Arbeidsflytdiagrammer: Bruksområder, maler & eksempler
Forstå oppgaveflyten: Arbeidsflytdiagrammer illustrerer rekkefølgen av oppgaver i en bestemt prosess, slik at du og teamet ditt enkelt kan se hvordan aktivitetene går fra start til slutt.
Finne flaskehalser: Arbeidsflytdiagrammer kan hjelpe deg med å finne potensielle flaskehalser som kan forstyrre fullføringen av bestemte oppgaver eller hele prosjektet ditt.
Verktøy som hjelper: Du kan bruke maler og programvareverktøy til å fremskynde og forenkle prosessen med å lage arbeidsflytdiagrammer, og det finnes en rekke alternativer du kan tilpasse og redigere etter behovene dine.
Arbeidsflytdiagrammer viser hvordan oppgaver flyter gjennom en prosess fra begynnelse til slutt, og kan hjelpe deg med å identifisere potensielle flaskehalser i prosessen. Lær hvordan du lager arbeidsflytdiagrammer og visualiserer prosessene dine tydelig, slik at du forstår hva som skjer videre når du beveger deg mot prosjektmålene.
Hva er et arbeidsflytdiagram?
Et arbeidsflytdiagram er en visuell fremstilling av trinnene som er nødvendige for å fullføre et prosjekt. Det kan hjelpe deg med å identifisere og følge fremdriften for hvert trinn eller hver oppgave i prosjektet etter hvert som det beveger seg mot ønskede resultater. Slik kan et typisk arbeidsflytdiagram se ut:
Arbeidsflytdiagrammer er også kjent som prosessdiagrammer eller arbeidsflytskjemaer, og er én av mange typer flytskjemaer som viser prosessstegene hvert arbeidselement skal gjennom for å regnes som ferdig, eller beskriver arbeidsflytprosessen på et mer overordnet nivå.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Finn flere eksempler på arbeidsflyter her.
Hva brukes arbeidsflytdiagrammer til?
Arbeidsflytdiagrammer brukes til å illustrere rekkefølgen på trinnene, fasene eller aktivitetene som er nødvendige for å fullføre et prosjekt. De kan representere både fossefallsarbeidsflyter og smidige arbeidsflyter.
De viser flyten og trinnene i en prosess, samt hvilke personer eller avdelinger som har ansvar for hvert trinn. Du kan bruke diagrammet ditt sammen med et RACI-diagram til dette formålet.
Hvis du har laget flytskjemaer for alle prosessene dine, men unnlatt å lage en RACI, har du bare svært detaljerte instruksjoner om hva som skal gjøres og null informasjon om hvem som gjør det. Du har faktisk ikke løst problemet ditt. Du må sette flytskjemaene inn i en menneskelig kontekst. RACI setter ting inn i en menneskelig kontekst.
Du kan bruke arbeidsflytdiagrammer i initiativer for optimalisering av arbeidsflyt som et verktøy for å identifisere muligheter for positive endringer, eller som et verktøy for å lære opp ansatte. Arbeidsflytdiagrammer kan brukes i introduksjonsopplæring og vise nyansatte en trinnvis prosess og hvordan den skal utføres.
Arbeidsflytdiagrammer kan også brukes til en rekke bransjespesifikke prosesser, for eksempel kreative arbeidsflyter, og i ulike bransjer, blant annet programvareutvikling, helsevesen og netthandel.
Typer arbeidsflytdiagrammer
Her er noen typer standardiserte arbeidsflytdiagrammer du kan komme over:
- American National Standards Institute (ANSI): ANSI-stilen var først ute med standarder for arbeidsflytdiagrammer og er et vanlig brukt språk. Les mer om ANSI
- Unified Modeling Language (UML): UML-aktivitetsdiagrammer brukes til å vise rekkefølgen på trinnene i en prosess og kontrollflyten. UML brukes ofte innen programvareutvikling og systemdesign. Les mer om UML
- Business Process Modeling Notation (BPMN): BPMN ligner på UML og bruker et flytskjema til å lage visuelle arbeidsflyter for den aktuelle prosessen eller det aktuelle prosjektet. BPMN er ikke spesifikt rettet mot programvareutvikling, men fokuserer i stedet mer på forretningsprosessene enn på programvare eller teknologisystemer. Les mer om BPMN og programvare for modellering av forretningsprosesser
- Supplier-Input-Process-Output-Customer (SIPOC): SIPOC-diagrammer lar deg følge med på hvordan leverandører, materialer og ressurser (f.eks. prosjektteamet ditt) fungerer innenfor forretningsprosessen.
I tillegg til disse formelle typene arbeidsflytdiagrammer for prosjektstyring finnes det noen andre relaterte diagrammer som du kan støte på.
- Et flytskjema viser trinnene i en prosess og rekkefølgen de skal utføres i. Det handler imidlertid ikke bare om å sette sammen figurer og piler; det er viktig å lære hvordan man lager et flytskjema. Piler angir retningen prosessen går i, og det finnes ulike symboler avhengig av hva du vil representere. Flytskjemaer kan opprettes og følges opp ved hjelp av programvare for flytskjemaer.
- Et dataflytdiagram viser hvordan data flyter gjennom et system. Det omfatter de ulike trinnene i prosessen og typen data som behandles i hvert trinn.
