Ressursutjevning i prosjektledelse: En komplett veiledning
Si at prosjektet ditt nærmer seg fristen, og du nettopp har oppdaget at utvikleren du trenger til å jobbe med en landingsside, allerede er dobbeltbooket. Hva gjør du?
Hvis du opplever problemer med overbelastning av ressurser eller ressurskonflikter, kan ressursutjevning være løsningen du ser etter.
Hva er ressursutjevning?
Ressursutjevning er prosessen med å planlegge prosjektoppgaver og aktiviteter på nytt når ressursene som er tildelt arbeidet, ikke er tilgjengelige.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvis teammedlemmet du trenger, er opptatt med en annen oppgave med høyere prioritet, kan du flytte oppgaven til et annet tidspunkt når ressurstilgangen (hvem som er tilgjengelig for å jobbe med en oppgave) samsvarer med ressursbehovet (hvem som må jobbe med en bestemt oppgave).
Bruk ressursutjevning når du har en fleksibel prosjektplan. Du bør imidlertid bruke en annen teknikk kalt ressursutglatting når prosjektets sluttdato og kritiske sti er ufleksible (les mer om forskjellen mellom ressursutglatting og ressursutjevning her).
Ressursutjevning kan vanligvis håndteres gjennom programvare for ressursstyring.
Når skal du bruke ressursutjevning?
Bruk ressursutjevning når:
- Nødvendige ressurser har begrenset tilgjengelighet. Si at en DevOps-ingeniør bare kan jobbe med et programvareutviklingsprosjekt i én uke. Du justerer ressursplanen for å ta hensyn til tilgjengeligheten hans.
- Nødvendige ressurser må deles. Si at en kvalitetsansvarlig må dele tiden sin mellom to produksjonslinjer. Du justerer overvåkings- og inspeksjonsplanene for de to linjene for å ta hensyn til den kvalitetsansvarliges tilgjengelighet.
- Nødvendige ressurser er tilgjengelige i begrensede mengder. Si at et byggeprosjekt krever to kraner, men bare har én og ingen mulighet til å skaffe en ekstra kran. Du organiserer prosjektplanen på nytt slik at oppgaven med høyest prioritet bruker kranen først.
- Nødvendige ressurser er overbelastet. Si at to overlappende aktiviteter trenger prosjektets konstruksjonsingeniør. Du flytter inspeksjonsaktiviteten med lavere prioritet slik at konstruksjonsingeniøren kan utføre inspeksjonsaktiviteten med høyere prioritet først.
- Ressursbruken må være jevn. Si at en aktivitet har en beregnet varighet på fem dager, der utvikler A jobber 16 timer i tre dager og ikke jobber i to dager. Etter ressursutjevning jobber utvikler A åtte timer per dag i seks dager, noe som forlenger aktivitetens varighet med én dag.
Matematisk ser justeringen slik ut:
16 timer/dag x 3 dager = 48 timer = 8 timer/dag x 6 dager
4 fordeler med ressursutjevning
Ressursutjevning, som en teknikk for ressursoptimalisering, lar deg utarbeide en optimal plan for ressursutnyttelse. Nedenfor ser du de konkrete fordelene med ressursutjevning.
1. Slank drift
Det lar deg som prosjektleder (eller ressursleder) utnytte og styre ressursene fullt ut, samtidig som du reduserer konkurrerende krav til tilgjengelige ressurser. Det er ikke nødvendig å ansette flere personer eller skaffe mer utstyr hvis du kan justere prosjektplanen for å ta hensyn til ressurstilgjengeligheten.
2. Realistisk planlegging
Ressursutjevning gir deg en systematisk måte å ta ressursbegrensninger i betraktning i prosjektplanleggingsfasen. Resultatet er en plan som det er mer sannsynlig at blir fulgt, enn en ikke-optimalisert plan. Hvis du følger den ikke-optimaliserte planen, er det større sannsynlighet for at du opplever forsinkelser.
