Hva er et Gantt-diagram? Komplett veiledning for prosjektledere
La meg bare si det med én gang. Jeg elsker et godt Gantt-diagram. Er det nerdete? I så fall kommer du også til å være en skikkelig nerd når du er ferdig med å lese denne artikkelen.
Men la meg være tydelig: Jeg sa «et godt Gantt-diagram».
Et godt Gantt-diagram forteller en visuell historie om forholdet mellom arbeidet som skal utføres, plottet over en tidsperiode.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Det viser hva som må skje for at noe annet skal kunne starte, eller hva som må bli ferdig for at noe annet skal bli ferdig.
- Det viser hvilket arbeid som vil foregå samtidig i en silo, og hvilket arbeid som vil kreve samarbeid.
- Det tydeliggjør faser og gir logikk til viktige datoer.
- Det tar prosjektets kompleksitet og destillerer den til enkelhet.
- Og det viser en gjennomførbar vei til suksess.
Dette står i kontrast til det jeg anser som et dårlig Gantt-diagram. Et dårlig Gantt-diagram er et diagram som bare en prosjektleder ønsker å se på. Det gjengir prosjektets kompleksitet på en side og er omtrent like visuelt interessant som mugg som vokser på en brødskive.
Det er historien ingen ønsker å høre fordi den er full av sjargong og kjedelig. Og på grunn av det kommer de eneste innspillene til det gjennom et prosjekt fra prosjektlederen, og bare prosjektlederen.
Slik ser et Gantt-diagram ut
Gantt-diagrammet ble utformet på slutten av det nittende århundret av maskiningeniøren Henry Gantt. Det er et prosjektstyringsverktøy som gjør det mulig for brukeren å visualisere prosjektdata raskt. Det mest fremtredende av disse prosjektdataene er oppgaveavhengigheter samt prosjektets nåværende fremdrift.
Alt dette vises i forhold til prosjektets fastsatte tidslinje. På samme måte som en reiseplan for en lang tur viser hva som skjer når, og hva som kommer neste gang, gir et Gantt-diagram et fugleperspektiv over prosjektets trinn, hva som skjer videre, og når alt skal være ferdig (noe som selvfølgelig er et estimat – ting kan fortsatt endre seg)!
Selv om jeg ELSKER å begynne prosjektplanleggingen på papir (jeg tror bestemt at hvis du ikke kan kartlegge det på papir, er du ikke klar til å bruke datamaskinen til å kartlegge det).
I dag opprettes Gantt-diagrammer i programvare, i stor grad automatisk. Finn ut mer om programvare for Gantt-diagrammer her.
Oppsett av Gantt-diagram
All programvare for Gantt-diagrammer oppretter et horisontalt stolpediagram (som i korte trekk er det folk tenker på når de hører Gantt-diagram).
Den vertikale aksen til venstre består av listen over oppgaver som skal fullføres gjennom prosjektet, potensielt på et par forskjellige nivåer hvis prosjektet er komplekst.
Oppgavene ordnes vanligvis fra øverst til nederst i den rekkefølgen de må fullføres i for prosjektet, eller i et mer komplekst prosjekt kan oppgavene ordnes etter kontekst, fase, team eller område.
Den horisontale aksen er en prosjekttidslinje. De horisontale stolpene som opprettes for hver prosjektoppgave, står i forhold til hvor lang tid hver oppgave trenger. Hvis hele prosjektet tar fire uker, og den første oppgaven forventes å ta én uke, vil stolpediagrammet for denne oppgaven fylle en fjerdedel av tidslinjen.
De fleste nettbaserte programmer for Gantt-diagrammer kan også vise hvilket medlem av prosjektteamet som er tildelt hver oppgave. Hvor stor del av stolpen som er fylt ut, informerer prosjektlederen, teamet og interessentene om hvor mye fremdrift som er oppnådd for hver oppgave.
Gantt-diagrammet gir prosjektlederen, teamet og interessentene et enhetlig bilde av prosjektets kritiske sti og prosjektets samlede fremdrift.
Ved å ha en visuell fremstilling av denne kritiske stien er det enkelt å se når det må gjøres justeringer i planleggingen for å unngå flaskehalser i prosjektets fremdrift.