- Prosesskartet viser den fysiske utformingen av en prosess. Det omfatter de ulike maskinene eller avdelingene som er involvert i prosessen, samt flyten av materialer og produkter.
Fordeler med arbeidsflytdiagrammer
Fordelene ved å bruke et arbeidsflytdiagram i prosjektstyring omfatter at du kan:
- Visualisere veien til ferdigstillelse bedre for hver oppgave i et prosjekt og redusere flaskehalser og ineffektivitet
- Enklere identifisere og løse potensielle problemer på et tidlig tidspunkt, særlig når ting stopper opp
- Følge fremdriften i prosjektet bedre, spesielt mellom større milepæler
- Fordele oppgaver mer effektivt til teammedlemmer, særlig når ressursene er begrensede eller ett team venter på at et annet skal fullføre sin del av en oppgave
Slik lager du et arbeidsflytdiagram
For å lage et arbeidsflytdiagram må du følge trinnene nedenfor (som også gjelder for å lage arbeidsflyter generelt):
- Fastslå prosjektets faser
- Identifiser de individuelle oppgavene i hver fase
- Fastslå hvilke inndata og utdata som gjelder for hver oppgave
- Finn ut hvem som har ansvaret for å fullføre hver oppgave, og avgjør om du trenger svømmebaner
- Identifiser avhengighetene mellom oppgavene
- Beregn hvor lang tid hver oppgave bør ta
- Fastslå potensielle hindringer eller flaskehalser i prosessen ved hjelp av arbeidsflytanalyse
- Identifiser sluttresultatene av denne prosessen
Vær fleksibel, slik at du kan legge til eller fjerne oppgaver eller trinn etter hvert som prosjektet utvikler seg. Se etter muligheter til å effektivisere prosesser. Dette innebærer vanligvis å eliminere oppgaver eller prosesser som ikke tilfører verdi, automatisere arbeidsflyter eller andre gjentakende oppgaver, samt å lære opp bidragsytere i å arbeide nøyaktig og effektivt.
Les mer om utforming og oppretting av arbeidsflyter her.
Vanlige symboler og former
Blant de ulike typene arbeidsflytdiagrammer vil du sannsynligvis finne noen standardiserte symboler og former, blant annet:
- Avslutning: Begynnelsen eller slutten på arbeidsflyten, ofte representert av en oval eller sirkel
- Flytlinje: Dette er forbindelsen som beveger seg mellom trinnene, handlingene, prosessene, beslutningene eller start-/slutpunktene. Legg merke til hvilken retning flytlinjene peker i!
- Trinn, handling eller prosess: Hvert element, trinn, handling eller prosess kan vises som en firkant eller et rektangel.
- Beslutninger: Beslutninger markeres vanligvis med en rombe. Du kan også se piler med ja/nei, godkjent/avslått osv. for å vise hva som skjer basert på beslutningen som tas (tips: programvare for godkjenningsarbeidsflyt kan være nyttig for prosesser som krever godkjenning fra en bestemt person eller rolle)
Symboler bør brukes konsekvent eller samsvare med standarden som kreves av organisasjonen eller teamet.
Alternativer for maler for arbeidsflytdiagrammer
Her er noen maler for arbeidsflytdiagrammer som du kan laste ned og tilpasse etter egne behov.
- Miro-maler: Ideelle for arbeidsflytkartlegging i sanntid og samarbeid i eksterne team (les mer om arbeidsflyter for team her).
- Microsoft-maler (Excel og Visio): Disse malene passer best for dem som kjenner Microsoft-verktøy, slik at de kan integreres i eksisterende arbeidsflyter.
- SmartDraw: SmartDraw er perfekt for budsjettbevisste ledere som trenger et utvalg intuitive, gratis maler for rask kartlegging av arbeidsflyter.
- Microsoft PowerPoint: PowerPoint er optimalt for å integrere arbeidsflytdiagrammer i presentasjoner, samt for visuell kommunikasjon og rapportering.
- Lucidchart-maler: Lucidchart tilbyr avanserte og fleksible maler for kompleks visualisering av arbeidsflyter, for eksempel svømmefeltdiagrammer og dataflyter.
Verktøy for å lage arbeidsflytdiagrammer
Det finnes en rekke verktøy på markedet som er spesielt utviklet for å hjelpe deg med å lage arbeidsflytdiagrammer. Test ut noen verktøy før du tar en endelig beslutning – de fleste verktøy inkluderer maler som du kan bruke som utgangspunkt og tilpasse underveis.
Her er mine beste anbefalinger for programvare for arbeidsflytdiagrammer:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Se på disse ressursene for å finne flere alternativer for programvareverktøy til arbeidsflyter:
- Gratis programvare for arbeidsflyter hvis du er i en mindre organisasjon med et begrenset budsjett, eller hvis du bare vil komme raskt i gang
- Programvare for arbeidsflytstyring for å administrere arbeidsflyter når du har satt dem opp og fått dem i drift
- Programvare for automatisering av arbeidsflyter for å automatisere de manuelle og gjentakende delene av arbeidsflytene dine
- Alternativer til Camunda hvis du bruker Camunda nå, men opplever at det ikke passer best til behovene dine
Hva skjer videre?
Vil du ha flere tips for å forbedre arbeidsflytdiagrammene dine? Bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere gjennom DPM-medlemskapet!
