Come Creare Flussi di Lavoro di Squadra di Successo in 6 Passi

Esempio di flusso di lavoro di team

Ecco un esempio di flusso di lavoro dal settore marketing. Il team comprende un project manager digitale, strateghi di marketing, creatori di contenuti, graphic designer, sviluppatori e un responsabile della community online—tutti riuniti su una piattaforma di project management per il marketing.

Ecco come potrebbe apparire un flusso di lavoro di progetto per una campagna di marketing, dall’ideazione al rilascio operativo. 

1. Pianificazione e strategia della campagna: Gli strateghi di marketing e il team dei contenuti definiscono gli obiettivi della campagna (ad esempio, aumentare le vendite del prodotto), individuano il pubblico di destinazione e scelgono quali canali digitali utilizzare. Creano una strategia di campagna che include i messaggi chiave, la distribuzione delle risorse, il budget, gli obiettivi strategici e le tempistiche. 
2. Creazione dei contenuti e design: Il team di contenuti e design produce i materiali creativi (ad esempio articoli, video e post sui social media) in base agli obiettivi della campagna. Il project manager verifica che i contenuti siano pronti per la pubblicazione e che siano correttamente brandizzati e formattati. 
3. Implementazione tecnica: I membri tecnici del team configurano le landing page, le risorse web controllabili e gli strumenti di analisi e misurazione. Possono anche integrare questi strumenti con i sistemi CRM aziendali e preparare eventuali sequenze di automazione del flusso di lavoro.
4. Esecuzione della campagna: Il team lancia la campagna attraverso le piattaforme digitali e monitora da vicino il rollout, apportando modifiche laddove necessario in base ai dati e ai risultati in tempo reale.
5. Monitoraggio e analisi: Gli analisti dei dati e gli specialisti degli annunci tracciano l’andamento della campagna utilizzando metriche predefinite. Ciò comporta la raccolta e l’analisi dei dati dai vari canali, la creazione di report per comunicare i risultati e il monitoraggio dei miglioramenti per la prossima volta.
6. Revisione e iterazione: Revisiona i risultati della campagna con le parti interessate e identifica cosa ha funzionato bene e cosa si può migliorare in futuro. Verranno inoltre pianificati gli aggiustamenti per le future campagne sulla base delle esperienze acquisite. 

Questo flusso di lavoro può sembrare simile a un piano di progetto ad alto livello, ma la differenza è che il flusso di lavoro di team è concepito per essere utilizzato ripetutamente. Quindi, quando il team dovrà lanciare un’altra campagna digitale, potrà riutilizzare questo flusso di lavoro di team per mantenere tutti allineati. 

Perché è importante gestire il flusso di lavoro del team

Ecco alcuni motivi per cui è importante gestire il flusso di lavoro del tuo team: 

• Allineare tutti sulla stessa pagina: Gestire il flusso di lavoro del team aiuta tutti i membri a ottenere una chiara comprensione degli obiettivi del progetto, delle scadenze e dei processi. Riduci la confusione e allinea gli sforzi del team facendoli essere tutti sulla stessa pagina e certi di cosa deve essere fatto.
• Aumentare la responsabilità: Tutti sanno cosa ci si aspetta da loro e puoi facilmente monitorare le performance rispetto a queste aspettative. Questo livello di chiarezza contribuisce a creare un senso di responsabilità e incoraggia le persone a prendersi carico delle proprie attività. 
• Ridurre il lavoro sprecato: Una gestione efficace del flusso di lavoro del team ti aiuta a semplificare i processi, eliminare compiti ridondanti o duplicati e assicurarti che le risorse siano allocate in modo efficiente. Questo può velocizzare l'esecuzione del progetto e ridurre sforzi inutili e costi irrecuperabili. 
• Migliorare l'adattabilità: Un flusso di lavoro ben definito e gestito è un flusso di lavoro agile. È flessibile così che i team possano rispondere ai cambiamenti lungo il percorso. Cambiamenti nell'ambito di progetto (ad es. espansione incontrollata dell'ambito), nelle risorse o fattori esterni che avrebbero potuto disorientare il team possono essere gestiti con facilità. 
• Favorire il miglioramento continuo: Aggiorna il flusso di lavoro del team in base alle esigenze della squadra e del progetto in quel momento. Questo ti aiuta ad affrontare colli di bottiglia o inefficienze e trovare opportunità di ottimizzazione dei processi, che possono portare ad un aumento delle prestazioni positive nel tempo. 

