22 statistieken over tijdbeheer om je werklast te verlichten
Overtolligheid van vergaderingen: Twee derde van de vergaderingen is overbodig en neemt tijd weg die teamleden aan projectwerk zouden kunnen besteden.
Last van handmatige taken: 62% van de werkdagen wordt in beslag genomen door handmatige taken, maar je kunt automatiseringstools implementeren om deze processen te stroomlijnen.
Communicatie-overbelasting: 88% van een gebruikelijke werkweek wordt besteed aan communicatie, waardoor er minder tijd overblijft voor daadwerkelijke werkzaamheden.
Statistieken over tijdmanagement onthullen trends in waar de tijd van medewerkers aan opgaat en waar wereldwijd de productiviteit tekortschiet. Hier volgt een overzicht van statistieken over tijdmanagement die je kunnen helpen begrijpen wat er binnen je eigen team gebeurt, verbeteringen door te voeren zodat teamleden meer gedaan krijgen met de werktijd die ze hebben en je vaardigheden op het gebied van tijdmanagement te verbeteren.
Statistieken over tijdsbesteding en werkverdeling
Deze statistieken over tijdmanagement laten zien hoe teamleden hun tijd besteden en of de werklast evenwichtig is.
1. Teamleden besteden 60% van elke dag aan coördinatie
In plaats van hun werkzaamheden uit te voeren, besteedt de gemiddelde persoon het grootste deel van zijn tijd aan “werk over werk”: updates geven over de projectstatus, informatie zoeken over taken of wijzigingen in prioriteiten beheren. Volgens een recent rapport van Asana nemen dit soort activiteiten 60% van de gemiddelde werkdag van elke persoon in beslag.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Als je team niet gericht is op de kerntaken omdat coördinatie zoveel tijd in beslag neemt, zal de voortgang vertragen en wordt het werk niet voor de deadline afgerond. Neem onnodige activiteiten van het bord van je team en verduidelijk de prioriteiten, zodat teamleden kunnen werken aan waarvoor ze zijn aangenomen.
2. Teamleden besteden 27% van hun tijd aan het werk waarvoor ze zijn aangenomen
Volgens hetzelfde rapport van Asana besteedt je team slechts 27% van zijn tijd aan de taken en verantwoordelijkheden waarvoor de teamleden zijn aangenomen. Dit is een belangrijke indicator van productiviteit. Als je team geen tijd besteedt aan het daadwerkelijke werk, wordt het lastig om projecten en taken op tijd af te ronden.
Ga na waar je team buiten de functieomschrijving aan werkt en kijk of je die taken van hun bord kunt nemen. Prioritering is belangrijk: als die andere taken belangrijk zijn, plan ze dan op een specifiek tijdstip in, zodat je team duidelijk weet waaraan het eerst moet werken.
3. Teamleden verliezen 62% van hun dag aan handmatige, repetitieve taken
Een andere onthulling uit het rapport van Asana is dat 62% van elke werkdag verloren gaat aan handmatige en repetitieve taken. Hieronder vallen bijvoorbeeld het invullen van urenstaten, werk ter beoordeling of goedkeuring versturen en de status van items in je projectmanagementsoftware bijwerken.
Hulpmiddelen voor workflowautomatisering kunnen repetitieve taken voor je uitvoeren. Stel bijvoorbeeld dat je een automatisering instelt die wordt geactiveerd wanneer een teamlid een oplevering markeert als klaar voor goedkeuring. De software kan je een e-mailmelding sturen, het volgende teamlid dat eraan werkt een bericht sturen en de urenstaat van het teamlid bijwerken op basis van hoelang diegene eraan heeft gewerkt.
4. 88% van een normale werkweek wordt besteed aan communicatie
De gemiddelde medewerker besteedt het grootste deel van zijn tijd aan communicatie, volgens een recent rapport van Grammarly. Hieronder vallen tijd voor vergaderingen, tijd voor het opstellen en controleren van e-mails en Slack-berichten en gesprekken van persoon tot persoon. Thuiswerken is hier gedeeltelijk verantwoordelijk voor: nu er minder mensen op kantoor zijn, besteedt het team meer tijd aan vergaderingen en het delen van updates.
