Slik holder du et prosjekt på sporet: 7 viktige strategier
Prosjektoppfølging er avgjørende: Riktig oppfølging av fremdriften hjelper prosjekter med å holde seg innenfor budsjettet, overholde tidsfrister og oppfylle omfanget, noe som igjen gjør det enklere å rapportere fremdriften til interessenter.
De riktige verktøyene for å lykkes: Velg egnet prosjektstyringsprogramvare for ditt bruksområde – den bør tilby instrumentpanelfunksjonalitet for overvåking av måleverdier og rask identifisering av problemer eller utfordringer.
Si nei til ukontrollert utvidelse av omfanget: Definer prosjektomfanget tydelig og sørg for enighet blant interessentene på forhånd for å forhindre ukontrollert utvidelse av omfanget, sikre en felles forståelse av prosjektets grenser og unngå prosjektfeil.
Sett SMART-mål: Bruk SMART-modellen for målsetting til å fastsette målbare og realistiske prosjektmål samt etablere tydelige suksesskriterier og tidsrammer for å sikre ansvarlighet.
Uten en idé om hvordan du skal holde prosjektet på rett spor, kan du raskt ende opp med å overskride budsjettet, ligge etter planen og ha leveranser som ikke oppfyller omfanget. For ikke å nevne at det vil bli vanskelig å rapportere fremdrift til interessenter.
Det er avgjørende å forstå hvordan man holder oversikt over prosjekter, for å kunne støtte vellykkede leveranser til rett tid. Her er mine beste prosjektstyringstips for å holde prosjektene og teammedlemmene dine på veien mot suksess.
1. Bruk de riktige prosjektstyringsverktøyene
Det er ganske vanskelig å følge med på prosjektfremdriften uten programvare. Den riktige prosjektstyringsprogramvaren og appene tilbyr funksjonalitet for:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Å følge med på fremdriften i dashbord. Se etter verktøy for prosjektoppfølging med dashbordfunksjonalitet. Når du kan opprette tilpassede dashbord, kan du se viktige prosjektmåltall med et øyekast, slik at du kan innføre gode prosjektstyringstiltak, følge med på KPI-er og raskt identifisere om ting er i ferd med å komme ut av kurs.
- Å registrere tid for fakturering eller andre formål
- Å administrere internt samarbeid og kommunikasjon i teamet
- Å opprette visninger for interessenter, slik at de kan følge med på fremdriften når det passer dem (i stedet for at du eller prosjektteamet ditt stadig må sende e-poster eller svare på informasjonsforespørsler)
Alt dette er svært vanskelig å gjøre manuelt. Husk at et effektivt prosjektstyringsverktøy er et verktøy som støtter metoden din (for eksempel smidig eller fossefall).
Hvis du hovedsakelig arbeider med Kanban-tavler, kan for eksempel Trello være en god løsning. Malene i Monday, som gir regnearkkonseptet et kraftig løft, kan være mer passende for ditt bruksområde. Hvis teamet ditt arbeider med billettstrukturer, kan noe som Asana eller et annet billettsystem for prosjektstyring være det riktige valget.
2. Få klarhet i prosjektomfanget
Ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget er en av de vanligste årsakene til at prosjekter mislykkes. Forebygging kommer langt i dette tilfellet, så unngå at prosjektomfanget utvides ukontrollert ved å:
- Definere prosjektet grundig. Lag en liste over hva prosjektet skal og ikke skal gjøre, og planlegg å holde deg til den.
- Kommunisere omfanget. Sørg for at alle involverte, inkludert prosjektteamet, kjenner det definerte omfanget og godtar det. Vær åpen om prosjektplanene dine og innhent skriftlige avtaler (for eksempel et svar på en e-post) når det er mulig.
- Være realistisk med hensyn til potensielle resultater. Unngå å love for mye. Hvis du forplikter deg til urealistiske leveranser, legger du opp til at både du og teamet ditt mislykkes.
- Bruke en RACI-matrise for å definere interessenter. Begrens interessenter og samarbeidspartnere til dem som er ansvarlige, har beslutningsansvar, skal konsulteres og skal holdes informert.
3. Definer SMART-prosjektmål
Bruk SMART-modellen for mål til å sette prosjektmål som realistisk kan oppnås gjennom leveransene. Samarbeid med teamet ditt, fageksperter og interessenter for å vurdere hva som er ønskelig, og hva som er gjennomførbart.
