Gli strumenti di gestione progetti che i PM hanno dovuto abbandonare
Piattaforme di Project Management: Non tutte le piattaforme di project management soddisfano le aspettative, il che porta a frustrazioni e all'abbandono degli strumenti.
Sfide nella Gestione delle Risorse: Strumenti specifici per la gestione delle risorse spesso deludono, mostrando la necessità di soluzioni flessibili e adattabili.
Preferenze dei Clienti: Le richieste dei clienti possono spingere i team ad abbandonare gli strumenti preferiti in favore di quelli scelti dai clienti.
Limitazioni dell'IA: Il calo di qualità negli strumenti di intelligenza artificiale come ChatGPT ha spinto alcuni professionisti a cercare alternative.
Adattabilità Necessaria: Sapere quando abbandonare strumenti poco performanti è una competenza chiave per una gestione efficace dei progetti.
Ogni project manager ha un cimitero di strumenti — software che promettevano di semplificare i flussi di lavoro, centralizzare la comunicazione, o finalmente risolvere il rompicapo dell'allocazione delle risorse, solo per creare invece nuovi mal di testa. Dalle piattaforme enterprise agli assistenti di scrittura basati su AI, anche le adozioni di strumenti più benintenzionate talvolta finiscono nel dimenticatoio. Abbiamo chiesto a project manager in attività di raccontarci quali strumenti hanno dovuto abbandonare e perché.
Piattaforme di Project Management che Non Hanno Mantenuto le Promesse
Non tutte le piattaforme di project management mantengono ciò che promettono e, per i PM esperti che gestiscono lavori complessi, le lacune diventano impossibili da ignorare. Julia Rajic, Chief Operating Officer di Point Blank, l'ha scoperto in prima persona quando la sua agenzia è passata a Monday.com per poi dover fare marcia indietro. "Gran parte della discussione sul perché allontanarsi da Monday riguardava l'allocazione delle risorse," spiega. "Non era davvero efficace per la gestione delle risorse. Se hai project manager che sanno usare le dipendenze e vogliono vedere cose come il modello Waterfall... Non lo amano."
Se hai project manager che sanno usare le dipendenze e vogliono vedere cose come il modello Waterfall… Non lo amano [Monday.com].
Basecamp ha ricevuto una critica altrettanto tagliente da Matthew Fox, Sr. Project Manager e Operations Specialist presso Fox Consulting, che l'ha trovato del tutto inadeguato per la gestione dei progetti interni. "Basecamp non è ideale per la gestione interna dei progetti, a prescindere da quello che dice 37signals," afferma. "È semplicemente una piattaforma terribile per i project manager. È quasi come se stessi usando uno strumento della Fisher Price quando invece servirebbe uno strumento professionale."
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Basecamp non è adatto alla gestione interna dei progetti, indipendentemente da ciò che dice 37signals.
A volte uno strumento fallisce non tanto nel concetto, ma nell'esecuzione. Kayla Keizer, Project Manager di Northern, aveva precedentemente raccomandato Teamwork.com, finché non si è trovata in una situazione in cui non funzionava davvero. "Recentemente ho potuto usare Teamwork e ritiro la mia precedente candidatura per Teamwork," afferma. "Funziona in modo molto simile a Productive.io, ma non mi piace l'interfaccia... Trovo che il contrasto tra una task e una sub task sia troppo poco chiaro."
[In Teamwork.com] Trovo che il confine tra ciò che è un’attività e una sotto-attività sia troppo sfumato.
Anche le piattaforme ampiamente adottate non sono immuni all'esaurimento. Ryan Gilbreath, Technical Project Manager presso RTS Labs, descrive un modello che ha visto ripetersi più di una volta: team che abbandonano Jira a causa della fatica organizzativa, solo per ritrovarsi a tornare sui propri passi. “Alcune persone avevano semplicemente una fatica da Jira dovuta all'esperienza in grandi aziende dove c’è molta burocrazia attorno allo strumento”, spiega. “In realtà, mi è successo lo stesso anche con GitHub Projects. Lo abbiamo utilizzato per un po', e abbiamo scoperto che preferiamo Jira. Quindi c’è stato un continuo cambio di rotta.”
Alcune persone avevano semplicemente una fatica da Jira… Mi è successo lo stesso anche con GitHub Projects. Lo abbiamo utilizzato per un po’, e abbiamo scoperto che preferiamo Jira. Quindi c’è stato un continuo cambio di rotta.
Strumenti di Gestione Risorse e Monitoraggio del Tempo Che Non Hanno Convinto
La gestione delle risorse e il monitoraggio del tempo sono da sempre punti dolenti nel project management, e gli strumenti creati per risolverli non sempre sono all’altezza delle aspettative. Rajic si è confrontata con Resource Guru, una piattaforma dedicata alla gestione delle risorse che si è rivelata troppo rigida per le esigenze del suo team. “Esistono strumenti solo per la gestione delle risorse. Ne abbiamo utilizzato uno chiamato Resource Guru una volta. Non ha funzionato per noi,” racconta.