Relatert lesning: 7 elementer du bør inkludere i et Gantt-diagram + andre tips til Gantt-diagrammer
Hvorfor brukes Gantt-diagrammer?
Gantt-diagrammet identifiserer oppgaver som kan fullføres samtidig, og oppgaver som er avhengige av at en annen oppgave fullføres. Det er en måte å visualisere prosjektstyringen på og skissere de viktigste aspektene ved den.
Fordi stolpediagrammet er plottet mot en tidslinje, kan et Gantt-diagram også avdekke hvor det finnes dødtid i prosjektet. I tillegg er Gantt-diagrammet en flott måte å identifisere større pauser eller tidsmessige hensyn på (si det med meg: PTO, ferie) som vil ha vesentlig innvirkning på teamets evne til å komme videre.
Prosjektledere, team og interessenter kan bruke Gantt-diagrammet til å se hvordan de ligger an i forhold til planen, og sørge for at eventuelle tidsmessige hensyn blir håndtert og tatt høyde for på forhånd.
Finn ut mer om hva Gantt-diagrammer brukes til, og om de spesifikke bruksområdene deres her.
Profftips: Et Gantt-diagram som blir værende i et verktøy og ikke tas inn i den virkelige samtalen, er ikke særlig nyttig! Hvis du er prosjektleder, teammedlem eller interessent i et team som bruker et Gantt-diagram, bør du gjøre diagrammet så synlig som mulig og bruke det som et verktøy for å snakke åpent om hvordan det går, og hva som kommer.
Fordeler med et Gantt-diagram
Gantt-diagrammet er utformet for å organisere viktige prosjektoppgaver og tidsdata på ett sted på en visuell måte.
Det å ha slik viktig informasjon i ett diagram gjør det enklere å kommunisere planen (og eventuelle oppdateringer), og gjør det lettere å forstå tiden som trengs for å fullføre både individuelle oppgaver og et helt prosjekt.
Det er nyttig å bruke et Gantt-diagram i prosjektstyring fordi det lar deg se på et øyeblikk hvordan hver oppgave forholder seg til de andre oppgavene, hva som skal være ferdig når, og hvor mye tid som er satt av til hver oppgave.
Dette hjelper deg med å holde deg organisert og på rett spor mens du arbeider med prosjektet. I tillegg kan et Gantt-diagram bidra til å identifisere potensielle risikoer og problemer tidlig i prosjektet, slik at de kan håndteres før de blir for alvorlige.
Hvis det oppdateres konsekvent, kan selv et enkelt Gantt-diagram fungere som et kritisk verktøy som gjør det mulig for alle medlemmer av prosjektteamet å raskt se prosjektets fremdrift og plan over tid.
Ting du bør ha i mente
For å lage et Gantt-diagram trenger du først en grunnleggende prosjektplan som inkluderer oppgaver, datoer og avhengigheter, hvis det er relevant. Ikke prøv å lage et Gantt-diagram uten disse elementene som grunnlag.
Selv når du bruker prosjektstyringsprogramvare til å lage et Gantt-diagram, må du først ha en prosjektplan som viser alle (du kan begynne med noen av) de individuelle oppgavene som kreves for arbeidet ditt.
Det er også nødvendig å ha et estimat på hvor lang tid hver oppgave kan ta, og om enkelte oppgaver er avhengige av hverandre. Start- og sluttdatoer bør også fastsettes. Prosjektmilepæler kan fungere som motivasjon for prosjektteamet, eller de kan være påkrevd av interessentene dine (eller av en kontrakt).
Som med all prosjektstyringsprogramvare må brukeren oppgi så mye informasjon som mulig. Prosjektlederen må deretter forstå de avsluttende elementene i hele prosjektet og kjenne prosjektets arbeidsnedbrytningsstruktur.
Ingen Gantt-diagramverktøy vil fortelle deg at en bestemt oppgave mangler, eller hvem på teamet ditt som bør gjøre hva. Husk: Et Gantt-diagram er bare en visuell fremstilling av en prosjektplan over tid. Det er ikke selve planen.
