Topp 11 utfordringer innen prosjektledelse: Slik overvinner du dem

Gjennom denne artikkelen vil du se henvisninger til en nylig undersøkelse, som ble gjennomført i 2020 og spurte respondentene hva den største utfordringen deres var på det tidspunktet. Ikke alle utfordringene som omtales her, var inkludert i undersøkelsen.

1. Konflikter i prosjektteamet

Konflikter i prosjektteamet kan skyldes, slik noen respondenter i undersøkelsen vår påpekte, et giftig arbeidsmiljø eller personligheter som kolliderer, samt mangel på ansvarlighet i prosjektteamet, noe som også motvirker samarbeid og lagarbeid.

Når team opplever dårlig kommunikasjon eller problemer med misforståelser, og ikke samarbeider på riktig nivå, kan dette føre til prosjektfiasko.

Ifølge Harvard Business Review skyldes 39 % av konfliktene forskjeller i kommunikasjon, mens 22 % skyldes uklare forventninger.

Effektiv kommunikasjon og avklaring av forventninger er to viktige områder som prosjektledere har ansvar for, noe som betyr at de kan redusere risikoen for at konflikter oppstår i det hele tatt (samt bruke konfliktløsningsstrategier når de oppstår).

Slik overvinner du det

• Ta spesifikk opplæring i prosjektledelse og konfliktløsningsteknikker, som kan gi deg verktøy for å håndtere konflikter og andre mindre ideelle situasjoner. 
• Etabler et tydelig hierarki, SMARTe prosjektmål og prosjektmålsettinger, samt et system for ansvarlighet. Sett opp regelmessige oppfølgingssamtaler med teammedlemmene, og hold dem ansvarlige for tidsfrister og kvalitetsstandarder.
• Ta i bruk velprøvde strategier for å øke den psykologiske tryggheten. Dette sikrer at teammedlemmene føler seg hørt og respektert, noe som bidrar til å redusere konflikter.

2. Begrenset tilgang på ressurser

Prosjektledere har problemer med å fordele ressurser til prosjektene sine, særlig når prosjekter pågår samtidig og teamene er delt mellom konkurrerende prioriteringer.

Kommentar
avu/beachbabe74 fra diskusjonen
iprosjektledelse

Selv om noe av dette kan løses gjennom en god prosjektplanleggingsfase, handler det også om prosjektbudsjettet. Prosjekter med mindre budsjetter har ofte færre dedikerte ressurser, selv om de kan ha et arbeidsomfang som krever flere ressurser.

Slik overvinner du det

• Gjør deg kjent med viktige strategier for ressursstyring, som ressursutjevning og ressursglatting. Begge kan bidra til å balansere ressursbelastningen mellom teammedlemmene, men bruk ressursglatting når du har en fast tidsfrist som ikke kan endres. 
• Forbedre evnen din til ressursprognostisering. Jo tidligere du vet hvilke ressurser du trenger, desto tidligere kan du bestille dem, slik at du sikrer at du har alle ressursene du trenger. 
• Bruk programvare for ressursstyring. Dette er den enkleste måten å endre oppgaver på, overvåke teamets kapasitet og arbeidsbelastning og anslå hvilke ressurser du faktisk trenger.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Mangel på opplæring eller prosjektstyringskompetanse

Prosjektledere blir ofte satt inn i rollen uten noen formell opplæring (selv om det gjerne kommer senere), eller uten ferdighetene innen prosjektledelse, tekniske ferdigheter eller personlige egenskaper som skulle ha lagt til rette for at de lykkes.

Flere respondenter i undersøkelsen vår trakk frem manglende selvtillit som sin største utfordring, og tre svar trakk spesielt frem at de var nye innen prosjektledelse. Én respondent påpekte at de «hadde problemer med å utvide [ferdighetene sine] fra grunnleggende ledelse til å lede prosjekter i liten skala».

Slik overvinner du det

• Øv på å være fleksibel, uansett hvilken type eller størrelse det digitale prosjektet du leder har. Tilpass deg raskt til ulike situasjoner, og lær av feilene dine. 
• Sett av tid til personlig læring og opplæring i prosjektledelse. Bli med i interessegrupper og bygg nettverk med kollegene dine. Slack-fellesskapet vårt (en del av DPM-medlemskapet) er et flott sted å delta i samtalen.
• Ta kurset vårt i mesterlig digital prosjektledelse, som nå er tilgjengelig gjennom DPM-medlemskapet. Kurset dekker hele prosjektets livssyklus, samt viktige metoder som smidig prosjektledelse og fossefallsmetodikk, og taktikker for å levere vellykkede prosjekter.

4. Mangel på tydelige prosesser

Mange respondenter i undersøkelsen vår påpekte at deres største utfordring innen prosjektledelse var knyttet til prosesser, enten spesifikke prosjektprosesser eller virksomhetens prosesser. Flere svar påpekte at organisasjonen deres manglet arbeidsflyter, og at det falt på prosjektlederne å opprette og implementere dem.

Andre var frustrerte over at andre ikke fulgte de etablerte prosessene.

Kommentar
avu/wookiedaywalker fra diskusjonen
iprosjektledelse

Slik overvinner du det

• Bruk maler når du lager prosessdokumenter. Dette sparer deg for tid og forvirring, siden du ganske enkelt kan redigere et eksisterende prosessdokument i stedet for å lage et fra bunnen av. Du kan lage maler fra de eksisterende dokumentene dine, eller det finnes mange gratis og betalte maler som kan gi deg et utgangspunkt. 
• Utfør en rotårsaksanalyse. Før du går rett på løsninger, bør du vurdere å bruke rotårsaksanalyse for å forstå hvorfor prosesser hoppes over eller ikke fungerer. Det kan avdekke mangler i opplæringen, uklart ansvar eller verktøy som ikke støtter arbeidsflyten.
• Opprett en endringsstyringskomité for å rulle ut nye prosesser og endringer i eksisterende prosesser. Ta med teammedlemmer fra ulike avdelinger, slik at alle får si sin mening og slutte opp om den nye prosessen.

5. Holde seg innenfor omfanget

Flere respondenter sa at omfanget var deres største utfordring: nærmere bestemt å holde seg innenfor prosjektets omfang, unngå omfangsutglidning og håndtere endringer i omfanget i siste liten. Omfangsutglidning kommer hovedsakelig fra kunder («Jeg håpet bare …», «Én idé til …»), men kan også komme fra teammedlemmer som virkelig ønsker å imponere. 

Én respondent påpekte fossefallseffekten som endringer i omfanget har, og den påfølgende interessenthåndteringen som oppstår når endringer i omfanget også krever endringer i prosjektplanen eller budsjettet.

Slik overvinner du det

• Gå tilbake til arbeidsbeskrivelsen og/eller beskrivelsen av prosjektomfanget. Hvis en kunde ber om noe som ikke er beskrevet i noen av disse dokumentene, kan du henvise dem tilbake til dokumentet slik at de kan se på det. 
• Implementer en prosess for endringsforespørsler. Hvis en kunde for eksempel ønsker en funksjon som ikke opprinnelig var inkludert i omfanget, fyller du ut en endringsforespørsel som beskriver hvilke konsekvenser utviklingen av funksjonen vil få for prosjektets budsjett, tidsplan og ressurser. Kunden kan vurdere endringsforespørselen og bestemme seg for ikke å gå videre, men hvis de gjør det, kan du justere prosjektets tidsplan eller budsjett etter behov.

6. Manglende oversikt over fremdriften

Prosjektledere klager ofte over at de ikke blir klar over prosjektforsinkelser eller problemer før det er for sent, og at de heller ikke har oversikt over hvor mye arbeid som er fullført, sett opp mot hvor mye budsjett og tid som er brukt. 

For ikke å nevne at uten en ordentlig rapporteringsløsning på plass er prosessen med å spore opp denne informasjonen svært tidkrevende: 

Kommentar
av fra diskusjonen
iprosjektledelse

Slik håndterer du det

• Bruk prosjektstyringsprogramvare. Den lar deg opprette oversikter for å følge med på måltall som hvor mye av budsjettet som er brukt, hvilken kapasitet hver ressurs har, og hvor stor prosentandel av en oppgave eller milepæl som er fullført. Den lar deg også se hvilke andre prosjekter teammedlemmene dine jobber med, slik at du kan vurdere prioriteringer og gjøre nødvendige justeringer. 
• Beregn opptjent verdi. Dette er et måltall som tilordner en pengeverdi til fremdriften i prosjektet, slik at du kan sammenligne tidsmengden som er brukt, direkte med budsjettet som er brukt. 
• Følg opp teammedlemmene dine regelmessig. Gjennomfør jevnlige én-til-én-samtaler for å få et helhetlig bilde av arbeidsmengden deres, eventuelle hindringer eller utfordringer de møter, og hvordan du kan støtte dem bedre. 

7. Å lede personer som ikke rapporterer direkte til deg

Prosjektledere er ofte ikke de direkte lederne for teammedlemmene som jobber med prosjektene deres.

De har nødvendigvis ikke myndighet over arbeidsplanen deres, arbeidstiden, hvilken prosess de følger, eller hvordan de arbeider. Dette kan føre til konflikter mellom prosjektlederen og teamet, mellom prosjektledere og andre ledere, eller mellom ulike teammedlemmer. 

Slik håndterer du det

• Bygg et godt forhold til teammedlemmene dine, slik at de føler at de kan komme til deg med bekymringer om arbeidsmengden sin. Når du blir kjent med noen som person, blir det enklere å ha vanskelige samtaler med dem. 
• Sett opp regelmessige møter (ukentlig, annenhver uke osv.) for alle ledere (både prosjektledere og andre ledere) for å diskutere prioriteringer og mulige ressurskonflikter, samt sikre samordning slik at teammedlemmene ikke hører forskjellige ting fra ulike personer, noe som kan føre til frustrasjon og forvirring. 
• Still åpne spørsmål til teammedlemmene om arbeidsmengden eller preferansene deres, og unngå ledende eller nedlatende spørsmål.

8. Konkurrerende prioriteringer

Organisasjoner har mange prosjekter på gang, og ressursene disse prosjektene krever, kan være knappe, slik det ble diskutert ovenfor. Teammedlemmene har ofte svært mye å gjøre, noe som kan svekke både moral og motivasjon. For ikke å nevne at prosjektledere ofte selv har mye å gjøre mellom flere prosjekter med ulike prioriteringsnivåer.

Dette oppsummerer det ganske godt: 

Kommentar
av fra diskusjonen
iprosjektledelse

Slik håndterer du det

• Implementer programvare for oppgavehåndtering og prosjektstyringsapper eller verktøy. Disse kan hjelpe deg med å holde oversikt over hva teammedlemmene dine jobber med, og hvilke andre prosjekter og oppgaver som er tildelt dem. 
• Opprett en prioriteringsmatrise og kategoriser oppgaver etter hvor viktige eller presserende de er, og fjern alt som verken er viktig eller presserende. 
• Lær deg å delegere. Selv om prosjektledere er ansvarlige for at arbeidet blir gjort, trenger de ikke nødvendigvis å utføre det selv. Involver teamet i idémyldring rundt strategier for risikohåndtering eller beredskapsplaner.

9. Få nøyaktige estimater

Det er alltid krevende for både prosjektledere og teammedlemmer å anslå hvor lang tid en oppgave vil ta, og dermed hvor mye av budsjettet den vil bruke.

Prosjektledere er ikke de som utfører arbeidet, og teammedlemmer kan være tilbakeholdne med å forplikte seg til en bestemt tidsramme, spesielt hvis de ikke har all informasjonen, noe som noen ganger er tilfellet.

Slik overvinner du det

• Bruk estimeringsteknikker som analog estimering, parametrisk estimering eller trepunktsestimering. Analog estimering bruker data fra tidligere prosjekter, mens parametrisk estimering henter spesifikke variabler fra lignende prosjekter og bruker dem på parameterne i det aktuelle prosjektet. Trepunktsestimering beregner gjennomsnittet av beste mulige scenario, verste mulige scenario og det mest sannsynlige scenarioet.
• Bruk vår prosjektestimeringsmal (tilgjengelig gjennom DPM-medlemskap). Få tilgang til vår mal og sjekkliste for å sikre at du presenterer det mest nøyaktige estimatet som er mulig for kundene. 

10. Mangel på kommunikasjon

Når teammedlemmer ikke kommuniserer med hverandre, eller prosjektets interessenter ikke gir riktig informasjon eller nødvendige godkjenninger for å holde prosjektet fremdriftsrettet, øker risikoen for at prosjektet mislykkes.

Kommentar
avu/wookiedaywalker fra diskusjonen
iprosjektstyring

Slik overvinner du det

• Opprett en tydelig kommunikasjonsplan. Denne beskriver hvordan prosjektteamet, prosjektlederen og interessentene skal utveksle informasjon gjennom hele prosjektet. Ta med hvilke kanaler dere skal bruke og hvor ofte dere skal kommunisere, samt hvor ofte dere skal ha oppfølgingsmøter (enten fysisk eller på telefon). 
• Gjennomfør en ordentlig prosjektoppstart, samt et møte før oppstart mellom deg og kunden. Dette bidrar til å bygge en god relasjon, slik at dere kan kommunisere godt gjennom resten av prosjektet, og avklarer forventningene til nivået og hyppigheten på kommunikasjonen gjennom hele prosjektet. 

11. Team som jobber i siloer

Når teammedlemmer jobber i sine egne små verdener og tilbakemeldingssløyfer ikke eksisterer, blir kvaliteten på arbeidet dårligere, arbeid blir duplisert, og det er uklart hvem som har ansvar for hva.

Dette fører til mye frustrasjon i prosjektteamet og blant interessentene, svekker moral og motivasjon og gjør at teamet kobler seg fra arbeidet. 

Slik overvinner du det

• Implementer et RACI-diagram. Dette tydeliggjør hvem som er ansvarlig, hvem som har det overordnede ansvaret, hvem som skal konsulteres, og hvem som skal informeres om bestemte prosjektoppgaver og leveranser. Fyll ut diagrammet strategisk for å redusere siloer, og sørg for at teammedlemmene i rollen som «konsultert» er de riktige personene til å gi tilbakemeldinger.
• Etabler en tilbakemeldingssløyfe. Dette innebærer å innhente tilbakemeldinger på selve arbeidet, men prosjektledere bør også alltid be om tilbakemeldinger på prosesser, hindringer og hvordan prosjektet som helhet utvikler seg. Jo mer du forbedrer prosessene og finner måter å bryte ned siloer på, desto mer vil moralen og kvaliteten på arbeidet forbedres.

Hva skjer videre?

For å få hjelp med effektiv prosjektledelse og løse disse og andre vanlige utfordringer innen prosjektledelse, kan du melde deg inn i medlemsfellesskapet vårt og bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere.