Topp 11 utfordringer innen prosjektledelse: Slik overvinner du dem

Gjennom denne artikkelen vil du se henvisninger til en nylig undersøkelse, som ble gjennomført i 2020 og spurte respondentene hva den største utfordringen deres var på det tidspunktet. Ikke alle utfordringene som omtales her, var inkludert i undersøkelsen.

1. Konflikter i prosjektteamet

Konflikter i prosjektteamet kan skyldes, slik enkelte respondenter i undersøkelsen vår påpekte, giftige arbeidsmiljøer eller personligheter som kolliderer, samt mangel på ansvarlighet i prosjektteamet, noe som også hemmer samarbeid og lagarbeid.

Når team opplever dårlig kommunikasjon eller kommunikasjonsproblemer og ikke samarbeider på riktig nivå, kan dette føre til prosjektfeil.

Ifølge Harvard Business Review skyldes 39 % av konfliktene forskjeller i kommunikasjon, mens 22 % skyldes uklare forventninger.

Effektiv kommunikasjon og forventningsavklaring er to viktige områder som prosjektledere har ansvar for, noe som betyr at de kan redusere risikoen for at konflikter oppstår i det hele tatt (i tillegg til å bruke strategier for konfliktløsning når konflikter faktisk oppstår).

Slik overvinner du det

• Ta spesifikk opplæring i prosjektledelse og konfliktløsningsteknikker, som kan gi deg verktøy for å håndtere konflikter og andre mindre ideelle situasjoner. 
• Etabler et tydelig hierarki, SMART-prosjektmål og prosjektmål, samt et system for ansvarlighet. Sett opp regelmessige oppfølgingssamtaler med teammedlemmene, og hold dem ansvarlige for tidsfrister og kvalitetsstandarder.
• Implementer velprøvde strategier for å øke psykologisk trygghet. Dette sikrer at teammedlemmene føler seg hørt og respektert, noe som bidrar til å redusere konflikter.

2. Begrenset tilgang på ressurser

Prosjektledere sliter med å fordele ressurser til prosjektene sine, spesielt når prosjekter pågår samtidig og teamene er delt mellom konkurrerende prioriteringer.

Kommentar
avu/beachbabe74 fra diskusjonen
iprosjektledelse

Selv om noe av dette kan løses gjennom en god fase for prosjektplanlegging, handler det også om prosjektbudsjettet. Prosjekter med mindre budsjetter har ofte færre dedikerte ressurser, selv om de kan ha et arbeidsomfang som krever flere ressurser.

Slik overvinner du det

• Gjør deg kjent med viktige strategier for ressursstyring, som ressursutjevning og ressursutglatting. Begge kan bidra til å balansere ressursbelastningen mellom teammedlemmene, men bruk ressursutglatting når du har en fast tidsfrist som ikke kan endres. 
• Forbedre evnen din til ressursprognostisering. Jo tidligere du vet hvilke ressurser du vil trenge, desto tidligere kan du reservere dem, slik at du sikrer at du har alle du trenger. 
• Bruk programvare for ressursstyring. Dette er den enkleste måten å endre tildelinger på, følge med på teamets kapasitet og arbeidsmengde, og anslå hvilke ressurser du faktisk trenger.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Mangel på opplæring eller prosjektlederkompetanse

Prosjektledere blir ofte satt inn i rollen uten noen formell opplæring (selv om det gjerne kommer senere) eller de prosjektlederferdighetene, tekniske ferdighetene eller det settet med mellommenneskelige ferdigheter som kunne lagt til rette for at de lykkes.

Flere respondenter i undersøkelsen vår påpekte manglende selvtillit som sin største utfordring, og tre svar nevnte spesielt at de var nye innen prosjektledelse. Én respondent bemerket at de «hadde problemer med å utvide [ferdighetene sine] fra grunnleggende ledelse til å lede prosjekter i liten skala».

Slik overvinner du det

• Øv på å være fleksibel, uansett hvilken type eller størrelse det digitale prosjektet du leder har. Tilpass deg raskt til ulike situasjoner, og lær av feilene dine. 
• Sett av tid til egen læring og opplæring i prosjektledelse. Bli med i fellesskapsgrupper og bygg nettverk med kollegene dine. Slack-fellesskapet vårt (en del av DPM-medlemskapet) er et flott sted å delta i samtalen.
• Ta kurset vårt i mestring av digital prosjektledelse, som nå er tilgjengelig gjennom DPM-medlemskapet. Kurset dekker hele prosjektets livssyklus, i tillegg til viktige metoder som smidig prosjektledelse og fossefallsmetoden, samt taktikker for å levere vellykkede prosjekter.

4. Mangel på tydelige prosesser

Mange respondenter i undersøkelsen vår påpekte at deres største utfordring innen prosjektledelse var knyttet til prosesser, enten spesifikke prosjektprosesser eller virksomhetens prosesser. Flere svar nevnte at organisasjonen deres manglet arbeidsflyter, og at det falt på prosjektlederne å opprette og implementere dem.

