L’unico strumento di gestione dei progetti a cui non rinuncerei mai
Il fascino di Asana: Molti project manager preferiscono Asana per la sua struttura equilibrata, che favorisce la responsabilità senza sommergere gli utenti di opzioni.
Ecosistemi tecnologici: I project manager esperti prediligono ecosistemi tecnologici integrati rispetto alle piattaforme singole, per ottimizzare l'efficienza e semplificare i flussi di lavoro.
Strumenti di nicchia: Alcuni project manager danno priorità a strumenti come Productive.io, progettati specificamente per i loro flussi di lavoro, rispetto alle opzioni più diffuse.
Integrazione dell'IA: Gli strumenti di IA come Read AI stanno diventando essenziali per i project manager, agendo come assistenti personali per la gestione dei progetti.
Agnosticismo rispetto agli strumenti: Molti project manager esperti sconsigliano la fedeltà a un unico strumento, sottolineando l'importanza dell'adattamento e dei processi del team.
Chiedete a una sala piena di PM quali strumenti di gestione dei progetti non potrebbero mai abbandonare e assisterete a un acceso dibattito. Alcuni giureranno fedeltà a una piattaforma che usano da oltre un decennio. Altri insisteranno sul fatto che la domanda stessa sia sbagliata. La verità è che lo strumento che rende indispensabile un PM per il proprio team potrebbe essere del tutto irrilevante per un altro. Ma le risposte rivelano qualcosa di più profondo delle preferenze in fatto di software: mostrano come i professionisti esperti considerano la struttura, la flessibilità, i rapporti con i clienti e cosa significhi davvero gestire bene il lavoro.
Perché scegliere Asana: struttura senza sovraccarico
Per una parte significativa dei PM, Asana continua a essere indicata come la piattaforma che difenderebbero prima di qualsiasi altra. Non perché sia appariscente o infinitamente personalizzabile, ma per ciò che deliberatamente non è.
Marissa Taffer, fondatrice e presidente di M. Taffer Consulting, sceglie Asana come impostazione predefinita: "La cosa che mi piace di Asana è che mi sembra offrire il giusto livello di vincoli. Penso che anche uno strumento come Monday.com, o qualcosa di un po' più personalizzabile, sia ottimo, ma diventa talmente opprimente perché ci sono così tante cose che si possono fare che le persone iniziano a progettare sistemi troppo complessi." Questo equilibrio — una struttura sufficiente a creare responsabilità senza così tante opzioni da far sprofondare i team in labirinti di configurazione — è esattamente ciò che rende sostenibile nella pratica uno strumento per PM.
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Derek Fredrickson, fondatore e CEO di The COO Solution, parla della capacità di Asana di durare nel tempo da una prospettiva più ampia. "Personalmente adoro usare Asana. Lo uso da 15 anni ed è come la linfa vitale di tutto ciò che facciamo nella nostra azienda", afferma. Quindici anni in un settore in cui gli strumenti vanno e vengono sono una conferma importante e dimostrano ciò che Asana sa fare bene per i team che hanno bisogno di una struttura affidabile come base.
Personalmente adoro usare Asana. Lo uso da 15 anni ed è come la linfa vitale di tutto ciò che facciamo nella nostra azienda,
Megan Cotterman, responsabile di progetto frazionaria e consulente operativa, adotta una prospettiva leggermente più ampia, indicando una triade invece di un'unica piattaforma. "Per i clienti ho usato soprattutto G-Drive, Asana e Slack. Quindi penso che questi tre tipi di sistemi siano fondamentali", spiega: "un sistema di gestione e monitoraggio dei progetti, G-Drive dove risiede tutta la documentazione... e poi Slack per la collaborazione quotidiana." Per Cotterman, Asana è la spina dorsale, ma funziona al meglio come parte di un sistema interconnesso piuttosto che isolatamente.
Stack tecnologici ideali: quando uno strumento non basta
Cotterman non è l'unica a pensare oltre una singola piattaforma. Quando è stato chiesto loro a cosa non potrebbero davvero rinunciare, diversi PM hanno evitato del tutto la risposta al singolare e hanno descritto invece un ecosistema selezionato con cura.
Melody MacKeand, fondatrice di Melody MacKeand Consulting, ha una visione chiara della configurazione ideale. "Se potessi davvero creare il mio stack tecnologico ideale, sceglierei Teamwork come piattaforma di gestione dei progetti. Sceglierei Slack come piattaforma di comunicazione e poi Google Docs come strumento per la documentazione", afferma. La sua motivazione è pratica: "è semplice, facile da usare, per certi versi un po' più economico e consente una maggiore flessibilità." Lo stack di MacKeand riflette una filosofia ponderata: scegliere strumenti che svolgano bene il proprio compito specifico e collaborino senza attriti, invece di una sola piattaforma che cerchi di fare tutto.
Se potessi davvero creare il mio stack tecnologico ideale, sceglierei Teamwork come piattaforma PM. Sceglierei Slack come piattaforma per le comunicazioni e poi Google Docs come strumento per la documentazione.
Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager presso Palo Alto Networks, costruisce il suo stack ideale attorno all'integrazione e alle capacità dell'intelligenza artificiale. «Includerei sicuramente Glean perché, ovviamente, ha la capacità di integrarsi con tutti questi diversi strumenti», afferma, aggiungendo: «E poi Gemini: sono davvero una grande fan di Gemini». Sebbene Gutierrez osservi che «Asana è utile per la reportistica dei progetti», il suo stack ideale dà priorità alla ricerca aziendale e all'intelligenza artificiale — un segnale della direzione verso cui si sta dirigendo la professione.
La scelta di nicchia — Quando uno strumento è fatto per il tuo mondo
Per alcuni PM, lo strumento più indispensabile non è quello più conosciuto. È quello creato appositamente per il loro modo di lavorare.
