Slik lager du en arbeidsflyt: 7 enkle trinn
Forebygg prosjektkaos: Konsekvente arbeidsflyter bidrar til å unngå prosjektforsinkelser, feil og budsjettoverskridelser. Det hjelper deg også som prosjektleder med å sørge for at prosjektene når de tiltenkte resultatene uten uventede fallgruver.
Trinn for trinn: Å lage en arbeidsflyt er i seg selv en arbeidsflyt: du definerer et mål, identifiserer hvem som er involvert, lister opp trinnene, lager et arbeidsflytdiagram, tester og forbedrer, og implementerer den deretter.
Programvare redder dagen: Programvare for arbeidsflytstyring er den enkleste måten å lage og vedlikeholde organiserte arbeidsflyter på, og den gir en strukturert tilnærming til håndtering av komplekse prosjektprosesser.
Uten fastsatte arbeidsflyter som beskriver hvordan du og teamet ditt skal gjennomføre arbeidet gjennom hele prosjektet, kan du forvente forsinkelser, feil og kvalitetsproblemer, ukontrollert utvidelse av omfanget og budsjettoverskridelser.
Teamene dine trenger konsistente og repeterbare arbeidsflyter (som vanligvis opprettes og administreres i programvare for arbeidsflytstyring) for å levere prosjektarbeid som oppnår det tiltenkte resultatet. I denne artikkelen skal jeg gå gjennom hvordan du oppretter en arbeidsflyt, og gi noen råd om beste praksis for å gjøre det riktig.
Hva er en arbeidsflyt?
En arbeidsflyt er en repeterbar serie med trinn eller aktiviteter som må fullføres for å oppnå et større resultat. Når man for eksempel oppretter et nytt nettsted, innebærer arbeidsflyten å utforme layouten, skrive koden, teste nettstedet og publisere det.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ved å bruke digitale arbeidsflyter kan prosjektledere holde prosjekter på rett spor og sørge for at oppgavene fullføres så effektivt som mulig. Visuelle arbeidsflyter bruker flytskjemaer eller diagrammer som viser prosesstrinnene hvert arbeidselement skal gjennom for å regnes som ferdig.
Arbeidsflyter skiller seg fra forretningsprosesser ved at de representerer de spesifikke, sekvensielle oppgavene i de bredere prosessene som oppnår organisasjonens mål.
Slik oppretter du en arbeidsflyt
Her er noen ting du bør ha i mente når du utformer en arbeidsflyt.
1. Finn ut hva du må oppnå
Når du planlegger arbeidsflyten, må du være svært spesifikk med hensyn til hva den skal oppnå. Det er svært enkelt for teammedlemmer og interessenter å gjøre antakelser om hva som er eller ikke er inkludert i arbeidsflyten hvis du ikke er svært spesifikk og tydelig.
Hvis du for eksempel oppretter en arbeidsflyt for å skrive blogginnlegg, må du være tydelig og kommunisere om arbeidsflyten bare gjelder utarbeidelse av innholdet, eller om den også omfatter støttende grafikk samt opplasting og deling av blogginnlegget i sosiale medier.
Du kan håndtere alle disse trinnene i én arbeidsflyt, eller du kan ha separate arbeidsflyter for hver del – det viktigste er at det er tydelig for teamet.
2. Finn ut hvem som må involveres
Identifiser alle personene som må involveres. Ta med personene som skal utføre arbeidet, samt de som skal gjennomgå og godkjenne det.
Å definere en godkjenningsprosess er også en viktig del av å opprette arbeidsflyten. Uten dette vil du ende opp med flaskehalser eller andre problemer som kan bryte ned prosessen.
En enkel måte å identifisere alle som må involveres på, er å opprette og fylle ut et RACI-diagram. Det er ikke sikkert at du kan gjøre dette før du har listet opp alle prosesstrinnene (se trinn tre nedenfor), men det er lurt å ha dette på plass før du lanserer arbeidsflyten.
3. List opp prosesstrinnene og oppgavene
List opp prosesstrinnene og oppgavene som må fullføres. Dette er en trinnvis liste over alt som skal skje fra begynnelsen til slutten av arbeidsflyten.
La oss bruke bloggeksempelet vårt igjen. Hvis arbeidsflyten gjelder publisering og markedsføring av et blogginnlegg, kan det se slik ut når vi skriver ned trinnene i arbeidsflyten (og hvilke markedsføringsressurser som må involveres):
- Velg et emne for blogginnlegget ditt
- Få godkjenning fra markedsdirektøren til å gå videre med emnet
- Skriv en innholdsbrief og en innholdsdisposisjon
- Gi kreativ retning og angi størrelse for bilder eller illustrasjoner som trengs
- Gi en skribent ansvaret for blogginnlegget
- Gi en grafisk designer ansvaret for blogginnlegget
- Skribenten lager det første utkastet til blogginnlegget
- Den grafiske designeren leverer de nødvendige bildene
- En redaktør gjennomgår utkastet til blogginnlegget og bildene
- Skribenten gjør tekstredigeringer
- Den grafiske designeren gjør endringer i bildene
- Redaktøren godkjenner teksten og bildene
- En markedskoordinator laster opp innholdet til nettstedets CMS
- Redaktøren gjennomgår og godkjenner innlegget på testnettstedet
- Markedskoordinatoren publiserer innlegget
- Tekstforfatteren lager en bildetekst for sosiale medier
- Redaktøren gjennomgår og godkjenner bildeteksten
- Markedskoordinatoren publiserer bildeteksten og lenken til blogginnlegget på LinkedIn og Facebook.
4. Lag et arbeidsflytdiagram
Det kan være nyttig å fremstille arbeidsflyten visuelt ved hjelp av et arbeidsflytdiagram. Du kan bruke en tidslinjevisning, et Gantt-diagram eller programvare for arbeidsflytdiagrammer (for eksempel ProcessMaker eller et av alternativene) for å vise hvert trinn, hvem som skal utføre det, og hvor lang tid det vil ta.
Å kartlegge arbeidsflyter visuelt er også en god måte å effektivisere kommunikasjonen om hvem som skal gjøre hva og når.
5. Test og forbedre arbeidsflyten
Arbeidsflyten kan se flott ut på papiret, men den kan mislykkes når du setter den ut i praksis. Å utvikle en iterativ arbeidsflytprosess er ikke en engangsaktivitet. Når du begynner å bruke den, kan du oppdage gjentakende oppgaver eller overflødigheter, eller at du har hoppet over et kritisk trinn et sted.
Test den nye arbeidsflyten og få tilbakemeldinger fra teamet om hva som fungerer og hva som ikke fungerer. Hvis prosessen bryter sammen, tar for lang tid eller er forvirrende, vil en test hjelpe deg med å feilsøke og gjøre justeringer for å forbedre den.
Selv om den første gjennomføringen er vellykket, kan du alltid fortsette å optimalisere arbeidsflyten etter hvert som teammedlemmene bruker arbeidsflyten og samarbeider.
6. Implementer arbeidsflyten med hele teamet
Når du har testet arbeidsflyten og den fungerer problemfritt, kan du rulle den ut til hele teamet. Dette kan innebære å involvere flere interessenter for å kjøre arbeidsflyten mer effektivt eller lære opp nye teammedlemmer som skal bruke arbeidsflyten for prosjektstyring.
Hvis du bruker flere ulike typer arbeidsflytstyring, eller hvis arbeidsflyten er en ny prosess, bør du vurdere å bruke flytskjemaet eller en kort veiledning for å hjelpe folk med å huske hva som skjer og i hvilken rekkefølge.
Tips for å lage arbeidsflyter
Her er noen tips for å lage arbeidsflyter for teamet ditt:
1. Vær tydelig på hva arbeidsflyten omfatter
Vær svært tydelig på hva arbeidsflyten gjør, og hva den ikke omfatter.
Hvis du trenger et annet eksempel, kan du se på e-postmarkedsføring. Du kan ha én arbeidsflyt for å lage e-postteksten, en annen for å utforme e-postens utforming og en tredje for å sende e-posten og følge med på analyser. Alle disse arbeidsflytene må kanskje kjøres hver gang du sender en e-post.
