12 beste praksiser for fjernledelse av prosjekter i 2026
Nå er det trygt å si at nesten alle som jobber i det digitale rommet, jobber eksternt i hvert fall deler av tiden.
For prosjektledere byr dette på noen unike utfordringer. Hvordan kan du holde kontakten med teamet ditt hvis du ikke kan møte dem personlig? Hvordan kan du sørge for at teamet ditt jobber med de riktige tingene til riktig tid? Og hvordan kan du håndtere alt dette samtidig som du holder stressnivået under kontroll?
Jeg har samlet mine beste metoder for ekstern prosjektledelse når det gjelder å lede prosjekter og team, samt noen strategier jeg bruker for å håndtere stress og forebygge utbrenthet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er ekstern prosjektledelse?
Ekstern prosjektledelse innebærer de samme prosedyrene, metodikkene og målene som prosjektledelse, men forskjellen er at prosjektlederen i førstnevnte tilfelle ikke befinner seg fysisk sammen med prosjektteamet.
Prosjektteamet kan være fullstendig eksternt og selv befinne seg på ulike steder, jobbe som et hybridteam eller jobbe sammen på et kontor.
Eksterne prosjektledere må finne måter å samle hele teamet på, holde alle fokuserte på oppgavene og levere prosjektet, med den ekstra utfordringen det er å ikke jobbe sammen med teamet personlig.
7 strategier for å lede eksterne team og prosjekter
Her er noen av mine beste tips og triks for å holde oversikt over prosjekter (og teammedlemmer). Jeg tok disse i bruk lenge før jeg begynte å jobbe eksternt, så siden har jeg tilpasset dem til rutinen min for ekstern prosjektledelse.
1. Bestikkelser
Jeg har alltid hatt et uttrykk: «Godteri skaper venner.» I alle kontorjobbene jeg har hatt, har jeg kommet inn med et stort godteriglass som jeg fylte med et bredt utvalg av godbiter. Du ville blitt overrasket over hvor mange som med glede kommer bort til skrivebordet ditt hvis du har favorittgodteriet deres.
Jeg la merke til (eller spurte rett ut om) hva noen av de mer utfordrende teammedlemmene mine spiste ofte. Når jeg hadde en svært stram tidsfrist, visste at et teammedlem jobbet med konkurrerende prioriteringer, eller til og med når jeg hadde dårlige nyheter eller et dumt spørsmål, tok jeg med meg noen av godbitene jeg visste at de likte best, gikk bort til skrivebordet deres og bare la igjen godteriet. Jeg sa ingenting, jeg bare la igjen godteriet.
Omtrent en time senere sendte jeg en melding eller e-post for å spørre om de hadde tid til å snakke – og det hadde de nesten alltid, fordi de var så takknemlige.
Så hva er den eksterne versjonen av dette? Bestikkelsen blir bare mer komplisert. Jeg finner fortsatt ut hva de liker og hva de ville satt pris på, og enten sender jeg dem noe som jeg pakker inn selv, eller får varen levert fra Amazon.com eller et annet lokalt sted til teammedlemmet mitt.
Jeg bestikker ikke på langt nær like mye som da jeg jobbet ansikt til ansikt, men stort sett glemmer folk sjelden at du gjorde en ekstra innsats i slike situasjoner.
For utviklere kan jeg gjøre dette midt i en lang programmeringsperiode eller ved en bestemt milepæl, og i begynnelsen av en designsyklus for UX- og UI-team. For et QA-team sender jeg vanligvis noe i begynnelsen hvis det er et komplisert prosjekt å kvalitetssikre, eller på slutten hvis prosjektet er enklere fra deres ståsted.
Når et prosjekt avsluttes, finner jeg noe som hvert av teammedlemmene mine ville satt pris på, og sender det ut. Fullstendig eksterne team får sjelden noen form for fysiske goder fordi de ikke befinner seg på samme sted, så når du gjør dette på slutten, blir de svært ivrige etter å jobbe med deg igjen på neste prosjekt – selv om det prosjektet er planlagt å bli krevende.
2. Skap en teamfølelse
Prøv å få teamet engasjert i prosjektet under oppstarten. Tidligere har jeg alltid prøvd å skape en ekte teamfølelse ved å nevne alle teammedlemmene mine og rollene deres i prosjektet, selv om vi allerede har gjennomført 100 prosjekter sammen.
