Middelenbeheer in grote organisaties: 5 beste praktijken
Het wereldwijde bedrijfsklimaat verandert in een ongekend tempo, terwijl veel grote organisaties nog steeds moeite hebben om snel genoeg bij te sturen en met krimpende middelen om te gaan.
Als je project- of resourcemanager bent in een grote organisatie, kan het voelen alsof je de Titanic bestuurt. Je bent voortdurend op zoek naar betere manieren om je meest waardevolle middelen effectief en efficiënt te beheren, volgen en snel opnieuw in te zetten, maar het voelt gewoon als een enorme opgave.
Het goede nieuws is dat je hier aan het juiste adres bent! In dit artikel bespreek ik veelvoorkomende uitdagingen, zoals geïsoleerde afdelingen, goedkeuringen, inkoop, tegenstrijdige prioriteiten en doelstellingen, hoe je succes kunt meten met OKR's en manieren om middelen in een grote organisatie deskundig te beheren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is resourcebeheer?
Bij project-, programma- en portfoliobeheer is projectresourcebeheer het proces waarbij technieken voor resourcebeheer worden toegepast om capaciteit te plannen, middelen in te roosteren en toe te wijzen, en te bewaken, meten en bij te sturen hoe personele middelen, budgetten en technologie worden ingezet. Het doel is om de voordelen te maximaliseren die jouw organisatie belangrijk vindt.
Grote organisaties kunnen bijzonder uitdagend zijn. Mogelijk beheer je een overvloed aan middelen in zeer complexe, veelzijdige projecten, met toenemende regelgeving binnen de sector en een veranderend personeelsbestand, om nog maar te zwijgen van budgetbeperkingen.
De 3 belangrijkste soorten middelen om te beheren
In grote organisaties moet je je in ieder geval richten op het beheer van deze drie veelvoorkomende middelen.
- Personele middelen zijn je grootste troeven: je medewerkers, aannemers en leidinggevenden. Zonder mensen om projecten uit te voeren, zijn er simpelweg geen resultaten en geen projecten.
- Financiële middelen, oftewel project-, programma- en portfoliobudgetten, zijn ook essentieel om salarissen en lonen te betalen en de broodnodige hulpmiddelen voor resourcebeheer aan te schaffen.
- Technologie als onderdeel van je technologiestack is nodig om projectmiddelen te plannen, bewaken, toewijzen, bij te sturen en erover te communiceren, en om volledige zichtbaarheid van middelen in de hele organisatie te garanderen.
Waarom is effectief resourcebeheer essentieel?
Kort gezegd stelt effectieve toewijzing en beheer van middelen je in staat om realtime inzicht in je middelen te hebben en middelen op aanvraag te verschuiven, zodat je meer controle hebt over projectresultaten.
Resourcebeheer moet strategisch zijn, aansluiten bij de organisatiedoelstellingen en zorgen voor nivellering van middelen om overtoewijzing te verminderen.
Ineffectief resourcebeheer kan hetzelfde zijn als zonder kaart naar een nieuwe bestemming rijden en hopen dat je op tijd aankomt, zonder voldoende middelenplanning, toewijzing en planning van de juiste vaardigheden.
Resourcebeheer is belangrijk, omdat je organisatie met de juiste best practices voor resourcebeheer veel voordelen kan behalen, waaronder de volgende.
De voordelen van het maximaliseren van middelen
Efficiënt en effectief resourcebeheer biedt je volledig inzicht, zodat je projecten volgens afspraak kunt opleveren. Het zorgt ervoor dat je snel kunt herschikken en onderbenutte middelen kunt opsporen om je organisatie te helpen:
- De benutting van middelen en de algehele efficiëntie verhogen
- De productiviteit verhogen en je richten op projecttaken met een hogere waarde
- De gezondheid en het welzijn van medewerkers verbeteren
- Vermoeidheid en personeelsverloop verminderen
- Het vertrouwen vergroten
- Kosten verlagen
- Projectsucces verbeteren
- De besluitvorming over middelen verbeteren
- De ROI voor je organisatie en klanten verhogen
Voordat je vol overtuiging aan nieuwe optimalisatie-initiatieven en best practices voor resourcebeheer begint, moet je ervoor zorgen dat je een goed inzicht hebt in de huidige situatie en in de factoren die van invloed kunnen zijn op je middeleninzet.
