Automazione dei flussi di lavoro vs. gestione dei progetti: confronto tra strumenti
Se hai esplorato il software di gestione dei progetti, è probabile che ti sia imbattuto più di una volta nel termine “automazione dei flussi di lavoro” — e per un buon motivo. I flussi di lavoro sono una parte naturale della gestione dei progetti. Dopotutto, ogni progetto segue una serie di passaggi in cui le informazioni passano da un'attività, una persona o una fase a quella successiva.
Molti strumenti di gestione dei progetti offrono funzionalità di base per l'automazione dei flussi di lavoro, come strumenti di creazione con trascinamento che attivano azioni — ad esempio, l'invio di una notifica quando cambia lo stato di un'attività. Queste funzionalità sono utili per ridurre il lavoro ripetitivo.
Tuttavia, sebbene queste automazioni integrate siano utili, non offrono lo stesso livello di potenza o flessibilità del software dedicato all'automazione dei flussi di lavoro. In questo articolo, esaminerò le differenze tra il software per l'automazione dei flussi di lavoro e il software di gestione dei progetti, evidenziandone le principali.
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Che cos'è il software per l'automazione dei flussi di lavoro?
Il software per l'automazione dei flussi di lavoro è uno strumento digitale che utilizza approcci a basso codice o senza codice per consentire l'automazione delle attività senza l'intervento umano. Queste piattaforme aiutano i team a semplificare i processi ripetitivi e a mantenere il lavoro in movimento senza bisogno di inserimenti manuali.
In genere includono uno strumento di creazione visivo che semplifica l'automazione dei processi aziendali grazie alla funzionalità di trascinamento. Altre funzionalità comuni del software per i flussi di lavoro includono un sistema di notifiche (per gli avvisi nell'app o via email), una serie di trigger per avviare azioni specifiche e una traccia di audit per esaminare ogni passaggio eseguito all'interno di un flusso di lavoro.
Alla base dell'automazione dei flussi di lavoro c'è la logica se-allora. Definisci un trigger, ad esempio la conclusione di un'attività, e il software esegue automaticamente una o più azioni in risposta, come notificare un membro del team, aggiornare un record o assegnare il passaggio successivo. I vantaggi dell'automazione dei flussi di lavoro consistono nel fatto che aiuta i team a risparmiare tempo, ridurre gli errori e concentrarsi sulle attività a maggior valore.
Se hai appena iniziato a esplorare questi strumenti — o vuoi capire come progettare flussi di lavoro più intelligenti — i corsi sull'automazione dei processi aziendali possono guidarti attraverso i principi dell'automazione, della logica se-allora e della scelta del software.
Esempi di software per l'automazione dei flussi di lavoro
La crescita del mercato delle app per la gestione dei progetti è stata fortemente influenzata dai progressi tecnologici come l'automazione dei flussi di lavoro. Consulta qui l'elenco completo dei software per l'automazione dei flussi di lavoro attualmente disponibili.
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Nota che questo elenco di software include alcuni strumenti conosciuti principalmente come software di gestione dei progetti, ma che offrono eccellenti funzionalità di automazione. Gli altri sono app per i flussi di lavoro dedicate, che offrono un numero maggiore di funzionalità correlate ai flussi di lavoro.
Esistono inoltre molti tipi di strumenti per i flussi di lavoro e piani tariffari progettati per soddisfare esigenze e budget specifici. Tra questi:
- Software di gestione dei flussi di lavoro, che offre una soluzione completa per pianificare, monitorare e ottimizzare i flussi di lavoro.
- Software per i flussi di lavoro dei progetti, che può semplificare la gestione delle attività, automatizzare le approvazioni e migliorare la collaborazione del gruppo.
- Software per i flussi di lavoro dei documenti, che semplifica il controllo delle versioni, centralizza la gestione dei file e garantisce la conformità tramite registri di controllo dettagliati.
- Software per i flussi di lavoro aziendali o software per l'automazione dei processi aziendali, progettati per gestire processi complessi a livello organizzativo integrando più reparti e sistemi.
- Software per l'automazione dei servizi professionali, progettato per professionisti di settori come quello legale, informatico e della consulenza. Può aiutarti a gestire progetti, risorse, fatture e fatturazione.
Che cos'è il software di gestione dei progetti?
Il software di gestione dei progetti è progettato per assistere i responsabili di progetto nella pianificazione, nell'esecuzione e nella supervisione dei progetti durante le cinque fasi del ciclo di vita del progetto.
La storia dei sistemi di gestione dei progetti è caratterizzata da un continuo miglioramento e adattamento ai requisiti dei progetti in evoluzione.
