5 eksempler på rapporter for kapasitetsplanlegging
Som prosjektleder kan det være en komplisert balansegang å sørge for at prosjektteamene dine har riktig sammensetning av ferdigheter, kvalifikasjoner, erfaring og, kanskje vanskeligst av alt, tilgjengelighet. Når du er i stand til å bemanne prosjektene dine med de rette medarbeiderne, unngår du å delegere krevende arbeid til uerfarne medarbeidere eller overbelaste det eksisterende teamet ditt. Men hvordan får du dette til?
Det er her den virkelige kraften i rapporter for kapasitetsplanlegging kommer til sin rett. Som bærebjelken i ethvert rammeverk for forretningsintelligens (BI) kan tilpassede rapporter vanligvis genereres av et ressursstyringsverktøy eller en programvare for kapasitetsplanlegging, og de lar deg kvantifisere fakturerbarheten til prosjektet ditt samtidig som de gir nøyaktige innsatsestimater for fremtiden. Som et resultat trenger du ikke lenger være uvitende om aktivitetene som opptar teamets kapasitet, og du kan sørge for at prosjektene dine har riktig kompetanseutvikling, erfaring og tilgjengelig arbeidskapasitet.
Ta en titt på disse 5 viktige rapportene for kapasitetsplanlegging, med fokus på fremragende ressursstyring, som vil hjelpe deg med å tenke smartere rundt bemanning.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Rapporter for prognoser for kapasitet versus etterspørsel
Kapasitetsstyring analyserer ressurskapasiteten din på forhånd. Rapportene for kapasitetsplanlegging i intuitive ressursstyringsløsninger og programvare for prosjektprognoser som Saviom Software (eller til og med enkle rapportbyggere med dra og slipp) utarbeider fremtidige kapasitetsestimater basert på nåværende etterspørselsmønstre. Dette sikrer optimal ytelse og riktige investeringer i fremtiden, med en rekke fordeler. For det første kan eventuelle avvik fra oppgavemålene som påvirker medarbeiderne dine, oppdages og løses på et tidlig stadium. I tillegg kan teammedlemmene dine støtte hverandre i ulike arbeidsområder og holde seg oppdatert på kommende opplæringsdatoer for etterspurte ferdigheter.
Det første steget er å ha en oppdatert kompetanseoversikt og liste opp andelen av den mest etterspurte kunnskapen og de mest etterspurte ferdighetene du trenger i arbeidet. Deretter kan du søke etter medarbeidere som allerede passer til behovet. På denne måten kan du omforme virksomheten og fjerne overskudd av utdaterte ferdigheter for å optimalisere ressursfordelingen.
Etterspørselsprognoser i prosjektstyring lar deg samle gjennomførbare prosjekter i prosjektporteføljen som senere blir til faktisk arbeid. Ressursene dine kan deretter varsles om disse fremtidige forpliktelsene innenfor en rimelig tidsramme og kan på en smart måte videreutvikle kompetansen sin etter hvert som den faktiske tildelingen nærmer seg.
Rapporter for prognoser for kapasitet versus intuitiv etterspørsel følger også opp den samlede tilgjengeligheten i perioder med høy- og lavsesong gjennom et regnskapsår, slik at virksomheten din ikke påvirkes av svingninger i medarbeidernes bevegelser og flaskehalser unngås.
2. Rapporteringsfunksjon for bookede timer versus faktiske timer
Hvis du ser etter metoder for ressursutjevning for å utjevne ressursinnsats og timer på ett sted, er du heldig! Tidsrapporten «Prognose versus faktisk», bedre kjent som «bookede timer versus faktiske timer», samler alle tidsavhengige bookinger slik at du kan estimere ressursplanleggingen for fremtidige prosjekter mer nøyaktig.
De «bookede» timene viser til estimatene for prosjektbooking, mens de «faktiske» timene hentes fra medarbeidernes timelister. Du kan for eksempel hente ut en oppsummering av prosjektbookingene dine.
Du kan dessuten hente informasjon fra timelister direkte fra eksterne tidsplaner, slik at eksisterende data kan sammenlignes med fremtidige estimater i sanntid. Ved å minimere forskjellen mellom booket og faktisk innsats får du innsikt i hvordan ulike kjerneoppgaver fordeles, samtidig som arbeid som ikke inngår i den vanlige driften, holdes utenfor. I tillegg fremheves eventuelle avvik i timeantallet, enten det er en økning eller reduksjon, slik at du varsles om verdier som er over- eller underestimert.
