9 årsaker til prosjektforsinkelser & hvordan du unngår dem
Samarbeid gjør drømmen mulig: Samarbeid og tydelig definerte roller i teamet er avgjørende for å forebygge forsinkelser, overvinne hindringer og levere prosjekter i tide.
Det viktigste er konsekvens: Følg med på prosjektet og tilpass planene etter behov. Dette hjelper deg med å holde prosjektet i tråd med de overordnede forretningsmålene og gjør det mulig å raskt endre kurs hvis det oppstår problemer.
Planlegg fremover: Ved å bruke tid på å definere et tydelig prosjektomfang og sette realistiske tidsplaner kan du øke sannsynligheten for at prosjektet lykkes betydelig.
Du kjenner statistikken – siden opptil 70 % av prosjektene ikke lykkes med å levere de ønskede resultatene, kan prosjektforsinkelser virke som en uunngåelig konsekvens av å drive virksomhet. Men det trenger ikke å være slik.
I denne artikkelen skal jeg se nærmere på vanlige årsaker til prosjektforsinkelser og dele hva du kan gjøre for å overholde prosjektets tidslinjer og unngå kostnadsoverskridelser. Ofte handler det om å ha riktig prosjektstyringsprogramvare.
1. Misforståelser
Dårlig kommunikasjon er en av de vanligste årsakene til prosjektforsinkelser. Misforståelser oppstår når interessenter ikke er samkjørte om de ønskede prosjektmålene og/eller ikke holder seg selv ansvarlige for å fullføre prosjektoppgaver.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor det fører til forsinkelser
Hvis teammedlemmene ikke er enige om prosjektets formål eller er usikre på hvem som skal gjøre hva, kan det føre til forvirring. Aktiviteter blir kanskje ikke fullført i tide eller i det hele tatt, eller det kan oppstå manglende koordinering med andre team for å håndtere overleveringspunkter knyttet til oppgaveavhengigheter.
Slik kan du håndtere det
I planleggingsfasen av prosjektet:
- Samarbeid med interessentene om å dokumentere prosjektmålene i prosjektmandatet
- Opprett en arbeidsnedbrytningsstruktur for å dele opp prosjektleveransene i separate oppgaver
- Sett sammen en RACI-matrise som tydelig definerer hvem som er ansvarlig for og har eierskap til viktige oppgaver
- Definer en kommunikasjonsplan for prosjektet.
Under gjennomføringen og oppfølgingen av prosjektet bør du ha jevnlige oppfølgingsmøter med prosjektteamet for å holde interessentene informert om prosjektets fremdrift og sørge for at du overholder prosjektets tidsfrister.
2. Utilstrekkelig prosjektplanlegging
Dårlig planlegging er en sikker måte å svekke leveringen av et vellykket prosjekt på. For å oppnå prosjektsuksess bør du ta deg tid til å forstå hvorfor du gjennomfører prosjektet, hvordan suksess ser ut, og hvilken prosess du skal følge for gjennomføringen.
Hvorfor det fører til forsinkelser
Hvis du ikke har tenkt grundig gjennom hvordan du skal håndtere endringer, vil enhver form for forstyrrelse skape et etterslep i tidsplanen som truer med å forskyve prosjektets tidsrammer.
Slik kan du håndtere det
Før du starter arbeidet med et nytt initiativ, bør du opprette en prosjektplan som beskriver hvordan du skal håndtere ulike aspekter ved prosjektet, inkludert, men ikke begrenset til, prosjektomfang, prosjektplan, budsjett, ressursstyring, kommunikasjon og risikostyring.
3. Uventede endringer i prosjektomfanget
Uventede endringer i prosjektomfanget oppstår når interessenter bestemmer seg for å endre prosjektets omfang offisielt utover det som opprinnelig ble avtalt.
Beslektet, men mer forstyrrende, er omfangsutglidning – når endringer i omfanget uoffisielt finner veien inn i prosjektleveransene dine, uten at tidsplanen og budsjettet justeres for å ta høyde for disse endringene.
