Kartlegging av arbeidsflytprosesser: Slik gjør du det, med eksempler

Du lager diagrammer som beskriver hvert trinn i en prosess, samt forholdene og avhengighetene mellom dem, slik at alle kan forstå hvordan arbeidet blir utført. Denne teknikken brukes ofte innen produksjon, helsevesen, finans og informasjonsteknologi, for å nevne noen bransjer.

Hvorfor bruke kartlegging av arbeidsflytprosesser?

Kartlegging av arbeidsflytprosesser er viktig fordi det gir en tydelig visualisering av arbeidsflyten som gjør det enkelt å identifisere flaskehalser og ineffektivitet i prosessen, effektivisere driften og kontinuerlig forbedre måten du og teamet ditt arbeider på.

Her er noen av de andre fordelene ved prosesskartlegging: 

• Gir bedre oversikt for bedre beslutningstaking og problemløsning
• Bidrar til å redusere kostnader
• Gjør det enklere å forstå og kommunisere prosessen til teammedlemmer og interessenter
• Oppmuntrer team til regelmessig å gjennomgå og optimalisere arbeidsflytene sine

Typer kartlegging av arbeidsflytprosesser

Dette er noen av de viktigste typene prosesskart du kan bruke til denne prosessen.

• Flytskjemaer: Flytskjemaer lages med enkle former og piler som representerer trinnene i en grunnleggende prosess og forholdene mellom dem. Det er enkelt å lage og forstå et grunnleggende flytskjema, så dette er et godt utgangspunkt for enkle arbeidsflyter.
• Overordnede kart: Overordnede prosesskart brukes i de tidlige fasene av prosesskartleggingen for å få en bred forståelse av arbeidsflyten. De fokuserer på de viktigste trinnene og aktørene, slik at du kan se helheten og identifisere områder der prosessen kan forbedres.
• Detaljerte prosesskart: Detaljerte prosesskart gir et mer inngående bilde av prosessen og inkluderer inndata, utdata og beslutningspunkter. Dette gjør dem ideelle for komplekse prosesser og for å identifisere konkrete forbedringsområder og mulige løsninger.
• Svømmebanekart: Svømmebanediagrammer eller -kart deler prosesser inn i baner som representerer ulike team eller avdelinger. Dette tydeliggjør roller og ansvarsområder og gjør det enklere å identifisere overleveringer og potensielle flaskehalser. Det er nyttig for prosesser som involverer flere team eller avdelinger.
• Verdistrømskart: Verdistrømskart gir et detaljert bilde av en prosess og fokuserer på flyten av materialer og informasjon. De er vanlige innen produksjon, forsyningskjedehåndtering og bilreparasjon, og bidrar til å identifisere og eliminere sløsing. Programvare for prosjektstyring i bilbransjen kan også være nyttig her.
• SIPOC-diagrammer: Et SIPOC-diagram fokuserer på leverandører, inndata, prosessen, utdata og kunder. De er nyttige for å forstå de viktigste elementene i en prosess og identifisere områder for forbedring, og brukes ofte i de tidlige fasene av arbeidsflytkartlegging for å få en bred forståelse av arbeidsflyten.

Symboler for kartlegging av arbeidsflytprosesser

Her er noen av de vanligste symbolene for kartlegging av arbeidsflytprosesser som du vil bruke:

• Avslutning: Dette symbolet representerer starten eller slutten på en prosess. Det har vanligvis en oval form. 
• Prosessteg: Dette representerer et individuelt steg eller en oppgave som må fullføres i prosessen, og er vanligvis et rektangel.
• Flyt: Flytsymbolet representerer prosessens retning. Det vises som en pil.
• Beslutning: Beslutningssymbolet representerer et punkt i prosessen der en beslutning må tas. Det har vanligvis diamantform.
• Forsinkelse: Dette symbolet formidler en pause eller forsinkelse i prosessen. Det vises som en halvsirkelform.
• Dokument: Dokumentsymbolet representerer et dokument eller en informasjonsdel som brukes eller produseres i prosessen. Det vises som et rektangel med en bølget underkant.
• Manuell inndata: Dette symbolet angir et steg som krever menneskelig medvirkning, og vises som et parallellogram.
• Underprosess: Dette symbolet representerer en mindre prosess i den større arbeidsflyten. Det illustreres vanligvis med et rektangel med dobbel ramme.

Slik kartlegger du arbeidsflytprosesser

Her er stegene du kan følge for å opprette og administrere arbeidsflytene i selskapet ditt på riktig måte.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Identifiser prosessen som skal kartlegges

Før du oppretter en arbeidsflyt, må du identifisere kritiske prosesser, prosesser med forbedringspotensial og hvor grensene mellom prosessene går. Dette gjør dem enklere å kartlegge og analysere.