Spiega il motivo per cui non ha funzionato nel suo caso: “Avevamo bisogno della possibilità di richiedere risorse. Ad esempio, se ho bisogno di un sviluppatore per il mio progetto per 40 ore in due settimane, equivale essenzialmente a uno sviluppatore al 50%, giusto? Ma non potevamo farlo.”
Le soluzioni create su misura per un caso d’uso non sempre sono la risposta giusta. Marissa Taffer, Fondatrice e Presidente di M. Taffer Consulting, ha collaborato con un cliente che aveva sviluppato un sistema di rilevazione presenze interno e alla fine li ha convinti a lasciarlo andare. “Uno dei miei clienti aveva un sistema di monitoraggio del tempo fatto in casa. Era accettabile, ma non eccezionale. Era semplicemente molto macchinoso e difficile da usare per i report”, racconta. “Alla fine sono stati persuasi ad abbandonarlo.” Gli strumenti proprietari possono richiedere molta manutenzione interna che i team non si rendono conto costerà loro molto nel lungo termine, rendendo spesso preferibili soluzioni già pronte.
Uno dei miei clienti aveva un sistema di monitoraggio del tempo fatto in casa. Era accettabile, ma non eccezionale. Alla fine sono stati persuasi ad abbandonarlo.
Quando le Richieste dei Clienti Impongono il Cambio di Strumento
A volte la decisione di abbandonare uno strumento non ha nulla a che fare con lo strumento in sé. Alexa Alfonso, Senior Account Executive presso Caylent, sostiene che le preferenze dei clienti avranno sempre la priorità, anche quando ciò significa abbandonare il set di strumenti selezionato con cura di un'agenzia. "Qualunque strumento i tuoi clienti siano disposti a usare è il migliore da utilizzare", afferma. "Anche se si tratta del loro software, ho visto situazioni di successo in cui abbiamo quasi abbandonato i nostri strumenti perché il cliente era talmente convinto della propria suite. Così abbiamo detto, ok, fateci entrare... dateci un posto a tavola."
Qualunque strumento i tuoi clienti siano disposti a usare è il migliore da utilizzare.
Strumenti AI e di produttività che non hanno centrato l'obiettivo
L'ascesa di strumenti alimentati dall'AI ha introdotto una nuova categoria di software che i project manager devono valutare — e potenzialmente abbandonare. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager presso Palo Alto Networks e autodefinita utilizzatrice quotidiana di AI, si è allontanata da ChatGPT dopo aver notato un calo significativo della qualità. "Usavo sempre ChatGPT. Ho notato un enorme calo di qualità anche se la utilizzavo tutto il giorno, ogni giorno," racconta. "Ho l'impressione che abbia troppe allucinazioni rispetto a ciò di cui ho bisogno. Quindi non ho nemmeno rinnovato il mio abbonamento professionale a ChatGPT, ora uso solo Gemini."
Anche strumenti di produttività meno critici possono perdere il loro fascino. Varun Anand, CEO di EduHubSpot, è stato diretto nello spiegare perché ha smesso di usare Grammarly: "Ho usato molto Grammarly ma dopo un po' ha iniziato a irritarmi, così l'ho disattivato."
Ho usato molto Grammarly ma dopo un po’ ha iniziato a irritarmi, così l’ho disattivato.
Per Michael Gold, Founder e Fractional Head of Delivery, la questione con il suo CRM si è ridotta a una semplice questione economica. Invece di continuare a pagare Close, ha deciso di provvedere da solo. "Ho semplicemente creato il mio CRM utilizzando Replit perché stavo usando Close. Mi costava circa 100 dollari al mese," spiega. "Costruire il mio sistema è stato anche piuttosto divertente. Non dirò che sia migliore di Close, ma è gratis — o almeno sono 25 dollari al mese per Replit."
Ho semplicemente creato il mio CRM utilizzando Replit perché stavo usando Close. Mi costava circa $100 al mese.
La capacità di abbandonare è una competenza
Nessuno strumento è universalmente giusto. Il contesto, la dimensione del team, la complessità del flusso di lavoro, le aspettative dei clienti e anche i vincoli di budget determinano se una piattaforma avrà un posto permanente nella cassetta degli attrezzi di un project manager — o se finirà nel cimitero degli strumenti. Queste storie hanno in comune il fatto che la decisione di abbandonare uno strumento, lungi dall'essere un fallimento, è spesso la scelta più pragmatica che un PM possa fare. Sapere quando qualcosa non sta funzionando, e avere il coraggio di andare avanti, è una forma di giudizio professionale che premia progetti e team sul lungo periodo.
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