Fastsett spesifikke KPI-er og måltall for prosjektet, slik at du kan måle hvor vellykket prosjektet er og vite når målene er nådd.
4. Sett realistiske milepæler
Sett realistiske frister, tidsrammer og forfallsdatoer for prosjektet. Hovedforfallsdatoen for prosjektet kommer sannsynligvis fra en ekstern kilde – for eksempel en leder som støtter prosjektet, eller en kunde. De vil sannsynligvis også ha innspill til de enkelte milepælene i prosjektet.
Når du forstår behovene til eksterne interessenter, fyller du ut detaljene i prosjektoversikten med interne milepæler. Avhengig av prosjektets kompleksitet kan det hende du må ta i bruk taktikker for å håndtere overlappende oppgaver og frister (vanligvis forbundet med håndtering av flere prosjekter).
Du kan også bruke visuelle verktøy og ressurser, for eksempel Gantt-diagrammer, til å kartlegge de nødvendige oppgavene for prosjektet. Dette hjelper deg med å se den overordnede prosjekttidslinjen og forstå avhengigheter – prosjektet kan noen ganger mislykkes som følge av en misforståelse om hvilket arbeid som må utføres før annet arbeid kan starte.
Ved å kartlegge og planlegge for avhengigheter på forhånd kan du fordele prosjektressursene bedre, på riktig tidspunkt for hvert enkelt arbeid.
5. Gjennomfør regelmessige innsjekkinger
Regelmessige møter om prosjektstatus er et viktig trinn i prosjektsporingen, og du bør også benytte deg av eventuelle automatiserte kommunikasjonsfunksjoner i den valgte prosjektstyringsprogramvaren.
Diskuter møtefrekvens og fastsett tidsplaner for innsjekkinger i starten av prosjektet for å opprettholde prosjektsynligheten.
Det er ikke alltid produktivt å holde et større innsjekkingsmøte hver uke. For enkle prosjekter er det kanskje ikke så mye fremdrift fra uke til uke. Andre interessenter kan ønske regelmessig bekreftelse på at prosjektet følger planen. For dem kan en ukentlig oppfølgingssamtale føles nødvendig.
6. Bruk tidsregistrering
Bruk programvare for tidsregistrering for å holde øye med teammedlemmenes arbeidsbelastning og hvor mye tid som brukes på hver leveranse. Dette gir deg oversikt over hvordan teamet presterer, og hvor tiden går.
Det hjelper deg også med å følge prosjektets fremdrift og vurdere hvor raskt budsjettet brukes, sammenlignet med hvor raskt prosjektplanen løper ut. Med disse dataene kan du identifisere ineffektivitet og justere planene deretter.
I tillegg til produktivitet spiller tidsregistrering en avgjørende rolle i tidsregistrering for risikostyring, ved å hjelpe deg med å oppdage tidlige varselsignaler som overbelastede ressurser eller ineffektiv oppgaveutførelse, noe som kan påvirke tidsplaner, budsjetter eller prosjektets samlede suksess.
Be prosjektteammedlemmene om å registrere tiden sin i programvaren. Tidsregistrering forbedrer ofte tidsstyringen automatisk, og gir deg dataene du trenger for å lage bedre prosjektplaner for fremtidige prosjekter.
7. Planlegg risikoer på forhånd
Ved starten av et prosjekt bør du opprette et risikoregister eller en RAID-logg, og dokumentere alle potensielle risikoer som kan påvirke prosjektet dersom de oppstår. Ved å planlegge risikotiltak på forhånd kan du forhindre at prosjektet mislykkes og sikre et vellykket prosjekt.
God prosjektsporing gjør det mulig for deg å gjenkjenne og reagere raskt når disse risikoene oppstår. Du må kunne forstå når prosjektet ditt er i alvorlige problemer, og deretter iverksette tiltakene som er beskrevet i risikoregisteret, for å minimere eller unngå negative konsekvenser.
Verktøy som faller inn under kategorien visuell prosjektstyringsprogramvare kan være spesielt nyttige her; de synliggjør varselsignaler som overskredne tidsfrister, forfalte oppgaver eller forsinkelser i tidsplanen gjennom visuelle signaler og fargekodede varsler. Dette hjelper deg med å reagere på risikoer før de eskalerer.
Hva nå?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og illustrasjoner, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