Kayla Keizer, Project Manager presso Northern, sostiene una piattaforma di cui la maggior parte dei PM non ha mai sentito parlare. «Sarebbe Productive.io», afferma. «È fantastico. È stato creato, credo, in Croazia o nell'Europa orientale. Ed è stato progettato specificamente per le agenzie e il lavoro delle agenzie». Per Keizer, il punto di forza riguarda l'adattamento più che le funzionalità: «Il modo migliore per descriverlo è dire che è come ClickUp, se non dovessi configurare ClickUp: ecco cos'è Productive». La distinzione è importante. Uno strumento che comprende nativamente il tuo flusso di lavoro — senza richiedere settimane di configurazione — elimina un punto di attrito che le piattaforme generiche creano costantemente.
[Productive.io] è fantastico. È stato progettato specificamente per le agenzie e il lavoro delle agenzie. È come ClickUp, se non dovessi configurare ClickUp. Ecco cos’è Productive.
L'IA come nuovo requisito irrinunciabile
Non lo strumento essenziale di ogni PM è un software per il monitoraggio dei progetti. Per un numero crescente di professionisti, la piattaforma a cui rinuncerebbero meno volentieri appartiene a una categoria completamente diversa.
Ryan Gilbreath, Responsabile tecnico dei progetti presso RTS Labs, non ha esitazioni. «Davvero, uno strumento che, secondo me, devo assolutamente avere è Read AI», afferma. «È diventato il mio secondo cervello, soprattutto per le riunioni. È come il mio assistente PM personale, che mi aiuta a documentare i prossimi passaggi e i punti principali». Gilbreath gestisce contemporaneamente da nove a dieci progetti e, per chi opera a questo volume, uno strumento di IA per le riunioni che acquisisce decisioni e attività da svolgere in tempo reale non è un semplice extra: è ciò che impedisce che qualcosa passi inosservato. La sua risposta indica un cambiamento più ampio: man mano che gli assistenti basati sull'IA maturano, stanno diventando il livello che fa funzionare meglio ogni altro strumento.
[Read AI] è diventato il mio secondo cervello, soprattutto per le riunioni. È come il mio assistente PM personale, che mi aiuta a documentare i prossimi passaggi e i punti principali.
Gli agnostici degli strumenti — Nessuna singola piattaforma merita la tua fedeltà
Poi c'è un gruppo di PM esperti che respinge completamente la premessa della domanda. La loro posizione non è indifferenza: è un rifiuto ponderato della fedeltà a uno strumento come indicatore di una buona gestione dei progetti.
Matthew Fox, Responsabile senior di progetto e specialista operativo presso Fox Consulting, parla con franchezza della sua esperienza con le piattaforme più popolari del settore. «Non credo di averne una preferita. Tutti gli strumenti mi hanno deluso in qualche modo», afferma, prima di fare un'eccezione: «Preferisco sicuramente Zoom rispetto a quasi qualsiasi altro strumento in circolazione». È una risposta significativa: lo strumento di cui Fox si fida di più non è affatto una piattaforma per la gestione dei progetti, bensì uno strumento di comunicazione. Quando l'infrastruttura per la connessione è solida, il resto può adattarsi.
Julia Rajic, Direttrice operativa di Point Blank, offre forse il rifiuto più diretto della premessa della domanda. «No. È una risposta molto semplice», afferma. «Penso che tutte le piattaforme che ho utilizzato abbiano punti di forza e punti deboli significativi. E nessuna è così perfetta da poter dire che non possiamo funzionare senza di voi». Per Rajic, lo strumento non è mai il punto centrale: «Non direi che gli strumenti ci rendano più o meno efficaci». Secondo la sua prospettiva, l'efficacia risiede nel team e nel processo, non nel software.
Penso che tutte le piattaforme che ho utilizzato abbiano punti di forza e punti deboli significativi. E nessuna è così perfetta da poter dire che non possiamo funzionare senza di voi.
Alexa Alfonso, Responsabile senior degli account presso Caylent, porta la posizione agnostica un passo oltre, facendo dell'allineamento con il cliente il fattore decisivo. «Qualunque strumento utilizzeranno i tuoi clienti è lo strumento migliore da usare», afferma con chiarezza. «Anche se si tratta del loro software, in passato ho visto situazioni di successo in cui abbiamo abbandonato gli strumenti che stavamo utilizzando perché il cliente era così entusiasta della propria suite. E abbiamo detto: d'accordo, lasciateci entrare». L'approccio di Alfonso riformula l'intera conversazione: lo strumento migliore non è quello con le funzionalità migliori, ma quello che viene effettivamente utilizzato da tutti i presenti.
La vera risposta
Da queste conversazioni non emerge un vincitore. Asana conquista i suoi sostenitori per validi motivi. Insiemi di strumenti ideali costruiti attorno a Teamwork, Slack e Google Docs hanno senso dal punto di vista pratico. Productive.io risolve un problema concreto per le agenzie. Read AI sta cambiando il modo in cui i responsabili di progetto gestiscono il carico cognitivo. E gli agnostici degli strumenti non hanno torto: molti team altamente performanti hanno prosperato utilizzando un numero minimo di strumenti.
Ciò che i migliori responsabili di progetto hanno in comune non è la preferenza per una piattaforma. È l'intenzionalità. Hanno riflettuto attentamente su ciò che il loro lavoro richiede realmente, su ciò che i loro clienti adotteranno concretamente e su dove si trova l'attrito nei loro processi. Lo strumento che deriva da questa riflessione, che si tratti di una piattaforma conosciuta o di una soluzione sviluppata per una nicchia specifica, è quello che vale la pena mantenere.
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