Om de hoeveelheid tijd die mensen aan communicatie besteden te verminderen (en de tijd die ze aan hun daadwerkelijke werk besteden te vergroten), kun je strikte vergaderagenda’s hanteren, het gebruik van AI-hulpmiddelen voor het opstellen van communicatie aanmoedigen en je team helpen communicatievaardigheden op te bouwen.
Statistieken over onderbrekingen, vergaderingen en meldingen
Deze feiten over tijdmanagement hebben betrekking op afleidingen en onderbrekingen die de productiviteit verlagen.
5. Teamleden vinden twee derde van de vergaderingen die ze bijwonen onnodig
Een andere belangrijke conclusie uit het rapport van Asana is dat teamleden de meeste vergaderingen onnodig vinden. Ze nemen waardevolle tijd weg van prioriteiten en putten de energie en motivatie van je team uit, vooral vergaderingen die ook een e-mail hadden kunnen zijn.
Beoordeel voordat je een vergadering plant of die noodzakelijk is. Als je op zoek bent naar een statusupdate of niet-complexe informatie wilt delen, kun je beter een e-mail sturen. Als je besluit een vergadering te houden, zorg dan voor een duidelijke agenda en houd je aan de ingeplande tijd.
6. Bijna een derde van de medewerkers maakt overuren, voornamelijk door een groot aantal e-mails en meldingen
Volgens de gegevens van Asana registreert bijna een derde van de kantoormedewerkers regelmatig overuren. De belangrijkste reden hiervoor is een eindeloze stroom meldingen, e-mails en Slack-berichten. Een overvloed aan meldingen is een veelvoorkomend probleem, dat ook verband houdt met de toename van thuiswerken.
Plan tijd in voor “diep werk”, waarbij je je volledig op de taak richt en meldingen gedempt zijn. Controleer je meldingen niet tijdens deze periode: ze onderbreken je concentratie en je hebt tijd nodig om je opnieuw te focussen. Laat teamleden weten dat zij hetzelfde mogen doen (behalve in geval van nood). Met meer focustijd zouden werknemers niet tot laat hoeven doorwerken (of buiten werktijd meldingen hoeven te controleren).
7. In Australië zijn onverwachte vergaderingen de belangrijkste reden waarom werknemers langer blijven
De gegevens van Asana suggereren dat onverwachte vergaderingen voor Australische werknemers de belangrijkste oorzaak van overuren zijn. Die zijn net zo problematisch als onnodige vergaderingen: als je ze vooraf plant, kan iedereen zijn dag eromheen plannen.
Wanneer vergaderingen onverwacht opduiken, wordt het werk verschoven, wat betekent dat iets moet wijken. Als het uitgestelde onderdeel een harde deadline heeft, moet je team misschien langer doorwerken. Probeer geen vergaderingen op het laatste moment aan de agenda's van je team toe te voegen (nogmaals, behalve in geval van nood).
8. Te veel werk is de belangrijkste bron van stress voor een derde van de werknemers in de VS
Uit het rapport van Asana blijkt dat te veel werk de belangrijkste bron van stress is voor een derde van de Amerikaanse werknemers. Dit is een veelvoorkomend probleem met veel oorzaken: veranderingen in of uitbreidingen van functieomschrijvingen in de loop der tijd, personeelsverloop binnen het team of nieuw werk dat wordt toegevoegd zonder de juiste prioritering.
Communiceer het prioriteitsniveau van nieuw werk. Zonder deze duidelijkheid kan het team het verkeerde prioriteren, overweldigd raken of proberen te multitasken (wat de productiviteit verder schaadt). Plan werk dat moet worden uitgevoerd en kijk welke taken met weinig waarde je kunt verwijderen of een lagere prioriteit kunt geven.
Statistieken over verspilde tijd, inefficiëntie en dubbel werk
Deze statistieken laten zien hoe belangrijk timemanagement is voor het verminderen van inefficiënte processen en verspilling.
9. Mensen verspillen dagelijks 91 minuten aan onbelangrijke vergaderingen en taken
Volgens een recent onderzoek van Acuity Training besteden teamleden gemiddeld anderhalf uur per dag aan taken en vergaderingen die niet relevant zijn voor hun functie. Dat betekent minder tijd voor werk dat echt impact heeft of je projecten dichter bij de eindstreep brengt.
Bekijk de gastenlijst kritisch voordat je een uitnodiging voor een vergadering verstuurt: moeten alle genodigden aanwezig zijn? Is de vergadering relevant voor de taken en resultaten waaraan zij werken? Hetzelfde geldt voor taken. Controleer voordat je iets nieuws toewijst of het binnen de reikwijdte van hun functieomschrijving valt.
10. De helft van de werknemers heeft nog nooit hun tijd geanalyseerd
Een andere bevinding uit het onderzoek van Acuity Training was dat bijna de helft van de werknemers hun tijd nog nooit heeft geanalyseerd. Je moet goed in de gaten houden hoe teamleden standaard hun tijd besteden — urenstaten hebben immers invloed op de facturering — maar het is ook de moeite waard om het team regelmatig naar hun eigen tijd te laten kijken en een tijdsanalyse uit te voeren.
Als ze de kans hebben gehad om te analyseren hoeveel tijd en moeite ze per taak besteden, zullen ze zien of hun inspanning overeenkomt met hun impact, verbeterpunten ontdekken en veranderingen doorvoeren die hen efficiënter maken.
11. 70% van de werknemers verliest 20 uur per week aan inefficiënte processen en hulpmiddelen
Een rapport van Quickbase suggereert dat bijna 70% van de werknemers de helft van hun werkweek verliest aan “gefragmenteerde systemen”: gegevens die verspreid staan over hulpmiddelen, verouderde processen en inefficiënte systemen. Dit leidt tot verlies van productiviteit, tijd en omzet.
Zorg voor één centrale bron van waarheid voor je projecten (d.w.z. een softwaretool voor projectmanagement) met alle informatie die je team nodig heeft om hun taken uit te voeren, in plaats van vijf verschillende spreadsheets, een samenwerkingstool, een aparte tool om tijd bij te houden en een tool om de voortgang te volgen.
12. Amerikaanse bedrijven verliezen bijna $500 miljard door de productiviteit van werknemers
Uit een recent onderzoek van Economist Impact blijkt dat Amerikaanse bedrijven gezamenlijk $468 miljard verliezen door lage productiviteit en afleiding. Teamleden krijgen niet zoveel gedaan als mogelijk zou zijn, wat de winstgevendheid van je bedrijf beïnvloedt.
Dit wil niet zeggen dat werknemers opzettelijk lanterfanten of uitstellen — veel afleidingen (soms belangrijke) kunnen tijd wegnemen van kerntaken. Timemanagementpraktijken zoals het inplannen van focustijd en het dempen van meldingen kunnen hierbij helpen.
13. Werknemers besteden 10% van hun dag aan taken die al zijn uitgevoerd
Uit het rapport van Asana blijkt dat werknemers 10% van hun dag besteden aan werk dat al is uitgevoerd. Dat komt neer op meer dan 200 uur per jaar die wordt verspild aan dubbel werk.
Houd je projectmanagementsoftware op de hoogte van wat is afgerond, wat er moet gebeuren en wie waaraan werkt. Je moet ook dagelijkse korte teamvergaderingen en regelmatige overlegmomenten houden, maar let daarbij ook op het communicatieniveau. Dragen teamleden werk efficiënt aan elkaar over? Informeren ze elkaar over wat er is gedaan? Je kunt ook duidelijke processen en automatiseringen instellen om alles soepel te laten verlopen.
Statistieken over tijdmanagementsystemen & hulpmiddelen
Deze statistieken over tijdmanagement gaan over het gebruik van software en systemen voor tijdmanagement om tijd beter te beheren.
14. Slechts 18% van de mensen heeft een speciaal tijdmanagementsysteem
Uit het recente onderzoek van Acuity Training blijkt dat minder dan 20% van de werknemers een speciaal systeem heeft om hun tijd te beheren en prioriteiten te stellen. Met een speciaal tijdmanagementsysteem kunnen jij en je team efficiënter werken en meer gedaan krijgen.
Je systeem kan hulpmiddelen voor taakbeheer of software voor tijdregistratie bevatten, evenals methoden zoals takenlijsten, agendablokkering en gespecialiseerde tijdmanagementstrategieën zoals de pomodorotechniek of ‘de kikker opeten’.
15. Een derde van de werknemers gebruikt een takenlijst om tijd en taken te beheren
Volgens Acuity Training gebruikt een derde van de werknemers takenlijsten om hun taken en tijd te beheren. Daarmee is dit de populairste methode voor tijdmanagement. Het belangrijkste is dat jij en je team gebruiken wat werkt voor jullie projecten en processen. Dwing niet iedereen om dezelfde takenlijst te gebruiken als ze hun belangrijke taken liever op een andere manier organiseren.
