. Zorg ervoor dat de softwaretool die je kiest goed integreert met andere tools of mobiele apps die je gebruikt (bijv. projectbeheersoftware voor iPad).

7. Gebruikersrechten en toegangsbeheer

Functies voor gebruikersrechten en toegangsbeheer binnen workflowbeheerplatforms helpen ervoor te zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment toegang hebben tot de juiste informatie.

Met deze functie kun je rollen toewijzen met specifieke rechten, zodat teamleden alleen de onderdelen kunnen bekijken, bewerken of beheren die relevant zijn voor hun verantwoordelijkheden. Zo blijven gevoelige gegevens beveiligd en blijft effectieve samenwerking mogelijk.

Met functies voor toegangsbeheer kun je vol vertrouwen werk delegeren, omdat je weet dat kritieke informatie beschermd is en elke actie naar een gebruiker kan worden herleid. Let bij het beoordelen van software op functies zoals rolgebaseerde toegang, controlelogboeken en fijnmazige rechteninstellingen.

8. Tijdregistratie

Functies voor tijdregistratie in workflowbeheeroplossingen helpen je te monitoren hoe tijd wordt besteed aan taken en projecten. Teamleden kunnen hun uren registreren, die vervolgens worden samengevoegd in rapporten waarin duidelijk wordt waar de tijd naartoe gaat. Zo kun je inefficiënties eenvoudig vaststellen en plannen dienovereenkomstig aanpassen.

Met tijdregistratie kun je de toewijzing van resources verbeteren, tijdlijnen nauwkeurig inschatten en ervoor zorgen dat je team productief blijft zonder overwerkt te raken. Let op opties zoals automatische tijdregistratie, handmatige tijdinvoer en integratie met factureringstools.

9. Rapportage en inzichten

Functies voor rapportage en inzichten in software voor workflowautomatisering helpen bij het volgen van de voortgang van projecten en het nemen van slimme beslissingen. Ze stellen je in staat gegevens te visualiseren, trends te analyseren en rapporten te genereren die de strategie van je team sturen. Je kunt belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) monitoren, de voltooiing van taken volgen en knelpunten opsporen voordat ze grotere problemen worden.

Met een overzicht van hoe taken aansluiten op algemene doelen en toegang tot realtimegegevens kun je strategischer plannen, uitdagingen voorzien en waar nodig bijsturen.

10. Workflowvisualisatie

Workflowvisualisatie geeft jou en je team een duidelijk beeld van de voortgang van taken en projecten. Met visuele hulpmiddelen zoals Gantt-diagrammen, Kanbanborden en tijdlijnweergaven laat het zien wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer taken moeten worden uitgevoerd, waardoor taakbeheer een stuk eenvoudiger wordt.

Je kunt snel knelpunten opsporen, middelen opnieuw toewijzen en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn blijft. Let op handige subfuncties, zoals kleurgecodeerde taakstatussen en tijdlijnen met slepen en neerzetten.

Hoe kies je software voor workflowbeheer?

Gebruik deze handige checklist voor vóór de aankoop tijdens je evaluatie- en selectieproces om het perfecte workflowbeheersysteem voor jouw behoeften te vinden.

Beste software voor workflowbeheer

Dit zijn onze favoriete hulpmiddelen voor workflowbeheer:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Het beste voor AI-aangedreven risico-identificatie
2. 2. Wrike — Ideaal voor het opnieuw verbinden van teams die in afzonderlijke silo's werken
3. 3. Moxo — Meest geschikt voor veilige klantportalen voor samenwerking
4. 4. TaxDome — Ideaal voor het instellen van afhankelijkheden
5. 5. Screendragon — Het beste voor complexe automatisering en goedkeuring van werkstromen
6. 6. Productive — Beste voor bureaubeheer
7. 7. Qntrl — Ideaal voor workfloworkestratie
8. 8. Quickbase — Het beste voor dynamisch werkbeheer
9. 9. Celigo — Beste keuze met meer dan 1.000 vooraf gebouwde app-koppelingen
10. 10. Kissflow — Het beste voor werkstroomsjablonen

Veelvoorkomende uitdagingen bij workflowautomatisering

Bij het implementeren van workflowautomatisering via je nieuwe workflowsoftwaretool kun je tegen enkele veelvoorkomende uitdagingen aanlopen. 

1. Integratieproblemen: Een van de grootste uitdagingen is het integreren van nieuwe tools voor workflowautomatisering met je bestaande systemen. Er kunnen compatibiliteitsproblemen ontstaan, waarvoor mogelijk aanvullende API's of maatwerkontwikkeling nodig zijn. 
2. Verandermanagement: De overstap naar geautomatiseerde processen kan voor veel organisaties een culturele verandering betekenen. Je team kan zich verzetten tegen verandering of bang zijn dat automatisering hun functies zal vervangen. Training en duidelijke communicatie kunnen zorgen wegnemen en een soepeler invoeringsproces bevorderen.
3. Gegevensbeveiliging en privacy: Automatisering betekent een grotere gegevensstroom tussen systemen, wat gevolgen heeft voor gegevensbeveiliging en privacy. Dit is vooral belangrijk voor bedrijfsorganisaties. Zorg ervoor dat je aan de regelgeving voldoet door software voor bedrijfsprocesautomatisering met functies zoals versleuteling te kiezen. 
4. Behoefte aan aanpassingen: Kant-en-klare oplossingen voldoen mogelijk niet aan jouw unieke behoeften. Aanpassingen kunnen kostbaar en tijdrovend zijn. Beoordeel daarom of de automatiseringstool flexibele aanpassingen mogelijk maakt die aansluiten bij jouw specifieke workflowvereisten.

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.