10 beste werkwijzen voor tijdregistratie: krijg de tijdgegevens die je nodig hebt
Tijdregistratie is ongeveer net zo leuk als verf zien drogen. Niemand vindt het leuk om met klanten en teamleden te bekvechten over waarom een statusrapport vijf factureerbare uren heeft gekost. Maar soms kan het erg handig zijn om de gegevens uit de tijdregistratie van het team te hebben. Laten we het hebben over best practices voor tijdregistratie en hoe je de informatie met iets minder moeite kunt verzamelen.
Een best practice die we meteen willen noemen, is investeren in software voor tijdregistratie. Die kan helpen het tijdregistratieproces te automatiseren en het efficiënter te maken voor je team—hieronder meer daarover!
10 best practices voor tijdregistratie voor projectmanagers
Als je momenteel projectmanager bent, vooral binnen een bureauomgeving, zijn hier enkele best practices om gegevens over tijdregistratie te verzamelen en te benutten.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
- Gebruik tijdregistratie niet als strafmiddel
- Automatiseer het
- Voer steekproeven uit
- Kijk terug bij het vooruit plannen
- Gebruik gegevens om je standpunt te onderbouwen
- Vraag teamleden om feedback
- Breng gegevens mee naar sprintretrospectieven
- Analyseer gegevens uit verschillende projecten
- Stel prestatienormen vast
- Controleer tijdregistratiepraktijken regelmatig
1. Gebruik tijdregistratie niet als strafmiddel
Hoewel tijdregistratie je kan helpen de winstgevendheid te begrijpen, vooral als de tijd van je teamleden factureerbaar is en je met klanten hebt afgesproken een bepaald aantal uren werk in rekening te brengen, wil je gegevens over tijdregistratie nooit als strafmiddel gebruiken (daardoor gaat je team er alleen maar een hekel aan krijgen, en volgens teams is dit een veelgenoemde reden waarom tijdregistratie slecht is).
Wanneer je naar een reeks taken en teamleden kijkt, kan het duidelijk zijn dat een meer ervaren of senior teamlid minder tijd nodig heeft om een taak uit te voeren dan een nieuwe of junior medewerker. Maar wat gebeurt er wanneer de gegevens in het tijdregistratiesysteem laten zien dat een medewerker in een minder dan optimaal tempo werkt?
Tijdregistratie als strafmiddel gebruiken is een recept voor medewerkers die hun urenstaten aanpassen of onnauwkeurig rapporteren. Hoewel je je gegevens over tijdregistratie kunt gebruiken om een gesprek over ondermaatse prestaties te beginnen, mogen ze niet de enige factor in dat gesprek zijn.
2. Automatiseer het
Hoewel het automatisch bijhouden van tijd als iets uit de toekomst voelt, kan software voor tijdklokken helpen dit (bijna) werkelijkheid te maken. Software voor tijdregistratie die in je projectmanagementtool is geïntegreerd of als Chrome-extensie werkt, kan helpen de tijdregistratie in realtime te automatiseren—dit is een van de belangrijkste voordelen van software voor tijdregistratie.
Teamleden (jijzelf inbegrepen) kunnen een timer starten zodra een taak begint en de timer stoppen of pauzeren wanneer er andere dingen opkomen. Afhankelijk van de software die je kiest, kun je mogelijk ook meldingen instellen die je eraan herinneren de timer te starten wanneer je aan een taak begint.
Hoe minder elk teamlid over tijdregistratie hoeft na te denken, hoe gemakkelijker het zal zijn om mensen je tijdregistratietool te laten gebruiken. Als je tijdregistratie niet volledig kunt automatiseren (of AI voor tijdregistratie kunt gebruiken), overweeg dan een urenstaatapp of andere digitale oplossingen voor tijdregistratie, zodat je team de urenstaten niet handmatig hoeft in te vullen. Dit kan het bijhouden van gewerkte uren voor iedereen eenvoudiger maken (inclusief projectleiders).
3. Voer steekproeven uit
Als projectmanager moet je regelmatig het tijdsgebruik van je team controleren. Dit omvat zowel factureerbare als niet-factureerbare uren. Dit kan betekenen dat je elke week of elke sprint analyseert. Naarmate het einde van de contractperiode nadert, kan dit dagelijks nodig zijn om ervoor te zorgen dat je team de toegewezen uren niet overschrijdt.
Deze grondige en regelmatige analyse van tijdgegevens helpt bij risicobeheer, omdat je problemen met de planning en het werktempo kunt signaleren. Deze problemen zijn gemakkelijker bij te sturen wanneer ze nog klein zijn dan wanneer je wacht tot ze later grote problemen worden.
Als je bijvoorbeeld drie weken bezig bent met een project van drie maanden en je ontdekt dat je team slechts 750/3000 uur had mogen gebruiken, maar al 1000 uur heeft opgebruikt, heb je opties.
