Hva er EPM-verktøy? Definisjon + 10 beste alternativer
Enten du er en senior prosjektleder som bygger opp en prosjektstyringsfunksjon i et voksende digitalbyrå, eller en ambisiøs gründer som ønsker å skalere arbeidsmetodene dine, kan programvare for virksomhetsomfattende prosjektstyring være din beste venn når det gjelder å gjennomføre komplekse prosjekter og lede tverrfunksjonelle team.
Verktøy for virksomhetsomfattende prosjektstyring er mer robuste versjoner av prosjektstyringsverktøyene du kjenner og liker, og lar brukerne følge teamets fremdrift, dele dokumenter, sende varsler, tildele oppgaver og gjøre mye mer!
Her skal jeg gå gjennom noen av bruksområdene, de viktigste funksjonene og fordelene som prosjektledere i større virksomheter kan forvente når det gjelder verktøy for virksomhetsomfattende prosjektstyring, og gi deg en liste over de beste verktøyene på markedet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er et verktøy for virksomhetsomfattende prosjektstyring?
Verktøy for virksomhetsomfattende prosjektstyring samler informasjon på tvers av flere team for å presentere en samlet oversikt over prosjektlandskapet i organisasjonen din.
Når du er en liten bedrift, kan du stole på muntlig kommunikasjon eller en enkel oppgavesporer for å holde deg oppdatert på hva alle arbeider med. Etter hvert som organisasjonen vokser, når du til slutt et vendepunkt der du ikke lenger vet hva andre gjør gjennom ren nærhet. Det er her programvare for virksomhetsomfattende prosjektstyring kommer til nytte.
Programvare for virksomhetsomfattende prosjektstyring er utviklet for store virksomheter, for prosjekter som er mer komplekse. I tillegg går disse prosjektene ofte over lengre perioder, har større budsjetter og involverer flere prosjektmedlemmer og interessenter.
Les mer om de ulike verktøyene som større virksomheter bruker her.
Bruksområder for verktøy for virksomhetsomfattende prosjektstyring
Et verktøy for virksomhetsomfattende prosjektstyring egner seg best for store og komplekse prosjekter. Hvis prosjektet ditt ikke krever at ulike team kommuniserer og samarbeider på ett sted, kan det derfor være bedre å bruke programvare for prosjektstyring som er tilpasset enkeltstående prosjektledere. Dette gjelder særlig små bedrifter med oversiktlige oppgaver.
Hvis du derimot har en oppgave som skal følges opp på tvers av hele virksomheten, er et verktøy for virksomhetsomfattende prosjektstyring en ideell prosjektstyringsløsning. Eksempler på slike oppgaver er kundeprosjekter, som lansering av nettsteder, programvareutviklingsprosjekter eller digitale markedsføringskampanjer, eller interne endringsprosesser, som organisatoriske endringer etter en fusjon eller et oppkjøp.
Hvis organisasjonen din ikke trenger et EPM-verktøy nå, men har planer om å vokse, kan det likevel være lurt å velge og sette opp et verktøy på forhånd, slik at du får tid til å videreutvikle den foretrukne EPM-løsningen før det faktisk er behov for den.
Du bør også sørge for at verktøyet du velger, fungerer sammen med det eksisterende rammeverket ditt for virksomhetsomfattende prosjektstyring.
Hva brukes verktøy for virksomhetsomfattende prosjektstyring til?
Verktøy for virksomhetsomfattende prosjektstyring har mange av de samme bruksområdene som andre typer prosjektstyringsprogramvare, men i en langt større skala. Her er noen spesifikke bruksområder som krever en virksomhetsomfattende løsning.
Følge prosjektfremdrift på flere områder
Noen prosjekter involverer interessenter på ulike nivåer i en organisasjon, fra prosjektledere og ledere til medarbeidere i førstelinjen. Et programvaremigreringsprosjekt krever for eksempel utviklingsarbeid, koordinering av prosjektstyringen og intern kommunikasjon på ledernivå, noe som betyr at flere ulike team vil være involvert underveis.
Bruk av spesifikke typer EPM-verktøy, for eksempel programvare for prosjektoppfølging, er særlig viktig i større selskaper der teammedlemmene befinner seg over hele verden eller på ulike kontorsteder.
