Guida per principianti al software di automazione dei flussi di lavoro
Abbiamo tutti sperimentato il disagio di dover inserire manualmente informazioni da un foglio di calcolo Excel o svolgere qualsiasi altra attività manuale. Mentre siete lì, frustrati da questa attività che fa perdere tempo, vi chiedete se esista un modo migliore. In questo articolo vi spiegherò che cos'è il software per l'automazione dei flussi di lavoro e come potete utilizzarlo per eliminare la frustrazione.
Secondo un recente rapporto di Zapier, il 65% dei lavoratori della conoscenza è meno stressato perché ha automatizzato le attività manuali. Dallo stress di dover svolgere attività manuali allo stress causato dagli errori, che si verificano spesso, una piattaforma per l'automazione dei flussi di lavoro può contribuire a eliminare le inefficienze.
Pertanto, voglio parlare dell'automazione dei flussi di lavoro, di ciò che l'automazione può fare per i vostri progetti e di alcuni strumenti che possono aiutarvi a iniziare il vostro percorso verso la felicità. Se avete già esperienza con i flussi di lavoro, potreste voler passare direttamente alla domanda a cui state cercando una risposta. Altrimenti, iniziamo definendo che cos'è un flusso di lavoro.
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Che cos'è un flusso di lavoro?
Un flusso di lavoro è una serie di passaggi che descrivono come le persone portano a termine il lavoro dall'inizio alla fine. Seguire questi passaggi nella stessa sequenza produce ogni volta lo stesso risultato. Pertanto, è comune rappresentare visivamente i flussi di lavoro utilizzando diagrammi dei flussi di lavoro, che possono essere creati manualmente o utilizzando un software per diagrammi dei flussi di lavoro. Questo diagramma può aiutarvi a identificare e monitorare ogni passaggio o attività del progetto man mano che procede verso i risultati desiderati.
Esempi di flussi di lavoro sono:
- Come creare materiali per i social media
- Inserimento di un nuovo dipendente
- Autorizzazione di una richiesta di viaggio
- Flussi di lavoro per l'approvazione dei documenti
E l'automazione dei flussi di lavoro?
Ora che avete un diagramma del flusso di lavoro che illustra chiaramente i diversi passaggi coinvolti, è il momento di passare al livello successivo. L'automazione dei flussi di lavoro richiede la creazione di regole relative a questi passaggi. Queste regole stabiliranno come le attività svolte dalle persone, i documenti o i dati verranno instradati all'interno del flusso.
L'automazione dei flussi di lavoro nella gestione dei progetti può essere utilizzata per automatizzare flussi di lavoro e processi, come la creazione di elenchi di attività, l'assegnazione di attività ai membri del team, il monitoraggio dei progressi e l'invio di promemoria. Inoltre, l'automazione dei flussi di lavoro può essere utilizzata anche per creare report e monitorare i costi del progetto.
Le regole nell'automazione dei flussi di lavoro sono per lo più istruzioni se-allora che coprono i percorsi alternativi che le informazioni possono seguire. Una volta definite le regole, siamo pronti a inserire queste informazioni nel software per l'automazione dei processi.
Tra gli esempi di automazione dei flussi di lavoro troviamo
- La gestione delle attività legate alla gestione dei compiti, come l'assegnazione degli elementi di lavoro alla persona responsabile del passaggio successivo.
- Messaggi di notifica che ricevete su Slack, ma che provengono da un CRM, un ERP o un altro strumento.
- La sincronizzazione dei dati che avviene dopo la ricezione dell'invio di un modulo, come la creazione di un record in un CMS.
Che cos'è un software per l'automazione dei flussi di lavoro?
Il software per l'automazione dei flussi di lavoro è una soluzione digitale a basso codice o senza codice che consente di automatizzare le attività e completarle senza la necessità di un intervento umano. Il software per l'automazione intelligente dei processi di solito include:
- Un creatore con funzionalità di trascinamento che aiuta a semplificare l'automazione dei processi aziendali
- Un sistema di notifiche in cui è possibile configurare la visualizzazione di informazioni nell'app o gli avvisi via email
- Un elenco di trigger che è possibile utilizzare per favorire il processo decisionale.
- Registri di controllo in cui è possibile esaminare i passaggi eseguiti in ogni flusso
Esistono anche strumenti software specializzati per l'automazione dei flussi di lavoro con l'IA che combinano le funzionalità descritte sopra con l'uso dell'intelligenza artificiale nei flussi di lavoro.
Quali sono i vantaggi dei software per l'automazione dei flussi di lavoro?
I vantaggi di un sistema di automazione dei flussi di lavoro includono:
- Risparmiare tempo. Gli strumenti di automazione dei processi digitali fanno risparmiare tempo perché semplificano i processi manuali con attività ripetitive, come l'inserimento dei dati dai fogli di calcolo. Poi, pensa alle regole che creeranno un flusso prevedibile. Infine, eseguono le attività al posto tuo, liberando il tempo che avresti impiegato per svolgerle.
- Aumentare la produttività. Le regole che imposti faranno fluire senza intoppi le informazioni attraverso le diverse fasi. Puoi anche usare l'IA nell'automazione dei flussi di lavoro per impostare queste regole. Ciò riduce il tempo necessario affinché qualcuno intervenga, ad esempio, per inoltrare comunicazioni o svolgere manualmente attività di verifica successive.
Poter automatizzare cose come le date delle verifiche successive e le notifiche fa risparmiare molto tempo e risorse mentali. Non devi più pensarci.
Pensa a un processo di approvazione che coinvolge diverse parti interessate. Se il sistema gestisce il passaggio della risorsa per la revisione, puoi concentrarti su altre attività più importanti.
- Ridurre al minimo gli errori. E per errori intendiamo quelli umani. È noto che l'inserimento manuale dei dati porta a commettere errori, e questi aumentano con l'aumentare del carico di lavoro.
- Risparmiare denaro. Liberare una persona dalle sue attività grazie all'automazione consente di risparmiare denaro, soprattutto se paghi le risorse a ore.
- Eliminare i colli di bottiglia. Le risorse umane, ovvero le persone, possono diventare un ostacolo in qualsiasi flusso di lavoro se non sono abbastanza rapide o non riescono mai ad accedere alle informazioni in tempo. Pensa a Brad, che tiene ferma la tua ultima email da una settimana. Il software di automazione manderebbe un promemoria a Brad ogni giorno finché non completa la sua attività e la invia alla fase successiva.
Se questo articolo ti ha fatto pensare a come automatizzare i tuoi flussi di lavoro in modo più efficace, potresti trarre vantaggio dal frequentare alcuni corsi sull'automazione dei processi aziendali per approfondire la tua conoscenza e scoprire nuovi modi per semplificare le tue attività.
Quali sono alcuni esempi di strumenti per l'automazione dei flussi di lavoro che dovrei scegliere?
Strumenti diversi per i flussi di lavoro si applicano a casi d'uso diversi. Potresti persino aver bisogno di qualcosa come gli strumenti di orchestrazione dei flussi di lavoro se stai cercando di automatizzare flussi di lavoro complessi che coinvolgono più team. Qui, tuttavia, trovi un elenco di opzioni indicative che puoi valutare mentre cerchi una soluzione di automazione in grado di iniziare a instradare le informazioni in base al tuo processo di flusso di lavoro.
Se vuoi ottenere maggiori informazioni su questi strumenti basati sul cloud, sui prezzi dei software per i flussi di lavoro, sulle principali funzionalità dei software per i flussi di lavoro e su come possono aiutarti a creare regole aziendali, automatizzare un processo aziendale e connetterti ad altri strumenti tramite integrazioni API, consulta l'elenco dei migliori software per l'automazione dei flussi di lavoro.
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Leggi anche: Ti stai chiedendo come implementare meglio l'orchestrazione dei flussi di lavoro nella tua azienda? Consulta la nostra guida all'orchestrazione dei flussi di lavoro.
L'automazione dei flussi di lavoro è qui per restare
Considero la gestione dei flussi di lavoro parte della trasformazione digitale di un'azienda. Adottare l'automazione significa adottare l'efficienza dei flussi di lavoro e camminare su quella sottile linea di demarcazione tra ciò che dovrebbero gestire i robot e ciò che dovrebbero gestire gli esseri umani. A proposito, parlerò di automazione robotica dei processi un'altra volta, ma è davvero interessante. Questa funzionalità è generalmente inclusa nei software per l'automazione dei processi aziendali e gestisce la creazione di robot che emulano le interazioni umane con software e sistemi.
