5 Consigli per la Rilevazione del Tempo per Costruire Budget Migliori
Il "tempo di lavoro" sembra sempre un concetto semplice finché non mi siedo a compilare il mio timesheet. Ho davvero passato 45 minuti a scrivere quell’email, o ero perso nei miei pensieri cantando insieme a Taylor Swift? (Non giudicare.)
Monitorare il tempo può sembrare una seccatura, ma è innegabilmente utile. Può aiutarti a capire come il team di progetto impiega il proprio tempo, a determinare quanto ci vorrà per completare qualcosa e persino ad assicurarti il pagamento (ciao, ore fatturabili!). Nel project management, tempo e denaro sono strettamente intrecciati come Taylor Swift e testi di canzoni fantastici. (Sul serio, smetti di giudicare.)
Come tieni traccia del tempo di lavoro speso su un progetto?
Esistono diversi modi per tenere traccia del tempo degli impiegati su un progetto. Il metodo che utilizzo dipende da come è scritto il contratto o lo statement of work e da cosa abbiamo bisogno per poter fatturare il lavoro.
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- Stima approssimativa: Uso questo metodo per progetti interni o se il contratto prevede un prezzo fisso. Voglio sapere quante ore ha impiegato ciascuno nei propri compiti e quanto tempo ci abbiamo messo a completare il progetto. Poiché non dovrò rendicontare le ore, non uso un sistema di rilevazione del tempo e non chiedo al team di registrare le ore lavorate.
- Tracciamento del tempo per persona: Uso questo metodo in caso di fatturazione a ore. Il team dovrà registrare tutto il tempo che dedica al progetto tramite uno strumento di rilevazione, così potrò generare report quando necessario per la fatturazione. Puoi usare software di rilevazione presenze, o anche software di gestione risorse che includono funzionalità di fatturazione.
- Tracciamento del tempo per attività: In alcuni casi, come un progetto agile dove più membri lavorano su funzionalità specifiche in diversi ambiti, potrei chiedere di registrare il tempo su una particolare funzionalità. Questo può aiutare a capire se il budget dovrà essere rivisto per i prossimi sprint.
Qual è una buona app per tenere traccia delle ore di lavoro?
Ci sono molte applicazioni che si possono utilizzare per monitorare il tempo dedicato ai progetti. Se sei alla ricerca di software dedicato al tracciamento del tempo, ci sono diverse opzioni che consigliamo. Spesso è utile cercare un sistema di rilevazione che possa sincronizzarsi con il tuo calendario e registrare automaticamente le attività svolte.
Potresti anche considerare l’uso di strumenti di project management con funzionalità di rilevamento tempo integrate. Queste funzioni ti consentono di confrontare le stime temporali del progetto con i dati raccolti in tempo reale. Avere informazioni sui compiti e sulle ore lavorate in un’unica piattaforma facilita la reportistica, la previsione basata su dati reali e la pianificazione del budget.
5 modi per usare il time tracking per la creazione del budget
1. Crea stime analoghe
Avere dati su progetti e attività può aiutarti a fare stime per i lavori futuri. Ad esempio, se sai che in media un designer impiega 10 ore per fare ricerca e creare una mood board e una pattern library all’inizio di un redesign di sito web, potresti stimare 8 ore per un sito più piccolo e 12 per uno più grande e complesso quando presenti una proposta per un nuovo lavoro.
2. Determina come allocare le risorse
I dati sul tracciamento del tempo aiutano nella pianificazione dei progetti (e nella creazione del budget di progetto) aiutandoti a capire come allocare le risorse. Se sai di dover rispettare una tempistica più stretta e hai un budget maggiore, potresti decidere di assegnare il lavoro a uno sviluppatore senior.
Questo professionista potrebbe avere una tariffa oraria superiore rispetto a una risorsa junior, ma sarà in grado di portare a termine il lavoro in modo più efficiente. Questo tipo di gestione delle risorse è possibile solo con un buon sistema di tracciamento del tempo.
3. Stabilisci dei benchmark
Il time tracking ti aiuta a impostare dei benchmark per il lavoro di progetto, il che può portare a una pianificazione del budget più accurata. Stabilire un budget temporale per ogni attività ti permette di stimare meglio quanto tempo servirà per completare un progetto.
Questi benchmark possono anche essere collegati ai ruoli. Così, ad esempio, se hai designer junior e designer senior nel tuo team, potresti stabilire benchmark diversi per ciascun ruolo. Potrebbe essere corretto dire che i designer junior solitamente hanno bisogno di tre giorni per progettare una landing page, mentre un designer senior dovrebbe riuscire a farlo in un giorno e mezzo. Scopri di più su come una migliore rilevazione del tempo migliora la pianificazione dei progetti futuri.
Quando crei il preventivo di un progetto, non dimenticare di aggiungere un margine per eventuali particolarità come il tempo per le revisioni, il feedback del cliente e qualsiasi altro requisito che potrebbe emergere dopo l’avvio del progetto! In questo modo la redditività non ne risentirà se il nuovo progetto dovesse superare quanto hai stimato.
4. Gestione del tempo nei progetti
Anche se le prestazioni passate non sono sempre un buon indicatore di quelle future, possono darti un’idea abbastanza precisa di cosa aspettarti. Tenere aggiornato il rilevamento delle ore ti fornisce dati utili per pianificare il futuro. Se sai che il tuo team non è mai riuscito a completare una determinata attività in meno di tre giorni, assicurati di prevedere almeno tre giorni (idealmente quattro o cinque) quando quell’attività si presenterà in un nuovo progetto.
Quando i team lavorano su più progetti, la gestione del tempo è fondamentale. È come giocare a Tetris. Per completare tutto il lavoro nei tempi previsti, è importante che ogni membro abbia abbastanza tempo per portare a termine i propri compiti senza fretta o la necessità di fare continuamente straordinari.
Il primo caso può portare a un lavoro approssimativo, il secondo probabilmente a un serio burnout. Utilizzare dati storici sul tracciamento del tempo per gestire il tempo nei progetti attuali può evitare tutto ciò—questo è un importante vantaggio dei software per il tracciamento del tempo.
5. Rendi il tracciamento del tempo semplice per avere registrazioni precise
Per quanto riguarda il tracciamento del tempo, nessuno vuole sottrarre minuti al proprio lavoro per "timbrarsi" ogni volta che cambia attività o progetto. Quindi, per ottenere dati più precisi e permettere ai membri del team di compilare i propri timesheet in tempo reale, prova alcune automazioni.
Come già visto, alcune app di rilevazione oraria dispongono di integrazioni con software di project management o con software per la gestione del budget di progetto, oppure possono essere integrate direttamente nel browser. Più rendi semplice il tracciamento del tempo al tuo team, più saranno collaborativi e più i dati saranno accurati, specialmente se sono tra coloro che pensano che il tracciamento del tempo sia inutile.
Questo è importante perché più spesso durante la giornata una persona cambia applicazione o passa da una finestra all’altra, più tempo serve per completare il lavoro.
Un articolo su Harvard Business Review dedicato all’argomento afferma: “Abbiamo scoperto che, in media, il costo di uno spostamento è poco più di due secondi e l’utente medio nel dataset passava da un’app o sito all’altro quasi 1.200 volte al giorno. Questo significa che, in questi lavori, le persone hanno speso poco meno di quattro ore la settimana per riorientarsi dopo ogni cambio di applicazione. In un anno ciò equivale a cinque settimane lavorative, ovvero il 9% del loro tempo di lavoro annuale”.
Trova altre best practice per il tracciamento del tempo qui.
E ora?
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