È una raccolta di strumenti che mirano a migliorare la collaborazione tra responsabili di progetto, gruppi di progetto e parti interessate. Lo scopo principale del software di gestione dei progetti è aumentare la produttività consentendo una migliore organizzazione, comunicazione e gestione, portando infine a una fornitura del valore più efficiente.
Comprendere i vari tipi di software di gestione dei progetti può aiutare a semplificare il flusso di lavoro del progetto.
Esempi di software di gestione dei progetti
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Software per l'automazione dei flussi di lavoro e software di gestione dei progetti: la differenza principale
Sebbene la maggior parte dei software di gestione dei progetti disponga di ottime funzionalità di automazione, potrebbe essere in grado o meno di eseguire tutte le automazioni dei progetti desiderate dall'utente o di monitorare il funzionamento di tali automazioni.
Il software per l'automazione dei processi è più simile a ciò che si ottiene da un sistema di gestione dei processi aziendali (BPMS): maggiori informazioni su BPM e flussi di lavoro qui. Con questi tipi di software, si estraggono informazioni relative ai flussi anziché informazioni sui progetti.
Questa centralità dei flussi di lavoro significa che puoi:
- Visualizzare i registri di controllo con informazioni storiche. Puoi utilizzare i registri di controllo per visualizzare i dati inseriti, i marcatori temporali con data e ora, tutte le azioni eseguite da un utente durante il flusso di lavoro e gli eventuali commenti o allegati associati. Questo è anche un vantaggio fondamentale del software BPM, correlato al software per l'automazione dei flussi di lavoro.
- Creare pannelli di controllo che monitorano le prestazioni. Puoi creare pannelli di controllo che monitorano l'efficienza del processo. Utilizza le informazioni per apportare modifiche e consentire al tuo gruppo di avvicinarsi al raggiungimento degli accordi sul livello di servizio.
- Invitare altre persone a creare flussi di lavoro. A differenza del software di gestione dei progetti, gli strumenti per i flussi di lavoro ti consentono di invitare persone nel generatore di flussi di lavoro e di raccogliere il loro contributo. In questo modo è facile creare insieme il flusso di lavoro e si garantisce che rifletta gli interessi di tutti.
Domande frequenti sull'automazione dei flussi di lavoro della gestione dei progetti
Qual è la differenza tra la gestione dei progetti e la gestione dei flussi di lavoro?
La gestione dei progetti comprende la pianificazione, l’esecuzione e la chiusura dei progetti, con l’obiettivo di raggiungere traguardi specifici entro un determinato periodo di tempo e budget. Spesso include attività come l’allocazione delle risorse, la programmazione e la comunicazione con gli stakeholder. La gestione dei flussi di lavoro, invece, si concentra sull’ottimizzazione e sull’automazione del flusso di attività e informazioni all’interno dei processi, per migliorare l’efficienza e la coerenza. Riguarda più la gestione della sequenza di passaggi di un processo che la supervisione di un intero progetto.
L'automazione dei flussi di lavoro è la stessa cosa della gestione dei flussi di lavoro?
L’automazione dei flussi di lavoro consiste nell’utilizzo della tecnologia per eseguire attività senza l’intervento umano, spesso all’interno di un sistema di gestione dei flussi di lavoro. Automatizza attività e processi ripetitivi per migliorare l’efficienza. La gestione dei flussi di lavoro comprende un ambito più ampio: la progettazione, l’esecuzione e il monitoraggio dei flussi di lavoro, che possono includere o meno l’automazione. La gestione dei flussi di lavoro mira a garantire che i flussi siano efficaci ed efficienti, mentre l’automazione è uno strumento all’interno di questo processo.
Quali sono i 4 tipi di flussi di lavoro?
I tipi di flussi di lavoro possono variare in base al contesto, ma generalmente includono:
- Flussi di lavoro sequenziali: le attività vengono completate in un ordine prestabilito.
- Flussi di lavoro paralleli: più attività vengono eseguite contemporaneamente.
- Flussi di lavoro a macchina a stati: le attività passano da uno stato all’altro in base a condizioni o eventi.
- Flussi di lavoro basati su regole: le attività vengono completate in base a regole o logiche predefinite.
Questi tipi aiutano a organizzare le attività in base alle esigenze del processo.
Qual è la differenza tra la gestione dei flussi di lavoro e la gestione del lavoro?
La gestione dei flussi di lavoro si concentra specificamente sui processi e sulle sequenze di attività all’interno di un’operazione aziendale, spesso ricorrendo all’automazione per semplificare tali processi. La gestione del lavoro è più ampia e comprende non solo i flussi di lavoro, ma anche altri aspetti della gestione del lavoro, come l’allocazione delle risorse, le tempistiche dei progetti e la collaborazione. Include strumenti e strategie per gestire tutti gli aspetti del lavoro all’interno di un’organizzazione.