16. Een kwart van de werknemers gebruikt hun e-mailinbox om tijd en taken te beheren
Volgens hetzelfde onderzoek van Acuity Training gebruikt 25% van de mensen hun e-mailinbox om hun tijd en taken te beheren. Dit is een goede optie voor teamleden die voortdurend in hun inbox werken, zoals medewerkers in verkoop, klantenservice, IT en marketing.
Laat je team opnieuw werken op de manier die het beste bij hen past. Je kunt je inbox ook koppelen aan je projectmanagementsoftware of CRM, zodat alle projectinformatie op één plek kan blijven staan, zelfs als teams vanuit hun eigen inbox werken.
17. Mensen die de Eisenhower-matrix gebruiken, hebben vaker het gevoel dat ze hun werk onder controle hebben
Volgens het onderzoek van Acuity Training heeft 50% van de mensen die zeggen dat ze de Eisenhower-matrix gebruiken om hun tijd en taken te beheren, elke dag het gevoel dat hun werklast onder controle is. De andere 50% gaf aan dat hun werklast 4 dagen per week onder controle is.
De Eisenhower-matrix verdeelt werk in 4 categorieën: dringend en belangrijk, dringend maar niet belangrijk, belangrijk maar niet dringend, en noch dringend noch belangrijk. Begin de matrix zelf te gebruiken voordat je het team erbij betrekt. Je kunt deze gebruiken voor je eigen projectmanagementtaken of om prioriteit te geven aan projectwerk.
18. De markt voor software voor tijdregistratie zal in 2028 $32 miljard waard zijn
Uit een analyse van Data Bridge Market Research blijkt dat de markt voor software voor tijdregistratie groeit. Dit komt waarschijnlijk doordat bedrijfseigenaren ervoor moeten zorgen dat werknemers productief zijn (dit hangt samen met de toename van het werken op kantoor en het feit dat werknemers wordt gevraagd meer te doen met minder middelen).
Een groeiende markt stimuleert concurrentie tussen aanbieders van tijdregistratie die hun marktaandeel willen maximaliseren. Dat maakt dit een goed moment om te investeren in software voor tijdregistratie. Kies een hulpmiddel dat aansluit bij je behoeften op het gebied van vereiste functies, teamgrootte, integraties met bestaande software en prijsstelling.
Statistieken over duidelijkheid, doelgerichtheid & productiviteitswinst
Deze statistieken over tijdmanagement laten zien hoe duidelijkheid en doelgerichtheid de productiviteit kunnen verhogen.
19. Minder dan de helft van de werknemers begrijpt hoe hun werk bijdraagt aan succes
Uit het recente onderzoek van Asana blijkt dat 46% van de werknemers niet begrijpt hoe hun resultaten hun organisatie helpen om haar doelen en doelstellingen te bereiken. Dit leidt gemakkelijk tot minder betrokkenheid en gebrekkig tijdmanagement.
Houd teamleden op de hoogte van hoe hun werk bijdraagt aan het succes van projecten en de organisatie. Ze krijgen een duidelijker beeld van hun prioriteiten en zijn gemotiveerder en productiever wanneer ze kunnen zien hoe hun werk in het grotere geheel past.
20. In Japan begrijpt 19% van de werknemers hoe ze bijdragen aan succes
Volgens het rapport van Asana begrijpt een nog kleiner percentage Japanse werknemers hoe hun werk hun organisatie helpt haar doelen te bereiken (19%). Dit ligt aanzienlijk lager dan het wereldwijde gemiddelde (46%). Hetzelfde advies geldt ook hier. Investeer aan het begin van nieuwe projecten of initiatieven tijd om je team te helpen het grotere geheel te zien waaraan zij bijdragen.
21. In het Verenigd Koninkrijk krijgt 68% van de werknemers elke week werk toegewezen dat niet bijdraagt aan het succes van de organisatie
Volgens Asana wordt 68% van de werknemers in het Verenigd Koninkrijk elke week gevraagd werk uit te voeren dat de doelstellingen van het bedrijf of project niet ondersteunt. Hierdoor hebben teamleden minder tijd voor werk met prioriteit dat je doelstellingen wel ondersteunt, en werken aan taken die niet waardevol of relevant zijn zal je team demoraliseren.
