Last ned prosjektplanmal + 8 eksempler

Slik bruker du malen for prosjektplanen

Følg disse tipsene for å få mest mulig ut av den enkle malen vår for prosjektplaner.

• Behandle den som et Gantt-diagram: Malen vår er utformet som et Gantt-diagram, så all vanlig beste praksis for Gantt-diagrammer gjelder. Definer den kritiske linjen, kartlegg avhengighetene dine, og sørg for at du tar hensyn til tilgjengelighet og utnyttelse av ressurser.
• Gjør den tilgjengelig: Den beste prosjektplanen er tilgjengelig for alle teammedlemmer og viktige interessenter, slik at de kan følge med på fremdrift, milepæler og om det har oppstått risikoer eller forsinkelser. Dette effektiviserer også rapporteringen av prosjektstatus.
• Rediger det som allerede er der: Malen vår er allerede stort sett utfylt. I stedet for å slette alt og begynne fra bunnen av, redigerer du bare det som allerede står der. Dette sparer deg for tid, og hvis du er ny på å lage prosjektplaner, kan du være trygg på at du er på rett spor.
• Kombiner den med andre prosjektdokumenter: I tillegg til prosjektplanen er det nyttig å ha en kommunikasjonsplan, en arbeidsnedbrytningsstruktur og et prosjektdokument for budsjettet som kan hjelpe deg med å veilede teamet effektivt. Du kan også utforske flere teknikker for prosjektplanlegging for å holde alt på rett spor og i tråd med prosjektets unike behov.

8 eksempler på prosjektplaner fra virkeligheten

Ved å gå gjennom disse eksemplene­ vil du se hvordan prosjekter­ av ulik størrelse og kompleksitet kan ha stor nytte av en velorganisert prosjektplan. Vi begynner med de enklere og går gradvis videre til mer komplekse scenarier. 

Enkle prosjektplaner

Disse er beregnet på mindre prosjekter­ som involverer ett enkelt team og har en kortere tidslinje.

Eksempel 1: Lage en markedsføringskampanje for en liten bedrift

Målet med dette prosjektet for en liten bedrift er å utarbeide en grundig markedsføringskampanje som effektivt markedsfører en liten bedrift. Prosjektplanen omfatter ulike deler, for eksempel prosjektmål, målgruppe, markedsføringskanaler, tidsplan og nødvendige ressurser.

Eksempel 2: Organisering av et veldedighetsarrangement

Målet med dette prosjektet er å koordinere et veldedighetsarrangement med formål om å samle inn penger til en bestemt sak. Prosjektplanen omfatter organisering av ulike aspekter, for eksempel arrangementslogistikk, koordinering av frivillige, fastsettelse av innsamlingsmål og utarbeidelse av kommunikasjonsstrategier.

Eksempel 3: Effektivisering av HR-aktiviteter 

Formålet med dette prosjektet er å veilede og effektivisere en bedrifts HR-aktiviteter for et gitt år, for eksempel rekrutterings- og medarbeidersamtalesyklusen. Prosjektplanen beskriver de ulike aktivitetene, start- og sluttdatoene samt ressursene som trengs for å sikre en vellykket gjennomføring.

Middels komplekse prosjektplaner

Middels komplekse prosjekter involverer vanligvis flere team eller interessenter og strekker seg over en lengre tidsperiode.

Eksempel 4: Oppføring av en boligbygning

Målet med dette prosjektet er å oppføre en boligbygning, fra det innledende designet og helt frem til ferdigstillelse. Prosjektplanen inneholder detaljerte deler om arkitektonisk utforming, søknadsprosessen, tidsplan for byggingen, budsjettbetraktninger, planlegging av anskaffelsesstyring og tiltak for kvalitetskontroll.

Eksempel 5: Implementering av et opplæringsprogram for hele bedriften

Målet med dette prosjektet er å innføre et omfattende opplæringsprogram for alle bedriftens ansatte. Prosjektplanen består av deler med fokus på analyse av opplæringsbehov, utvikling av læreplan, valg av effektive metoder for gjennomføring av opplæringen og utforming av strategier for evaluering.

Eksempel 6: Lansering av en ny produktserie

Målet med dette prosjektet er å introdusere en ny produktserie for bedriften på en vellykket måte. Prosjektplanen omfatter ulike viktige komponenter, som markedsundersøkelser, produktutvikling, markedsførings- og salgsstrategier samt en detaljert tidsplan for lanseringen.

Komplekse prosjektplaner

Komplekse prosjekter krever ofte koordinering og samarbeid mellom flere team, interessenter og eksterne partnere. Disse prosjektene kan strekke seg over flere år og krever nøye planlegging.

Eksempel 7: Implementering av et ERP-system for virksomhetsstyring (ERP)

Målet med dette prosjektet er å integrere et ERP-system for virksomhetsstyring i en organisasjon på en vellykket måte. Denne prosjektplanen for virksomhetsstyring omfatter flere viktige aspekter, blant annet kartlegging av forretningsprosesser, tilpasning av programvare, datamigrering, opplæring og prosedyrer for brukeraksept, samt støtte etter implementeringen.

Eksempel 8: Arrangering av et globalt idrettsarrangement

Målet med dette prosjektet er å organisere et stort internasjonalt idrettsarrangement, som for eksempel OL. Prosjektplanen omfatter ulike aspekter, som å velge egnede arenaer, planlegge logistikk, sette opp arrangementer, administrere frivillige og sørge for sikkerhetstiltak.