Hvorfor det fører til forsinkelser
Å legge til en funksjon eller to for å tilfredsstille et innfall hos en interessent virker kanskje ikke som noe stort der og da, men samlet sett begynner disse trinnvise, ofte siste-liten-endringene å hope seg opp. Det kan svekke kvaliteten og føre til tapte eller utsatte tidsfrister.
Slik kan du håndtere det
For å motvirke ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget bør du tydelig dokumentere hva som er innenfor og utenfor omfanget i prosjektplanen. Vær forsiktig når du utarbeider prosjektberegninger, slik at du unngår vurderinger som kan være overdrevent optimistiske, og lag beredskapsplaner for å ta høyde for uventede forsinkelser. Før til slutt en beslutningslogg som holder oversikt over hvordan tankene rundt omfanget utvikler seg under gjennomføringen av prosjektet.
4. Utdaterte programvareverktøy
Du klarer deg kanskje helt fint med å administrere prosjektene dine i et Excel-regneark og et hjemmelaget Gantt-diagram.
Men når prosjektene dine begynner å vokse i størrelse og kompleksitet, og organisasjonen din skalerer for å administrere en større prosjektportefølje, kan du oppdage at de eksisterende prosjektstyringsverktøyene dine begynner å komme til kort.
Hvorfor det fører til forsinkelser
Utdaterte programvareverktøy kan mangle funksjonalitet som sparer tid under gjennomføringen av prosjektet, for eksempel muligheten til å generere prosjektvisualiseringer eller angi automatiske varsler når prosjektkostnadene nærmer seg forhåndsbestemte terskler.
Jo mer presset kapasiteten din som prosjektleder er, desto større er sannsynligheten for at du overser en avhengighet eller en tidsfrist som kan tvinge deg til å jobbe hektisk for å nå prosjektmilepælene.
Slik håndterer du det
Invester i prosjektstyringsprogramvare for å redusere behovet for gjetting når du administrerer prosjektets tidslinjer.
5. Uforutsette omstendigheter
Du kan hevde at enhver hendelse som oppstår i løpet av gjennomføringen av et prosjekt, har potensial til å være uforutsett.
Det vi imidlertid sikter til her, er såkalte force majeure-hendelser, som naturkatastrofer, som ligger utenfor noens kontroll og ikke kan forutses på forhånd.
Hvorfor det fører til forsinkelser
Uforutsette omstendigheter kan få svært store konsekvenser. De kan gjøre prosjektmålene dine uaktuelle og ødelegge tidsplanene dine. Covid-19-pandemien i 2020, en global hendelse som man med rimelighet kan si lå utenfor noens kontroll når det gjaldt å forhindre eller til og med forutse den, er et eksempel på uforutsette omstendigheter som snudde opp ned på mange prosjektplaner.
Slik håndterer du det
Selv om det ikke er så mye du kan gjøre for å forutse omstendigheter som per definisjon er uforutsette, kan du likevel bygge inn beredskapsplaner i prosjektet ditt som kan bidra til å begrense konsekvensene av ukjente ukjente som oppstår.
Et eksempel kan være å tilpasse et fysisk arrangement for ekstern deltakelse, slik at du tar høyde for uforutsette reiseforsinkelser knyttet til helse, vær eller andre årsaker.
6. Unøyaktige beregninger
Prosjektberegning innebærer å fastslå hvilke ressurser som kreves for å levere prosjektet vellykket, og de tilknyttede kostnadene. Unøyaktige beregninger oppstår når du feilvurderer ressursene som kreves for å fullføre prosjektet.
Hvorfor det fører til forsinkelser
Det er utfordrende å lage nøyaktige beregninger fordi det krever at du kommer med forutsigelser om fremtiden, og så langt har ingen helt klart å finne ut hvordan man gjør det.
Hvis du undervurderer hvor mye tid og innsats det tar å fullføre en oppgave, tvinges du til å ta igjen det tapte når du ikke overholder de opprinnelig fastsatte tidsfristene. I slike tilfeller kan du noen ganger opprettholde den opprinnelige prosjektplanen ved å komprimere tidsplanen ved å tilføre flere ressurser, eller fremskynde oppgaver slik at de skjer parallelt.
Men selv om du unngår behovet for å forlenge prosjektets tidslinjer, er det å øke arbeidsbelastningen for teamet ditt en oppskrift på utbrenthet og dårlig ytelse, noe som til syvende og sist kan kreve omarbeiding. Ingen av delene er en god situasjon.