Skalere til store prosjekter
Evnen til å skalere er en av de viktigste egenskapene et verktøy for virksomhetsomfattende prosjektstyring kan gi en organisasjon. Når et byrå får nye kunder, blir prosjektstyring stadig viktigere for å håndtere en voksende prosjektportefølje.
Samarbeid
Uansett hvor stort teamet er, er effektivt og velfungerende samarbeid avgjørende. Prosjektledere og andre teammedlemmer bør kunne kommunisere i sanntid.
Verktøy for virksomhetsomfattende prosjektstyring lar deg dele dokumenter innad i og på tvers av team. Prosjektledere kan også sende ut oppgaver eller varsler gjennom verktøyet for virksomhetsomfattende prosjektstyring, i stedet for å sende dem individuelt til hvert teammedlem.
Videre muliggjør samarbeidsverktøy for virksomheter samarbeid på tvers av fagområder. Hvis du har et prosjektstyringssystem for virksomheten på plass, kan du derfor bruke det på tvers av avdelinger. Dette er ideelt for et prosjekt, for eksempel en nettsidelansering, som inkluderer representanter fra flere grupper (ingeniørarbeid, markedsføring, produktledelse osv.).
Rapportering
Rapporteringsfunksjoner lar deg se prosjektdata fra ulike vinkler, noe som kan være spesielt nyttig for prosjektledere som må presentere prosjektets fremdrift for en nysgjerrig kunde.
Husk at enkelte verktøy, som Wrike, har flere Enterprise-nivåer. Sørg derfor for at planen har funksjonene du trenger. For en omfattende sammenligning av alternativer for arbeidsstyringsprogramvare for virksomheter kan du vurdere flere plattformer.
Du trenger Wrikes Pinnacle-plan for avansert analyse, og det er da de begynner å selge deg opp.
I tillegg reduserer prosjektstyringsverktøy for virksomheter med rapporteringsfunksjoner behovet for at prosjektledere må innhente oppdateringer fra teammedlemmer, så lenge statuser, timelister og forfallsdatoer holdes oppdatert i verktøyet. En fordel for alle involverte!
Budsjettering
Budsjetteringsfunksjoner lar deg planlegge prosjektkostnader og se kommende prosjektutgifter. Dette hjelper prosjektledere med å holde seg innenfor budsjettet samtidig som prosjektmålene opprettholdes.
Programvare for prosjektstyring i virksomheter lar deg sømløst bruke programvaregenererte oversikter for å holde kundene informert når kostnadene kan bli stramme, og/eller når prosjektomfanget har en tendens til å øke ukontrollert.
Økt tilpasningsmulighet
Avhengig av prosjektet kan prosjektstyringsverktøy for virksomheter tilpasses. Det kan for eksempel hende at du trenger ekstra sikkerhetsfunksjoner hvis prosjektet krever at filer er sikre når de lastes opp til eller ned fra en server.
Du kan også tilpasse prosjektstyringsverktøy ved å endre prosjektstatuser og etiketter. Hvis du har et prosjekt som involverer flere avdelinger, er det viktig å vite hvor hvert prosjekt befinner seg i prosessen, slik at teammedlemmene prioriterer arbeidet sitt på riktig måte.
Standardfunksjoner i prosjektstyringsverktøy for virksomheter
De fleste prosjektstyringsverktøy for virksomheter leveres med standardverktøy for prosjektstyring, i tillegg til noen nyttige ekstra funksjoner. Her er en detaljert gjennomgang av typiske funksjoner i EPM-verktøy. Du kan også se etter funksjoner for kunstig intelligens i prosjektstyring for virksomheter som kan gjøre arbeidsflytene og prosessene dine raskere og enklere.
Kommunikasjonsfunksjoner
De fleste prosjektstyringsverktøy for virksomheter har funksjoner som lar deg kommunisere med andre teammedlemmer enten i appen eller gjennom tredjepartsintegrasjoner.
Kommunikasjonsmetoder i appen kan omfatte @omtaler eller direktemeldinger for å varsle teammedlemmer om kommende oppgaver. Fora eller diskusjonstavler legger til rette for kommunikasjon mellom avdelinger. Slack er en typisk tredjepartsintegrasjon som lar deg utvide diskusjoner i appen til å omfatte ulike prosjektemner.
