La pila di strumenti che userei se iniziassi un’agenzia
Ogni leader di agenzia ha opinioni sugli strumenti — di solito frutto di esperienze non sempre positive, tra migrazioni complesse, piattaforme abbandonate e abbonamenti che non hanno mai dato valore. Così abbiamo chiesto a fondatori, operatori e consulenti di agenzie una domanda più utile: se dovessi avviare un'agenzia da zero oggi, su quali strumenti baseresti davvero la tua attività?
Le loro risposte hanno mostrato alcuni temi ricorrenti: nessuno desidera uno strumento unico che faccia tutto e quasi tutti preferiscono un nucleo essenziale orientato all’utilizzo specifico per l’agenzia, per casi d’uso come budgeting, retainer e pianificazione della capacità. E sempre più spesso, l’IA viene considerata non come un’altra app nello stack, ma come il tessuto connettivo che tiene tutto insieme.
Parti dall'hub: uno strumento di PM o un CRM al centro
La prima decisione non è quali strumenti acquistare, ma cosa mettere al centro. Mat Bennett, Agency Advisor, afferma che la scelta dipende dal tipo di agenzia che si vuole creare. "Alcune agenzie sono più adatte ad avere un CRM come nucleo dei propri sistemi, per altre è lo strumento di PM", spiega. Per le agenzie incentrate sulle relazioni, il suo CRM preferito è Attio, che descrive come “ben strutturato, veloce, connesso, facilmente estendibile e senza sorprese sul prezzo.” Per le agenzie dove la gestione dei progetti è la componente chiave, guarda invece a Plane.so, notando che "è API-first, ha un modello dati chiaro e un approccio 'connetti, non colonizzare'. Questi sono i tratti distintivi dei sistemi di nuova generazione per me." Il suo principio guida vale in entrambi i casi: "Non ho bisogno che uno strumento faccia tutto. Ho bisogno che ogni strumento faccia brillantemente solo la propria parte."
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Non ho bisogno che uno strumento faccia tutto. Ho bisogno che ogni strumento faccia brillantemente solo la propria parte.
Se il fulcro operativo è uno strumento di gestione progetti, Kayla Keizer, Project Manager di Northern, suggerisce Productive.io, che definisce "progettato specificatamente per le agenzie e il lavoro di agenzia." Secondo lei, offre la struttura a cartelle di ClickUp senza la necessità di configurazione e, allo stesso tempo, gestisce nativamente ciò di cui un’agenzia ha davvero bisogno — budgeting, diversi tipi di contratto come retainer o a ore, fatturazione e previsioni di capacità — tutto in un unico posto. ClickUp è la sua seconda scelta, con l’avvertenza che richiede molta più configurazione manuale.
Per le agenzie più piccole, Marissa Taffer, fondatrice e presidente di M. Taffer Consulting, raccomanda spesso Asana. Ha una curva di apprendimento rapida, e secondo lei offre il “giusto livello di vincolo" — abbastanza struttura per tenere organizzati i team senza rischiare un eccesso di complessità nella gestione delle board.
Mantieni snello lo stack di supporto
Una volta scelto il fulcro, il consiglio più fermo degli operatori è la moderazione. Rakia Finley, fondatrice e managing partner di Copper & Vine Studio, ha costruito il sistema di delivery principale del suo studio in-house su un’architettura personalizzata basata su MongoDB dopo aver concluso che “gli strumenti di project management già pronti non erano pensati per il nostro modo di lavorare, quindi abbiamo smesso di provare a farci entrare a forza il nostro modello di delivery." Da lì in poi, tutto il resto rimane ridotto al minimo: "Lean è l’obiettivo. Sostenibile e utile è lo standard." Google Workspace è l’unico strumento di cui non farebbe mai a meno, "perché eliminarlo interromperebbe il tessuto connettivo tra tutte le altre parti del nostro modo di lavorare." Il suo consiglio per chi crea uno stack: "proprietà di ciò che è core per la delivery; per tutto il resto, strumenti di supporto il più semplici possibile."
Lean è l’obiettivo. Sostenibile e utile è lo standard.
Usama Moin, CEO e co-fondatore di Bitrupt, adotta una prospettiva simile alla guida di una agenzia di 30 persone distribuite tra Stati Uniti, Pakistan e Germania. Internamente, la sua scelta è Notion: “è abbastanza flessibile da adattarsi a qualunque esigenza e quella flessibilità conta molto in agenzia, perché ogni progetto cliente finisce per richiedere una struttura leggermente diversa." Clockify si occupa della rilevazione delle ore, così il team può tracciare con trasparenza quelle fatturabili e, come Finley, il suo team ha finito per sviluppare internamente sistemi di reportistica e gestione delle risorse, poiché "la maggior parte degli strumenti di PM o reportistica sono stati progettati per un singolo team di prodotto, non per gestire contemporaneamente 15-20 progetti clienti con ambiti, valute e tempi di consegna differenti."
Notion è abbastanza flessibile da adattarsi a qualsiasi nostra esigenza, e questa flessibilità conta molto in un’agenzia perché ogni progetto del cliente finisce per richiedere una struttura leggermente diversa.
Taffer offre la prova più concreta che il metodo lean funziona: un'agenzia estremamente efficace e rapida con cui ha lavorato ha abbandonato completamente il software tradizionale di gestione progetti e ha gestito tutta la produzione di banner utilizzando solo Slack e Airtable, usato come un "foglio di calcolo super potenziato."
Scegli gli strumenti che i tuoi clienti useranno davvero
Uno stack che funziona perfettamente all’interno dell’agenzia può comunque fallire al confine con il cliente. Alexa Alfonso, Senior Account Executive di Caylent, sostiene che per un’agenzia "lo strumento migliore è quello che i tuoi clienti useranno." Le agenzie possono risparmiarsi tantissimi attriti, osserva, adottando semplicemente il software del cliente invece di forzare il cliente nel mondo dell’agenzia. Il suo stack ideale include Google Workspace, Slack, Miro e Asana — quest’ultimo, dice, ha trasformato le operazioni in un’agenzia in cui ha lavorato in passato.
Lo strumento migliore è quello che i tuoi clienti useranno.
L’agenzia di Moin opera allo stesso modo in pratica. Molti dei suoi clienti hanno già i propri strumenti, quindi il suo team lavora semplicemente all’interno di ciò che usa il cliente e riserva lo stack aziendale per il coordinamento interno.
Anche la parte dello stack rivolta al cliente può servire per la responsabilizzazione. Julia Rajic, Chief Operating Officer di Point Blank, attualmente utilizza Asana per costruire cronoprogrammi che possono essere condivisi con i clienti — responsabilizzandoli riguardo le approvazioni invece di lasciare scivolare le scadenze nell’indifferenza.
Gli strumenti (e le trappole) da evitare
I contributori sono stati altrettanto schietti su cosa lascerebbero fuori da un nuovo stack. Rajic mette in guardia contro Resource Guru per la pianificazione della capacità aziendale, avendolo trovato costoso e incredibilmente difficile da amministrare con più project manager; ha spostato il suo team su Float, che ha gestito l’assegnazione delle risorse drag-and-drop di cui avevano bisogno. Il suo avvertimento più sentito riguarda però l’iper-strutturazione: in un’agenzia, Wrike era stato integrato per tutto, ma le sue checklist e template rigidi hanno finito per soffocare la cultura creativa dell’agenzia – insegnandole che strumenti troppo strutturati possono impedire il pensiero “fuori dagli schemi”.
L’elenco di avvertimenti di Taffer parte da Monday.com, dove ritiene che la curva di apprendimento sia troppo ripida e l’estrema personalizzazione un rischio: i team iper-ottimizzano i processi e trasformano la piattaforma in un “cassetto degli oggetti smarriti”. Ricorda anche un’agenzia che usava Workamajig dove il sistema era così macchinoso che il team costruiva i calendari in TeamGantt e poi ricopiava manualmente i dati — una doppia immissione di dati a cui nessuna agenzia dovrebbe sottostare.
La scelta da evitare di Keizer è Basecamp, che trova troppo orientato al cliente se usato da solo e che richiede sempre uno strumento secondario per gestire realmente i progetti.
