Automazione dei Flussi di Lavoro vs. Gestione dei Progetti: Confronto tra Strumenti
Se hai esplorato software di project management, è probabile che ti sia già imbattuto nel termine "automazione del flusso di lavoro" più di una volta, e a ragione. I flussi di lavoro sono una componente naturale nella gestione dei progetti. Dopotutto, ogni progetto segue una serie di passaggi in cui le informazioni scorrono da un’attività, persona o fase all’altra.
Molti strumenti di project management offrono funzionalità di automazione del flusso di lavoro di base, come builder drag-and-drop che scatenano azioni, ad esempio l’invio di una notifica quando un’attività cambia stato. Queste funzioni sono utili per ridurre lavori ripetitivi.
Ma mentre queste automazioni integrate sono utili, non offrono la stessa potenza o flessibilità di software di automazione del flusso di lavoro dedicati. In questo articolo analizzerò l'automazione del flusso di lavoro rispetto ai software di gestione dei progetti, evidenziando le differenze principali.
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Che cos’è il software di automazione del flusso di lavoro?
Il software di automazione del flusso di lavoro è uno strumento digitale che utilizza tecnologie low-code o no-code per consentire l’automazione delle attività senza intervento umano. Queste piattaforme aiutano i team a semplificare i processi ripetitivi e a mantenere il lavoro in movimento senza la necessità di input manuali.
Di solito includono un editor visuale che semplifica l’automazione dei processi aziendali grazie alla funzionalità drag-and-drop. Altre comuni funzionalità dei software di workflow includono sistemi di notifica (per avvisi in-app o via email), un insieme di trigger per avviare azioni specifiche e una cronologia di controllo per rivedere ogni azione svolta all’interno di un flusso di lavoro.
Al centro dell’automazione del flusso di lavoro c’è la logica if-then-that. Definisci un trigger, come il completamento di un’attività, e il software esegue automaticamente una o più azioni in risposta, come notificare un membro del team, aggiornare una scheda o assegnare la prossima fase. I vantaggi dell’automazione del flusso di lavoro sono il risparmio di tempo, la riduzione degli errori e la possibilità di concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto.
Se stai iniziando a scoprire questi strumenti - o vuoi capire come progettare flussi di lavoro più intelligenti - i corsi di automazione dei processi aziendali ti guidano tra i principi dell’automazione, la logica if-then e la scelta dei software.
Esempi di software di automazione del flusso di lavoro
La crescita del mercato delle app di project management è stata fortemente influenzata dai progressi tecnologici come l’automazione del flusso di lavoro. Puoi trovare qui il nostro elenco completo di software di automazione del flusso di lavoro attualmente disponibili.
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Nota che questo elenco di software contiene alcuni strumenti noti principalmente come software di project management, ma che includono anche ottime funzionalità di automazione. Gli altri sono app di workflow dedicate che ti offrono funzioni più specifiche per i flussi di lavoro.
Esistono anche molte tipologie di strumenti per il flusso di lavoro e piani tariffari pensati per soddisfare le tue esigenze specifiche e il tuo budget. Questi includono:
- Software di gestione dei flussi di lavoro, che offre una soluzione completa per pianificare, monitorare e ottimizzare i flussi di lavoro.
- Software per il flusso di lavoro dei progetti, che può semplificare la gestione delle attività, automatizzare le approvazioni e migliorare la collaborazione del team.
- Software per il flusso di lavoro dei documenti, che semplifica il controllo delle versioni, centralizza la gestione dei file e garantisce la conformità con dettagliate tracciature degli audit.
- Software di workflow per aziende o software per l'automazione dei processi aziendali, progettati per gestire processi complessi a livello organizzativo integrando più dipartimenti e sistemi.
- Software per l'automazione dei servizi professionali, pensato per professionisti in settori come legale, IT e consulenza. Può aiutarti a gestire progetti, risorse, fatture e contabilità.
Che cos'è il software di project management?
Il software di project management è progettato per aiutare i project manager nella pianificazione, esecuzione e supervisione dei loro progetti lungo tutte e cinque le fasi del ciclo di vita del progetto.
La storia dei sistemi di project management è caratterizzata da miglioramenti continui e adattamenti alle mutevoli esigenze dei progetti.