Je kunt hen vragen het gebruik te vertragen of je klant of belanghebbenden laten weten dat je mogelijk vóór het einde van het contract of project door je uren heen bent en misschien een wijzigingsopdracht nodig hebt. Als je wacht tot je team 2999/3000 uur heeft opgebruikt, heb je minder mogelijkheden om bij te sturen.
4. Kijk terug bij het vooruit plannen
Je gegevens over urenregistratie kunnen je helpen voorspellen hoe lang specifieke taken zullen duren. Als je bijvoorbeeld websiteontwikkelingsprojecten beheert, wil je misschien je laatste drie tot vijf projecten bekijken om te bepalen hoe lang het duurde voordat het team de ontwikkelomgeving had opgezet, de homepage had ontworpen of analyses had ingesteld.
Hoewel je projecten in omvang en reikwijdte kunnen verschillen, kunnen gegevens op taakniveau jou en je team helpen projectplanning beter uit te voeren en in de toekomst nauwkeurigere projectramingen te maken.
Stel dat je een raming maakt en plant hoeveel tijd nodig is om een middelgrote e-commercesite opnieuw te ontwerpen. Waarschijnlijk moet je de benodigde tijd verhogen ten opzichte van de tijd die is besteed aan het opnieuw ontwerpen van de site van een kleinere non-profitorganisatie met beperkte functionaliteit. De gegevens kunnen je echter nog steeds inzicht geven in een goed startpunt voor een complexer project (vooral als je best practices toepast voor projectmanagement bij non-profitorganisaties).
5. Gebruik gegevens om je standpunt te onderbouwen
Wanneer je met belangrijke belanghebbenden of klanten communiceert over de voortgang van een project, kunnen gegevens helpen om gesprekken te ondersteunen. De meeste belanghebbenden bij een project zouden het belang van timemanagement moeten begrijpen.
Als je bijvoorbeeld een patroon kunt aantonen waarbij een ontwikkelaar de tijd onderschat die nodig is om belangrijke taken af te ronden wanneer je met diens manager gaat overleggen over noodzakelijke aanpassingen, beschik je over specifieke gegevens die laten zien waar de ramingen niet overeenkomen met de werkelijkheid. De manager kan vervolgens dieper graven en begrijpen dat dit een ramingsprobleem is, geen probleem met timemanagement.
Als je met een belanghebbende of projectsponsor communiceert over uitdagingen met de planning of het verbruikstempo, geeft het gebruik van gegevens uit de urenregistratie—of beter nog, een urencontrole—je meer geloofwaardigheid en objectiviteit dan wanneer je je baseert op anekdotische voorbeelden.
6. Vraag teamleden om feedback over de gebruikte methoden voor urenregistratie
Dat het team de urenregistratie naleeft, is van cruciaal belang. Daarom moet je regelmatig bij je team informeren of zij feedback hebben over de manier waarop de tijd wordt geregistreerd. Misschien hebben ze ideeën om meer informatie uit de gegevens over urenregistratie te halen (registratie per taak of functie in plaats van per project, of op een andere manier) of om het voor hen gemakkelijker te maken gegevens in te voeren.
Ik heb gewerkt met teams die met urenregistratie hebben geëxperimenteerd ten voordele van het team. Sommige hebben verschillende hulpmiddelen of methoden geprobeerd, zoals blokplanning voor efficiëntie of registratie per functie in plaats van per afzonderlijke taak.
7. Als je agile werkt, neem je gegevens over urenregistratie mee naar je sprintretrospectives om gesprekken op gang te brengen
Als het gaat om agile projectmanagement, geeft een sprintretrospective het team de gelegenheid om terug te kijken en te reflecteren op de afgelopen sprint en na te denken over hoe het de volgende sprint kan verbeteren.
Gegevens over hoe het team zijn tijd tijdens de sprint heeft besteed, kunnen waardevolle informatie opleveren die het team in de volgende sprint wil benutten. Gegevens over de snelheid van de sprint, de hoeveelheid tijd die aan een specifieke taak of functie is besteed, of hoe dicht het team bij zijn ramingen zat, zijn allemaal waardevolle gegevenspunten die uit de urenregistratie kunnen worden afgeleid.
8. Analyseer gegevens uit verschillende projecten om trends te ontdekken
Als je hulpmiddelen voor urenregistratie rapportagemogelijkheden hebben (of als je er open-sourcehulpmiddelen voor rapportage naast gebruikt), wil je deze misschien benutten om tijdregistraties van teamleden en projecten te bekijken en trends te ontdekken. Zelfs als je dit soort rapportage niet kunt automatiseren, zijn spreadsheets hier juist voor gemaakt!
Door te bekijken hoe je teamleden hun werkuren besteden, kun je betere beslissingen nemen over de personeelsbezetting van projecten. Als één teamlid bijvoorbeeld tien bugtickets kan afhandelen in dezelfde werktijd die een ander teamlid nodig heeft om er vijf af te handelen, kan het de moeite waard zijn om dit nader te onderzoeken.