Stel prioriteiten en ga na of taken prettig zijn om te hebben en daarom minder urgent zijn. Er kunnen ook taken zijn die het niet waard zijn om af te ronden—de Eisenhower-matrix kan hierbij helpen.
22. Werknemers in een staat van flow zijn tot 5 keer productiever
Volgens onderzoek van McKinsey zijn werknemers tot vijf keer productiever wanneer ze in een staat van ‘flow’ verkeren. De staat van ‘flow’ wordt geassocieerd met sport; daarin ben je volledig geconcentreerd op het uitvoeren van wat er moet gebeuren. Het is niet mogelijk om op commando in een staat van ‘flow’ te komen—het hangt af van hoeveel plezier je beleeft aan de activiteit, je gebruikelijke routine en eventuele afleidingen bij jou in de buurt.
Je kunt je team echter betrokken en gemotiveerd houden door erkenning te geven waar die verdiend is, hen het grotere geheel te laten zien en waar mogelijk flexibiliteit te bieden bij taaktoewijzingen, werktijden en deelname aan vergaderingen (hoewel dit niet altijd mogelijk is).
Veelgestelde vragen over tijdmanagement
Hier vind je de antwoorden op enkele veelgestelde vragen over tijdmanagement.
Wat zijn de grootste uitdagingen op het gebied van tijdmanagement voor projectmanagers?
De grootste uitdagingen op het gebied van tijdmanagement voor projectmanagers zijn onder meer onderbrekingen door vergaderingen, e-mails en meldingen, die de focus verminderen; veranderingen in de reikwijdte en verschuivende prioriteiten; en miscommunicatie die leidt tot fouten en herstelwerk. Nuttige technieken voor tijdmanagement zijn onder meer tijdsblokkering, het inplannen van speciale focustijd en prioriteiten stellen met behulp van de Eisenhower-matrix.
Hoe kunnen projectmanagers hun teams helpen om taken effectief te prioriteren?
Projectmanagers kunnen hun team helpen bij het prioriteren van taken door prioriteiten te verduidelijken met technieken zoals de Eisenhower-matrix, MoSCoW en het opschonen van de achterstand.
De Eisenhower-matrix en de MoSCoW-methode helpen bij het nemen van beslissingen over wat als eerste moet worden gedaan, wat moet worden gedelegeerd, wat moet worden ingepland en wat moet worden verwijderd. Het opschonen van de achterstand (gebruikt in Scrum en agilemethoden) houdt in dat je kiest aan welke taken je binnen een bepaalde tijd werkt. Stem zo vaak mogelijk af met teamleden om er zeker van te zijn dat ze begrijpen wat er van hen wordt verwacht.
Welke rol speelt projectmanagementsoftware bij tijdmanagement?
Projectmanagementsoftware is bijzonder nuttig voor tijdmanagement. Vaak bevat deze software een functie voor tijdregistratie, waarmee je inzicht krijgt in hoe lang taken duren en waar teamleden mogelijk te veel (of juist te weinig) tijd aan besteden. Projectmanagementtools helpen ook om de voortgang van taken bij te houden en de verantwoordelijkheid te verbeteren door duidelijk te maken wie waaraan werkt.
Welke invloed heeft slecht tijdmanagement op het moreel van het team en burn-out?
Slecht tijdmanagement heeft een negatieve invloed op het moreel van het team en veroorzaakt burn-out. Wanneer teamleden worden opgeslokt door vergaderingen en meldingen in plaats van door prioriteiten, zullen ze zich gestrest voelen en in sommige gevallen extra uren moeten werken. Dit leidt tot burn-out en een gebrek aan balans tussen werk en privéleven, waardoor teamleden zich terugtrekken, het moreel daalt en het personeelsverloop toeneemt.
Wat zijn de beste manieren waarop projectmanagers goed tijdmanagement aan hun teams kunnen voorleven?
Projectmanagers kunnen het goede voorbeeld geven en effectief tijdmanagement aan hun teams voorleven door tijd te reserveren voor geconcentreerd en diepgaand werk, meldingen te dempen wanneer dat nodig is, grenzen te stellen en onnodige vergaderingen af te wijzen. Op projectniveau kun je realistische deadlines en inschattingen voor werk vaststellen, regelmatig prioriteiten verduidelijken en scope-uitbreiding voorkomen.
Wat nu?
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