Andre var frustrerte over at andre ikke fulgte de etablerte prosessene.

Kommentar
avu/wookiedaywalker fra diskusjonen
iprosjektledelse

Slik overvinner du det

• Bruk maler når du oppretter prosessdokumenter. Dette sparer deg for tid og forvirring, siden du ganske enkelt kan redigere et eksisterende prosessdokument i stedet for å opprette et fra grunnen av. Du kan lage maler fra de eksisterende dokumentene dine, eller det finnes mange gratis- og betalingsmaler som kan gi deg et utgangspunkt. 
• Utfør en årsaksanalyse. Før du går i gang med løsninger, bør du vurdere å bruke årsaksanalyse for å forstå hvorfor prosesser hoppes over eller ikke fungerer. Det kan avdekke mangler i opplæringen, uklart ansvar eller verktøy som ikke støtter arbeidsflyten.
• Opprett en endringsstyringskomité for å innføre nye prosesser og endringer i eksisterende prosesser. Inkluder teammedlemmer fra ulike avdelinger, slik at alle får si sin mening og kan støtte opp om den nye prosessen.

5. Holde seg innenfor omfanget

Flere respondenter sa at omfanget var deres største utfordring: spesielt å holde seg innenfor prosjektomfanget, unngå omfangsutglidning og håndtere endringer i omfanget i siste liten. Omfangsutglidning kommer hovedsakelig fra kunder («Jeg håpet bare …», «Én idé til …»), men kan også komme fra teammedlemmer som virkelig ønsker å imponere. 

Én respondent påpekte kaskadeeffekten som endringer i omfanget har, og den påfølgende interessenthåndteringen som oppstår når endringer i omfanget også krever endringer i prosjektplanen eller budsjettet.

Slik overvinner du det

• Se tilbake på arbeidsbeskrivelsen og/eller prosjektomfangsbeskrivelsen. Hvis en kunde ber om noe som ikke er beskrevet i noen av disse dokumentene, bør du henvise dem tilbake til dokumentet slik at de kan se nærmere på det. 
• Innfør en prosess for endringsforespørsler. Hvis en kunde for eksempel ønsker en funksjon som ikke var med i det opprinnelige omfanget, fyller du ut en endringsforespørsel som beskriver hvilke konsekvenser utviklingen av funksjonen vil få for prosjektets budsjett, tidsplan og ressurser. De kan gå gjennom endringsforespørselen og bestemme seg for ikke å gå videre, men hvis de gjør det, kan du justere prosjektets tidsplan eller budsjett etter behov.

6. Manglende oversikt over fremdriften

Prosjektledere klager ofte over at de ikke er klar over prosjektforsinkelser eller problemer før det er for sent, samt at de ikke har oversikt over hvor mye arbeid som er fullført i forhold til hvor mye budsjett og tid som er brukt. 

For ikke å nevne at prosessen med å spore opp denne informasjonen er svært tidkrevende uten en ordentlig rapporteringsløsning på plass: 

Kommentar
av fra diskusjonen
iprojectmanagement

Slik overvinner du det

• Bruk prosjektstyringsprogramvare. Den lar deg opprette oversikter for å følge med på måltall som hvor mye av budsjettet som er brukt, hvilken kapasitet hver ressurs har, og hvor stor andel av en oppgave eller milepæl som er fullført. Den lar deg også se hvilke andre prosjekter teammedlemmene dine jobber med, slik at du kan vurdere prioriteringer og justere etter behov. 
• Beregn opptjent verdi. Dette er et måltall som tilordner en pengeverdi til fremdriften i prosjektet, slik at du kan sammenligne direkte hvor mye tid som er brukt, med hvor mye av budsjettet som er brukt. 
• Følg regelmessig opp med teammedlemmene dine. Hold jevnlige en-til-en-samtaler for å få et helhetlig bilde av arbeidsmengden deres, eventuelle hindringer eller utfordringer de møter, og hvordan du kan støtte dem bedre. 

7. Å lede personer som ikke rapporterer direkte til deg

Prosjektledere er ofte ikke de direkte lederne for teammedlemmene som jobber med prosjektene deres.

De har nødvendigvis ikke myndighet over timeplanen deres, arbeidstiden deres, hvilken prosess de følger, eller hvordan de arbeider. Dette kan føre til konflikter mellom prosjektlederen og teamet, mellom prosjektledere og andre ledere, eller konflikter mellom ulike teammedlemmer. 

Slik overvinner du det

• Bygg et godt forhold til teammedlemmene dine, slik at de føler at de kan komme til deg med bekymringer om arbeidsmengden sin. Når du blir kjent med noen som person, blir det enklere å ha vanskelige samtaler med dem. 
• Sett opp regelmessige møter (ukentlig, annenhver uke osv.) for alle ledere (både prosjektledere og andre) for å diskutere prioriteringer og potensielle ressurskonflikter, og sikre samsvar slik at teammedlemmene ikke får høre forskjellige ting fra forskjellige personer, noe som kan føre til frustrasjon og forvirring. 
• Still åpne spørsmål til teammedlemmene om arbeidsmengden eller preferansene deres, og unngå ledende eller nedlatende spørsmål.