Come Creare un Flusso di Lavoro del Team

Per creare un flusso di lavoro, identifica cosa deve essere fatto, chi deve essere coinvolto e cosa deve essere fatto esattamente, quindi testa, perfeziona e implementa il flusso.

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1. Determina l'obiettivo del flusso di lavoro

Definisci gli obiettivi specifici che intendi raggiungere con il flusso di lavoro. Questo potrebbe essere la creazione di un processo ripetitivo per il lancio di campagne (come nell'esempio sopra), lo sviluppo di software o la creazione di nuovi prodotti. 

Obiettivi chiari e misurabili ti aiutano ad adattare il flusso di lavoro alle esigenze del tuo team, evitare di "prendere troppa carne al fuoco" (cioè non esagerare con il lavoro), e valutare se il flusso di lavoro sta ottenendo i risultati desiderati. 

2. Identifica quali membri del team devono essere coinvolti

Individua i ruoli e le responsabilità per ogni parte del flusso di lavoro per assicurarti che sia tu che il tuo team abbiate chiaro chi è responsabile di ogni porzione—ricorda, allocare correttamente le risorse di marketing è fondamentale!

Consiglio

Gli strumenti software rendono molto più facile il processo di allocazione, assegnazione e pianificazione delle risorse e molti offrono automazioni che possono ridurre le attività ripetitive e manuali. Ecco una lista di software di gestione delle risorse di marketing da consultare come punto di partenza.

Rendilo concreto creando una documentazione che mostri il nome, il ruolo e la foto di ciascuno. Le persone amano sentirsi coinvolte e questa rappresentazione visiva può aiutare a unire il gruppo e creare un senso di proprietà collettiva, specialmente quando si lavora da remoto. 

3. Elenca le attività e le fasi del processo

Coinvolgi le persone che prenderanno parte e pianifica come raggiungere l'obiettivo. Suddividi il flusso di lavoro in attività e passaggi dettagliati. Ognuno deve essere concreto e necessario per raggiungere gli obiettivi del flusso di lavoro.

Usa verbi per definire le attività come redigere, revisionare, modificare, sviluppare, approvare, testare o pubblicare/distribuire, così da chiarire esattamente cosa deve essere fatto. Inserisci dettagli su chi eseguirà ciascuna attività o fase del processo e documentalo. Io adoro usare una tabella RACI per questa parte della pianificazione e creazione dei flussi di lavoro. 

4. Crea un diagramma del flusso di lavoro

Rappresenta visivamente il flusso di lavoro tramite diagrammi e flow chart. Io preferisco sempre prima fare la mappatura del flusso di lavoro su carta per assicurarmi di presentarlo nel modo migliore e più chiaro possibile. 

Ad esempio, in un precedente ruolo in cui ho sviluppato i processi di assistenza clienti per una grande azienda di software, ho creato workflow visivi che rappresentavano ciascun processo del team di assistenza. Ho utilizzato verbi e titoli orientati all’azione per ogni fase del workflow, con punti decisionali, risultati attesi e responsabili specifici.

5. Testa e aggiusta il workflow

Prima della piena implementazione, testa il workflow su piccola scala per individuare eventuali problemi o colli di bottiglia. Sii pronto a fare aggiustamenti in base al feedback di tutti i partecipanti!

Questo aiuta a ridurre i rischi del processo e assicurarti di identificare e risolvere eventuali intoppi nei primi giorni, prima che le cose si complichino troppo o che il volume renda tutto ingestibile, evitando un ambiente di lavoro disorganizzato. Fai dei check-in una volta a settimana con il team principale per capire come stanno andando le cose e apportare cambiamenti in tempo reale.

Dopo ogni modifica, aggiorna tutti i documenti e informa il team. Se fai cambiamenti importanti, organizza un secondo test pilota del workflow del team.

6. Implementa il workflow e continua a iterare

Un monitoraggio e un’iterazione continui ti aiutano a garantire che il workflow resti rilevante ed efficiente al variare delle condizioni. Ricorda di documentare ogni modifica che apporti e considera se puoi utilizzare questo workflow come modello la prossima volta che ti servirà crearne uno simile.

Consigli per migliorare i tuoi workflow

Ecco alcuni consigli per sviluppare, mantenere, iterare e ottimizzare i workflow per renderli più efficaci.

1. Valuta attentamente la tecnologia

Sconsiglio di pianificare e disegnare i workflow direttamente con i software sin dall’inizio perché è facile lasciarsi sopraffare e perdere di vista gli elementi veramente importanti della pianificazione del workflow. Parti invece da carta e penna.