9 factoren die optimaal resourcebeheer beïnvloeden
- Silo's kunnen conflicten tussen afdelingen en zelfs individuen veroorzaken. Ze leiden tot inefficiënties bij de prioritering van resources, het delen van informatie, doelen, tools, prioriteiten en processen.
- Tegenstrijdige prioriteiten maken het moeilijk om resources toe te wijzen en in balans te brengen, veroorzaken stress, verwarring en burn-out bij medewerkers, verlagen het moreel en het vertrouwen van medewerkers en verminderen het draagvlak voor projecten.
- Inefficiënte goedkeuringsprocessen kunnen je projecten niet alleen vertragen, maar ook andere processen beïnvloeden, zoals inkoop, wat projecten volledig in gevaar kan brengen.
- Inkoopproblemen kunnen kosten en doorlooptijden verhogen als gevolg van vraag en aanbod.
- Doelstellingen en Kernresultaten (OKRs) zijn essentieel om verwachtingen op elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat alles vooruitgaat en in de juiste richting beweegt. Zonder deze doelstellingen kan het onmogelijk zijn om te weten of resources optimaal worden ingezet.
- Werknemers op afstand en met name personeelstekorten hebben een van de grootste gevolgen voor effectief resourcebeheer. Je medewerkers zijn je grootste bezit en je belangrijkste resource. Zonder de juiste mensen op de juiste projecten kan alles volledig stilvallen.
- Ontbrekende vaardigheden en capaciteiten worden vaak over het hoofd gezien. Vaak wordt er onvoldoende gekeken naar de capaciteiten van teamleden om te controleren of ze geschikt zijn voor hun projectrollen. Als de juiste vaardigheden en capaciteiten niet beschikbaar zijn, kan dit merkbare hiaten in je organisatie veroorzaken. Je kunt een analyse van resourcehiaten gebruiken om deze hiaten te vinden en op te vullen.
- Beschikbaarheid van resources kan soms een kwestie van timing zijn en slechts minimale gevolgen hebben voor doorlooptijden en kosten, maar op andere momenten kunnen de kosten hierdoor aanzienlijk boven het budget uitkomen en kunnen doorlooptijden enorm worden beïnvloed.
- Projectmethodologieën moeten niet alleen aansluiten bij je projecten, maar ook bij de cultuur, processen en korte- en langetermijnvisie van je organisatie.
De huidige staat van resourcebeheer in grote organisaties
Resourcebeheer vormt al lange tijd een belangrijke uitdaging voor bedrijven, vooral voor grotere organisaties. Daar komt de complexiteit bij van een groeiend, door millennials gedomineerd en technologisch onderlegd personeelsbestand, samen met veranderende voorkeuren van medewerkers op het gebied van werk, wat in veel functies leidt tot personeelstekorten.
Grote organisaties lopen met name het risico millennials te verliezen aan kleinere bedrijven die een betere werk-privébalans, programma's voor gezondheid en welzijn en mogelijkheden voor werken op afstand bieden om aan hun veranderende prioriteiten tegemoet te komen.
Uit een onderzoek van Prosymmetry bleek een aanhoudende trend richting het centraliseren van resourcebeheerfuncties die verband houden met projecten. Deze trend heeft de vraag naar meer aandacht voor vaardighedenbeheer versneld, evenals de vraag naar resourcemanagers die technologisch onderlegd zijn geworden als reactie op de vraag van project- en bedrijfsleiders.
5 beste praktijken voor resourcebeheer in een grote organisatie
Tegenwoordig hebben de meeste grote bedrijfsprojecten een wereldwijde impact waarbij meerdere factoren een rol kunnen spelen, waaronder culturele barrières, verschillen in tijdzones, uiteenlopende arbeidswetgeving, verschillen in regelgeving en nog veel meer.
