14 responsabilità del project manager: una guida al tuo ruolo
Quali sono le responsabilità di un project manager?: I project manager sono responsabili della guida dei progetti dall'inizio alla fine. Questo include la pianificazione, la programmazione, la gestione dei budget, la motivazione dei team e la verifica che gli obiettivi del progetto siano in linea con i risultati aziendali.
Andare oltre l'esecuzione: I project manager di oggi non si limitano a eseguire direttive: definiscono la strategia, gestiscono gli stakeholder e mantengono il team allineato agli obiettivi aziendali, risultando così essenziali per il successo dell'organizzazione.
Competenze importanti per i project manager: I project manager hanno bisogno di competenze tecniche come la programmazione e la gestione del budget, oltre a competenze trasversali come leadership, comunicazione e capacità di risolvere i problemi per avere successo. Queste competenze garantiscono che i progetti procedano secondo i piani e che i team rimangano motivati.
Crescere come project manager: Una formazione come quella offerta dalla DPM School o una certificazione PMP, unite all'esperienza pratica, possono aiutarti a migliorare nello svolgimento di queste responsabilità, perfezionare le tue competenze e far avanzare la tua carriera nella gestione dei progetti.
Essere responsabile di progetto non significa solo spuntare attività o tenere sotto controllo un cronoprogramma: significa bilanciare priorità concorrenti, gestire i rischi e mantenere il team motivato di fronte a sfide impreviste.
Che tu stia cercando di definire chiaramente i requisiti, tranquillizzare una parte interessata stressata o tenere sotto controllo l'espansione incontrollata dell'ambito, il tuo ruolo può sembrare quello di chi cerca di risolvere enigmi mentre corre una maratona. Questa guida analizza le responsabilità principali di un responsabile di progetto e offre suggerimenti pratici per aiutarti a gestire il caos e portare a termine progetti di successo con sicurezza.
Cosa fa un responsabile di progetto?
La responsabilità principale dei responsabili di progetto è portare a termine i progetti dall'inizio alla fine. I responsabili di progetto sono responsabili della realizzazione del progetto in modo da generare risultati aziendali e valore per l'utente finale.
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Questo include:
- Avviare e pianificare il progetto
- Gestire budget (soprattutto nel caso dei responsabili di progetto per progetti di investimento), ambito e tempistiche
- Supervisionare il team, le singole attività e i risultati finali che i suoi membri stanno completando
- Garantire la qualità
- Impedire che i rischi facciano deragliare l'intero progetto
- Gestire la collaborazione tra il team di progetto, le parti interessate interne & esterne, i fornitori e i partner di fornitura.
La descrizione del lavoro di un responsabile di progetto è cambiata nel corso degli anni e oggi il ruolo di un responsabile di progetto va oltre l'esecuzione delle direttive, includendo la definizione della strategia alla base del progetto e l'esercizio della leadership.
Quali sono le responsabilità di un responsabile di progetto e qual è il suo ruolo?
Il ruolo di un responsabile di progetto include il mantenimento del progetto nei tempi previsti, organizzato e nel rispetto del budget. Le responsabilità di un responsabile di progetto a questo proposito includono:
- Avviare il progetto
- Dare il via al progetto
- Registrare i requisiti
- Mantenere il progetto organizzato
- Creare le tempistiche
- Monitorare il budget
- Monitorare l'avanzamento delle attività
- Fornire aggiornamenti sullo stato
- Motivare il team
- Risolvere i problemi
- Gestire i rischi
- Gestire il cambiamento
- Inviare le fatture
- Chiudere il progetto
1. Avviare il progetto
I responsabili di progetto verificano la fattibilità del progetto, ottengono le approvazioni e configurano il progetto nel loro software di gestione dei progetti.
Le organizzazioni lungimiranti offrono al proprio team di gestione dei progetti l'opportunità di creare o verificare l'ambito, il budget e le tempistiche durante la fase commerciale o di definizione di un progetto. Discuterai il brief con gli sponsor del progetto, creerai una stima e un cronoprogramma di alto livello e rivedrai il piano con le parti interessate principali per ottenere le approvazioni.
Successivamente:
- Configura il tuo software di gestione dei progetti e le cartelle dei file
- Crea un brief aggiornato del progetto
- Assicurati di avere il team necessario
- Avvia internamente il progetto
- Collabora con il tuo team per redigere una Dichiarazione dei lavori dettagliata (o potenzialmente un documento di avvio del progetto) con tempistiche, budget e requisiti più definiti.