Ikke glem å ta hensyn til ressursene du trenger – prosessen for markedsføringsressursstyring kan være krevende. Heldigvis kan programvare for markedsføringsressursstyring hjelpe.
2. Tildel spesifikke roller og ansvarsområder
Sørg for at hver rolle eller oppgave utføres av én enkelt person. Det er greit å be noen om å gjennomgå arbeidet eller bidra med ideer, men én person må eie oppgaven. Hvis for mange personer er involvert, blir arbeidet aldri gjort fordi teammedlemmene antar at noen andre vil gjøre det.
Hvis markedsføringsdirektøren og redaktøren din har ansvar for å sette sammen innholdskalenderen og fordele oppgaver til skribenter, bør du dele denne oppgaven inn i to separate områder.
Markedsføringsdirektøren bør utarbeide innholdskalenderen, og redaktøren bør gjennomgå den og gi tilbakemeldinger før oppgaver fordeles til skribentene.
3. Lag maler for arbeidsflytene dine
Når du begynner å samle opp arbeidsflyter som du bruker regelmessig, kan du spare tid ved å lage maler. I de fleste populære verktøyene for prosjektstyring kan du bygge ut hele prosjekter med flere arbeidsflyter.
Jo flere detaljer du legger inn i malene dine, desto enklere blir det å sette opp nye prosjekter og få folk i gang med arbeidet.
Noen arbeidsflyter må justeres for bestemte prosjekter. Kanskje en tidsplan blir forkortet fordi en kunde har betalt et ekspedisjonsgebyr, eller fordi en interessent har prioritert en bestemt leveranse – sørg for at malen kan justeres for å håndtere disse endringene uten at du må opprette en ny arbeidsflyt hver gang.
4. Ikke gjør arbeidsflytene dine unødvendig kompliserte
En arbeidsflyt er bare nyttig så lenge folk bruker den! Hvis du lager en komplisert arbeidsflyt som ingen vet hvordan de skal bruke, vil du heller ikke vite når den slutter å fungere. For å forhindre dette kan du begynne med å lære hvordan du lager et flytskjema.
Kompliserte arbeidsflyter kan oppstå hvis du bruker mange integrasjoner og automatiseringer for å kjøre arbeidsflyten. Disse funksjonene kan bidra til å håndtere en kompleks arbeidsflyt og spare tid, men det viktigste er at alle involverte forstår den. Derfor bør du lære beste praksis for å lage flytskjemaer.
5. Unngå for mange trinn
Arbeidsflyter med for mange trinn er vanskelige å håndtere. Vurder å lage separate, men relaterte arbeidsflyter. Et godt eksempel på dette er å ta imot en ny medarbeider. Dette er en ganske standard forretningsprosess eller arbeidsflyt med mange involverte personer og trinn.
Du kan ha én arbeidsflyt for personalavdelingen, som håndterer alt papirarbeidet, og en annen for den interne IT-ansvarlige, som oppretter brukerkontoer for alle systemene og verktøyene dine, som Slack, e-post, prosjektstyringsverktøyet ditt og eventuell programvare for design, utvikling eller kreativt arbeid.
Du trenger også en annen arbeidsflyt for å møte teamet og lære opp medarbeideren i interne prosesser. Dette kan innebære å sette opp planer for den første dagen og den første uken.
Finn flere eksempler på arbeidsflyter her.
6. Be om tilbakemeldinger
Testing og videreutvikling gjelder både for nye og eksisterende arbeidsflyter. Ta jevnlig kontakt med teamene dine for å sikre at arbeidsflyten fortsatt dekker behovene deres. Når prosessene endres, bør du se på hvordan du har konfigurert arbeidsflytene dine, og gjøre justeringer som bedre støtter alles behov.
Bli med oss for mer innsikt i arbeidsflytstyring
Hvis du ønsker mer innsikt i beste praksis for arbeidsflytstyring, kan du bli med i vårt aktive fellesskap av prosjektledere, der du kan diskutere arbeidsflyter med andre prosjektledere som deg.