Ervan uitgaande dat alle tickets een vergelijkbare omvang en reikwijdte hebben, kan inzicht in hoe efficiënt teamleden presteren jou en je collega's helpen betere beslissingen over de personeelsbezetting te nemen.
9. Gebruik tijdregistratie om maatstaven voor teamprestaties vast te stellen
Als je een idee hebt van het aantal uren dat iets zou moeten kosten, kan dat je als projectmanager helpen begrijpen hoeveel werk je redelijkerwijs van een teamlid kunt verwachten. De gegevens die je gedurende een langere periode uit tijdregistratie verzamelt, kunnen je helpen maatstaven vast te stellen voor de hoeveelheid werk die je van teamleden kunt verwachten.
Als een van de verantwoordelijkheden van je team bijvoorbeeld bestaat uit het maken van trainingen en documentatie aan het einde van elk project, moet je de gegevens uit je tijdregistratie-app bekijken om te begrijpen hoeveel tijd hier aan het einde van elk project aan is besteed.
10. Controleer tijdregistratiepraktijken en teaminvoer regelmatig
Goede gegevens zijn sterk afhankelijk van nauwkeurige urenstaten binnen je tijdregistratiesysteem. Als projectmanager wil je je tijdregistratiepraktijken mogelijk regelmatig controleren om ervoor te zorgen dat je de waardevolste inzichten uit de gegevens haalt. Je kunt dit eenmalig doen of als onderdeel van een grotere projectaudit.
Dit proces kan bijvoorbeeld bestaan uit het steekproefsgewijs controleren van tijdkaarten om te verifiëren dat de tijd nauwkeurig wordt ingevoerd en dat alle teamleden aan het einde van de week ingevulde urenstaten indienen. Hoewel we al hebben besproken dat je tijdregistratiegegevens niet bestraffend moet gebruiken, kunnen er consequenties nodig zijn voor teamleden die hun tijdregistratie niet volgens de vereisten invullen.
Methoden voor tijdregistratie
Projectteams kunnen op veel manieren de tijd registreren en rapporteren die ze aan hun werk besteden. Hier zijn enkele van de populairste methoden voor tijdregistratie:
Handmatige tijdregistratie
Handmatige tijdregistratie kan plaatsvinden door de informatie met pen en papier op een plakbriefje naast je monitor te krabbelen en deze vervolgens dagelijks of wekelijks per e-mail of via een door het bedrijf gemaakte urenstaat in te dienen.
Ongeacht hoe je organisatie handmatige tijdregistratie definieert, is dit meestal de meest tijdrovende methode voor het registreren van de tijd van medewerkers. De enige uitzondering hierop kan zijn als je freelancer bent en elke dag bij meerdere systemen moet inloggen om je tijd te registreren. In dat geval kan het het efficiëntst zijn om je tijd eenmaal per dag handmatig te registreren en in te dienen (of eenmaal per week als dat mogelijk is).
Geautomatiseerde tijdregistratie
Geautomatiseerde tijdregistratie is bedoeld om het registreren van tijd die aan specifieke taken is gekoppeld eenvoudiger te maken. Dit kan bijvoorbeeld door rechtstreeks in je projectmanagementsoftware een timer te starten of door een Chrome-extensie of integratie van je tijdregistratiesoftware te gebruiken om de tijd die aan een specifieke taak wordt besteed automatisch te registreren. De meeste AI-hulpmiddelen voor tijdregistratie bieden deze functionaliteit ook.
Tijdregistratie per taak
Of de registratie nu geautomatiseerd of handmatig gebeurt, het kan belangrijk zijn om de tijd per taak te registreren. Dit kan helpen rapportages te stroomlijnen en de communicatie met klanten of belanghebbenden soepeler te laten verlopen.
Als een team bijvoorbeeld per project registreert en een belanghebbende precies wil weten hoe lang het duurt om een bepaalde taak uit te voeren of een specifieke functie te ontwikkelen, wordt het voor jou als projectmanager moeilijker om dit te analyseren als je alle projectinvoer moet nalopen om te bepalen wie aan de taak of functie heeft gewerkt, wanneer en hoe lang.
Registratie per taak kan ook ingewikkelder worden als je team graag multitaskt. Het kan vooral een uitdaging zijn om een urenstaat overzichtelijk te houden wanneer je binnen een uur aan drie of meer taken hebt gewerkt.
Wat nu?
Deze gids voor rapportage over de projectstatus is verplichte kost voor projectmanagers die hun teamcommunicatie en -processen willen verbeteren.
Heb je het gevoel dat je tijdregistratiepraktijken wel een upgrade kunnen gebruiken? Als je wilt weten hoe je vakgenoten tijdregistratie aanpakken (omdat hier geen duidelijke regels voor zijn), word dan lid en neem deel aan het gesprek in Slack met meer dan 1000 vakgenoten over hoe zij dit in hun projecten aanpakken.
