Enterpriseworkflowautomatisering: wat het is & de beste tools

Waarom is automatisering van bedrijfsworkflows belangrijk?

Automatisering van bedrijfsworkflows is belangrijk omdat het ondernemingen helpt zaken als arbeidskosten, goedkeuringen en de manier waarop teamleden hun tijd besteden te beheren.

Met automatisering kan één persoon mogelijk het werk uitvoeren dat voorheen door twee of drie mensen werd gedaan. Het kan ook helpen de foutmarge bij handmatige taken te verkleinen, de verveling van repetitieve taken weg te nemen en organisaties te helpen opschalen en hun workflows te beheren door de impact van een klein team te vergroten.

Voorbeelden van automatisering van bedrijfsworkflows

Hier volgen enkele voorbeelden van workflowautomatisering binnen ondernemingen in de praktijk.

Werknemersroosters maken

Locatiemanagers besteedden vroeger uren aan het samenstellen van werknemersroosters en personeelsplannen voor hun locaties. Het opstellen van een rooster kon geavanceerde besluitvormingsvaardigheden en complexe logica vereisen, waarbij rekening werd gehouden met bedrijfsbehoeften, de beschikbaarheid van werknemers en arbeidsbudgetten. 

Nu kunnen organisaties deze gegevens invoeren in een automatiseringstool en software voor AI-workflowautomatisering of een roosterapp het handmatige werk laten doen. Zo houd je meer tijd over om je op het beheren van de locatie en het begeleiden van het team te richten. Je moet de uitvoer nog steeds controleren en aanpassingen maken, maar dat kost aanzienlijk minder tijd dan alles vanaf nul opbouwen.

Nieuwe klanten onboarden

Bij het onboarden van nieuwe klanten verloopt het proces over het algemeen elke keer hetzelfde:

• De klant ondertekent een contract
• Het accountteam wordt op de hoogte gebracht
• De onboardingverantwoordelijke stelt een welkomstmail op en plant een kick-offvergadering
• De onboardingverantwoordelijke maakt het werkplan en deelt dit
• Het team voor dienstverlening en de klant werken de onboardingtaken af
• Het team stemt regelmatig af om de voortgang te controleren
• De onboarding wordt afgerond en de klant wordt overgedragen aan een accountmanager

In het proces zijn er veel momenten waarop knelpunten en inefficiënties de voortgang kunnen vertragen. Zo kunnen er voor het plannen van een kick-offvergadering 3-4 e-mails over en weer nodig zijn, en kan het instellen van een nieuw werkplan in je platform voor projectmanagement één of twee uur duren.

Met automatisering kan het volledige proces zichzelf uitvoeren. Je contractbeheersoftware kan automatisch een welkomstmail versturen zodra het contract is ondertekend. Planningssoftware kan helpen bij het op elkaar afstemmen van agenda's voor het kick-offgesprek. Het werkplan kan vanuit een sjabloon worden gemaakt om het risico op ontbrekende stappen en andere problemen als gevolg van menselijke fouten te verkleinen.

Projectwerk en repetitieve taken beheren

Voor teams die aan gestandaardiseerde projecten of repetitieve taken werken, kan workflowautomatisering je helpen sneller meer werk gedaan te krijgen.

Enkele voorbeelden van gebruikssituaties zijn:

1. Software configureren voor nieuwe gebruikers wanneer de workflow en stappen elke keer hetzelfde zijn
2. Financiële teams die dagelijks, wekelijks of maandelijks rapporteren
3. Salesforce-beheerders die het CRM configureren om passende opvolgtaken te versturen
4. Teams voor klantervaring die op specifieke intervallen, zoals mijlpalen van 30, 60 en 90 dagen, opvolgmails naar gebruikers versturen; releaseopmerkingen; en contractverlengingen
5. Autoreparatieteams die na het afronden van een opdracht dezelfde reeks stappen moeten uitvoeren, zoals de klant laten weten dat zijn auto klaar is of een factuur versturen (software voor projectmanagement in de automobielsector kan hier ook bij helpen)

Automatisering van bedrijfsworkflows kan het instellen en implementeren van deze complexe projectworkflows naadloos en automatisch maken, zodat teamleden tijd en handmatige inspanning besparen. Het kan enige gerichte inspanning en een digitale transformatie vergen om dit te bereiken, maar het is de moeite zeker waard om je workflows te automatiseren, kostbare tijd en budget te besparen en te voorkomen dat werknemers uren besteden aan repetitieve gegevensinvoer.

Voordelen van automatisering van bedrijfsworkflows

De belangrijkste voordelen van workflowautomatisering zijn onder andere:

• Meer tijd voor ander gespecialiseerd werk: Projectmanagers kunnen de 6 uur per week die ze niet langer besteden aan handmatige taken, zoals het bijwerken van projectmanagementtools of statusoverzichten, gebruiken om zich te richten op het coachen van het team en het beheren van kwaliteit en risico's.
• Minder risico op fouten: Typefouten in marketingmails kunnen tot het verleden behoren—controleer de tekst één keer en laat de automatisering het werk voor je doen. Je kunt het risico verkleinen dat je één e-mail naar 10.000 mensen stuurt wanneer deze niet telkens opnieuw hoeft te worden getypt en aangepast. (Dat gezegd hebbende: als er een typefout in staat, wordt die wel op grote schaal verspreid, maar zodra de inhoud is ingesteld, neemt het risico af).
• Meer schaalbaarheid: Door automatisering te gebruiken voor bedrijfsactiviteiten kunnen je ondernemingen een breder publiek bereiken dan met handmatige processen mogelijk zou zijn. Een nieuwe initiatief aankondigen aan 105,000 werknemers of 1.2M klanten? Dat kan met één druk op de knop.
• Lagere kosten: Als het uurtarief van je projectmanagers $35 per uur bedraagt en elke projectmanager 6 uur per week bespaart door automatisering te gebruiken, bespaart dit je bedrijf $210 per week of ongeveer $10,500 per jaar per projectmanager aan arbeidskosten! Als je dit over je hele onderneming doorrekent, zijn de kostenbesparingen vele malen groter dan wat je in automatiseringssoftware hebt geïnvesteerd. 

Uitdagingen van automatisering van bedrijfsworkflows

Hoewel automatisering van bedrijfsworkflows duidelijke voordelen biedt, zijn er ook enkele uitdagingen. Deze kunnen onder andere zijn:

• Budgettaire beperkingen: Investeren in automatiseringstools kan duur zijn. Zelfs bij slechts $10 per licentie kunnen de kosten snel oplopen als je duizenden of honderdduizenden licenties nodig hebt. Als je dit over meerdere tools spreidt, krijg je te maken met behoorlijk hoge uitgaven. Daarnaast is er de uitdaging om ervoor te zorgen dat de hardware van elke werknemer compatibel is met de automatiseringstools. Dit kan betekenen dat laptops, tablets, mobiele telefoons of andere apparatuur moeten worden vervangen of geüpgraded, zodat automatiseringen binnen je hele organisatie werken.
• Training en verandermanagement: Zodra je over licenties beschikt en workflows hebt gebouwd (waaronder aangepaste workflows), moet je je team trainen in het gebruik ervan. Dit wordt vooral uitdagend als je duizenden of honderdduizenden mensen op verschillende locaties hebt, zeker als je internationale teams hebt die in andere talen werken.
• Adoptie en feedbacklussen: Zorg ervoor dat de automatiseringen worden gebruikt en zorg voor feedbacklussen. Wat gebeurt er als de automatisering uitvalt? Wat gebeurt er als deze moet worden aangepast? Wat als werknemers ideeën hebben voor verbeteringen of nieuwe automatiseringen? Richt een governancestructuur in—als werknemers de tool mogen verlaten of hun eigen gang mogen gaan, verlies je de voordelen van automatisering van bedrijfsworkflows.

Hulpmiddelen voor automatisering van bedrijfsworkflows

Van marketingautomatisering tot projectmanagement en zelfs boekhouding: er zijn veel hulpmiddelen voor workflowbeheer en software voor bedrijfsworkflows op de markt die je onderneming kunnen helpen workflows te automatiseren en tijd en geld te besparen. Dit zijn momenteel de beste beschikbare opties:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Het beste voor AI-gestuurde projectplanning
2. 2. Moxo — Beste keuze voor veilige klantensamenwerking
3. 3. ClickUp — Beste voor flexibele workflowautomatisering
4. 4. Screendragon — Beste voor AI-gestuurde werkstroomautomatisering zonder code
5. 5. Jotform Workflows — Het beste voor het bouwen van workflows zonder code
6. 6. Creatio Studio — Beste voor aanpassing van workflows voor ondernemingen
7. 7. Celigo — Beste oplossing voor uitgebreide API-beheermogelijkheden
8. 8. altaFlow — Beste voor Salesforce-documentautomatisering
9. 9. Productive — Het beste voor operationele inzichten gericht op bureaus
10. 10. Wrike — Beste voor groeiende organisaties

Zo kiest u software voor workflowautomatisering voor ondernemingen

Hier zijn vijf eenvoudige stappen die u kunt nemen om de juiste tool voor workflowautomatisering voor ondernemingen te kiezen:

