Teknologiverktøyene seks eksperter på prosjektledelse ville brukt hvis de måtte begynne fra bunnen av
Enkelhet: Færre integrerte verktøy gir bedre resultater enn mange frakoblede verktøy for effektiv prosjektledelse.
Plattform: Velg en plattform for prosjektledelse som passer teamets nåværende vekstfase og behov.
Kommunikasjon: Slack er det foretrukne kommunikasjonsvalget blant prosjektledere i ulike bransjer.
Dokumentasjon: Google Workspace dominerer dokumentasjon på grunn av fleksibiliteten og evnen til å integreres med andre verktøy.
Kunnskap: Invester tidlig i systemer for kunnskapsforvaltning for å unngå avhengighet av organisasjonens kollektive hukommelse når teamene vokser.
Vi stilte sju erfarne prosjektledere et enkelt, men avslørende spørsmål: Hvis du måtte begynne helt fra bunnen av, hvilke prosjektstyringsverktøy ville du faktisk brukt? Ingen gamle systemer å ta hensyn til, ingen tapte kostnader, ingen «slik har vi alltid gjort det». Bare blanke ark og en mulighet til å bygge smart fra første dag.
Det som kom tilbake, var ikke ett enkelt, entydig svar – men noe som kan sies å være mer nyttig. På tvers av ulike bransjer, teamstørrelser og arbeidsmåter kom det frem tydelige mønstre. Enkelte verktøy gikk igjen. Enkelte prinsipper ble gjentatt. Og noen ærlige innrømmelser om hva som ikke fungerer, var like opplysende som anbefalingene i seg selv.
Dette var det de sa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kjerneprinsippet: Enkelhet og integrasjon fremfor alt
Før vi går inn på konkrete verktøy, er det verdt å forstå filosofien som nesten alle ekspertene kom tilbake til: Færre verktøy som fungerer sammen, vil alltid slå flere verktøy som ikke gjør det.
Kayla Keizer, en prosjektleder som har jobbet med telekommunikasjon og IT i tillegg til prosjektledelse, sa det enkelt: «den enkleste måten å være produktiv på er å ha den enkleste arbeidsflyten», og la til at «prosjektstyringssystemet bør, så langt det er mulig, være samlet på ett sted. Det gjør det mye enklere å finne informasjon.»
Den enkleste måten å være produktiv på er å ha den enkleste arbeidsflyten. Prosjektstyringssystemet bør, så langt det er mulig, være samlet i én løsning.
Julia Rajic, en driftsdirektør, var enig, men så det fra et perspektiv som handlet om økonomisk integrasjon. Den ideelle løsningen hennes ville hatt alt koblet sammen – «ressursplanlegging, timelister, budsjetter, kontrakter og tilbud til kunden» – fordi hun forklarte at «som prosjektleder har jeg måttet lage budsjetter i Excel, føre timelister her og ha prosjekttidslinjene mine et annet sted, mens ressursplanleggingen var et tredje sted. Det er verst, fordi disse tingene henger så uløselig sammen.»
Drømmen for de fleste av disse prosjektlederne er ikke den kraftigste verktøystakken. Det er den best sammenkoblede.
Prosjektstyringsplattformen: Basen din
Alle ekspertene var enige om at du trenger en dedikert prosjektstyringsplattform. Uenigheten gjaldt hvilken – og den viste seg å handle mindre om personlige preferanser og mer om hvor teamet eller byrået faktisk befinner seg i veksten.
Matthew Fox, en prosjektlederkonsulent, kom med et av de mer pragmatiske synspunktene: «Hvis noen nettopp har begynt, er et verktøy som ClickUp greit for å kjøre alt, fordi du ikke trenger noe komplisert. Du trenger bare at det fungerer. Det er når du begynner å skalere, at alt faller fra hverandre.» For team som har vokst forbi det grunnleggende, men ikke er klare for noe svært tilpasningsbart, trakk han frem Asana som et godt mellomnivå – «veldig god på grunnleggende prosjektstyring ... hvis du trenger noe mer komplekst enn Basecamp, men ikke trenger noe som kan tilpasses ekstremt mye, er Asana et flott mellomnivå, og de har noen virkelig gode funksjoner og verktøy.»
Hvis du trenger noe mer komplekst enn Basecamp, men ikke trenger noe som kan tilpasses ekstremt mye, er Asana et flott mellomnivå, og de har noen virkelig gode funksjoner og verktøy.
Melody MacKeand, prosjektlederkonsulent, beskrev kategorien i et bredere perspektiv og påpekte at selve plattformen betyr mindre enn det å ha en i det hele tatt: «Du har den primære prosjektstyringsplattformen din – det kan være Teamwork, Asana, ClickUp, Monday, Airtable ... vi trenger bare en struktur.» Hvis hun skulle bygget fra bunnen av, ville hun selv foretrukket Teamwork.
For Megan Cotterman, en prosjektleder og driftskonsulent, førte erfaringen hennes med kundearbeid også til Asana, som hun beskrev som ett av tre verktøy hun anser som ufravikelige: «For en kunde har erfaringen min vært med G-Drive, Asana og Slack. Jeg føler at disse tre systemtypene er avgjørende.»
For utviklingsteam spesielt havner den tekniske prosjektlederen Ryan Gilbreath et annet sted. «Jeg er fortsatt en fan av Jira», sa han. «Du kan være så detaljert og finmasket som du trenger å være. Du kan integrere med ulike verktøy direkte i Jira, direkte i tavlen, og også med ulike arbeidsflyter og tilpassede arbeidsflyter.» Han trakk også frem GitHub Projects som et solid alternativ, samtidig som han erkjente at «det til syvende og sist kommer an på hvert enkelt tilfelle».
Jeg er fortsatt en fan av Jira. Du kan være så detaljert og finmasket som du trenger å være. Du kan integrere med ulike verktøy direkte i Jira og også bruke tilpassede arbeidsflyter.
Kommunikasjon: Hvorfor nesten alle sa Slack
Hvis det var ett område med nærmest enstemmighet, var det dette. Spør et rom fullt av erfarne prosjektledere hva de ville brukt til kommunikasjon, og nesten alle vil si Slack.
Kayla Keizer nevnte det først og uten å nøle. Alexa Alfonso nevnte det som en del av kjernen hun ville bygget rundt – «Google Workspace, Slack, Miro ... det er selve grunnmuren i det jeg kunne bygget». Julia Rajic kalte det sin favoritt: «Jeg er en stor fan av Slack når det gjelder kommunikasjon. Det er sannsynligvis favoritten min.» Megan Cotterman trakk det frem som avgjørende for «det daglige samarbeidet». Og Melody MacKeand sa ganske enkelt at hun ville anbefale Slack for kommunikasjon, som én av de tre kategoriene ethvert solid prosjektlederoppsett må dekke.
Det er fem av sju eksperter som, uten å bli oppfordret til det, endte opp med det samme verktøyet. På et visst tidspunkt slutter dette å være en tilfeldighet og begynner å bli et signal.
Jeg er en stor fan av Slack når det gjelder kommunikasjon. Det er sannsynligvis favoritten min.
Dokumentasjon og filbehandling: Google-pakken dominerer
Hvis Slack eier kommunikasjonskategorien, eier Google Workspace dokumentasjonen – og konkurransen er ikke særlig jevn.
Drømmestakken til Kayla Keizer inkluderer «alt fra Google – Google Docs, Gmail, alt». Julia Rajic, som beskrev seg selv som «fornøyd med alt fra Google», trakk spesifikt frem Google Sheets og notater med Gemini som en del av idealoppsettet sitt. Megan Cotterman pekte på G-Drive som avgjørende for å holde dokumentasjonen organisert: «G-Drive for all dokumentasjonen og konsekvent navngivning og struktur på filer, slik at folk vet hvor de finner ting.» Og Melody MacKeand sa, til tross for at hun hadde mange andre alternativer tilgjengelig, at hun ville velge Google Docs til dokumentasjon fordi «det er strømlinjeformet, enkelt, litt billigere på noen måter og gir større fleksibilitet enn noe som er litt mer omfattende».
Den røde tråden her er ikke at Google Workspace er perfekt – det er at det er kjent, fleksibelt og fungerer godt sammen med alt annet. For team som starter fra bunnen av, er den kombinasjonen vanskelig å slå.
Det er [Google Docs] strømlinjeformet, enkelt, litt billigere på noen måter og gir større fleksibilitet enn noe som er litt mer omfattende.
SOP-er og kunnskapsforvaltning: Laget folk glemmer
De fleste team tenker på hvor prosjektene deres skal ligge, og hvordan teamet skal kommunisere. Færre tenker på hvor den institusjonelle kunnskapen skal ligge – helt til de trenger den og ikke finner den.