Zo kijk ik naar resourcebeheer, vooral in grote organisaties: “Plan hoe je je resources effectief beheert voordat ze opraken.”
Door deze beste praktijken voor resourcebeheer te volgen, kan je organisatie zich voorbereiden op de uitdagingen die haar te wachten staan.
1. Ontwikkel een resource-strategie voor je projectportfolio
Deze strategie moet aansluiten bij de doelen, visie en cultuur van de organisatie en ten minste de volgende zaken beschrijven:
- Het resourcebeheerproces
- Het inkoopproces
- Goedkeuringsprocessen, drempelwaarden en timing
- Hoe elk onderdeel van je bedrijf resources zal delen
- De te gebruiken projectmethodologieën
- Hoe teams moeten samenwerken om projectdoelen te bereiken
- De betrokken technologieën
- Hoe succes moet worden gemeten (OKRs)
2. Ontwikkel en implementeer het beste operationele model voor personeelsmanagement
Volgens onderzoek van McKinsey vereist het beheren van je middelen om de gewenste projectresultaten te behalen in de huidige volatiele, complexe en voortdurend veranderende bedrijfsomgeving nieuwe operationele modellen voor personeelsbeheer.
Personeelsmanagement begint met het aannemen, trainen en behouden van de juiste vaardigheden om personeelstekorten en vaardigheidstekorten aan te pakken. Dit geldt ook voor jou als projectmanager. Beoordeel je vaardigheden en capaciteiten regelmatig en vul waar mogelijk de hiaten aan. Begin met deze voorbeelden van vaardigheden op het gebied van resourcebeheer.
3. Centraliseer je talentenpool
Centralisatie zorgt voor zichtbaarheid binnen je hele organisatie, zodat silo's of tegenstrijdige prioriteiten teams niet onafhankelijk laten opereren of de communicatie belemmeren. Het helpt obstakels voor productiviteit weg te nemen en vergroot de kans dat je teams de gewenste resultaten opleveren.
More Articles
4. Bepaal de juiste methodologieën
Het is belangrijk om te onthouden dat niet elke methodologie werkt in elke grote organisatie of voor elk groot project. Voordat je methodologieën selecteert, moet je goed op de hoogte zijn van meerdere methodologieën en van de manier waarop ze in jouw organisatie het beste kunnen samenwerken.
Er bestaat geen universele oplossing. Het zal je misschien verbazen dat bijna 40% van de bedrijven een hybride aanpak voor projectmanagementmethodologieën en -praktijken heeft geïmplementeerd.
5. Implementeer het beste systeem voor resourcebeheer
Op de lange termijn is het niet goed voor je organisatie om van medewerkers te verwachten dat ze multitasken en te veel uren maken. Identificeer, selecteer en implementeer het beste systeem voor resourcebeheer dat aansluit bij het beleid en de doelstellingen van je organisatie. Met de juiste tools kunnen jij en alle teams slimmer werken, vermoeidheid bij medewerkers verminderen en middelen op korte en lange termijn beter beheren. Als je een goedkope optie nodig hebt om aan de slag te gaan, bekijk dan onze lijst met gratis software voor resourcebeheer.
Veelgestelde vragen over middelenbeheer in grote organisaties
Meer wendbaarheid vereist een stevige basis
Hoewel middelenbeheer voor grotere organisaties uitdagingen met zich mee kan brengen, kunnen een goed plan voor middelenbeheer en het volgen van best practices uw organisatie een stevige basis bieden voor meer wendbaarheid, zodat u middelen over meerdere projecten, programma's en portfolio's goed kunt optimaliseren.
Vergeet niet dat deze best practices voor het beheren van de middelen van uw organisatie geen eenmalige oefening zijn. Bekijk uw plan voor middelenbeheer regelmatig opnieuw om te zien hoe uw projecten binnen de organisatie vorderen en breng wijzigingen aan waar en wanneer dat nodig is.
Ontdek welke hybride methodologieën mogelijk werken in uw grote organisatie in onze gids voor hybride projectmethodologieën.