Slik håndterer du det
For å gjøre beregningene dine mer nøyaktige bør du tydelig definere prosjektomfanget og kravene, slik at du sikrer at alle har en felles forståelse av prosjektets mål. Bruk historiske data som grunnlag for beregningene dine når det er mulig. Sett til slutt sammen et prosjektteam med riktig kompetanse til å fullføre prosjektleveransene.
7. Urealistiske tidsfrister
Urealistiske tidsfrister oppstår når du utarbeider en tidsplan for å imøtekomme interessentenes krav, i stedet for å gjenspeile realitetene rundt hvor lang tid det vil ta å gjennomføre prosjektet med den tilgjengelige tiden, det tilgjengelige budsjettet og de tilgjengelige ressursene.
Hvorfor det fører til forsinkelser
Urealistiske tidsfrister tar ikke hensyn til ressurskapasitet og/eller ressurstilgjengelighet. Det kan også hende at det ikke tas hensyn til hvor lang tid det vil ta å fullføre en oppgave, selv om riktig ressurs er tildelt. Dette gjør det svært usannsynlig at du vil nå de ønskede tidsfristene for prosjektet.
Slik overvinner du det
Sett realistiske tidsfrister basert på historiske data, og sørg for å håndtere interessentenes forventninger fra prosjektets start. Legg inn en reserve for å gi deg selv litt slingringsmonn dersom en oppgave tar lengre tid enn forventet.
Hvis interessenten insisterer på å inkludere en urealistisk tidsfrist, dokumenterer du dette som en risiko og rapporterer om risikoen gjennom hele prosjektet for å unngå overraskelser.
8. Uklare prioriteringer
Uklare prioriteringer er et resultat av at interessentene ikke samordnes rundt ønskede prosjektmål og hvordan disse prosjektmålene støtter organisasjonens forretningsmål.
Hvorfor det fører til forsinkelser
Hvis interessentene dine ikke er samkjørte om hva prosjektet skal oppnå, blir det vanskelig å prioritere prosjektet eller oppgavene i prosjektet. Teammedlemmene får ikke veiledningen de trenger for å utføre oppgavene sine, noe som reduserer gjennomføringstempoet og påvirker prosjektets tidslinje negativt.
Slik overvinner du det
I prosjektplanleggingsfasen må du oppnå enighet om prosjektmålene og dokumentere nøye hva som er innenfor og utenfor prosjektets omfang basert på disse målene. Deretter oversetter du prosjektvisjonen til et sett med aktiviteter som teammedlemmene har ansvar for å fullføre.
Gjennom hele prosjektgjennomføringen må du følge med på resultatene for de tildelte aktivitetene, fjerne hindringer for gjennomføringen og rapportere om prosjektets fremdrift for å sikre at aktivitetene går fremover i tide.
9. Flaskehalser i prosjektet
Flaskehalser i prosjektet reduserer arbeidstempoet ved å hindre prosjektoppgaver og leveranser i å gå videre. Vanlige årsaker til flaskehalser i prosjekter er manglende ressurstilgjengelighet, konkurrerende prosjektprioriteringer, dårlig definerte roller og ansvarsområder eller ventende godkjenninger.
Hvorfor det fører til forsinkelser
Hvis et teammedlem venter på godkjenning fra en beslutningstaker i prosjektet eller er usikker på hvilke oppgaver vedkommende skal fullføre, hindrer det avhengige oppgaver i å gå videre og skaper en dominoeffekt gjennom hele prosjektplanen.
Slik overvinner du det
Under prosjektplanleggingen må du knytte tilgjengelige ressurser til oppgaver som passer best med kompetansen deres. Etabler tydelige kommunikasjonsprotokoller for å unngå potensielle misforståelser under prosjektgjennomføringen.
Mens du gjennomfører planen, omfordeler du ressurser i sanntid for å ta hensyn til prosjektets fremdrift og eventuelle konkurrerende prioriteringer. Juster prosessene etter behov for å optimalisere for raskere levering av oppgaver.
Bli med for å få flere innsikter om prosjektstyring
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
