BPM kontra arbeidsflyt: 5 viktige forskjeller og likheter

Det er en praksis for kontinuerlig forbedring som brukes til å forbedre prosjektresultater, tjenester eller prosesser. Arbeidsflyter for forretningsprosessstyring er en del av initiativene for digital transformasjon som mange organisasjoner investerer i.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hva er en arbeidsflyt?

En arbeidsflyt er samlingen av oppgaver som utgjør den sekvensielle aktivitetsflyten i forretningsdriften. Arbeidsflyter er forskjellige fra prosesser ved at de er oppgaveorienterte og prioriterer automatisering av spesifikke oppgaver i en prosess. 

Arbeidsflyter finnes i operative systemer der prosjektledere kan følge oppgavestatus, inkludert fremdrift, kommentarer, godkjenninger eller annen informasjon. Oppgaveovervåking og toveis kommunikasjon i arbeidsflytverktøy er til stor hjelp i situasjoner som onboarding. Prosjektledere arbeider også ofte med å optimalisere arbeidsflyter for å bidra til å fjerne flaskehalser eller forsinkelser i prosjekter.

Beste programvare for arbeidsflytstyring

1. 

   monday AI Workspace

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Wrike

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Moxo

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website

BPM kontra arbeidsflyt: forskjeller og likheter

Selv om forretningsprosessstyring og arbeidsflyter støtter hverandre i et system, er det viktig å forstå deres ulike roller og funksjoner. Denne kunnskapen kan forbedre prosjektresultatene betydelig og bidra til bedre effektivitet i arbeidsflyten og bedre forretningsresultater.

Her er en oppsummering av forretningsprosessstyring kontra arbeidsflyter, og hvordan de er forskjellige og like på noen sentrale områder.

Forskjeller

1. Omfang: BPM er en helhetlig tilnærming som omfatter hele organisasjonens prosesser. Arbeidsflyter er derimot begrenset til spesifikke prosesser i organisasjonen.
2. Formål: BPM har som mål å forbedre den samlede forretningsytelsen og effektiviteten, mens en arbeidsflyt har som mål å automatisere spesifikke oppgaver.
3. Ansvar: Vanligvis ligger ansvaret for å implementere og administrere BPM hos organisasjonens øverste ledelse. Arbeidsflyter administreres derimot av prosesseierne eller -lederne.
4. Verktøy: BPM bruker programvareverktøy (som Onspring; se Onspring-priser her) som gir en helhetlig oversikt over organisasjonens prosesser. Arbeidsflyter bruker imidlertid automatiseringsverktøy som bidrar til å effektivisere spesifikke oppgaver.
5. KPI-er: KPI-er for BPM er vanligvis brede og omfatter måltall som avkastning på investeringer og kundetilfredshet. KPI-er for arbeidsflyter er derimot spesifikke for oppgaven det gjelder (f.eks. tid til fullføring av oppgaven).

Likheter

1. Forbedre effektiviteten: Både BPM-plattformer og arbeidsflytverktøy har som mål å forbedre effektiviteten i en organisasjon. De oppnår dette ved henholdsvis å effektivisere prosesser og oppgaver.
2. Sekvensering av oppgaver: Både BPM og arbeidsflyter innebærer sekvenser av oppgaver. Mens BPM ser på sekvensen av alle organisatoriske oppgaver, fokuserer arbeidsflyter på funksjonene i en bestemt prosess.
3. Menneskelig tilsyn: Til tross for bruken av arbeidsflytautomatisering krever både BPM og arbeidsflyter menneskelig tilsyn. Denne personlige oppfølgingen sikrer at prosesser og oppgaver gjennomføres smidig, og at eventuelle problemer som oppstår, kan håndteres så raskt som mulig.
4. Integrasjon for å støtte sentralisering: BPM-programvare og programvare for prosessarbeidsflyt kan integreres (i varierende grad) med eksisterende systemer og verktøy for å støtte sentraliseringen av prosesser og oppgaver.
5. Målbare: Både BPM og arbeidsflyter kan måles ved hjelp av unike måleparametere. Ved å bruke forretningsprosesser og støttende arbeidsflyter kan organisasjoner følge med på resultatene sine og forbedre prosesser der det er nødvendig. 

Les mer: Arbeidsflytautomatisering kontra prosjektstyringsprogramvare: Hva er forskjellen?

Fordeler ved å bruke BPM og arbeidsflyter

BPM og arbeidsflyter gir mange fordeler for virksomheten din:

• Bedre produktivitet og effektivitet: BPM og arbeidsflyter gir muligheter for automatisering, spesielt når programvareverktøy er involvert (dette er en av de viktigste fordelene med BPM-programvare). Dette kan hjelpe deg med å redusere manuelt arbeid og flaskehalser. Å kartlegge arbeidsflytene dine kan også hjelpe deg med å redusere unødvendige trinn og sørge for at rekkefølgen på operasjonene gir mening.
• Mer ansvarlighet og oversikt: BPM og arbeidsflyter hjelper deg med å definere roller og ansvarsområder. Når hvert teammedlem vet nøyaktig hva de har ansvar for, kan de ta initiativ og eierskap til arbeidet sitt. Dette bidrar også til å redusere tilfeller av «Jeg trodde det var noen andre som jobbet med det.»
• Økt kvalitet og konsistens: BPM og arbeidsflyter hjelper deg med å sørge for at ting blir gjort på samme måte hver gang. Arbeid og leveranser blir mer ensartede, av høyere kvalitet og enklere å gjennomgå og godkjenne. Du kan også bygge inn gjennomgangsstadier i arbeidsflytene dine for å redusere feil.
• Mer fleksibilitet og tilpasningsevne: Når du har etablert arbeidsflyter eller BPM og kan se hvordan prosessene faktisk fungerer, er det mye enklere å justere dem når behovene eller målene dine endres, eller når organisasjonen vokser. De kan også fungere som et rammeverk for å gjennomføre endringer i organisasjonen din.

Når bør du bruke BPM, og når bør du bruke arbeidsflyter?

BPM-systemer hjelper organisasjoner med å forbedre den overordnede ytelsen og effektiviteten. Det er også nyttig ved håndtering av komplekse prosesser som involverer flere avdelinger.

Arbeidsflyter brukes derimot til å automatisere bestemte, repetitive oppgaver i en prosess. De er særlig nyttige når enkle oppgaver ikke involverer flere avdelinger.

Bruksområder for BPM:

• Forbedring av komplekse prosesser på tvers av avdelinger
• Forbedring av kundereisen for å øke tilfredsheten
• Prosjektstyringsporteføljer og ressursstyring
• Optimalisering av leverandørkjeden

Bruksområder for arbeidsflyter:

• Forbedring av prosesser for introduksjon av nye medarbeidere
• Håndtering av kundestøttehenvendelser
• Innholdssamarbeid og godkjenninger
• Effektiviserte prosjektstyringsoppgaver

Selv om BPM og arbeidsflyter tjener ulike formål, utelukker de ikke hverandre. De fungerer ofte best når de brukes sammen, der en arbeidsflyt fungerer som støtte i en større BPM-strategi. 

Bli med for mer innsikt i BPM og arbeidsflyter

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og mønstre, og få kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.