La scorciatoia del PM: strumenti che eliminano davvero il lavoro inutile
Note riunioni con IA: Strumenti di IA come Fathom e Read AI migliorano la concentrazione durante le riunioni automatizzando la presa di appunti.
Pianificazione efficiente: Strumenti per pianificare eventi come WhenAvailable ottimizzano il processo di prenotazione, riducendo il tempo dedicato agli scambi di email.
Creazione SOP: Usando Loom, i membri del team possono documentare verbalmente le procedure, rendendo la creazione di SOP più semplice ed efficiente.
Recupero dati: Glean semplifica il recupero dei dati per l'avvio dei progetti, offrendo accesso rapido alle informazioni necessarie.
Base di conoscenza dei clienti: Notebook LLM centralizza le informazioni sui clienti, permettendo di accedere più rapidamente ai dettagli importanti e riducendo i tempi di ricerca.
I project manager conoscono bene la fatica del lavoro amministrativo: le ore trascorse a prendere appunti, inseguire conferme di pianificazione, creare manualmente liste di attività e cercare nei sistemi informazioni che dovrebbero essere a portata di clic. Il vero lavoro di gestione di un progetto — strategia, comunicazione, problem-solving — spesso viene sommerso da una montagna di attività a basso valore e alto volume.
Ma un numero crescente di PM scopre che i giusti strumenti di project management, anche alcuni inaspettati, riducono significativamente questo peso. Ecco cosa stanno davvero utilizzando.
Note delle riunioni con l'AI: essere presenti senza perdere i dettagli
Una delle fonti più persistenti di lavoro di poco valore per i project manager è la riunione stessa — o meglio, tutto ciò che deve accadere durante e dopo. Catturare appunti, tracciare le attività da svolgere e produrre un riepilogo che sia davvero utile richiede tempo e impegno mentale. Gli strumenti per riunioni potenziati dall'AI hanno iniziato a cambiare radicalmente questa dinamica.
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Megan Cotterman, Fractional Project Manager e Operations Consultant, ha integrato Fathom nel suo flusso di lavoro proprio per questo motivo. "Uno dei miei strumenti preferiti è Fathom," afferma. "Per la generazione di note delle riunioni tramite AI, la semplice possibilità di essere realmente presenti a una riunione senza preoccuparsi di prendere appunti in modo frenetico, insieme alla funzione AI che permette di porre domande in un secondo momento, è stata davvero rivoluzionaria per me nell'ultimo anno." La possibilità di restare completamente presenti in una conversazione, invece di dividere l'attenzione tra ascolto e digitazione, rappresenta un cambiamento che si moltiplica per ogni riunione sul calendario di un PM.
Uno dei miei strumenti preferiti è Fathom per la generazione di note delle riunioni tramite AI.
Ryan Gilbreath, Technical Project Manager presso RTS Labs, si affida a Read AI per la stessa ragione, ma con la pressione aggiuntiva della gestione di un elevato volume di lavori in parallelo. "Read AI, il mio assistente AI per prendere appunti", afferma, "è davvero diventato il mio secondo cervello. È come il mio assistente PM personale che mi aiuta a documentare i prossimi passi e i punti salienti delle riunioni." Gilbreath si occupa contemporaneamente di nove o dieci progetti e descrive lo strumento come ciò che gli permette di tenere tutto sotto controllo.
Pianificare senza andirivieni
La programmazione degli appuntamenti — in particolare per il personale, i contratti o la coordinazione tra un grande gruppo — è uno di quei compiti che sembrano semplici ma che in silenzio consumano un'enorme quantità di tempo. Le email di andata e ritorno, le risposte mancate, i conflitti di disponibilità: tutto questo si somma. Alexandria O'Bannon, Staffing Manager presso JUMP! Foundation, ha trovato una soluzione fuori dal classico arsenale PM in uno strumento di pianificazione eventi chiamato WhenAvailable.
"Un nuovo strumento che sto utilizzando non è uno strumento di project management, ma l'ho trasformato in uno," spiega O'Bannon. "WhenAvailable in pratica è uno strumento di calendario RSVP – riduce drasticamente lo scambio di email. Mando una sola email, le persone con cui sto organizzando controllano e poi ricevo un elenco di date che vanno bene a tutti. Questo riduce di due giorni lo scambio di e-mail." È un promemoria che ridurre le attività ripetitive non richiede sempre una soluzione PM creata ad hoc – a volte uno strumento semplice, ben applicato, fa decisamente meglio il lavoro.