Beste praksis for prosjektplanmaler

En mal gir deg et forsprang, men den fungerer bare når du tilpasser den til prosjektet ditt. Se på den som et levende dokument. Etter hvert som du planlegger, legger du inn notater, funn og åpne spørsmål direkte i den.

• Tilpass fasene til arbeidsflyten din: Sammenlign fasene i malen med prosjektets faktiske livssyklus. Gi fasene nye navn, legg til eller slett faser til de gjenspeiler hvordan teamet ditt faktisk arbeider. Deretter lister du opp aktivitetene og oppgavene for hvert trinn.
• Fastsett en realistisk planleggingshorisont: Maler inneholder ofte detaljerte rader for flere måneder frem i tid. Fyll bare ut det du kan planlegge med sikkerhet, og hold senere faser på et overordnet nivå til du vet mer. Dette hindrer deg i å forplikte teamet ditt for mye.
• Bryt maloppgaver ned i mindre deloppgaver: Generiske maloppgaver som «design» eller «utvikling» er for brede til å estimere. Del dem opp i deloppgaver som teamet ditt kan anslå omfanget av. Gå deretter gjennom listen sammen for å oppdage ting malen har utelatt.
• Still spørsmål ved estimatene du legger inn: Ikke bare legg tall inn i varighetskolonnen. Spør teamet ditt «hvorfor» og «hvordan» når de estimerer. Dette hjelper dem med å tenke gjennom fremgangsmåten og avdekker ofte raskere måter å få arbeidet gjort på.
• Sett av tid på slutten: De fleste maler undervurderer den siste fasen. Legg inn en buffer for lansering, kvalitetssikring og endelige godkjenninger, slik at avslutningen ikke blir presset.
• Legg til en fase for evaluering etter prosjektet: Hvis malen din ikke inneholder en slik fase, bør du legge den til. Jeg ville satt av et eget tidsrom til den, slik at du kan gjennomføre en retrospektiv evaluering og dokumentere lærdommer.
• Fastsett milepæler og grunnlinjer tidlig: Bruk milepælsfeltene i malen, eller legg dem til hvis de mangler. Lagre en grunnlinje når planen er godkjent, og kontroller deretter prosjektet mot den underveis for å holde deg på rett spor.

Når malen er fylt ut, flytter du alle oppgaver, datoer og milepæler for prosjektet inn i prosjektstyringsprogramvaren din. Mange verktøy lar deg importere et regneark direkte, slik at du slipper å legge inn alt på nytt manuelt.

Vanlige fallgruver i prosjektplaner

Sørg for at prosjektplanen din er solid ved å unngå fallgruvene nedenfor.

• Ikke sett av nok rom for endringer: Bygg inn reserver i planen for risikoer, endringer og forsinkelser. Malen vår gjør det forholdsvis enkelt å gjøre endringer, så lenge du ikke har presset tidsplanen for mye.
• Gjette i stedet for å spørre: Samarbeid med teamet ditt for å fastsette estimater for oppgaver, startdatoer, forfallsdatoer eller sluttdatoer og den samlede tidsplanen. Ikke lov noe teamet ikke kan levere.
• Ikke planlegge for at ting ikke går etter planen: Gi deg selv og teamet ekstra tid som reserve, og legg backup-planer på plass. Ha en plan A, plan B og kanskje til og med en plan C.

Fordeler ved å bruke en prosjektplanmal

En prosjektplanmal sparer deg for å måtte begynne med et blankt ark. Den gir deg en velprøvd struktur, slik at du kan bruke energien på beslutningene som faktisk former prosjektet.

• Raskere planlegging: Du trenger ikke å bygge opp de samme fasene, kolonnene og feltene på nytt hver gang. Start med strukturen på plass, og fokuser på det som er unikt for dette prosjektet.
• Færre glemte trinn: En god mal minner deg på å dekke det viktigste, som avhengigheter, ansvarlige, milepæler og godkjenninger. Etter min erfaring er dette detaljer som oftest mangler i de første utkastene.
• Konsistens på tvers av prosjekter: Når alle prosjektlederne i teamet bruker den samme malen, følger planene samme format. Interessentene vet hvor de finner datoer, ansvarlige og status, uten å måtte lete etter dem.
• Lettere samkjøring med interessenter: En tydelig og kjent utforming gjør det enklere å gå gjennom omfang og tidsplaner med kunder og ledelsen. De kan raskt gå gjennom planen og gjøre oppmerksom på bekymringer tidlig.
• Mer presise estimater over tid: Når du bruker den samme malen på nytt, kan du sammenligne planlagt og faktisk varighet på tvers av prosjekter. Jeg mener dette er en av de mest undervurderte fordelene, siden estimatene dine blir bedre for hvert prosjekt.
• Enklere overføring til programvare: Regnearkmaler samsvarer vanligvis godt med feltene i prosjektstyringsverktøy. Det gjør det enklere å importere planen i stedet for å legge den inn på nytt manuelt.

Hva skjer videre?

Oppdag flere prosjektmaler for viktig prosjektdokumentasjon med et DPM-medlemskap! Du får tilgang til over 95 maler, eksempler og illustrasjoner, samt minikurs og Slack-gruppen vår, der du kan delta i diskusjoner med hundrevis av andre digitale prosjektledere.