En prosjektstyringsapp er en annen nyttig funksjon som legger til rette for fjernsamarbeid.
Funksjoner for sporing og administrasjon
I tillegg til standard kapasitetsplanlegging og ressursstyring for prosjekter bør prosjektstyringsverktøy for virksomheter inneholde følgende funksjoner:
- Robust budsjettering og prognoser: Dette er flott for prosjektledere som arbeider med flere budsjetter og ønsker å se hvordan hvert prosjekt påvirker avdelings- og/eller virksomhetsbudsjettet.
- Datavisualisering: Dette gjør prosjektledere oppmerksomme på et prosjekts fremdrift uten at de må lese gjennom store mengder prosjektdata. Programvare for virksomhetsprosjektstyring lar deg visualisere fremdriften på tvers av en portefølje med flere prosjekter.
- Avansert overvåking av nøkkelindikatorer: Nøkkelindikatorer (KPI-er) er vanligvis prosjektlederens førsteprioritet, så overvåking i sanntid er avgjørende. De fleste programvarer for virksomhetsprosjektstyring lar deg koble team- eller prosjektspesifikke KPI-er til virksomhetens KPI-er for å vurdere hvilken innvirkning individuelle prosjekter har på virksomhetens resultater.
- Funksjoner for økonomisk konsolidering og avslutning: Disse er nyttige når prosjektledere ønsker å få en oversikt over hvor midlene går i hele virksomheten.
- Rapporter om forsyningskjedens effektivitet: Dette verktøyet er nyttig for prosjektledere som trenger å vite hvor godt forsyningskjeden fungerer på tvers av prosjektporteføljen.
- Rapporter om humankapitalstyring: Prosjektledere bruker denne funksjonen til å se hvor godt teammedlemmene samarbeider og deler informasjon. Den kan også bidra til å identifisere hvor teammedlemmer kan være under- eller overbelagt.
- Tidsregistrering: Det er viktig å benytte funksjoner i programvare for tidsregistrering for prosjektledere som trenger å vite hvordan individuelle prosjektfrister kan bli påvirket dersom flere eller færre teammedlemmer støtter porteføljen.
- Rapporter: Rapportfunksjoner er avgjørende for at prosjektledere, avdelingsledere og toppledere skal forstå prosjektresultater på tvers av organisasjonen, uten nødvendigvis å måtte gå i detalj på et enkeltprosjekt.
Strategisk planlegging
Strategisk planlegging på virksomhetsnivå gir prosjektledere en overordnet oversikt over prosjektmål og -hensikter, og over hvordan et bestemt prosjekt bidrar til virksomhetens mål. Programvare for virksomhetsprosjektstyring gjør det mulig for prosjektledere å se prosjektinformasjon fra ulike vinkler og enkelt ta beslutninger om hvilke prosjekter og konkrete trinn som bør gjennomføres videre, samtidig som det tas hensyn til virksomhetens miljøfaktorer.
Programvare for virksomhetsprosjektstyring kan også hjelpe brukere med å fastsette operative retningslinjer som styrer virksomhetens prosjekter, uavhengig av omfang. Dette er nyttig når prosjektledere må samarbeide med prosjektteam i ulike avdelinger, eller når prosjektet involverer eksterne leverandører – alle kan holde seg oppdatert.
Fordeler med verktøy for virksomhetsprosjektstyring
Den viktigste fordelen ved å bruke programvare for virksomhetsprosjektstyring er at den hjelper deg med å få en bedre forståelse av prosjektets fremdrift. Dette sparer igjen tid ved å redusere feil forårsaket av feilkommunikasjon eller manglende organisering, og gjør det mulig for teamet ditt å overholde prosjektfristene.