Beste bruksområder for Gantt-diagrammer
Fagfolk innen prosjektstyring benytter verktøy som Gantt-diagrammer fordi de kan brukes til å visualisere prosjekter av alle typer og størrelser for interessenter.
Selve Gantt-diagrammet har eksistert i flere tiår og har vært avgjørende for å visualisere og kommunisere prosjektfremdriften i mange store initiativer som du drar nytte av, for eksempel kollektivinfrastruktur, motorveisystemer og til og med innholdsproduksjonsprosessen hos The Digital Project Manager!
En av prosjekttypene jeg liker best å visualisere med et Gantt-diagram, er byggeprosjekter, fordi vi alle sannsynligvis har kjørt forbi et hus eller en bygning mens den har blitt bygget over tid, og vi vet at man ikke bør begynne å montere skap før taket er ferdig!
I dag brukes Gantt-diagrammer i praktisk talt alle bransjer og sektorer, noe som fremgår av det store utvalget Gantt-diagramprogramvare som er utviklet, og malene som er laget for mange ulike kontekster eller scenarioer (PS: Hent Gantt-diagrammalen vår her).
Prosjektledere som benytter den prediktive metoden eller fossefallsmetoden, bruker vanligvis Gantt-diagrammer til å visualisere teamets vei mot en vellykket gjennomføring. Faktisk er det på noen måter der fossefallsmetoden fikk navnet sitt fra, nemlig fra Gantt-diagrammets fossefall mot målstreken.
Ettersom fossefallsmetoden håndterer en prosjektplan sekvensielt, med alle planer definert fra starten av, er Gantt-diagrammet ideelt for å kartlegge denne sekvensen visuelt.
Videre gir Gantt-diagrammer prosjektledere og team en visuell måte å dele opp prosjektet i håndterbare deler på. Dette verktøyet hjelper dem også med å identifisere milepæler i prosjektets tidslinje, noe som gir dem data de kan bruke til å gi tilbakemeldinger til organisasjonens interessenter.
Bruksområder for Gantt-diagrammer
Fordi et Gantt-diagram kartlegger avhengigheter mellom oppgaver og et prosjekts kritiske sti, kan dette prosjektstyringsverktøyet vise hvordan endringer i én enkelt oppgave potensielt kan påvirke hele prosjektet. Vellykket prosjektstyring krever ofte evnen til å være smidig, så det er avgjørende å kunne forutse hvordan en endring nå vil påvirke prosjektets ferdigstillelse i fremtiden. Denne typen tilbakemelding er et av de underutnyttede elementene ved et Gantt-diagram.
Proff-tips: Selv om det er riktig at Gantt-diagrammer ofte brukes i prediktive prosjekter av fossefalltypen, kan de også brukes i smidige prosjekter for å visualisere hva som er gjort, og hva man vet skal gjøres.
Den viktigste forskjellen mellom prediktive/fossefall- og adaptive/smidige prosjekter er ikke hvorvidt vi bruker et Gantt-diagram. Det handler om hvordan vi planlegger, og om vi trenger å vite alt om utformingen og funksjonen fra begynnelsen av (prediktivt/fossefall), eller om vi kan utforske, utforme og bygge det underveis (adaptivt/smidig).
Begrensninger ved Gantt-diagrammer
Ingen prosjektstyringsverktøy eller -programvare er perfekt. Det gjelder heller ikke Gantt-diagrammet – det kan bli for komplekst når antallet avhengigheter og aktiviteter øker.
Med andre ord kan et overfylt stolpediagram inneholde så mange detaljer at helhetsinntrykket blir forvirrende. Et Gantt-diagram bør ikke brukes bare for å bruke det; det må tilføre verdi.
Hvis en prosjektstyringsaktivitet, inkludert opprettelsen av et Gantt-diagram, ikke tilfører verdi, bør du ikke gjøre det. Som prosjektleder bør du fokusere tid og ekspertise på aktiviteter som tilfører verdi.
Hvis du for eksempel har opprettet et Gantt-diagram, men teamet og interessentene dine ikke bruker det eller finner verdi i det, er det ikke verdifullt. Forvalt tiden og energien din slik at du skaper verdi, ikke papirarbeid.
Med dette sagt er det her noen viktige begrensninger ved Gantt-diagrammer.