3. Gir maksimal ressursoptimalisering
Ved ressursutjevning er ressursenes tilgjengelighet det viktigste hensynet. Planmodellen bygges rundt ressurstilgjengelighet eller endres i henhold til ressursbegrensninger. Ressursutjevning gir derfor maksimal optimalisering av ressursene.
4. Større sannsynlighet for et vellykket resultat
Hvis de nødvendige ressursene er tilgjengelige når du trenger dem, er sjansene gode for at du oppnår de forventede resultatene. Ressursutjevning gir deg større sjanse for å lykkes fordi det lar deg organisere prosjektplanen i henhold til tilgjengeligheten av prosjektressurser.
Begrensninger ved ressursutjevning
- Det kan ikke brukes i situasjoner der det ikke finnes noe fleksibilitet i prosjektplanleggingen. Ressursutjevning håndterer konflikter ved å planlegge aktiviteter på nytt og forlenge den kritiske linjen. Du kan ikke utføre ressursutjevning når du ikke har tillatelse til å gjøre det.
- Det forandrer prosjektplanen. I prosjekter der tapt tid innebærer betydelige kostnader eller tap, kan det bli kostbart å planlegge tidsplanen rundt ressurstilgjengelighet. En bedre tilnærming er å hente inn flere ressurser i stedet for å vente på at eksisterende ressurser skal bli tilgjengelige.
Eksempel på ressursutjevning
Anta at du har et enkelt prosjekt som har tre komponentaktiviteter – aktivitet A, aktivitet B og aktivitet C – med følgende avhengigheter og estimerte varigheter:
- Aktivitet A, to dager, må starte før aktivitet B kan starte
- Aktivitet B, én dag, må fullføres før aktivitet A kan fullføres
- Aktivitet C, én dag, kan starte etter at aktivitet A og B er fullført
Slik det er nå, har prosjektet en estimert varighet på tre dager.
Nedenfor vises prosjektet i et enkelt Gantt-diagram.
La oss anta at det hypotetiske prosjektet vårt krever følgende menneskelige ressurser.
For enkelhets skyld antar vi at det ikke finnes andre ressursbegrensninger enn tilgjengeligheten av menneskelige ressurser.
Roger og Greg arbeider med et annet prosjekt i tillegg til dette. De er bare tilgjengelige deler av dagen: Roger i fire timer og Greg i tre timer.
La oss sammenligne ressursenes daglige tilgjengelighet med ressursfordelingen for hver aktivitet.
Ut fra dette bør du se tydelige ressursbegrensninger i prosjektet. Her er noen av dem:
- Aktivitet A krever 16 timer av Rogers tid, og den planlagte varigheten er 2 dager. Men Roger kan bare arbeide fire timer per dag på dette prosjektet.
- Aktivitet B krever fire timer av Rogers tid. Men aktivitet B overlapper delvis med aktivitet A.
- Aktivitet A krever åtte timer fra Minerva. Aktivitet B krever fire timer fra henne. Men aktivitet B overlapper delvis med aktivitet A.
Prosjektets daglige behov for bestemte menneskelige ressurser overstiger langt den daglige tilgjengeligheten av disse ressursene.
Du bør justere prosjektplanen for å ta hensyn til ressurstilgjengeligheten, med forbehold om eksisterende oppgaveavhengigheter. Beregn ressurskapasiteten og utnyttelsesgradene også, og unngå å belaste en ressurs utover kapasiteten eller overbelaste den hvis det ikke er nødvendig.
Disse vurderingene fører til den ressursutjevnede planen som vises nedenfor.
Og her er det nye Gantt-diagrammet ditt.
Ressursutjevning utvidet tidsplanen fra tre til 11 dager fordi du måtte omfordele ressursene i henhold til ressurstilgjengeligheten.
Prosessen for ressursutjevning
- Del prosjektplanen inn i håndterbare tidsintervaller, for eksempel én dag.
- For hvert tidsintervall i prosjektplanen må du identifisere ressursene (personer, materialer, utstyr) som kreves av oppgaven eller oppgavene som er planlagt for den dagen.
- Hvis noen av ressursene som kreves av den planlagte oppgaven, ikke er tilgjengelige, må du planlegge oppgaven på nytt til en annen dag når den utilgjengelige ressursen er tilgjengelig.
- Hvis to prosjektaktiviteter er planlagt samme dag og konkurrerer om de samme ressursene, må du prioritere én av de to aktivitetene ved å avgjøre hvilken av dem som er viktigst.
- Hvis du vurderer aktiviteter med negativ eller null slakk som viktigere eller høyere prioritert, må du tildele de knappe ressursene til oppgaven med negativ eller null slakk og flytte den konkurrerende oppgaven til et annet tidsintervall.
Prosessen for ressursutjevning er iterativ. Når du står overfor ressursbegrensninger i prosjektet, planlegger du aktivitetene på nytt etter behov helt til du har optimalisert ressursene og har en ressursutjevnet prosjektplan.
Selvfølgelig vil det finnes tilfeller der en aktivitet ganske enkelt ikke kan planlegges på nytt, selv om de nødvendige ressursene ikke er tilgjengelige eller en annen leveranse har prioritert bruk av slike nødvendige ressurser.
Når dette skjer, har du kanskje ikke noe annet valg enn å la de konkurrerende aktivitetene bli stående som planlagt, notere ressursmangelen og løse ressursbegrensningen på en annen måte.
Populære verktøy for ressursutjevning
Her er noen teknikker for ressursutjevning og verktøy du kan bruke når du gjennomfører denne prosessen i prosjektene dine.
- Bruk Gantt-diagrammer. Som du så i eksempelet jeg beskrev ovenfor, er Gantt-diagrammer svært nyttige for å visualisere oppgaver og sluttdatoer eller prosjektvarigheter, samt for å identifisere avhengigheter som påvirker ressursbehov og fordeling.
- Bruk prosjektstyringsverktøy som prosjektstyringsprogramvare (for å håndtere alle aspekter ved prosjekter) eller ressursstyringsprogramvare (som går mer i dybden på håndtering og planlegging av ressurser), som gir oversikt over ressurser og fordeling. De har ofte algoritmer som automatisk løser planleggingskonflikter i henhold til kriterier du angir.
- Identifiser den kritiske veien (også kalt metoden for kritisk vei, eller CPM). Siden ressursutjevning kan føre til en endring i prosjektets kritiske vei, er det viktig å vite nøyaktig hvordan den ser ut på forhånd. På denne måten kan du varsle kunden eller interessentene tidlig dersom den kritiske veien (og prosjektets ferdigstillelsesdato eller prosjektfrist) kan bli endret.
5 beste praksiser for ressursutjevning
- Følg kontinuerlig med på ressursfordelingen: Ressursutjevning er ikke en situasjon som løses én gang for alle. Fortsett å følge med på metodene dine for ressursfordeling for å avdekke konflikter gjennom hele prosjektet (f.eks. forespørsler i siste liten på andre prosjekter, uventet fravær som sykedager osv.)
- Ha som mål å fordele arbeidet jevnt: Prøv så langt det er mulig å fordele arbeidet jevnt mellom teammedlemmene. Dette hindrer at enkelte teammedlemmer blir utbrent, eller at andre ikke har noe å gjøre.
- Vær åpen om endringer: Når du må gjøre endringer i tidsplaner eller i hvem som er tildelt en oppgave, må du holde både interessentene og teamet informert.
- Ha en reserveplan: Hvis et bestemt teammedlem ikke er tilgjengelig, eller du absolutt ikke kan flytte en tidsfrist, må du ha en plan B – tildel arbeidet til et annet teammedlem, fremskynd tidsplanen osv.
- Opprett en tilbakemeldingssløyfe: I tillegg til å følge med på teamets arbeidsmengde gjennom et programvareverktøy må du sørge for å snakke regelmessig med dem om arbeidsmengden deres. Noen ganger avdekker du detaljer som ikke gjenspeiles i programvaren (f.eks. andre prosjekter som ikke ble lagt inn i programvaren osv.)
Hva skjer nå?
Har du flere spørsmål om ressursutjevning? Bli med i samtalen på Slack med over 100 andre digitale prosjektledere med DPM-medlemskap!
