Prosjektstyring med fossefallsmetoden: 6 faser og når den bør brukes
Fossefallprosjektledelse er en lineær metodikk som innebærer å fullføre planlegging og møter på forhånd for å fastsette prosjektets omfang, krav og risikoer.
Det er riktig metode for prosjektet ditt hvis kravene er spesifikke og fastsatte, tidligere faser må fullføres før fremtidige faser kan begynne, og endringer eller revisjoner etter at prosjektet har startet, er begrenset. Slik fungerer fossefallprosjektledelse.
Hva er fossefallprosjektledelse?
Fossefallprosjektledelse er en lineær prosjektledelsesmetodikk som beveger seg gjennom tydelig avgrensede arbeidsfaser. Den neste arbeidsfasen avhenger av den forrige fasen, så bare én prosjektfase kan bearbeides om gangen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Prosjektplanen i et fossefallsprosjekt er kartlagt i detalj, med milepæler underveis fra prosjektoppstart til prosjektavslutning.
Smidig vs. fossefallprosjektledelse
Den viktigste forskjellen mellom smidig og fossefall er at smidig fokuserer på iterasjon og tilpasningsevne, og du kan endre planen for å imøtekomme nye krav og tilbakemeldinger underveis, mens fossefallprosjektledelse følger en lineær plan fra prosjektstart til slutt.
| Aspekt | Fossefall | Smidig |
|---|---|---|
| Prosjektplanlegging | Detaljert planlegging skjer på forhånd. | Planleggingen utvikler seg gjennom hele prosjektet. |
| Arbeidsflyt | Arbeidet følger sekvensielle faser. | Arbeidet går fremover gjennom iterative sykluser. |
| Krav | Best egnet for tydelig definerte og stabile krav. | Tar høyde for endrede krav. |
| Fleksibilitet | Endringer krever ofte formelle revisjoner og omarbeiding. | Endringer kan innarbeides mellom iterasjonene. |
| Levering | Det ferdige produktet leveres vanligvis mot slutten. | Brukbare inkrementer kan leveres oftere. |
| Tilbakemeldinger fra interessenter | Samles hovedsakelig inn ved planlagte gjennomganger og milepæler. | Samles inn regelmessig gjennom hele utviklingen. |
I tillegg kan noen team til og med kombinere begge metodikkene og praktisere det som kalles «water-agile-fall».
I Scrum, et smidig rammeverk, organiseres arbeidet i en produktkø og fullføres i tidsavgrensede sprinter. Hver sprint har som mål å produsere et brukbart produktinkrement, slik at interessenter kan gjennomgå fremdriften og gi tilbakemeldinger.
De 6 fasene i fossefallprosjektledelse
Når du bruker fossefall, går prosjektet gjennom seks sekvensielle faser. Du bruker prosjektets livssyklus sammen med dette – trinnene nedenfor overlapper med de fem fasene prosjektoppstart, planlegging, gjennomføring, overvåking og styring samt avslutning.
| Fase | Hovedaktivitet | Typisk leveranse |
|---|---|---|
| 1. Innsamling av krav | Definer prosjektets omfang, krav og forventninger. | Kravdokument |
| 2. Design | Utvikle løsninger basert på godkjente krav. | Godkjente design eller spesifikasjoner |
| 3. Implementering | Bygg produktet eller gjennomfør prosjektplanen. | Fungerende produkt eller ferdigstilte prosjektkomponenter |
| 4. Testing og kvalitetssikring | Verifiser leveransene og rett opp feil. | Testede og validerte leveranser |
| 5. Distribusjon | Utgi det ferdige produktet. | Produkt i drift og vedlikeholdsplan |
| 6. Vedlikehold | Håndter problemer og oppretthold funksjonaliteten. | Feilrettinger, oppdateringer og vedlikeholdsregistre |
1. Innsamling av krav
I det første trinnet i fossefallmetodikken skal du samle inn alle prosjektkravene. Dette innebærer å snakke med interessentene og teamet ditt, gjennomgå prosjektmandatet og andre dokumenter om omfanget samt beskrive spesifikke leveranser og aktiviteter.
Du skal samle inn fire typer krav:
- Funksjonelle krav
- Tekniske krav
- Ikke-funksjonelle krav
- Systemkrav
Dokumenter disse i kravdokumentet sammen med prosjektplanen. Oppdater dokumentasjonen hvis kravene endres under prosjektet.