Jeg ser hver enkelt i øynene, noe som skaper en form for eierskap der teamet tar ansvar for sin del av prosjektet. Det er en liten ting, men jeg har oppdaget at det fungerer svært godt for å holde teammedlemmene engasjert.
På slutten av prosjektet feirer de fleste prosjektledere på en eller annen måte. I kontorjobber jeg har hatt tidligere, kunne dette innebære å gå ut og spise lunsj, avslutte arbeidsdagen tidlig og nyte mat og drikke på kontorkjøkkenet, eller bare ha det siste statusmøtet der alle gir hverandre et håndklapp. Jeg takker hvert teammedlem og ser dem igjen i øynene.
Under mine eksterne prosjektoppstarter begynner jeg med å dele en mer grundig oppstartsagenda (atskilt fra agendaen jeg allerede har sendt med møteinvitasjonen), som inneholder solid informasjon om hvert teammedlem, selv om vi allerede har gjennomført 100 prosjekter sammen.
Jeg inkluderer navn, fagområde, tidssone (svært nyttig når du har folk over hele verden) og en eller annen interessant opplysning. Noen ganger ga jeg dem kallenavn, og noen ganger var det kreative tillegg basert på ting jeg visste om dem.
Det krever mye mer arbeid, og det er litt klisjépreget (greit, det er veldig klisjépreget), men poenget er at jeg oppmuntrer til samarbeid, fremmer teambygging og erstatter øyekontakten med en annen form for kontakt.
3. Hold teamet ditt engasjert
Når du leder et statusmøte på et kontor, kan du enkelt se hvem som følger med, og hvem som ikke gjør det. Men hvis du jobber eksternt, er en av hovedutfordringene dine å holde folk engasjert på en slik måte at du til syvende og sist forbedrer teamsamarbeidet ditt.
I et møte ansikt til ansikt vil dessuten de fleste ikke være tydelige på at de ikke følger med (med mindre de har tatt med seg telefonen, og da er det veldig tydelig). Du kan også lese rommet for å vite når noen kanskje har en innvending eller kommentar, og du kan se når teamet begynner å miste fokus som gruppe og møtet bør avsluttes.
Du har ikke den luksusen hvis du leder mennesker eksternt, selv om dere er på video. Videokonferanser (ved bruk av et verktøy som Zoom) gjør det selvsagt mye enklere å se om noen tydelig holder på med noe annet, men du får fortsatt ikke se kroppsspråket deres, og du kan ikke være sikker på at de ikke gjør flere ting samtidig. For å få prosjektstyring på avstand til å fungere må du derfor holde dem engasjert på andre måter.
Kanskje ber du dem om å fortelle hvor langt de har kommet med sin del av prosjektet, samt hvilket TV-program de likte best da de vokste opp. Kanskje ber du designeren din om å oppsummere utviklerens status på 10 ord eller mindre – dette kan bli ganske morsomt hvis du lar det, eller det kan være avslørende hvis teamet ditt tar det på alvor.
Finn ut hva som får teamet ditt til å blomstre, og ta det inn i møtene deres.
4. Ta en samtale før du kommer med en forespørsel
De fleste prosjektledere stormer ikke inn på andres kontorer og stiller et spørsmål før de i det hele tatt har sagt hei. Hvis du gjør dette, bør du revurdere taktikken din. Svært få mennesker reagerer godt på det! Det er veldig enkelt å «storme inn» i noens område ved å sende et spørsmål via Slack uten å si hei, fordi mediet føles annerledes. Men det er egentlig akkurat det samme.
Nå som jeg jobber eksternt, begynner jeg vanligvis med å si hei og spørre hvordan dagen deres er. Deretter spør jeg om det passer med et kort spørsmål, som sannsynligvis vil ta omtrent 10 minutter å diskutere. Hvis du kan, bør du alltid oppgi hvor mye tid du tror du trenger fra dem, fordi de da kan svare ærlig på om de har tid.
Jeg avslutter samtalen med å stille et raskt spørsmål om privatlivet deres, som «hei, hvordan gikk kampen til datteren din her om dagen?» Det trenger ikke å være en lang og omstendelig samtale, men husk at vi alle er mennesker, og ikke bare datamaskiner som svarer via Slack eller andre kommunikasjonskanaler.