8. Konkurrerende prioriteringer

Organisasjoner har mange prosjekter på gang, og ressursene disse prosjektene krever, kan være knappe, som omtalt ovenfor. Teammedlemmene har ofte svært mye å gjøre, noe som kan svekke moralen og motivasjonen. For ikke å nevne at prosjektledere ofte selv har mye å gjøre mellom flere prosjekter med ulike prioriteringsnivåer.

Dette oppsummerer det ganske godt: 

Kommentar
av fra diskusjonen
iprojectmanagement

Slik overvinner du det

• Implementer programvare for oppgavehåndtering og prosjektstyringsapper eller verktøy. Disse kan hjelpe deg med å holde oversikt over hva teammedlemmene dine arbeider med, og hvilke andre prosjekter og oppgaver som er tildelt dem. 
• Opprett en prioriteringsmatrise og kategoriser oppgaver etter hvor viktige eller presserende de er, og fjern alt som både er uviktig og ikke haster. 
• Lær deg å delegere. Selv om prosjektledere er ansvarlige for at arbeidet blir gjort, trenger de ikke nødvendigvis å gjøre det selv. Involver teamet i idédugnader om taktikker for risikohåndtering eller beredskapsplaner.

9. Få nøyaktige estimater

Å anslå hvor lang tid en oppgave vil ta, og dermed hvor stort budsjett den vil kreve, er alltid en utfordring for både prosjektledere og teammedlemmer.

Prosjektledere er ikke de som utfører arbeidet, og teammedlemmer kan være tilbakeholdne med å forplikte seg til et bestemt tidsrom, særlig hvis de ikke har all informasjonen, noe som noen ganger er tilfelle.

Slik overvinner du det

• Bruk estimeringsteknikker som analog estimering, parametrisk estimering eller trepunktsestimering. Analog estimering bruker data fra tidligere prosjekter, mens parametrisk estimering henter bestemte variabler fra lignende prosjekter og anvender dem på parameterne i det aktuelle prosjektet. Trepunktestimering beregner gjennomsnittet av det beste scenarioet, det verste scenarioet og det mest sannsynlige scenarioet.
• Bruk vår prosjektestimatmal (tilgjengelig gjennom DPM-medlemskap). Få tilgang til vår mal og sjekkliste for å sikre at du presenterer det mest nøyaktige estimatet som mulig for kundene. 

10. Manglende kommunikasjon

Når teammedlemmer ikke kommuniserer med hverandre, eller prosjektets interessenter ikke gir riktig informasjon eller de nødvendige godkjenningene for å opprettholde prosjektets fremdrift, blir den potensielle risikoen for at prosjektet mislykkes større.

Kommentar
avu/wookiedaywalker fra diskusjonen
iprosjektstyring

Slik overvinner du det

• Opprett en tydelig kommunikasjonsplan. Denne beskriver hvordan prosjektteamet, prosjektlederen og interessentene skal utveksle informasjon gjennom hele prosjektet. Inkluder hvilke kanaler dere skal bruke og hvor ofte dere skal kommunisere, samt hvor ofte dere skal ha statusmøter (enten fysisk eller på telefon). 
• Gjennomfør en ordentlig prosjektoppstart, samt et møte før oppstart mellom deg og kunden. Dette vil bidra til å bygge en god relasjon, slik at dere kan kommunisere godt gjennom resten av prosjektet, og vil avklare forventningene til nivået og hyppigheten på kommunikasjonen gjennom hele prosjektet. 

11. Team som arbeider i siloer

Når teammedlemmer arbeider i sine egne små verdener og det ikke finnes noen tilbakemeldingssløyfer, blir kvaliteten på arbeidet dårligere, arbeid blir duplisert, og det er uklart hvem som har ansvar for hva.

Dette fører til slutt til mye frustrasjon blant prosjektteamet og interessentene, senker arbeidsmoralen og motivasjonen, og gjør at teamet mister engasjementet for arbeidet. 

Slik overvinner du det

• Implementer et RACI-diagram. Dette tydeliggjør hvem som er ansvarlig, har beslutningsansvar, skal konsulteres og skal informeres om bestemte prosjektoppgaver og leveranser. Fyll ut diagrammet strategisk for å redusere siloer, og sørg for at teammedlemmene i rollen som «konsulteres» er de riktige personene til å gi tilbakemeldinger.
• Etabler en tilbakemeldingssløyfe. Dette innebærer å innhente tilbakemeldinger på selve arbeidet, men prosjektledere bør også alltid be om tilbakemeldinger på prosesser, hindringer og hvordan prosjektet som helhet utvikler seg. Jo mer du forbedrer prosessene og finner måter å bryte ned siloer på, desto mer vil arbeidsmoralen og kvaliteten på arbeidet forbedres.

Hva skjer videre?

For hjelp med effektiv prosjektledelse og løsning av disse og andre vanlige utfordringer innen prosjektledelse, meld deg inn i medlemsfellesskapet vårt og bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere.