Handleiding voor middelenbenutting: formules & 8 beste tips

Projectmanagers gebruiken middelenbenutting ook om de tijd en output van hun team te maximaliseren, kosten te verlagen en verspilling te minimaliseren.  

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Waarom is middelenbenutting belangrijk?

Middelenbenutting is belangrijk omdat het inzicht geeft in de algehele gezondheid van je projecten en organisatie en helpt gebieden van inefficiëntie en verspilling te identificeren. Het kan ook aangeven dat je bedrijfsmiddelen of projectmiddelen overbelast zijn. 

Middelenbenutting is om de volgende redenen belangrijk:

• Knelpunten: Als middelen in één gebied boven verwachting presteren en in een ander gebied ondermaats presteren, kan dit leiden tot knelpunten die de workflow verstoren en de opleveringen in gevaar brengen.
• Hoger personeelsverloop: Wanneer benuttingspercentages te hoog zijn, krijgen teams te maken met een burn-out en gaan teamleden vaak elders op zoek naar mogelijkheden, waardoor grotere problemen met de inzet van middelen ontstaan.
• Lage teammoraal: Of je nu te weinig of te veel benutte middelen hebt, teamleden kunnen een lage moraal ervaren, wat op zijn beurt de productiviteit kan verminderen.
• Lage productiviteit: Dit is een teken van onderbenutting, wat, als het niet wordt aangepakt, kan leiden tot projectknelpunten, lage moraal, personeelsverloop en uiteindelijk volledig verlies van productiviteit.
• Lage winstgevendheid: Hoger personeelsverloop, lage moraal, verminderde productiviteit en slechte besluitvorming zijn allemaal factoren die uiteindelijk de winstgevendheid beïnvloeden.

Als projectmanager moet je de benutting proactief monitoren om mogelijke problemen te identificeren voordat ze escaleren. 

Als een specifieke afdeling bijvoorbeeld voortdurend een lage benutting laat zien, kan dit wijzen op behoefte aan aanvullende training of herstructurering. Door deze problemen snel aan te pakken, kunnen bedrijven voorkomen dat ze een negatieve invloed hebben op de productiviteit en winstgevendheid.

Toewijzing van middelen versus middelenbenutting

De toewijzing van middelen is het proces waarbij de juiste middelen aan specifieke taken of projecten worden toegewezen en gedelegeerd, en het omvat specifieke methoden voor de toewijzing van middelen. 

Het bepaalt welke middelen nodig zijn en wanneer ze nodig zijn om de gewenste resultaten te bereiken, terwijl middelenbenutting meet hoe effectief die toegewezen middelen worden gebruikt. Het vergelijkt het daadwerkelijke gebruik van middelen met hun beschikbare capaciteit (dit proces wordt veel eenvoudiger met een app voor capaciteitsplanning). 

De toewijzing van middelen en middelenbenutting zijn verwante begrippen en cruciaal voor het optimaliseren van activiteiten. Hier volgen enkele toepassingsvoorbeelden voor elk begrip.

Gebruik de toewijzing van middelen voor:

• Productie: Bij de toewijzing van middelen worden apparatuur en personeel aan specifieke productieprocessen toegewezen om middelen effectief in te zetten. Dit zorgt ervoor dat fabrikanten de productie kunnen maximaliseren en stilstand kunnen minimaliseren.
• Bouw: Bij de toewijzing van middelen worden arbeidskrachten, machines en materialen aan verschillende fasen van het project toegewezen. Dit zorgt ervoor dat elke taak voldoende personeel en middelen heeft, waardoor vertragingen worden beperkt en projectplanningen verbeteren. Software voor bouwprojectbeheer die met Xero integreert kan je helpen zicht te houden op de inzet van middelen en de kosten daarvan.
• IT-projecten: In de IT worden ontwikkelaars, ontwerpers en andere IT-professionals aan specifieke taken of projecten toegewezen om ervoor te zorgen dat projecten op tijd en binnen het budget worden voltooid.

Gebruik middelenbenutting voor:

• Personeelszaken: Middelenbenutting meet de productiviteit en efficiëntie van medewerkers, zodat teams kunnen vaststellen op welke gebieden medewerkers mogelijk onderbenut of overbelast zijn.
• Facilitair management: Middelenbenutting binnen facilitair management omvat het bijhouden van het gebruik van kantoorruimte, vergaderruimten en andere faciliteiten, zodat onderbenutte ruimten kunnen worden geïdentificeerd en het gebruik ervan kan worden geoptimaliseerd. Je kunt hiervoor ook software voor facilitair projectmanagement gebruiken.
• Projectmanagement: Middelenbenutting binnen projectmanagement omvat het bijhouden van projectmiddelen, zoals teamuren, apparatuur en benodigdheden, om inefficiënte gebieden te identificeren en middelen opnieuw toe te wijzen voor betere projectresultaten.

Belangrijke kengetallen voor middelenbenutting

Je bedrijf moet specifieke kengetallen bijhouden om benutting effectief te meten. Dit zijn de vier belangrijkste kengetallen voor middelenbenutting die je moet bijhouden:

• Benuttingspercentage: Dit wordt ook wel het facturabele benuttingspercentage genoemd en is een uitsplitsing en analyse van de beschikbare uren van een teamlid en de hoeveelheid tijd die deze persoon aan elk project besteedt.
• Inwerksnelheid: Projectmanagers gebruiken dit om te meten hoe lang het duurt voordat een teamlid het optimale benuttingspercentage bereikt. 
• Afwijking in inspanning: Hiermee worden het verwachte aantal uren en het gewerkte aantal uren gemeten. Dit kan per middel, project of afdeling worden berekend.
• Kostenafwijking: Projectmanagers berekenen de kostenafwijking door de werkelijke uitgaven te vergelijken met de geraamde kosten, zodat inzicht in het budget ontstaat. 

Hoe je middelenbenutting berekent

Effectieve middelenbenutting betekent dat je het werkelijke gebruik van middelen vergelijkt met de beschikbare capaciteit. Naast het toepassen van technieken voor middelenbeheer, kun je de benutting met de volgende stapsgewijze methode effectief berekenen:

1. Bepaal welke middelen je wilt meten: Bepaal voor welke specifieke middelen je de benutting wilt berekenen, zoals medewerkers, apparatuur of kantoorruimte.
2. Bepaal de meetperiode: Bepaal de periode waarover je de benutting wilt meten, zoals een week, maand of kwartaal.
3. Verzamel nauwkeurige gegevens: Verzamel gegevens over de tijd en inspanning die aan specifieke taken, projecten of afdelingen zijn besteed. Gebruik tijdregistratietools, projectmanagementsoftware of andere gegevensbronnen om nauwkeurige informatie te verzamelen en benuttingsrapporten voor analyse op te stellen.
4. Bereken de middelenbenutting: Bepaal welke berekening je het beste kunt gebruiken. Hieronder heb ik er enkele in de tabel opgenomen.
5. Analyseer de resultaten: Analyseer de benuttingspercentages en identificeer gebieden met een hoge of lage benutting. Ik raad aan om te zoeken naar patronen, trends en mogelijkheden voor verbetering. Let op het totale aantal facturabele uren tegenover niet-facturabele uren, facturabele taken of facturabel werk, beschikbare tijd en de beschikbaarheid van middelen.

Door deze stappen te volgen, kunnen bedrijven waardevolle inzichten in middelenbenutting verkrijgen en passende maatregelen nemen om activiteiten te optimaliseren. Laten we enkele veelgebruikte berekeningen bekijken.