L’IA sta diventando lo strato connettivo
Il più recente cambiamento negli stack delle agenzie non è un’altra piattaforma — è ciò che si trova tra le piattaforme. Bennett ha coniato un termine per questo: “Claudification”, che descrive come “un termine un po’ ironico che uso per descrivere questo modello di persone che spostano le capacità lontano dalle tradizionali offerte SAAS (soprattutto i servizi monolitici ‘fai tutto’) e verso Claude AI.” Il risultato, dice, è che “questo approccio sta dando alle agenzie stack altamente personalizzati con investimenti minimi. I sistemi vengono modellati da un giorno all’altro per accelerare i flussi di lavoro specifici, invece di adattare i flussi di lavoro ai limiti degli strumenti disponibili.”
Sta persino assistendo alla creazione di software “usa e getta” per supportare progetti specifici e poi eliminati a progetto concluso. Fondamentale, sostiene, non è quasi mai una questione di risparmio — “è più frustrazione per le funzionalità fatte per tutti e che non rispondono alle esigenze specifiche di un’azienda.” L’IA inoltre agevola l’integrazione tra i sistemi, perché può “riempire i vuoti” nei punti in cui le integrazioni tradizionali fallivano con dati disordinati o non standardizzati.
Kazim Qazi, cofondatore di TechnBrains, ha integrato l’IA direttamente nelle operazioni di consegna. Atlassian Intelligence gestisce la prima scrematura dei ticket in Jira: "legge una richiesta grezza, redige una suddivisione dettagliata, segnala i criteri di accettazione mancanti e la indirizza all’ingegnere giusto prima che un umano la tocchi." Definisce la scrematura assistita dall’IA come lo strumento più sottoutilizzato dalle agenzie: "La maggior parte dei backlog delle agenzie risente di ambiti vaghi, non della mancanza di strumenti. Automatizzare quella prima fase di triage è ciò che realmente sblocca uno sprint fermo, ben più di qualsiasi nuova piattaforma di gestione progetti." Dal lato della qualità, Claude Code Review gira automaticamente su ogni pull request — "analizza l’intero repository, non solo la differenza, individuando problemi tra file ancora prima che un bug arrivi al cliente."
La maggior parte dei backlog delle agenzie risente di ambiti vaghi, non della mancanza di strumenti. Automatizzare quella prima fase di triage è ciò che realmente sblocca uno sprint fermo, ben più di qualsiasi nuova piattaforma di gestione progetti.
Per i team più piccoli, lo strato IA può essere più semplice. Jennifer Goebel, Project Coordinator presso Baker Marketing Laboratory, afferma che la sua piccola agenzia di marketing sanitario si affida a Claude per il copywriting perché riesce a catturare un tono di voce naturale molto più velocemente rispetto a ChatGPT e utilizza NotebookLM per archiviare tutti i report mensili dei clienti e le informazioni di background così che chiunque nel team possa consultare i dati passati dei clienti quando scrive nuovi contenuti.
Vladimir Krstić, fondatore e CEO di EVI Solutions, aggiunge un punto sulla governance: invece di lasciare che l’uso dell’IA si frammenti all’interno del team, la sua agenzia utilizza Intrascope internamente perché "offre al team uno spazio di lavoro condiviso per più LLM, prompt riutilizzabili, contesto condiviso e migliore visibilità, invece di account AI personali sparsi." Lo standard a cui li sottopone è lo stesso per tutti: "gli strumenti devono rendere più facile ripetere una buona consegna. Devono ridurre la perdita di contesto, chiarire le responsabilità, supportare i passaggi di revisione e aiutare il team a passare dalla richiesta del cliente alla consegna finale senza che informazioni importanti si perdano tra chat, documenti o account personali."
Costruisci lo stack attorno al tuo modello di consegna
Senza soffermarsi sui nomi dei prodotti specifici, i consigli di questi leader tracciano un piano chiaro. Scegli un hub — uno strumento di gestione progetti o un CRM — che rifletta davvero il modo in cui la tua agenzia crea valore, e pretendi da esso funzioni pensate per le agenzie invece di adattare software per team di prodotto. Mantieni tutto il resto attorno a quell’hub essenziale ed essenziale, e sii pronto a sviluppare l’unico elemento davvero centrale per il modello di consegna. Lascia che siano i clienti a portarti verso i loro strumenti quando questo riduce gli attriti, ed evita piattaforme che, grazie alla loro flessibilità, rischiano di portare a un’eccessiva ingegnerizzazione. Poi lascia che l’IA faccia ciò che nessuna integrazione riuscirebbe mai: colmare i divari di ragionamento, così lo stack funziona come un sistema unico e non come una dozzina di abbonamenti separati.
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