Prioritering av oppgaver
Siden et tradisjonelt Gantt-diagram vanligvis viser prosjektets oppgaver i rekkefølge, fremstiller diagrammet ikke prioriteringene til oppgavene på en nøyaktig måte. I et tradisjonelt Gantt-diagram fremstår hver oppgave som like viktig som alle de andre, noe som kanskje ikke gjenspeiler prosjektets prosess på en korrekt måte.
Nødvendige ressurser
Selv om det i hovedsak er et stolpediagram, tilsvarer størrelsen på stolpen for hver oppgave tid, ikke ressursene som kreves for å fullføre oppgaven. Oppgavestyringen kan ha behov for å se denne informasjonen fordi enkelte planleggingsbeslutninger må baseres mer på ressurser enn på tid.
Prosjektkostnader
En annen begrensning ved Gantt-diagrammet er at det legger vekt på prosjektets tidslinje i stedet for kostnadene. Prosjektstyring krever ofte at kostnadene inngår i beslutningsgrunnlaget, og et Gantt-diagram gir ingen data som kan hjelpe med å ta denne typen beslutninger.
Fullstendig prosjektoversikt
Prosjektstyringsprogramvaren som oppretter Gantt-diagrammer, deler ofte diagrammene inn i segmenter. Dette gjør det vanskelig å se hele prosjektet på én enkelt skjerm eller ett enkelt ark, noe som gjør diagrammene lite egnet for deling med et publikum. Kort sagt kan det være så mye informasjon i et Gantt-diagram at hele prosjektet ikke kan vises samtidig.
Hvis du har problemer med å få alt inn på én skjerm eller ett ark, bør du vurdere om du kan «rulle sammen» oppgavene til arbeidsstrømmer eller milepæler på høyere nivå, slik at alt får plass i én visning, selv med en justert tidsskala. Prøv det!
Andre metoder for prosjektvisualisering
Vellykket prosjektstyring oppnås ofte ved å bruke flere verktøy. I tillegg til et Gantt-diagram kan også et PERT-diagram (teknikk for evaluering og gjennomgang av programmer) være nyttig. Et PERT-diagram, i motsetning til den kritiske stien, fokuserer mer på avhengigheten mellom oppgaver enn på en tidslinje, noe som gjør det nyttig for styring av større prosjekter.
Et nettverksdiagram er nyttig for å representere visuelt hvordan komponentene eller oppgavene i et prosjekt samhandler, noe et Gantt-diagram ikke viser (dette er hovedforskjellen mellom Gantt-diagrammer og PERT-diagrammer).
Det finnes også prosjektstyringsverktøy som Kanban-tavler, som fungerer ved å begrense arbeid som er under utførelse/tilordnet hver person eller hvert team, i stedet for å fastsette tidslinjer.
Avsluttende tanker
Gantt-diagrammet har hatt suksess i flere tiår som et prosjektstyringsverktøy fordi det i bunn og grunn er en brukervennlig måte å visualisere oppgavene og tiden som trengs for å fullføre et prosjekt. Men husk at Gantt-diagrammet ikke er prosjektplanen.
Når Gantt-diagrammet brukes sammen med andre prosjektstyringsverktøy, kan det gi et nyttig kart for å følge fremdriften i et prosjekt og se hva prosjektteamet skal gjøre videre.
Hvis du har problemer med å visualisere hva som kommer, eller hvor teamet ditt må være frem i tid, er et Gantt-diagram et godt sted å begynne. Faktisk har alle ledere jeg har jobbet med, vært kjent med Gantt-diagrammer, og i noen tilfeller har et Gantt-diagram vært en indikator på en solid prosjektplan. Prøv det!
Finn riktig programvare for Gantt-diagrammer til prosjektbehovene dine her (etter at du har laget en grunnleggende plan – ikke hopp over dette trinnet!):
- Verktøy for å lage Gantt-diagrammer
- Programvare for Gantt-diagrammer
- Gratis programvare for Gantt-diagrammer
Abonner på nyhetsbrevet fra Digital Project Manager for å holde deg oppdatert om Gantt-diagrammer og andre prosjektstyringsverktøy.