1. Breng uw behoeften in kaart: Bepaal wat u nodig hebt van een softwaretool. Praat met zo veel mogelijk groepen belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de oplossing die u uiteindelijk kiest, in zo veel mogelijk behoeften voorziet. Hoewel een oplossing misschien niet 100% perfect is, wilt u niet voor schut staan omdat u geen rekening hebt gehouden met de behoeften van een belangrijke gebruikersgroep.
2. Bepaal welke functies u nodig hebt: Zodra uw behoeften duidelijk zijn, koppelt u die aan softwarefuncties. Zorg ervoor dat de lijst de juiste omvang heeft, zodat u niet betaalt voor functies die u niet kunt of zult gebruiken en geen kritieke functies mist om de tool aan uw behoeften te laten voldoen.
3. Maak een voorselectie van hulpmiddelen: Gebruik uw lijst met vereiste functies om een voorselectie te maken van hulpmiddelen die aan uw eisen voldoen. Zodra u een lijst hebt, onderzoekt u elk hulpmiddel grondiger en vergelijkt u ze op basis van functionaliteit, gebruiksgemak en ingebruikname, prijs, contractduur en andere variabelen die u helpen een koploper te bepalen.
4. Beoordeel beveiliging, compatibiliteit en schaalbaarheid: Omdat u op zoek bent naar een oplossing voor een onderneming, zijn beveiliging, compatibiliteit en schaalbaarheid aanzienlijk belangrijker dan voor een kleinere organisatie. Zorg ervoor dat de tool die u kiest veilig en compatibel is en kan meegroeien met uw veranderende behoeften. De tool zal waarschijnlijk worden gebruikt door uiteenlopende gebruikers op verschillende systemen en in verschillende landen. Dat brengt aanvullende technische en juridische overwegingen met zich mee om ervoor te zorgen dat de tool aan de regelgeving voldoet.
5. Plan de implementatie: U kunt niet iedereen binnen de onderneming simpelweg vertellen over de nieuwe workflow en verwachten dat die consequent wordt gevolgd. U hebt een goed implementatieplan nodig om het proces waarmee medewerkers aan de slag gaan te stroomlijnen, met minimale verstoring van de bedrijfsvoering. Dit kan een introductiedemonstratie, praktische training en ondersteuning bij de invoering omvatten. Houd in de gaten hoe vaak de automatisering wordt gebruikt, los problemen op en moedig het team aan terwijl het zich aanpast aan procesautomatisering.

Beste praktijken voor het implementeren van workflowautomatisering voor ondernemingen

Hier zijn enkele beste praktijken voor het implementeren van workflowautomatisering in uw onderneming.

• Voer eerst een pilot uit voordat u opschaalt: Zoals ik al aangaf, kan workflowautomatisering voor ondernemingen aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Begin met een pilot voordat u er op grote schaal in investeert. Of u nu één team de oplossing laat testen of een klein aantal teams verspreid over de organisatie, u weet vóór uw investering of de automatisering werkt. Hoewel dit geen garantie biedt, levert het u wel waardevolle gegevens op voordat u te veel tijd of moeite in de automatisering investeert.
• Houd rekening met uw plan voor verandermanagement: U weet al dat het verstrekken van nieuwe software en workflows aan gebruikers zonder training of verandermanagement een recept voor mislukking is (ja, zelfs als de tool slepen-en-neerzetten of een gebruiksvriendelijke interface biedt). Goed verandermanagement begint met bewustwording. Geef informatie over wat er verandert en hoe, en bied onderweg aanvullende ondersteuning. Stel enkele meetwaarden in om te controleren, zoals dagelijkse aanmeldingen of het aantal voltooide workflows.
• Wees proactief op het gebied van risicobeheer: Wanneer u dure, nieuwe technologie introduceert, brengt dat altijd risico's met zich mee. Wees bij het implementeren van nieuwe workflows extra proactief op het gebied van risicobeheer. Dit kan betekenen dat u IT-servicemedewerkers extra opleidt, ervoor zorgt dat er audittrails zijn, aanvullende meldingen instelt om te controleren of de tool voor workflowautomatisering niet faalt, of bedrijfsregels extra valideert. Hoe beter u mogelijke problemen voorblijft, hoe groter de kans op succes.

Wat is de volgende stap?

Als beheer van bedrijfsprocessen en workflowautomatisering helemaal uw ding zijn, is de actieve community van The Digital Project Manager met ervaren projectmanagers misschien de juiste plek voor u. Duik samen met ons diep in procesautomatisering, workflowbeheer en aanverwante onderwerpen!