5. Følg opp uten detaljstyring
En fordel ved å jobbe på et kontor sammen med teammedlemmene dine er at du kan se når de er på kontoret, ved skrivebordet sitt, og hva de ser ut til å jobbe med. Som prosjektleder vil du være sikker på at arbeidet blir gjort, slik at det ikke oppstår overraskelser når en frist nærmer seg.
Når du jobber eksternt, kan det å følge opp fremdriften føles veldig likt barnevaktarbeid, og ingen profesjonelle setter pris på det. En god taktikk jeg bruker, er å holde oversikt over hvor mange prosent av langsiktige oppgaver som er fullført, og jeg ber teammedlemmene mine om jevnlige oppdateringer når jeg vet at jeg skal rapportere til interessenter.
På denne måten vet de at jeg bare gjør jobben min, og ikke maser på dem. Du kan også holde teammedlemmene ansvarlige for å oppdatere fremdriften på regelmessige statusmøter (som også er svært viktige for et eksternt team, siden de ikke møter hverandre tilfeldig på kontoret), be om å få se arbeid underveis (dette er en reell test på hva som er gjort sammenlignet med hva som gjenstår), eller rett og slett spørre «Hei, tror du fortsatt at du rekker den fristen?»
Én ting du ikke vil gjøre, er å spørre for ofte eller for tett opp mot forrige gang du spurte. Du må stole på det eksterne teamet ditt, kanskje til og med mer enn du ville stolt på teamet ditt på kontoret, slik at de får gjort arbeidet sitt. De vil sette pris på respekten din og vise deg respekt tilbake.
6. Vær menneskelig
Dette henger virkelig sammen med alt vi allerede har tatt opp: Du kan være en ekstern prosjektleder som jobber via maskiner og programvare, men dere er alle mennesker, og det kan lett bli glemt.
Det er enda viktigere å sørge for at folk kjenner deg som person, og at du kjenner hvert teammedlem som person, på grunn av jobbens natur. Fortell noen vitser hvis det er slik du er. Spør om familien og kjæledyrene deres. Spør hvordan været er hos dem i dag.
Hvis du jobber med teammedlemmer over hele verden, kan du bruke noen sekunder (det er så, så enkelt) på å finne ut hvordan du sier «hei» eller «takk» på morsmålet deres. Dette er en av de mest effektive måtene jeg har funnet for å knytte kontakt med noen som jobber i et annet land.
Til vennene mine i Storbritannia eller Canada prøver jeg å bruke litt slang, eller stave ting på den tullete måten de gjør (å si «centre» i stedet for «center» er definitivt mer høykulturelt). Hvis du jobber med mennesker i ulike tidssoner, kan du si «god morgen» eller «god ettermiddag» ut fra hva klokken er hos dem.
7. Invester i programvare for prosjektstyring
Programvare for prosjektstyring og andre verktøy for oppgave- og arbeidsstyring er avgjørende for å gjennomføre prosjekter i det hele tatt – enten du jobber på et kontor eller eksternt. Det blir enklere å følge fremdriften (slik at du kan mase mindre på teammedlemmene dine), og de fleste programmer for prosjektstyring har mange innebygde verktøy for kommunikasjon og samarbeid.
Hvis du jobber i et byrå, bør du vurdere å bruke prosjektstyringsprogramvare for byråer, som er spesielt utviklet for å håndtere det hektiske og kundedrevne arbeidsmiljøet i et byrå. Disse verktøyene bidrar til å effektivisere arbeidsflyter, administrere flere prosjekter samtidig og optimalisere teamsamarbeidet, slik at fjernarbeid blir mer effektivt og oversiktlig.
Hvis du jobber selvstendig eller sammen med et lite antall samarbeidspartnere, bør du vurdere å bruke prosjektstyringsprogramvare for frilansere, som er utviklet for å hjelpe selvstendige prosjektledere med å holde orden, registrere tid, fakturere kunder og administrere oppgaver uten den omfattende funksjonaliteten som følger med verktøy laget for store team.
Når det gjelder å drive prosjekter på avstand, finnes det flere verktøy som er spesielt godt egnet for fjernbasert prosjektstyring og fjernteam. Disse inneholder ekstra ressurser og funksjoner for ting som videosamtaler, skylagring, automatiseringer, delte Gantt-diagrammer og Kanban-tavler samt verktøy for teamledelse og engasjement.