Quando conosci abbastanza bene il tuo workflow da poter usare strumenti digitali, scegli con cura. Seleziona strumenti che soddisfino le esigenze immediate del team e che si integrino senza problemi con i tuoi workflow e altri sistemi utilizzati. Valuta le funzionalità di ogni strumento rispetto alle tue necessità del workflow e considera la facilità d’uso.

Potresti scoprire di aver bisogno di una combinazione tra strumenti di project management o di pianificazione dei progetti, strumenti di mappatura dei workflow e sistemi di collaborazione per aiutarti a gestire workflow e processi di business.

2. Documenta tutto

Se vuoi che tutti sappiano cosa sta succedendo, devi documentare cosa dovrebbe accadere, perché dovrebbe accadere e chi dovrebbe farlo. Una documentazione accurata del workflow favorisce trasparenza e responsabilità, e può essere fondamentale per l’onboarding dei nuovi membri del team o per la revisione della storia del progetto.

Suggerimento dell'esperto

Le checklist possono sembrare elementari, ma possono essere le tue migliori alleate per creare e gestire i workflow. Aiutano tutti a capire esattamente cosa è stato fatto o meno con un semplice indicatore sì/no.

Se non ti piace la documentazione o non ti senti a tuo agio a svilupparla, consiglio strumenti di scrittura come Grammarly o ChatGPT. Un altro modo intelligente di usare ChatGPT per la documentazione è creare o utilizzare un GPT addestrato specificamente che capisca cosa vuoi ottenere e in quale formato.

3. Integra il feedback dei clienti

I feedback dei clienti su produttività, servizio o altri elementi di supporto possono essere un segnale di problemi interni al workflow del tuo team.

Crea occasioni perché i clienti possano fornire un feedback e implementa un processo per analizzare e rispondere ai commenti dei clienti, utilizzandoli come input per l’iterazione. Richiedi il feedback dei clienti per ottenere un mix di giudizi positivi e negativi, e usa sondaggi e focus group per un riscontro più specifico.

4. Dai priorità a flessibilità e adattabilità

Progetta i workflow di team in modo che siano intrinsecamente flessibili e possano essere adattati secondo le necessità del workflow, le dinamiche del gruppo o i cambiamenti esterni. Prevedi checkpoint regolari per valutare l’adattabilità del workflow e apportare le modifiche necessarie.

Tendo a fare molte modifiche nelle fasi iniziali dell’implementazione del flusso di lavoro, poi, una volta che è stabile, lo monitoro nel lungo periodo attraverso revisioni trimestrali o semestrali. Inoltre, esamino prontamente qualsiasi feedback specifico ricevuto da clienti, stakeholder o membri del team. 

5. Concentrati sui ruoli, non solo sulle persone

Concentrati sul ruolo che ogni persona ricopre all'interno dell’organizzazione, così che se qualcuno dovesse andarsene, avrai comunque chiarezza sulle responsabilità della sua posizione. Questo faciliterà anche l’inserimento rapido di un nuovo membro del team. 

Consiglio dell’esperto

I licenziamenti spesso colpiscono i flussi di lavoro e i progetti dei team in modi inaspettati. Quando le persone vengono rimosse da un’organizzazione e non sostituite, chi rimane nei team trasversali resta senza le loro conoscenze, competenze, esperienza e capacità produttiva.

Ecco alcuni consigli su come riorganizzarsi dopo un cambiamento improvviso, come un licenziamento: 

1. Valuta rapidamente le persone e i ruoli rimasti e identifica i punti scoperti. Collabora con manager e leadership per redistribuire le mansioni tra i membri esistenti del team. 
2. Aumenta la frequenza e la chiarezza della comunicazione all’interno del team e tra i reparti, soprattutto per i flussi di lavoro interfunzionali. 
3. Offri formazione aggiuntiva e supporto sia ai membri rimasti che a chi assume nuovi ruoli o responsabilità. Questo può rendere la transizione più semplice e limitare forti cali di morale. 
4. Continua a rivedere l’efficacia del processo e degli interventi per mantenere il lavoro in movimento. Sii aperto ai feedback e pronto a modificare il flusso di lavoro in base alle nuove capacità del team. 

Cosa succede ora?

Se hai dei flussi di lavoro di team che apprezzi o che pensi funzionino molto bene, mi piacerebbe saperlo! Unisciti a me nella Community DPM per condividere storie di successo e insuccesso, e imparare insieme a noi.