Si tratta di un insieme di strumenti che mira a migliorare la collaborazione tra project manager, team di progetto e stakeholder. Lo scopo principale del software di project management è aumentare la produttività consentendo una migliore organizzazione, comunicazione e gestione, portando infine a una consegna più efficiente del valore.
Comprendere le diverse tipologie di software di project management può aiutarti a ottimizzare il flusso di lavoro del tuo progetto.
Esempi di software di project management
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Software di automazione dei flussi di lavoro vs software di project management: la differenza principale
Sebbene la maggior parte dei software di project management disponga di ottime funzionalità di automazione, potrebbe non essere in grado di eseguire tutte le automazioni di progetto desiderate da un utente o di monitorare come stanno funzionando tali automazioni.
Il software di automazione dei processi è più vicino a ciò che si ottiene da un sistema di gestione dei processi aziendali (BPMS): maggiori informazioni su BPM vs flussi di lavoro qui. Con questi tipi di software, si estraggono informazioni che riguardano i flussi piuttosto che i dati di progetto.
Questa centralità sul flusso di lavoro significa che puoi:
- Visualizzare le tracciature degli audit con informazioni storiche. Puoi utilizzare le tracciature degli audit per vedere i dati inseriti, i timbri di ora e data, tutte le azioni svolte da un utente durante il flusso di lavoro e eventuali commenti o allegati associati. Questo è anche un vantaggio chiave del software BPM, collegato al software di automazione dei flussi di lavoro.
- Creare dashboard per monitorare le prestazioni. Puoi creare dashboard che monitorano l'efficienza del tuo processo. Usa queste informazioni per apportare modifiche e aiutare il tuo team ad avvicinarsi al raggiungimento degli accordi di livello di servizio.
- Invitare altri a creare flussi di lavoro. A differenza del software di project management, gli strumenti di flusso di lavoro ti consentono di invitare altre persone a utilizzare il builder dei flussi e a fornire il loro contributo. Questo facilita la co-creazione e garantisce che il tuo flusso rappresenti gli interessi di tutti.
FAQ sull'Automazione del Workflow nella Gestione dei Progetti
Qual è la differenza tra gestione dei progetti e gestione dei workflow?
La gestione dei progetti comprende la pianificazione, l’esecuzione e la chiusura dei progetti, con un focus sul raggiungimento di obiettivi specifici entro tempi e budget definiti. Spesso include attività come l’allocazione delle risorse, la programmazione e la comunicazione con gli stakeholder. La gestione dei workflow, invece, si concentra sull’ottimizzazione e l’automazione del flusso di compiti e informazioni all’interno dei processi per migliorarne l’efficienza e la coerenza. Si tratta più della gestione della sequenza di passi in un processo che della supervisione di un intero progetto.
L’automazione dei workflow è la stessa cosa della gestione dei workflow?
L’automazione dei workflow si riferisce all’uso della tecnologia per svolgere attività senza intervento umano, spesso all’interno di un sistema di gestione dei workflow. Automatizza compiti e processi ripetitivi per migliorarne l’efficacia. La gestione dei workflow riguarda un ambito più ampio che include la progettazione, l’esecuzione e il monitoraggio dei flussi di lavoro, che possono o meno includere automazione. La gestione dei workflow serve a garantire che i processi siano efficaci ed efficienti, mentre l’automazione è uno strumento all’interno di questo processo.
Quali sono i 4 tipi di workflow?
I tipi di workflow possono variare in base al contesto, ma generalmente comprendono:
- Workflow sequenziali: I compiti vengono svolti in un ordine prestabilito.
- Workflow paralleli: Più compiti vengono svolti contemporaneamente.
- Workflow a macchina a stati: I compiti si spostano tra diversi stati in base a condizioni o eventi.
- Workflow guidati da regole: I compiti vengono completati in base a regole o logiche predefinite.
Questi tipi aiutano a organizzare i compiti in base alle necessità dei processi.
Qual è la differenza tra gestione dei workflow e gestione del lavoro?
La gestione dei workflow si concentra in particolare sui processi e sulle sequenze di compiti all’interno di un’operazione aziendale, spesso coinvolgendo automazione per snellirli. La gestione del lavoro ha un respiro più ampio e include non solo i workflow ma anche altri aspetti della gestione del lavoro, come l’allocazione delle risorse, le tempistiche dei progetti e la collaborazione. Comprende strumenti e strategie per gestire tutti gli aspetti del lavoro all’interno di un’organizzazione.