Verktøy for fjernbasert prosjektstyring må også være så tilgjengelige som mulig, i tilfelle noen teammedlemmer ikke har en kablet internettilkobling, og gjøre det enkelt å dele filer og dokumenter på tvers av teamet (også på tvers av landegrenser i noen tilfeller). En god mobilapp er også alltid en fordel.
5 måter å redusere stress på som fjernbasert prosjektleder
Her er mine beste tips for å holde deg rolig og unngå utbrenthet mens du jobber på avstand (noe som skjer altfor ofte!).
1. Organiser arbeidsområdet ditt
De fleste prosjektledere har en bestemt måte de liker å organisere skrivebordet sitt på for å være mest mulig effektive. Dette er vanligvis et langt større problem for prosjektledere enn for mange andre yrkesgrupper, fordi prosjektledere må håndtere så mange sider ved flere prosjekter.
I min forrige kontorjobb hadde jeg to whiteboardtavler, to store oppslagstavler av kork, to skjermer, et trådløst tastatur og en trådløs mus samt to skrivebordslamper med myk belysning.
Det tok litt tid å få arbeidsområdet mitt helt riktig, slik det gjør for mange prosjektledere som er avhengige av organiserte og kontrollerte omgivelser for å få gjort jobben. Når noe var malplassert på kontoret mitt, hadde jeg vanskelig for å konsentrere meg. De fleste prosjektledere vet hva de trenger å ha på plass for å føle seg organiserte.
Hvorfor avgrenser da så mange fjernbaserte prosjektledere bare et lite område hjemme med en liten lampe og en skuff eller to? Hvis du mener alvor med å jobbe på avstand, må du behandle kontoret ditt som et ekte kontor. Hvis du ikke har et eget rom til kontoret, må du innfinne deg med at arbeidsområdet ditt ser ut som et arbeidsområde.
Arbeidsområdet mitt er i dagligstuen, så når vi bestemmer oss for å slappe av der når jeg ikke jobber, må vi forholde oss til de to whiteboardtavlene, de store korktavlene, de flere skjermene og skrivebordslampene jeg trenger for å jobbe effektivt. Ikke reduser arbeidsområdet ditt fordi det er et hjemmekontor – ellers kan du bli distrahert av følelsen av å være uorganisert.
2. Sett grenser
Fjernarbeidere trenger grenser for å skille mellom arbeidsliv og hjemmeliv. Mens de fleste arbeidsgivere er bekymret for at fjernansatte skal sitte i sofaen og se på Netflix hele dagen, har fjernbaserte prosjektledere det motsatte problemet: Som oftest jobber vi altfor mange timer fordi arbeidet er tilgjengelig for oss døgnet rundt. Grenser blir derfor avgjørende for å hindre at vi blir utbrente eller overskrider budsjettene.
Disse grensene trenger ikke å være overdrevent formelle eller omfattende – de må bare fungere. Mine grenser er sko og lys. Hvis jeg er hjemme og jobber, har jeg på meg sko og skrivebordslampene er på. Når jeg er ferdig med å jobbe, er skrivebordslampene slått av, selv om jeg fortsatt har på meg sko.
Mange som har et eget kontor, lukker bare døren. Jeg tror prosjektledere trenger flere signaler for å avslutte arbeidsdagen, ellers kan vi bli fristet til å bare «sjekke én e-post til». Uansett hva du velger som grense, må du sørge for å være konsekvent, slik at det blir en selvfølge og ikke noe du må tenke for mye på.
3. Få litt menneskelig kontakt
Jobben som prosjektleder er ikke enkel. Du har ansvaret for prosjektet, men ofte ikke for menneskene. Du er ansvarlig for resultatet, men det er ikke du som utfører arbeidet. Det er svært frustrerende, og frustrasjonen kan noen ganger bygge seg opp hvis den ikke får utløp.
Det finnes måter å få utløp for frustrasjon på – et sceneskifte, en tur ut eller litt snacks – som både fjernarbeidere og kontorarbeidere kan dra nytte av. Det ene åpenbare som ikke er tilgjengelig for fjernarbeidere, er andre mennesker.
Enten du vil lufte frustrasjon over jobben eller bare snakke om noe annet en stund, er kontakt med kolleger en viktig del av kontorkulturen.