Som Melody MacKeand beskrev det, trenger du «en mekanisme for å administrere SOP-er, dokumentasjon», og det kan være «så enkelt som Google Docs». Men etter hvert som selskaper vokser, begynner mer dedikerte løsninger å gi mer mening. Megan Cotterman, som har jobbet med team i ulike vekstfaser, nevnte Scribe som «et virkelig godt alternativ for å dokumentere noen av disse SOP-ene etter hvert som selskaper vokser», og påpekte at kunnskapsbaserte systemer blir spesielt verdifulle når antallet ansatte øker og prosessene må kunne gjentas uten å være avhengige av institusjonell hukommelse.
Dette er kategorien de fleste team i tidlig fase investerer for lite i – og der kostnaden ved denne underinvesteringen ofte blir synlig senere enn forventet.
Spesialiserte tillegg det er verdt å vurdere
I tillegg til kjernestakken dukket det opp noen verktøy for spesifikke bruksområder som er verdt å trekke frem.
For visuelt samarbeid og idémyldring inkluderte Alexa Alfonso, en erfaren prosjektleder, Miro sammen med Google Workspace og Slack som en del av sitt grunnleggende oppsett. For resultatstyring og tilbakemeldinger i teamet nevnte hun også Lattice, som hun beskrev som «veldig bra ... for å gi tilbakemeldinger og administrere ulike ting, inkludert resultatstyring».
[Lattice] er virkelig bra for å gi tilbakemeldinger og administrere ulike ting, som resultatstyring.
For utviklingsteam argumenterte Ryan Gilbreath sterkt for å ta i bruk KI-verktøy for koding fra starten av: «hvis jeg kunne begynne helt fra bunnen av ... ville jeg anbefale en teknologistakk som inkluderte en KI-assistent, nesten som et kodeverktøy ... som Copilot eller VS Code eller Cursor». Etter hans syn er dette ikke lenger valgfritt for utviklingsfokuserte team – det er en grunnleggende forventning.
Og for alle som bygger et personlig eller svært tilpasset system, påpekte Megan Cotterman at Notion har fått en plass i hennes egen arbeidsflyt: «for min egen personlige teknologistakk bygde jeg den med Notion fordi jeg virkelig ønsket en løsning som passet til alt i mitt eget personlige styringssystem». Det er verdt å vurdere hvis fleksibilitet og tilpasning er viktigere enn enkelhet rett ut av esken.
For min egen personlige teknologistakk bygde jeg den med Notion fordi jeg virkelig ønsket en løsning som passet til alt i mitt eget system for prosjektstyring.
Drømmestakken: Slik ser den faktisk ut
Så hva blir summen av alt dette? Da de ble bedt om å beskrive sitt ideelle oppsett, var svarene overraskende samstemte.
Kayla Keizer oppsummerte sitt på en enkel måte: «drømmen min ville vært omtrent ett prosjektstyringsverktøy, helst Productive, Slack, alt fra Google, Zoom, og så er du ferdig. Det er livet ditt.» Julia Rajic havnet et lignende sted – «Google-pakken pluss Slack pluss noe som gjør det grunnleggende innen prosjektstyring ... det ville sannsynligvis vært kombinasjonen min». Og Melody MacKeand sa at hvis hun fikk starte med helt blanke ark, ville hun valgt Teamwork som plattform for prosjektstyring, Slack for kommunikasjon og Google Docs for dokumentasjon – «fordi det er strømlinjeformet, enkelt, litt billigere på noen måter og gir mer fleksibilitet».
Tre ulike personer, tre litt forskjellige konkrete verktøy – men den samme underliggende arkitekturen. En plattform for prosjektstyring. Et kommunikasjonslag. Et dokumentasjonslag. Sammenkoblet, enkelt og bygget for å kunne skaleres uten å komme i veien.
Konklusjon
Det finnes ingen perfekt, universell stakk. Alle ekspertene vi snakket med, erkjente at byråer og team er forskjellige, at behovene endrer seg etter hvert som organisasjoner vokser, og at det beste verktøyet til syvende og sist er det teamet ditt faktisk kommer til å bruke.
Men mønstrene her er vanskelige å overse. Slack for kommunikasjon. Google Workspace for dokumentasjon. En plattform for prosjektstyring som passer der du er akkurat nå – enten det er ClickUp, Asana, Jira, Teamwork eller noe annet – med integrasjon i tankene etter hvert som du skalerer.
Matthew Fox formulerte utfordringen ærlig: "Jeg har ikke funnet et godt verktøy eller engang en god verktøystakk." Men ekspertene vi snakket med, har kommet nærmere enn de fleste. Begynn med grunnprinsippene, motstå fristelsen til å overkonstruere tidlig, og bygg inn forbindelsene som vil spare deg for kaos senere. Det er den virkelige lærdommen fra alle som har måttet finne ut av dette på den harde måten.
