Guida per Principianti al Software di Automazione dei Flussi di Lavoro
Tutti noi abbiamo provato il fastidio di dover inserire manualmente informazioni da un foglio Excel o di svolgere qualsiasi altro compito manuale. Seduti lì, frustrati da questa attività che fa perdere tempo, ci si chiede se esista un modo migliore. In questo articolo ti spiegherò cosa sono i software di automazione dei flussi di lavoro e come puoi utilizzarli per eliminare la frustrazione.
Secondo un recente rapporto di Zapier, il 65% dei lavoratori della conoscenza è meno stressato da quando ha automatizzato i compiti manuali. Dallo stress di dover svolgere attività ripetitive allo stress dovuto agli errori, che spesso accadono, una piattaforma di automazione dei flussi di lavoro può aiutare a eliminare le inefficienze.
Per questo voglio parlarti dell’automazione dei flussi di lavoro, di cosa può fare l’automazione per i tuoi progetti e di alcuni strumenti che possono aiutarti a iniziare il tuo percorso verso la felicità. Se hai già esperienza nella gestione dei workflow, potresti voler passare subito alla domanda che ti interessa. Altrimenti, iniziamo definendo cos’è un workflow.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Cos’è un workflow?
Un workflow è una serie di passaggi che descrivono come le persone portano a termine un lavoro dall’inizio alla fine. Seguendo questi passaggi nella sequenza esatta si ottiene ogni volta lo stesso risultato. Per questo motivo, è comune rappresentare i workflow in modo visivo tramite diagrammi di flusso di lavoro, che possono essere creati manualmente o con software per diagrammi di flusso. Questo tipo di diagramma può aiutarti a identificare e monitorare ogni fase o compito del progetto mentre avanza verso i risultati desiderati.
Esempi di workflow sono:
- Come creare materiali per i social media
- Inserimento di un nuovo dipendente
- Autorizzazione di una richiesta di viaggio
- Workflow di approvazione dei documenti
E l'automazione dei workflow?
Ora che hai un diagramma del workflow che mostra chiaramente i diversi passaggi coinvolti, è il momento di salire al livello successivo. L'automazione dei workflow richiede di stabilire delle regole riguardo a questi passaggi. Queste regole governeranno come i compiti umani, i documenti o i dati verranno instradati all’interno del flusso.
L'automazione dei workflow nella gestione dei progetti può essere utilizzata per automatizzare flussi di lavoro e processi come la creazione di liste di compiti, l'assegnazione delle attività ai membri del team, il monitoraggio del progresso e l’invio di promemoria. Inoltre, l'automazione dei workflow può essere sfruttata per generare report e tracciare i costi di progetto.
Le regole nell'automazione dei workflow sono principalmente delle istruzioni "se-allora" che coprono i percorsi alternativi che le informazioni possono seguire. Una volta fissate le regole, siamo pronti per inserire queste informazioni in un software di automazione dei processi.
Esempi di automazione dei workflow includono
- Gestione di attività relative all’assegnazione dei compiti, come l’attribuzione delle attività alla persona responsabile della fase successiva.
- Messaggi di notifica che ricevi su Slack, ma provenienti da un CRM, da un ERP o da un altro strumento.
- Sincronizzazione dei dati che avviene dopo la ricezione di una compilazione di modulo, come la creazione di una voce in un CMS.
Cos’è un software di automazione dei workflow?
Il software di automazione dei workflow è una soluzione digitale low-code o no-code che ti permette di automatizzare le attività e completarle senza la necessità di intervento umano. Un software di automazione intelligente dei processi solitamente include:
- Un builder con funzionalità drag-and-drop che ti aiuta a snellire l’automazione dei processi aziendali
- Un sistema di notifiche dove puoi configurare la visualizzazione di informazioni in-app o avvisi via email
- Un elenco di trigger che puoi utilizzare per supportare il processo decisionale.
- Audit trail dove puoi rivedere i passaggi effettuati su ciascun flusso
Esistono anche software specializzati di automazione dei workflow con intelligenza artificiale che combinano le caratteristiche di cui sopra con l’utilizzo dell’intelligenza artificiale nei processi.
Quali sono i vantaggi del software di automazione dei flussi di lavoro?
I vantaggi di un sistema di automazione dei flussi di lavoro includono:
- Risparmio di tempo. Gli strumenti di automazione dei processi digitali fanno risparmiare tempo perché semplificano i processi manuali con compiti ripetitivi, come l'inserimento dei dati da fogli di calcolo. Poi, pensa alle regole che creeranno un flusso prevedibile. Infine, svolgono le attività al posto tuo, liberando tempo che avresti dedicato a farlo manualmente.
- Aumento della produttività. Le regole che imposti permettono alle informazioni di fluire senza intoppi attraverso le diverse fasi. Puoi anche utilizzare l'intelligenza artificiale nell'automazione dei flussi di lavoro per impostare queste regole. Ciò riduce il tempo necessario per l'intervento umano, ad esempio per inoltrare comunicazioni o fare follow-up manualmente.
Poter automatizzare elementi come le date di follow-up e le notifiche fa risparmiare molto tempo e fatica mentale. Non ci devi più pensare.
Pensa a un processo di approvazione che coinvolge diversi stakeholder. Se il sistema si occupa della consegna dell'asset per la revisione, puoi concentrarti su altre attività più importanti.
- Minimizza gli errori. E per errori si intendono quelli umani. L'inserimento manuale dei dati è noto per causare errori, che aumentano all'aumentare del carico di lavoro.
- Risparmia denaro. Liberare una persona grazie all'automazione permette di risparmiare denaro, soprattutto se paghi le risorse a ore.
- Elimina i colli di bottiglia. Le risorse umane (cioè le persone) possono diventare un ostacolo in qualsiasi flusso di lavoro se non sono sufficientemente rapide o non riescono mai a ottenere le informazioni in tempo. Pensa solo a Brad, che tiene ferma la tua ultima email da una settimana. Il software di automazione invierebbe ogni giorno un sollecito a Brad finché non completa il suo compito e lo manda alla fase successiva.
Se questo articolo ti ha fatto riflettere su come automatizzare più efficacemente i tuoi flussi di lavoro, potresti trarre vantaggio dal frequentare alcuni corsi di automazione dei processi aziendali per approfondire la tua comprensione e scoprire nuovi modi per rendere più efficienti le tue attività.
Quali sono alcuni esempi di strumenti di automazione dei flussi di lavoro che dovrei scegliere?
Diversi strumenti di workflow si applicano a casi d'uso differenti. Potresti aver bisogno perfino di strumenti di orchestrazione dei flussi di lavoro se stai cercando di automatizzare processi complessi che coinvolgono più team. Tuttavia, qui trovi una lista di opzioni di riferimento che puoi consultare mentre cerchi una soluzione di automazione che possa iniziare a instradare le informazioni in base ai tuoi processi.
Se vuoi saperne di più su questi strumenti cloud, sulla fascia di prezzo dei software di workflow, sulle caratteristiche chiave e su come possano aiutarti a creare regole aziendali, automatizzare un processo e integrarsi tramite API con altri strumenti, consulta la nostra lista dei migliori software di automazione dei flussi di lavoro.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Approfondisci: Vuoi sapere come implementare meglio l'orchestrazione dei flussi di lavoro nella tua azienda? Consulta la nostra guida all'orchestrazione dei flussi di lavoro.
L'automazione dei flussi di lavoro è qui per restare
Considero la gestione dei flussi di lavoro come parte della trasformazione digitale di un'azienda. Adottare l’automazione significa abbracciare l’efficienza dei flussi di lavoro e camminare su quella sottile linea di confine tra ciò che dovrebbero gestire i robot e ciò che dovrebbero gestire gli esseri umani. A proposito, ti parlerò di Robotic Process Automation un’altra volta, ma è davvero interessante. Questa funzionalità è solitamente inclusa nei software di automazione dei processi aziendali e si occupa della creazione di robot che emulano le interazioni umane con i software e i sistemi.