Prosjektledere som jobber eksternt, må ha andre mennesker å snakke med i løpet av dagen, ellers risikerer vi enten å få et sammenbrudd eller, for de av oss som bor sammen med andre mennesker, å få dem til å få et sammenbrudd.
Første gang jeg jobbet eksternt, snakket jeg ikke med noen i løpet av dagen, bortsett fra gjennom jobb-e-poster til kolleger og kunder. Da mannen min kom hjem om kvelden, sliten etter en lang arbeidsdag med å måtte snakke med mennesker, kastet jeg meg over ham. Det var ikke bra for noen av oss.
Nå har jeg to nettverk av venner som jeg snakker med gjennom dagen: Det ene er en fantastisk gruppe kolleger, som jeg kan snakke med om prosjektledelsesproblemer og få innspill til prosjektutfordringer, og det andre er en fantastisk gruppe mennesker som ikke har noe med PM å gjøre, som jeg kan snakke med om livet generelt, Westworld eller SNL-sketsjer.
Viktig å merke seg: Jeg snakker med disse menneskene gjennom dagen når timeplanen min tillater det. Jeg begrenser ikke tilgangen min til private e-poster og Slack-kanaler i arbeidstiden, fordi dette er mitt eneste utløp. Jeg lar aldri denne kontakten påvirke arbeidsprestasjonen min, men uten denne kontakten blir arbeidet mitt dårligere. Finn ut hva som fungerer best for deg.
4. Kom deg ut (av hjemmet)
Selv om du har kollega- eller vennenettverk tilgjengelig i løpet av dagen, bør du prøve å sette av tid til å være sammen med andre mennesker av og til. Jeg kaller meg selv en som jobber eksternt, ikke en som «jobber hjemmefra», fordi det å jobbe «hjemmefra» blir for begrensende. En gang iblant kan du jobbe fra en kafé, finne et kontorfellesskap eller kanskje til og med stikke innom det lokale biblioteket ditt.
Du trenger ikke å innlede samtaler med fremmede, men det å være omgitt av andre mennesker kan gi deg ny energi og få deg til å føle at du er en del av samfunnet. Alt du kan gjøre for å komme deg ut av huset nå og da (eller oftere enn det!) vil hjelpe deg med å unngå å bli en eneboer og holde deg på topp i PM-arbeidet.
5. Utnytt fordelene
Jeg kjenner så mange prosjektledere som bekymrer seg for å gjøre noe som kan oppfattes som egoistisk – å ta den siste gaveposen som ligger igjen på firmakjøkkenet, ta det første pizzastykket eller nevne seg selv i e-posten til alle om den vellykkede prosjektlanseringen.
Jeg gjør det samme. Derfor opplever jeg ofte at jeg egentlig ikke burde benytte meg av fordelene ved å jobbe eksternt. Så minner jeg meg selv på at det å bruke litt tid på å gjøre ting som gjør meg glad, uten at det går på bekostning av tilgjengeligheten eller arbeidsresultatene mine, faktisk gjør meg til en bedre prosjektleder.
Derfor tar jeg med hundene ut to ganger om dagen for å kaste tennisballer. Jeg setter på en vaskemaskin, så jeg slipper å bekymre meg for det senere. Jeg bruker joggebukser hver dag, slik at jeg er så komfortabel som mulig mens jeg jobber. Det gjør meg ikke til en dårligere prosjektleder å faktisk benytte meg av fordelene ved en ekstern arbeidssituasjon.
Hva skjer nå?
Test disse strategiene og beste praksisene for ekstern prosjektledelse på deg selv og det eksterne prosjektteamet ditt. Prøv hver av dem hvis du jobber eksternt nå, planlegger å gjøre det i fremtiden eller bare jobber hjemmefra av og til.
Det å ta i bruk disse strategiene for ekstern prosjektledelse når du kan, vil sannsynligvis gjøre arbeidet ditt enklere og mer meningsfylt. Uansett hva du kan gjøre for å skape en kultur for menneskelig samhandling i en verden full av dataskjermer og skrevne svar, bør du gjøre det – du vil oppdage at eksternt arbeid ikke er så fjernt likevel.
Finn flere strategier for prosjektledelse her, og lær mer om ressursstyring for eksterne team her.
