Come padroneggiare la gestione delle risorse nel project management
La gestione delle risorse equivale ad avere il carburante giusto da mettere nel motore. Niente carburante? Niente energia. Punto.
Un sondaggio tra i professionisti del project management condotto da Wellingtone ha rivelato che la “scarsa gestione delle risorse” è stata una delle principali sfide nella gestione dei progetti. Mobilitare team di persone è difficile—per tutti!
A questo si aggiungono le complessità del mondo digitale, dove la tecnologia, le aspettative degli utenti e il contesto competitivo cambiano costantemente. I team sono distribuiti, il turnover è alto e le tecnologie emergenti di cui hai bisogno potrebbero essere ancora scarse.
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Certo, ci sono alcune eccellenti soluzioni software di gestione delle risorse che possono aiutarti a pianificare, sviluppare e gestire le risorse dei tuoi progetti. Ma senza le giuste considerazioni, le differenze tra una soluzione software di nuova generazione e il calcolare una divisione lunga su una lavagna saranno trascurabili.
Cosa Fa un Responsabile delle Risorse?
Spesso i project manager devono ricoprire anche il ruolo di responsabile delle risorse, ma dipende dalla dimensione della tua azienda.
In una grande azienda, il responsabile delle risorse può essere una posizione distinta che supervisiona l'allocazione delle risorse (principalmente persone, spesso con diversi livelli e talvolta competenze) su diversi progetti simultaneamente. I responsabili delle risorse operano a livello di azienda o organizzazione e vogliono identificare le risorse che meglio si adattano a ciascun progetto. Supportano il team di project management e i responsabili di disciplina per garantire che le decisioni giuste vengano prese in base all'assegnazione dei progetti, a beneficio dell'individuo, del team allargato, dell'azienda nel suo complesso e del cliente.
A differenza di un responsabile delle risorse, il project manager supervisiona solo un progetto, o talvolta più progetti, contemporaneamente. In breve, da project manager, il tuo progetto è il tuo mondo (durante l'orario di lavoro!).
Sei responsabile di portare a termine il tuo progetto entro la tempistica assegnata. E ti occupi dei dettagli: budget di progetto, pianificazione del progetto, task specifici e milestone. Probabilmente ti interessa anche che il tuo team sia soddisfatto, ma il rispetto del percorso critico è fondamentale.
In un mondo ideale, la tua agenzia o la tua azienda avrebbe una persona dedicata esclusivamente alla funzione di gestione delle risorse, ma se così non fosse, prendere in considerazione alcuni aspetti fondamentali della gestione delle risorse può aiutarti a consegnare il progetto secondo i piani individuando gli ostacoli, coinvolgendo le persone giuste al momento opportuno e mantenendo il team motivato.
Bene, tenuto conto di ciò, vediamo alcune considerazioni chiave per la gestione delle risorse utili ai project manager.
6 Tecniche di Gestione delle Risorse nel Project Management
Ecco sei tecniche fondamentali di gestione delle risorse che ogni project manager dovrebbe conoscere.
1. Crea un Piano di Progetto (Collaborativo)
Durante lo svolgimento di un progetto, una delle principali responsabilità di un project manager è assicurarsi che la pianificazione e la disponibilità delle persone richieste per quei compiti siano allineate.
Non è un rompicapo da risolvere da solo: siediti con i tuoi partner cross-disciplinari per discutere la tua stima e il piano di progetto generale prima ancora di iniziare con le risorse.
Un piano di progetto ben strutturato aiuterà a chiarire fin dall'inizio quali livelli e competenze individuali sono necessari, e in quale momento. Questo è particolarmente importante quando ci sono progetti concorrenti che richiedono il tempo delle stesse persone.
2. Potenzia la Tua Pianificazione della Capacità
La pianificazione della capacità è il processo che utilizzi per programmare le ore di ciascun membro del team in base a una quantità di lavoro prefissata. L'esercizio continuo è quello di bilanciare la disponibilità dei colleghi con le esigenze del progetto e, naturalmente, con il budget a disposizione.