Verktøy for virksomhetsprosjektstyring gjør også følgende:
- Forbedrer produktiviteten ved å redusere tiden andre teammedlemmer bruker på «arbeid rundt arbeidet», og dermed øke tiden som brukes på arbeidet de ble ansatt for å utføre
- Reduserer tiden som brukes på å samle inn informasjon fra ulike kilder for å dele den med ledere – EPM-verktøyet sammenstiller denne informasjonen for deg
- Forbedrer prioriteringen ved å synliggjøre tiden som brukes på ulike prosjekter
- Innfører beste praksis for prosjektstyring i hele organisasjonen og bidrar til å lære opp neste generasjon prosjektledere.
Beste verktøy for virksomhetsprosjektstyring
Hvis du ser etter et verktøy for virksomhetsprosjektstyring for organisasjonen din, finner du her en liste over de beste alternativene, sammen med en kort gjennomgang som gir deg et inntrykk av styrkene til hvert verktøy.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvordan skiller verktøy for virksomhetsprosjektstyring seg fra annen prosjektstyringsprogramvare?
Programvare for virksomhetsprosjektstyring skiller seg fra annen prosjektstyringsprogramvare fordi den er utviklet for større og mer komplekse prosjekter som involverer mange mennesker og ressurser, og som ofte krever koordinering mellom flere avdelinger i organisasjonen.
Når bør et verktøy for virksomhetsprosjektstyring brukes fremfor annen prosjektstyringsprogramvare?
Du bør bruke et prosjektstyringsverktøy for virksomheter til å håndtere prosjekter som involverer et stort budsjett, flere avdelinger eller mange personer. Programvare for prosjektstyring i virksomheter er utviklet for denne typen prosjekter og inneholder ofte flere funksjoner enn standardverktøy for prosjektstyring.
Behovet for å administrere en portefølje av prosjekter på tvers av avdelinger er et annet tegn på at du trenger verktøy for portefølje- og prosjektstyring for virksomheter. I disse tilfellene, der prosjektteam arbeider med flere ulike typer prosjekter samtidig, eller prosjektet involverer flere selskaper med separate avdelingsbudsjetter og tidsfrister, er programvare for prosjektstyring i virksomheter avgjørende.
På hvilke måter ligner verktøy for prosjektstyring i virksomheter på andre former for programvare for prosjektstyring?
Programvare for prosjektstyring i virksomheter har sitt opphav i standardverktøy for prosjektstyring. Derfor minner selv de nyeste verktøyene for prosjektstyring i virksomheter om sine tidligere, enklere versjoner. Her er noen av funksjonene som har blitt videreført.
Teamsamarbeid: Deling av dokumenter, tildeling av oppgaver og varsler til teammedlemmer er standardfunksjoner i programvare for prosjektstyring.
Rapportering: Muligheten til å rapportere hvor mye fremgang som er gjort i et prosjekt, kan hjelpe prosjektledere med å se hvor godt teamene deres arbeider. Rapportering er avgjørende for styring av prosjekter av alle typer.
Tidsregistrering: Ved å registrere tiden som brukes på prosjekter ved hjelp av programvare for tidsregistrering i virksomheter kan prosjektledere lettere anslå når et prosjekt kan bli ferdig, og om de trenger flere ressurser for å fullføre det. Nøyaktige data om tidsregistrering betyr nøyaktige prosjektbudsjetter.
Gantt-diagram: Dette er prosjekttidslinjer som prosjektledere kan opprette og dele med teamene sine. De gjør det mulig for prosjektledere å visualisere prosjektoppgaver i kronologisk rekkefølge, noe som er viktig for å identifisere avhengigheter mellom oppgaver. Gantt-diagrammer hjelper også prosjektledere med å sette passende tidsfrister for teammedlemmer og se potensielle forsinkelser og flaskehalser.
Er du overbevist om at du trenger programvare for prosjektstyring i virksomheter?
Hvis organisasjonen din begynner å bli for stor for de eksisterende løsningene (på en god måte!), kan det være på tide å vurdere å investere i programvare for prosjektstyring i virksomheter for å effektivisere og standardisere arbeidsflyter for prosjekter. Hvorfor ikke prøve det i dag?
En forståelse av konseptet prosjektstyring i virksomheter kan forbedre effektiviteten på tvers av alle avdelinger (last ned PDF-veiledningen vår). Hvis du vil ha mer informasjon om programvare for prosjektstyring i virksomheter (for eksempel kostnader!) og relatert programvare, kan du abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager.