Un nuovo strumento che sto utilizzando non è uno strumento di project management, ma l’ho trasformato in uno. Si chiama WhenAvailable.
Creare SOP senza digitare tutto manualmente
Le procedure operative standard sono molto utili, ma convincere il team a crearle è tutt'altra storia. Il processo di documentazione sembra impegnativo e chiedere alle persone di scrivere i propri processi mentre svolgono il proprio lavoro è un modo sicuro per ricevere resistenza. Derek Fredrickson, Fondatore & CEO di The COO Solution, ha trovato un modo per aggirare completamente questa resistenza.
"Quando presento l'idea delle SOP ai membri del team o ai clienti, per loro sembra che io voglia che documentino ciò che stanno facendo mentre lo fanno, il che sembra difficile", afferma Fredrickson. "Così invece ho detto, perché non usate uno strumento come Loom e semplicemente spiegate a voce come state facendo ciò che fate. Poi possono prendere la trascrizione da Loom. Si inserisce quella trascrizione nell’IA e questa genererà una SOP, invece di dover scrivere tutto da zero." Il risultato è una documentazione che viene effettivamente creata, senza lo sforzo manuale che di solito blocca il processo prima ancora che inizi.
Usa Loom e spiega a voce come stai facendo ciò che stai facendo. Poi puoi ottenere la trascrizione da Loom. Si inserisce quella trascrizione nell’IA e questa genererà una SOP.
Tagliare il Sovraccarico di Dati Aziendali
Per i PM che lavorano all'interno di grandi organizzazioni con vasti ambiti tecnologici, una parte significativa della giornata può andare persa semplicemente a cercare informazioni. Cliccare tra sistemi, aprire schede, incrociare dati — è un attrito che si somma. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager presso Palo Alto Networks, usa Glean per tagliare questi tempi morti.
"Uso Glean per risparmiare tempo mentre affrontiamo i passaggi di avvio del progetto", spiega Gutierrez. "Prima dovevamo entrare manualmente in Salesforce e poi navigare tra tutte queste schede separate per trovare le informazioni necesarie. Con Glean, invece — basta dargli un comando e ti restituisce subito la risposta." Eliminare il tempo di ricerca solo nella fase di avvio di progetto rappresenta già una significativa riduzione di lavoro a basso valore in una delle fasi più critiche del progetto.
Uso Glean per risparmiare tempo mentre affrontiamo i passaggi di avvio del progetto,
Costruire una Knowledge Base Clienti più Intelligente
Tenere traccia di ciò che i clienti hanno detto, deciso o segnalato durante mesi di collaborazione è una sfida per qualsiasi PM — e cercare tra vecchi appunti e report per trovare un dettaglio specifico è proprio il tipo di attività che rallenta tutto. Jennifer Goebel, Project Coordinator presso Baker Marketing Laboratory, utilizza Notebook LLM per rendere quella conoscenza aziendale immediatamente accessibile.
"Notebook LLM è uno strumento che ho sicuramente usato molto. Il mio team inserisce i report mensili dei clienti e qualsiasi nuova informazione sul cliente lì dentro," dice Goebel, aggiungendo che "così, se qualcuno deve scrivere un blog o deve consultare, ad esempio, cosa ha detto un cliente in una riunione il mese scorso, può scoprirlo senza dover andare a cercare tra gli appunti. Questo ha reso tutto molto più rapido, di sicuro." Centralizzando le informazioni sui clienti in uno strumento interrogabile direttamente, il suo team ha trasformato un processo di ricerca lungo in una semplice consultazione istantanea.
Notebook LLM è uno strumento che ho sicuramente usato molto. Il mio team inserisce i report mensili dei clienti e qualsiasi nuova informazione sul cliente lì dentro.
Risolvere il Problema Giusto
Ciò che collega tutti questi strumenti non è una categoria o un prezzo — è il problema che risolvono. Ognuno mira a un tipo specifico di lavoro a basso valore e alto volume che silenziosamente consuma la capacità dei PM: prendere appunti, pianificare, inserire attività, documentare, recuperare dati.
I PM che vedono i maggiori benefici non stanno necessariamente usando le piattaforme più sofisticate o automatizzando i flussi di lavoro più complessi. Sono quelli che hanno analizzato onestamente dove va davvero il loro tempo e hanno trovato strumenti che eliminano le inefficienze. Vale la pena fare questa verifica.
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