Non puoi determinare efficacemente il tempo necessario senza scomporre i compiti del progetto e comprenderli, quindi usa quel piano di progetto per stabilire una struttura per il lavoro per quanto riguarda i compiti e poi crea il tuo piano delle risorse.
Il tuo team si rivolgerà a te (e, idealmente, ai loro responsabili di disciplina) per chiarire la natura specifica dei compiti, chi se ne occuperà e quando.
Ad esempio, se il tuo progetto pubblicitario online richiede una serie di ritagli di immagini prima di passare ad animazioni più complesse, probabilmente vorrai assegnare il primo compito a uno dei membri più junior del team di design, prima che passi a un animatore più esperto. Questo dovrebbe essere pianificato con largo anticipo così da poter programmare le risorse giuste quando servono.
Una volta assegnati i compiti, è fondamentale monitorare i progressi per assicurarsi che il progetto resti nei tempi previsti: concordate insieme al team il modo migliore per comunicare briefing, scadenze e risultati così che tutti siano allineati sulle aspettative.
Vale anche la pena essere consapevoli che un'eccessiva supervisione (o microgestione) può danneggiare il morale. Cerca di trovare un equilibrio tra supervisionare il progetto e diventare un manager opprimente. Un breve meeting giornaliero o settimanale e comunicazioni regolari su Slack (o un altro strumento di messaggistica istantanea), supportati da una documentazione impeccabile e brief dei compiti cristallini, fanno miracoli.
3. Comprendi e monitora il carico di lavoro
Separato dalla pianificazione della capacità è il carico di lavoro. Gestire il carico di lavoro significa assegnare i giusti blocchi di tempo che consentiranno a un membro del team di avere successo. Alcuni compiti necessitano di periodi più lunghi di tempo continuo, senza interruzioni. Altri è meglio distribuirli e alternarli con diverse attività.
Ad esempio, quando pianifichi la capacità, potresti vedere che il tuo architetto tecnico è libero per 1 ora al giorno nelle prossime tre settimane.
- Se inizi di lunedì, sulla carta sembra che tu possa completare quella strategia di integrazione entro la fine del mese.
- Ma se quella persona sta cambiando contesto ogni ora su un progetto diverso, la possibilità che riesca a cambiare marcia, rientrare nei requisiti del tuo progetto e avere la giusta concentrazione per fare un lavoro significativo in quell'ora è molto, molto bassa. Potrebbero essere dentro i limiti di capacità, ma il loro carico di lavoro sarebbe troppo pesante per essere efficienti.
- D'altra parte, potresti avere un membro del team disponibile per fare inserimento dati per venti giorni consecutivi, ma dopo quei venti giorni i livelli di coinvolgimento e produttività probabilmente non saranno particolarmente elevati.
La conclusione è questa: solo perché qualcuno del tuo team sembra avere capacità per svolgere un compito, non significa automaticamente che non rischi di essere sovraccaricato dal carico di lavoro.
4. Strategie per mantenere il team impegnato
L'inattività può danneggiare produttività e morale generale del team. Il burnout è pesante, ma lo è anche l'annoiarsi. E poiché il lavoro è spesso la voce di costo più alta di un progetto, dovresti assicurarti di assegnare a tutti i membri task che valorizzino i loro talenti.
Questo significa anche regolare la pianificazione affinché abbiano il giusto equilibrio di lavoro. Troppo lavoro causa stress, troppo poco lavoro significa restare inattivi.
Se qualcuno completa il lavoro più rapidamente rispetto a quanto previsto dal piano risorse, tieni una piccola lista di attività di progetto per occuparli.
Se lavori in un'azienda più grande, collabora con i responsabili o i team marketing per vedere se ci sono iniziative interne che possono apportare benefici a tutti ed evitare che la noia aumenti quando il lavoro scarseggia.
L'effetto sarà un team più coinvolto che non cerca costantemente di andarsene.
Hai mai sentito parlare di team autogestiti? Se ti stai chiedendo cosa possa significare per te, dai un'occhiata qui: Team di progetto senza project manager: esplorare il dilemma del PM (con Julia Ryzhkova di Railsware)
5. Non trascurare le tue esigenze di risorse materiali
Sebbene le persone siano la risorsa più importante nella gestione dei progetti, anche la gestione delle attrezzature necessarie per il progetto non va trascurata. Mi viene in mente una storia che un collega mi ha raccontato su un progetto in cui quasi dimenticarono di ordinare i server in tempo per una gigantesca implementazione ERP.
Ma non deve per forza trattarsi dei grandi e ovvi dispositivi. Ad esempio, quando assumete nuovi dipendenti e collaboratori per il vostro progetto, potrebbe essere necessario fornire un laptop e le licenze appropriate per i vostri strumenti cloud.
Se l'approvazione dell'abbonamento a uno strumento richiede tre giorni dal team finanziario, questo potrebbe significare tre giorni in cui un membro del team è bloccato e non può completare il proprio compito. Questo aspetto va preso in considerazione nella vostra pianificazione delle risorse.
Per mantenere tutto sotto controllo quando si tratta di attrezzature, forti processi di gestione degli asset e di approvvigionamento dovrebbero far parte della vostra considerazione:
Valuta cosa hai
L'elenco delle attrezzature della tua azienda è aggiornato? È possibile che abbiate già ciò di cui avete bisogno nel vostro inventario. Assicuratevi di compilare una lista completa, accurata e aggiornata dell'attrezzatura di cui avete accesso, sia reale che basata su cloud.
Valuta ciò di cui hai bisogno
Una volta ottenuto ciò che vi serve, ci sono altri elementi nella gestione delle risorse materiali. Ad esempio, la manutenzione è un'importante attività di gestione delle risorse legate all'attrezzatura. Se si interviene prima che qualcosa si rompa, si possono evitare spese non necessarie e inattese in futuro.
Riassegna quando necessario
A volte, se una parte di attrezzatura non viene utilizzata per un compito, si può spostarla su un altro lavoro per mantenere vivo il flusso produttivo. Non ha sempre senso distribuire in modo uniforme le attrezzature tra le varie mansioni.
Individua dove destinare l'attrezzatura dove il tuo progetto (o i tuoi progetti) ne hanno più bisogno. È una situazione fluida che può trarre beneficio da un software di pianificazione delle risorse. Il software può aiutare non solo nell’allocazione dell’attrezzatura ora, ma anche a prevedere quando sarà necessario riassegnare le risorse in futuro.
6. Padroneggia la gestione del budget
La risorsa che paradossalmente viene più spesso trascurata nella pianificazione delle risorse di progetto è proprio il denaro. Le risorse finanziarie sono ciò che permette di avere le persone e le attrezzature necessarie: è il carburante del carburante.
Secondo FinancesOnline, il 28 percento dei progetti fallisce a causa di stime dei costi errate. Sforare il budget ovviamente impatta negativamente sul risultato economico del progetto. Tuttavia, anche stare sotto budget non è sempre vantaggioso. I manager potrebbero vedere la discrepanza e pensare che l’azienda avrebbe potuto destinare i fondi assegnati al progetto ad altro. Il principio più importante, nella gestione del budget, è l’accuratezza.
Per i project manager, ciò comporta una particolare attenzione alla gestione dei costi. Per mantenere i costi sotto controllo, è necessario allocare le giuste risorse di budget. In realtà, il budget definisce i limiti per la gestione delle altre risorse.
Attività di gestione delle risorse di budget
La gestione delle risorse di budget si articola in quattro attività principali:
- Pianificazione: Identificare le risorse necessarie prima che il progetto abbia inizio.
- Stima: Quantificare i costi richiesti per ottenere le risorse identificate nella fase di pianificazione.
- Budgetizzazione: Assegnare un valore economico a ciascun compito, inserire i compiti in una timeline e stabilire traguardi per valutarne l’efficienza.
- Controllo: Misurare i costi effettivi del progetto rispetto al budget e implementare un piano per correggere eventuali scostamenti.
L’allineamento tra finanze e risorse è alla base del successo di un progetto. Se le vostre risorse non soddisfano i requisiti necessari, rischiate di ritardare le tempistiche e aumentare i costi. Se le vostre risorse sono sovraqualificate, i costi possono aumentare.