Begynn med å gjennomgå selskapets mål og målsetninger. Vurder prosesser som er i tråd med organisasjonens mål, og som har betydelig innvirkning på resultatene. Ta også hensyn til eksisterende prosesser som har problemer eller er ineffektive.

2. Identifiser en prosesseier

Utnevn en prosesseier som skal ha ansvar for kartleggingen, sørge for at implementeringen blir vellykket, være direkte involvert i det daglige arbeidet og ha myndighet til å ta beslutninger og gjennomføre endringer.  

Denne personen skal også sørge for nødvendige ressurser og støtte, fungere som hovedkontakt for spørsmål eller bekymringer og sikre at kartleggingen er i tråd med de overordnede målene og målsetningene.

3. Lag en liste over alle aktiviteter, inndata og utdata

Lag en liste over alle aktiviteter, inndata og utdata som er knyttet til prosessen, del prosessen opp i individuelle komponenter og dokumenter hvert steg i detalj. Du må også liste opp avhengigheter mellom stegene i prosessen og hvilke krav som må oppfylles ved hvert steg før prosessen kan gå videre til neste steg.

4. Sett stegene i riktig rekkefølge

Sett stegene i riktig rekkefølge. Organiser aktivitetene i en logisk sekvens som gjenspeiler den faktiske prosessflyten, eller en naturlig rekkefølge som skaper en jevn og logisk flyt. På dette stadiet kan du oppdage ytterligere avhengigheter som du overså tidligere – noter disse. 

5. Opprett et flytskjema

Opprett et flytskjema (noe du kan gjøre ved hjelp av en AI-generator for flytskjemaer for å spare tid), slik at du kan visualisere hele prosessen. Dette gjør det enklere å forstå og analysere prosessen, og legger til rette for kommunikasjon og samarbeid med andre som er involvert i prosessen. 

Pass på at du velger riktige flytskjemasymboler for å representere ulike elementer i prosessen, og plasser symbolene i riktig rekkefølge for å gjenspeile rekkefølgen på aktivitetene og beslutningspunktene.

For arbeidsflyter med flere beslutningsgrener bør du vurdere å bruke et beslutningsflytskjema for å representere betinget logikk og påfølgende resultater på en tydelig måte.

6. Dokumenter arbeidsflyten ved hjelp av programvare

Dokumenter arbeidsflyten ved hjelp av programvare for arbeidsflytstyring eller verktøy for arbeidsflytdiagrammer. De fleste verktøy tilbyr maler, intuitive grensesnitt og alle symbolene du trenger for å opprette detaljerte og profesjonelle arbeidsflytdiagrammer. Jeg anbefaler også å bruke programvare fordi det gjør det enklere å oppdatere og endre arbeidsflytene etter hvert som de endres.

Begynn med å legge inn prosessinformasjonen i verktøyet. En av fordelene med programvare for arbeidsflytstyring er at den lar deg opprette en digital versjon av flytskjemaet og inkludere alle aktiviteter, beslutningspunkter, inndata og utdata.

7. Del prosessen

Identifiser de viktigste interessentene som må informeres om den kartlagte prosessen, og velg den mest hensiktsmessige metoden for å dele prosessen. Dette kan omfatte presentasjoner, møter, workshops eller digitale plattformer som e-post eller samarbeidsverktøy.

Fremhev endringer eller forbedringer som er gjort, og understrek fordelene med den nye prosessen. Du bør også oppmuntre til tilbakemeldinger og spørsmål, slik at interessentene forstår prosessen fullt ut og føler seg involvert i kartleggingsarbeidet.

Eksempler på kartlegging av arbeidsprosesser

Disse eksemplene på kartlegging av forretningsprosesser viser hvordan dette hjelper deg og selskapet ditt med å nå målene deres.

Salgsprosess

Slik kan arbeidsflytkartet ditt se ut for en potensiell salgsprosess:

• Salgsteamet identifiserer potensielle kunder gjennom ulike kanaler.
  • Inndataene: Markedsføringsmateriell, kontaktinformasjon og data fra verktøy for generering av potensielle kunder.
  • Utdataene: En liste over potensielle kunder som er klare for neste trinn i salgsprosessen.
• Salgsteamet vurderer de potensielle kundene for å fastslå potensialet deres og prioritere dem.
  •  Inndataene: Listen over potensielle kunder og kvalifiseringskriteriene. 
  • Utdataene: En liste over kvalifiserte potensielle kunder som er klare for oppfølging.  
• Salgsteamet kommuniserer med kvalifiserte potensielle kunder og fører dem gjennom salgspipelinen.
  • Inndataene: Listen over kvalifiserte potensielle kunder, salgsmateriell og tilbud. 
  • Utdataene: Signerte kontrakter og nye kunder. 