Tarieftype	Beschrijving	Formule
Benutting van middelen	De formule voor benutting van middelen, die soms het factureerbare benuttingspercentage wordt genoemd, vergelijkt de factureerbare uren van je team met de beschikbare uren voor elk project.	Formule voor benutting van middelen: Totale factureerbare tijd (uren) / Totaal aantal beschikbare uren 💡Tip: Een goed benuttingspercentage van middelen ligt ergens tussen 70 en 80%. Benuttingspercentages die ruim boven of onder de 80% liggen, kunnen erop wijzen dat je middelen overbelast of onderbenut zijn, wat kan leiden tot problemen die de situatie kunnen verergeren.
Capaciteitsbenutting	De formule voor het capaciteitsbenuttingspercentage wordt gebruikt om de gecombineerde benutting van je volledige team te berekenen.	Formule voor capaciteitsbenutting: Totaal van de benuttingspercentages van alle medewerkers / Totaal aantal medewerkers
Optimale benutting	Het optimale benuttingspercentage, dat soms het realisatiepercentage wordt genoemd, is gebaseerd op de gemiddelde benutting van medewerkers en berekent het uurtarief dat nodig is om winstgevend te zijn.	Formule voor optimale benutting: Kosten van middelen + Overheadkosten + Winstmarge / Capaciteitsbenuttingspercentage.
Ideale benutting	Hiermee wordt het gewenste factureerbare uurtarief berekend dat nodig is om een beoogde winstmarge te behalen.	Formule voor ideale benutting: Kosten van middelen + Overheadkosten + Winstmarge / Totaal aantal beschikbare uren * Ideaal factureerbaar tarief

8 beste werkwijzen voor het verbeteren van de benutting van middelen

Het verbeteren van de benutting vereist een strategische aanpak. Hier zijn enkele beste werkwijzen om te overwegen:

1. Voer een analyse van de benutting van middelen uit: Leren van eerdere projecten is een van de beste en eenvoudigste manieren om ervoor te zorgen dat je middelen optimaal worden benut. Dit is noodzakelijk.
2. Verwerk je plan voor de benutting van middelen in je middelenbeheerplan: Capaciteitsplanning en middelenplanning zijn essentiële onderdelen van de algehele projectplanning en vereisen inzicht in middelenbeheer als geheel. Je moet beschikken over een solide middelenbeheerplan dat jou en je team in de juiste richting begeleidt. 
3. Schat de benutting van middelen vroeg in elk project in: Voer middelenanalyses en schattingen uit, waarbij je de optimale benuttingspercentages van 70% tot 80% als richtlijn gebruikt.
4. Gebruik technologie: Automatiseer zoveel mogelijk. Veel software en hulpmiddelen voor middelenbeheer kunnen de benutting stroomlijnen en optimaliseren, statistieken nauwkeurig in realtime bijhouden en je helpen weloverwogen beslissingen te nemen.
5. Stimuleer samenwerking tussen verschillende functies: Om de benutting te optimaliseren, moet je samenwerking tussen verschillende afdelingen bevorderen. Hierdoor kun je belangrijke inzichten delen met belanghebbenden en meer mogelijkheden vinden om de algehele efficiëntie te verbeteren.
6. Bied training en ontwikkeling aan: Zorg ervoor dat medewerkers over de nodige vaardigheden en kennis beschikken om de benutting te maximaliseren. Investeer in training en ontwikkeling om de productiviteit van medewerkers te verhogen.
7. Optimaliseer werkstromen: Stroomlijn werkstromen en verwijder knelpunten om de benutting te verbeteren. Dit helpt om inefficiënties in processen te identificeren en aan te pakken, verspilling te verminderen en de algehele productiviteit te verbeteren.
8. Zorg voor voortdurende monitoring: Het is essentieel om de benutting regelmatig te volgen als onderdeel van je bredere beste werkwijzen voor projectmiddelenbeheer. Gebruik trends, geleerde lessen en verbeterpunten om inefficiënties proactief aan te pakken en de toewijzing van middelen te optimaliseren in toekomstige projecten.

Sluit je bij ons aan en krijg toegang tot meer inzichten over projectmiddelen

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte cases, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.