Le sfide dell’allocazione delle risorse
Nonostante un'attenta pianificazione delle risorse, durante lo svolgimento di un progetto possono verificarsi situazioni imprevedibili. Giorni di malattia, spedizioni in ritardo e cambiamenti nelle richieste dei clienti sono solo alcuni degli imprevisti che possono costringerti ad adattare velocemente il tuo piano delle risorse. Quando ciò accade e le risorse assegnate non bastano a coprire le esigenze del progetto, ci si trova di fronte a una sfida di allocazione delle risorse.
La gestione delle risorse utilizza due tecniche principali per risolvere queste sfide: livellamento delle risorse e smorzamento delle risorse (resource smoothing). Il livellamento delle risorse modifica o estende la tempistica di un progetto per adattarsi alla disponibilità delle risorse. Al contrario, quando le scadenze non possono essere cambiate, lo smorzamento delle risorse trova il modo di adeguare la disponibilità delle risorse.
Ad esempio, supponiamo che un altro progetto condivida le risorse umane di cui hai bisogno per un'attività. Con lo smorzamento delle risorse, potresti modificare il programma per posticipare l'attività finché i lavoratori non saranno completamente disponibili.
Oppure puoi anticipare altre attività che i lavoratori possono completare subito. Un'altra opzione è assumere più addetti. In ogni caso, completerai il progetto nella stessa durata. In breve, hai "smorzato" i picchi di domanda per i lavoratori.
Tuttavia, se utilizzassi il livellamento delle risorse nella stessa situazione, potresti semplicemente aumentare la durata dell'attività. In tal caso, i lavoratori dedicano meno ore ogni giorno. Oppure meno lavoratori possono completare l'attività. Questo può o meno aumentare la durata complessiva del progetto.
Utilizzo del software per la gestione delle risorse
Ricordi come all'inizio ho detto che uno strumento di gestione delle risorse eccellente non serve a nulla senza le giuste considerazioni? Bene, una volta che avrai applicato queste considerazioni alla pratica, il giusto strumento di gestione delle risorse potrà fare davvero la differenza nel far crescere il portafoglio progetti della tua organizzazione.
Può anche diventare un enorme vantaggio competitivo. In un altro sondaggio Wellingtone, solo il 23 percento degli intervistati ha confermato di utilizzare una soluzione software per la gestione del portafoglio di progetto.
Quindi, come può aiutare?
Il software di gestione delle risorse ti aiuta a pianificare rapidamente e ad avere una migliore visione della disponibilità e delle competenze del team di progetto. Ti permette di andare oltre la domanda "chi è disponibile" per iniziare a chiederti "chi è la persona migliore per questo lavoro?"
Ad esempio, puoi assegnare un data scientist appassionato della privacy dei dati dei pazienti a quel progetto sanitario che prenderà il via tra 10 settimane. Oppure puoi decidere di coinvolgere 2 designer intermedi con supervisione invece di utilizzare il responsabile principale che ha un costo triplo. Meglio ancora, puoi esplorare le competenze del tuo team per valutare la possibilità di offrire un nuovo servizio.
Questa è anche una modalità per creare un ambiente di lavoro più positivo e produttivo: quando il tuo team sa che i propri interessi, aree di crescita e obiettivi vengono presi in considerazione nei compiti assegnati, è più probabile che sia motivato ed entusiasta della propria giornata.
La tecnologia è utile anche per la creazione di rappresentazioni visive del carico di lavoro. Uno dei metodi più efficaci per illustrare le attività di progetto è l'utilizzo di un diagramma di Gantt. Un diagramma di Gantt è un grafico a barre che offre una rappresentazione visiva dell'intero progetto, compresi il perimetro completo e le tempistiche. Se fatturi a giornata, è un modo semplice per visualizzare i costi in relazione alla disponibilità dei membri del team. È utile anche per vedere dove le attività che non fanno parte della catena critica possono essere riorganizzate per assegnare la persona più adatta al compito.
Inoltre, questi supporti visivi aiutano i membri del team di progetto a prepararsi e a passare più facilmente da un'attività all'altra. Aiutano anche a creare un senso di unione e di responsabilità personale: ciascun dipendente può vedere chiaramente come il proprio compito contribuisce al piano di progetto.
E ora?
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