Innkjøpsprosess

Slik kan arbeidsflytkartet ditt se ut for en potensiell innkjøpsprosess:

• En avdeling identifiserer et behov for materialer. 
• Innkjøpsteamet gjennomgår lagernivåer, produksjonsplaner og salgsprognoser for å fastslå mengden og typen materialer som kreves.
  • Inndataene: Lagerdata, produksjonsplaner og salgsprognoser. 
  • Utdataene: En innkjøpsrekvisisjon.
• Innkjøpsteamet vurderer potensielle leverandører basert på kriterier som pris, kvalitet, leveringstid og pålitelighet.
  • Inndataene: Innkjøpsrekvisisjonen, leverandørinformasjon og vurderingskriterier. 
  • Utdataene: En valgt leverandør og en innkjøpsordre.  
• En bestilling legges inn.
• Materialene mottas.

Verktøy for kartlegging av arbeidsprosesser

Her er noen av programvareverktøyene du kan bruke når du kartlegger arbeidsprosessene dine:

• Programvare for arbeidsflytdiagrammer lar deg lage visuelle kart over prosessene dine. Dette gjør det enklere å oppdage ineffektivitet, tydeliggjøre ansvarsområder og sørge for at arbeidet flyter smidig.
• Programvare for arbeidsflytstyring hjelper deg med å sentralisere og automatisere arbeidsflytene dine for å redusere forsinkede oppgaver, feilkommunikasjon og ineffektivitet, og fokusere på arbeidet som betyr mest.
• Verktøy for automatisering av arbeidsflyt lar deg automatisere repetitive og manuelle oppgaver. Dette gjør det enklere å administrere prosjektene dine og reduserer behovet for å bruke unødvendig tid og energi på repetitive oppgaver og forretningsprosesser.

Tips for kartlegging av arbeidsprosesser

Her er noen ekstra tips for kartlegging av arbeidsprosesser.

1. Involver interessenter

Involver interessenter fra begynnelsen for å sikre at du får med alle relevante perspektiver og oppnår en fullstendig forståelse av prosessen. Dette bidrar til å øke oppslutningen, støtten til kartleggingsarbeidet og sjansene for å lykkes.

Hvis du for eksempel kartlegger en forsyningskjedeprosess, bør du involvere teammedlemmer fra innkjøp, produksjon og logistikk. Gjennomfør workshops eller idédugnader for å legge til rette for åpen kommunikasjon og samarbeid. Husk å fortsette å involvere dem gjennom implementerings- og evalueringsfasene, og gi jevnlige oppdateringer.

2. Hold det enkelt

Fokuser på de viktigste aktivitetene, inndataene, utdataene og beslutningspunktene som definerer prosessen. Bruk et klart og konsist språk for å beskrive hvert element, og unngå sjargong eller tekniske prosjektstyringsbegreper som kan forvirre interessentene.

Lag et flytskjema for prosjektstyring, bruk standardsymboler og unngå å overbelaste det med for mye informasjon. Sørg for at du holder flytskjemaet ryddig og oversiktlig – bruk passende avstand, og unngå overlappende linjer eller symboler. Dette gjør det enklere for alle å forstå og administrere prosessen.  

3. Evaluer kontinuerlig og gjør forbedringer

Gå jevnlig gjennom arbeidsflytene dine for å holde dem nøyaktige og relevante. Prosesser kan endre seg over tid på grunn av blant annet ny teknologi, markedsforhold eller organisatoriske endringer.

Regelmessige evalueringer hjelper deg med å identifisere avvik eller endringer som må håndteres. Sørg for å innhente tilbakemeldinger fra teamet som en del av den regelmessige evalueringsprosessen. 

4. Bruk eksempler fra virkeligheten

Når du går gjennom prosessen, bør du bruke et konkret eksempel fra arbeidet ditt. Dette gir praktisk kontekst og hjelper interessentene med å relatere seg til prosessen. Eksempler kan også bidra til å synliggjøre effekten av forbedringer.

Hvis du for eksempel kartlegger en kundeserviceprosess, kan du bruke et eksempel fra virkeligheten der en kunde kontakter virksomheten din med et problem. Gå gjennom prosessen trinn for trinn, og vis hvordan problemet loggføres, diagnostiseres og løses. 

Bli med for å få flere innsikter om arbeidsflytstyring

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modelltekster, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere i Slack.