3. Rapporter om utnyttelsesgrad i prosent
Utnyttelsesgrader for ressurser måler medarbeidernes produktivitet over tid og lar deg fordele balanserte arbeidsmengder på en optimal måte. Overbelastning av de eksisterende medarbeiderne dine skaper ikke bare stress, men fører også til en tidsplan der oppgaver forskyves uten noe ansvar i det hele tatt. I undersøkelsen til Tower Watson oppga 57 % av respondentene overarbeid som årsaken til at de ikke lenger var engasjert på arbeidsplassen.
På den annen side fører underutnyttelse av ressurspotensialet til at du overser sekundærkompetanse og arbeidskapasitet som de nåværende ressursene dine har, og som enkelt kunne ha forbedret fremdriften i prosjektet. Du ender opp med å sette prosjektet ut til eksterne byråer, samtidig som tiden på benken øker fordi ressursene står uvirksomme. Resultatet er en ubalanse mellom lønnskostnadene dine og de målbare avkastningene du får fra dem.
Rapporten bruker målinger av ressursutnyttelse for å måle alles innsats på en enhetlig måte innenfor den standardiserte arbeidstiden ved å tildele dager, timer eller prosentnivåer. Den korrigerer dobbeltbookinger og ubalanser mellom faktisk og forventet registrert arbeidsinnsats. Hvis en bestemt ressurs for eksempel tildeles flere prosjekter med frist samme dag, vil dette åpenbart overskride den normale arbeidstiden. Med Saviom vil dette avviket stå i tydelig kontrast til den samlede oversikten over ressursbookinger, slik at du kan fordele arbeidsmengden over flere dager eller uker, etter behov.
Rapporter over utnyttelsesgrad fra enkelte verktøy kan også generere et varmekart over ressurskapasiteten som viser hvilke ulike aktiviteter ressursallokeringene dine er fordelt på, slik at du oppnår en rettferdig arbeidsfordeling og en logisk prioritering av oppgaver.
4. Prognoser for økonomiske rapporter
Du kan avstemme budsjettporteføljen din ved å beregne forventede (prognostiserte) og faktiske kostnader. Førstnevnte beregnes ved å multiplisere forventet timeantall med de ansattes faktureringssatser, mens sistnevnte beregnes ut fra det faktiske timeantallet de ansatte bruker, priset etter faktureringssatsene deres. Et avvik oppstår som følge av forskjellen mellom de faktiske og fremtidige kostnadene etter hvert som prosjektet skrider frem. Du kan ta en informert beslutning om fordeling basert på analyser av rapporten over ressursprognose sammenlignet med faktiske kostnader.
Rapporten over prognostiserte sammenlignet med faktiske kostnader viser ikke bare den reelle faktureringsverdien til prosjektene dine, men peker også på de mest kostnadseffektive timesatsene. Du kan også fastslå årsaken til eventuelle hindringer eller en oppbremsing som kan føre til at prosjektets varighet blir lengre enn opprinnelig anslått. Hvis kostnadene for å gjennomføre det faktiske arbeidet for eksempel overstiger de bookede kostnadene, forteller det deg at ressursene dine brukte mer tid på en bestemt aktivitet. Hvis kostnadene derimot er lavere, kan du trygt konkludere med at arbeidet ble ferdigstilt før tiden.
5. Rapporter om ressurstilgjengelighet
Enten det er perioder med høy eller lav aktivitet, hjelper rapporter om ressurstilgjengelighet deg med å ta en proaktiv tilnærming til optimal fordeling av arbeidet. Selv med riktig antall medarbeidere kan du tross alt ikke anta at alle er umiddelbart tilgjengelige og tilstrekkelig forberedt på det neste prosjektet som skal settes i gang. Hvis ressurs A for eksempel tar flere permisjoner i april, reduserer dette tilgjengeligheten til vedkommende, noe som innebærer at teamkapasiteten og prosjektfristene må justeres tilsvarende.
Du må finne det neste settet med ressurser som står i beredskap, og som ikke bare er tilgjengelige for å ta unna den ekstra arbeidsmengden, men som også har ferdighetene og tilstrekkelig innføring i oppgaven til å få den i gang. Dette reduserer tiden på benken betydelig og hindrer at prosjektene dine sporer av på grunn av plutselige, uforklarlige produktivitetsfall når de først starter.
Til syvende og sist forenkler en kapasitetsrapport beslutningsprosessen ved å hjelpe deg med å basere tallene dine på rådata og dataanalyse, inkludert tydelige måltall og grafer. Med riktig intuisjon trenger du ikke lenger å gjette hvor mange personer, eller hvilken kombinasjon av ferdigheter og erfaring, som kreves for å drive et prosjekt fremover, eller å feilsøke hvorfor en plan ikke fungerte. Dermed kan du virkelig forplikte deg til prosjektgevinsten du har satt deg som mål, og omforme virksomheten rundt en bemanning med de riktige ferdighetene og en smart kapasitetsplan.