Gå gjennom dette dokumentet med prosjektteamet ditt før arbeidet starter, og sørg også for å få støtte fra eventuelle eksterne interessenter eller kunder (dette gjøres ofte under prosjektoppstarten).
2. Utforming
I dette trinnet begynner prosjektteamet å utforme løsninger basert på kravene. Tildel leveranser til teammedlemmer basert på tilgjengelighet og kompetanse (ved hjelp av prosjektstyringsprogramvare).
De nøyaktige leveransene vil avhenge av hvilken type prosjekt du arbeider med (for eksempel bør teamet for et nettstedprosjekt levere trådskisser og utforminger av nettsider).
Som prosjektleder omfatter ansvarsområdene dine i denne fasen:
- Gjennomgang av leveranser: Gå gjennom utformingene og gi tilbakemeldinger til teamet.
- Håndtering av tidslinjer: Følg opp leveranser og tidsfrister.
- Overvåking av kritisk sti: Identifiser oppgaver som kan forsinke prosjektet, og sørg for at prosjektet holder seg på rett spor.
Når utformingene er godkjent av interessentene eller kundene, kan du gå videre.
3. Implementering
I implementeringsfasen implementerer utviklingsteamet utformingene som ble opprettet i forrige trinn. Som prosjektleder følger du nok en gang med på tidslinjen og tildeler oppgaver.
Du må også overvåke prosjektet for potensielle risikoer og avhengigheter som kan oppstå, og sørge for at budsjettet ikke brukes opp for raskt.
Leveransene i utviklingsprosessen vil igjen avhenge av prosjekttypen. I eksempelet vårt med et nettstedprosjekt vil leveransene omfatte fungerende nettsider (sannsynligvis først i et testmiljø eller et ikke-publisert miljø for å legge til rette for kvalitetssikring).
I denne fasen kan du oppdage at noe som ble opprettet i utformingsfasen, ikke er teknisk mulig, noe som kan kreve at du går tilbake til forrige trinn og bearbeider utformingene på nytt (noe som vil koste deg tid). Du kan redusere denne risikoen ved å involvere programvareutviklingsteamet i gjennomgangen av utformingene.
4. Testing og kvalitetssikring
I denne fasen tester og gjennomgår du og teamet kvaliteten på det som er levert, for å sikre at det oppfyller kravene og interessentenes forventninger.
Prosjektteamet tar seg av dette, men hvis du som prosjektleder har teknisk bakgrunn, kan du også bli involvert.
Under testing og kvalitetssikring bør teamet:
- Opprette testtilfeller for å kontrollere at leveransene oppfyller kravene.
- Dokumentere feil og problemer som må løses.
- Evaluere kvaliteten opp mot målene som ble fastsatt under innsamlingen av krav.
- Gå gjennom brukstilfeller for å bekrefte at forventet funksjonalitet er dekket.
Du må kanskje sende prosjektet tilbake til utviklerne for å rette opp alvorlige feil eller problemer som oppdages i denne prosessen. Derfor er det viktig å sette av ekstra tid i prosjektet til testfasen – du ønsker ikke å bli forsinket av feilretting i siste liten.
5. Publisering
Når teamet har rettet alle feil og problemer som ble funnet under kvalitetssikringsarbeidet, kan teamet publisere prosjektet. Leveransen her er det ferdige produktet, sammen med en plan for å vedlikeholde det (se informasjon om vedlikeholdsfasen nedenfor) og dokumentasjon av det som er levert.
Overvåk det publiserte produktet for eventuelle feil eller problemer som ikke ble oppdaget i kvalitetssikringsfasen. Som prosjektleder må du holde jevnlig kontakt med interessenter eller kunder for å sikre at alt utvikler seg i tråd med forventningene.
6. Vedlikehold
Deretter utfører teamet vedlikehold på produktet i henhold til planen som ble lagt i forrige trinn. Vær tydelig overfor interessenter eller kunder på hva som er inkludert i planen som regelmessig vedlikehold, og hva som faller utenfor omfanget og kan medføre en ekstra kostnad (for eksempel nye funksjoner, flere sider osv.).
3 Bruksområder for fossefallsbasert prosjektstyring
Fossefallsbasert prosjektstyring fungerer best for prosjekter som har klart definerte leveranser og begrensninger, samt faste budsjetter og tidslinjer.
Hvis prosjektomfanget ditt fortsatt har mange ukjente faktorer eller er utsatt for endringer, er fossefallsmodellen sannsynligvis ikke den prosjektstyringstilnærmingen du bør bruke. Fossefallsmodellen fungerer best for følgende typer prosjekter:
Byggeprosjekter
Bygg og anlegg (også kjent som kapitalprosjektledelse) egner seg godt for fossefallsmetoden fordi en streng prosjektstyringsprosess bidrar til å ivareta sikkerheten til alle som arbeider med prosjektet eller bruker det ferdige produktet.
Dette skyldes at planer for bygninger må godkjennes av ingeniører og ofte offentlige etater før arbeidet kan begynne. Planene er ikke gjenstand for endringer underveis, og en sekvensiell plan kan enkelt følges.
Det finnes spesialiserte verktøy for prosjektstyring innen bygg og anlegg som du kan bruke til denne typen prosjekter, samt KI-verktøy for prosjektstyring innen bygg og anlegg.
Prosjekter for utforming og utvikling av nettsteder
Prosjekter for utforming og utvikling av nettsteder kan bruke fossefallsprosessen eller en av mange smidige metoder. Fossefallsmetoden fungerer godt når behovene er tydelig definert.
Hvis du har et nøyaktig nettstedskart og en stilguide du må bruke, er det enkelt å planlegge fasene og når hver side vil være klar for gjennomgang og godkjenning. Du kan også velge ønsket lanseringsdato med høy grad av sikkerhet.
Programvare med spesifikk funksjonalitet
Hvis teamet ditt utvikler programvare med spesifikk funksjonalitet og et tydelig definert sett med krav, kan fossefallsmodellen være det riktige valget. Eksempler på dette kan være et CRM-system, HR-programvare eller et hvilket som helst verktøy for etterlevelse.
Disse vil ha et innledende sett med krav, og arbeidet kan planlegges og gjennomføres på en lineær måte. Et Gantt-diagram som viser tidslinjen og når interessentene vil motta statusoppdateringer og/eller må være tilgjengelige for brukerakseptansetesting, vil sørge for at alle er samkjørte med planen din.
Fordeler og ulemper ved fossefallsbasert prosjektstyring
Fossefallsbasert prosjektstyring gir en tydelig struktur, definerte ansvarsområder og grundig dokumentasjon, men den sekvensielle tilnærmingen kan gjøre endringer vanskeligere. Ved å forstå fordelene og ulempene kan du avgjøre om denne metoden passer for prosjektet ditt.
| Fordeler | Ulemper |
| Planlegging på forhånd: Planleggingen skjer før arbeidet begynner, noe som reduserer uklarheter og uventede endringer. | Rigid struktur: Det er vanskelig å håndtere endringer når prosjektet først er i gang. |
| Tydelige ansvarsområder: Teammedlemmene forstår rollene og tidsplanene sine. | Begrenset fleksibilitet: Det kan være vanskelig å innarbeide teknologi eller brukerkrav som er i utvikling. |
| Definerte mål: Team og interessenter deler en tydelig prosjektplan og tydelige mål. | Lengre planleggingsprosess: Omfattende planlegging på forhånd kan forsinke starten på implementeringen. |
| Kontroll over omfanget: Nye ideer kan utsettes til fremtidig arbeid eller håndteres gjennom endringsordrer. | Forsinket levering: Sekvensielle faser kan forsinke leveringen av et brukbart produkt sammenlignet med smidige tilnærminger. |
| Enklere overleveringer: Dokumenterte krav og designbeslutninger hjelper teamene med å gå fra én prosjektfase til en annen. | Sen oppdagelse av problemer: Problemer blir kanskje ikke identifisert før i testfasen. |
| Bedre dokumentasjon: Nedskrevne beslutninger og godkjenninger gir referanser for nye teammedlemmer. | Kostbart omarbeid: Problemer som oppdages sent, kan kreve at fullførte faser gjennomgås på nytt, noe som øker kostnadene og forsinker leveringen. |
Når bør du bruke fossefallsmetoden i eget arbeid?
Vil du diskutere de relative fordelene ved fossefallsmetoden og ulike smidige tilnærminger? Bli medlem av DPM og få tilgang til samtalen i Slack med hundrevis av andre digitale prosjektledere! Du får også tilgang til over 100 maler for viktige prosjektdokumenter, som prosjektplaner, risikoregistre og arbeidsbeskrivelser.