2. Dare il via al progetto
I responsabili di progetto organizzano riunioni ufficiali di avvio prima dell'inizio del lavoro sul progetto, per assicurarsi che tutte le parti interessate siano allineate sul piano, sull'ambito, sul budget e sulle tempistiche.
Una volta approvata la Dichiarazione di lavoro (SOW), il lavoro può iniziare. La prima attività di gestione del progetto consiste nell'allineare tutti durante una riunione di avvio esterna con le parti interessate principali e lo sponsor del progetto. Creerai inoltre le risorse fondamentali che utilizzerai per monitorare e comunicare le aspettative relative al progetto.
Alcuni esempi di queste risorse possono essere:
- Un piano di progetto condivisibile
- Un registro RAID
- Il piano di comunicazione
- Una matrice RACI
- Il tuo modello di rapporto sullo stato del progetto
3. Registrare i requisiti
I responsabili di progetto creano i requisiti del progetto in un documento dei requisiti di progetto oppure sotto forma di storie utente.
Fai riferimento alla Dichiarazione di lavoro (SOW) e agli appunti del cliente quando crei il documento dei requisiti. Devi inoltre comprendere le esigenze aziendali complessive del progetto. I requisiti e le storie utente devono riflettere l'ambito del progetto e il motivo generale per cui il progetto viene realizzato.
Se hai una buona comprensione della strategia alla base del progetto, sarai in grado di rispondere alla maggior parte delle domande del gruppo o delle altre parti interessate e di fornire una guida strategica al gruppo senza aspettare ulteriori indicazioni per gli aspetti che non richiedono una decisione del cliente.
4. Mantenere il progetto organizzato
I responsabili di progetto creano una struttura di cartelle chiara per documenti e risorse.
Un compito importante del responsabile di progetto è conservare tutte le informazioni relative al progetto in un unico luogo a cui tutti abbiano accesso. Di solito, questo luogo è un'unità condivisa, Google Drive, Dropbox e/o una piattaforma per la gestione delle risorse digitali.
Devi inoltre assicurarti che le risorse e le informazioni di un progetto siano organizzate nel modo migliore possibile, così da essere pronte all'uso quando necessario. In questo caso sono utili gli strumenti di gestione dei progetti o altri strumenti per la gestione dei progetti. Fallo all'inizio del progetto per assicurarti di non perdere tempo o denaro in seguito cercando di risolvere un problema evitabile.
5. Creare una sequenza temporale
I responsabili di progetto elencano tutte le attività e le inseriscono in una sequenza temporale, in un calendario o in un ciclo di sprint.
Il modo in cui crei la sequenza temporale del progetto dipende in larga misura dalla pianificazione del progetto. Se questa è fissa, crei una sequenza temporale partendo dalla data di fine non modificabile e procedi a ritroso. Se è flessibile, crei una sequenza temporale partendo dal momento presente e stabilisci una data di lancio adeguata.
Devi anche pensare agli imprevisti. Inizia a riflettere su cosa potrebbe andare storto e su cosa farai se dovesse accadere. Qualunque tattica tu scelga, individua il punto della sequenza temporale in cui potresti applicarla. Non è necessario condividere questi elementi con il cliente o persino con il gruppo. Servono principalmente a te, per averli pronti nel caso in cui accada qualcosa.
6. Monitorare il budget
I responsabili di progetto si assicurano che il progetto non rischi di costare più del previsto.
Di solito, i progetti hanno un budget fisso stabilito prima del coinvolgimento del responsabile di progetto. Il tuo compito è allocare tale budget alle diverse fasi, traguardi e attività durante il ciclo di vita del progetto. Assicurati di avere un budget sufficiente per portare a termine il lavoro, perché sarà più difficile ottenere ulteriori fondi man mano che il progetto procede (a meno che non vi siano richieste palesemente fuori ambito).
E ricorda: il tuo budget non tiene traccia soltanto delle spese di un progetto, ma stabilisce anche i limiti per ogni persona del gruppo di progetto.
7. Monitorare l'avanzamento delle attività
I responsabili di progetto verificano lo stato delle attività in corso e monitorano il flusso di lavoro rispetto al piano di progetto negli strumenti di gestione dei progetti.
In un progetto più orientato al modello a cascata, ciò potrebbe significare dedicare del tempo ad aggiornare il tuo diagramma di Gantt per verificare se rischi di uscire dal tuo percorso critico.
In un progetto più agile, ciò potrebbe significare valutare la velocità effettiva della squadra rispetto a quella pianificata e analizzare il tuo diagramma del lavoro residuo per capire se è necessario apportare modifiche all'ambito per rispettare le tempistiche (o viceversa).
8. Fornire aggiornamenti sullo stato
I responsabili di progetto forniscono regolarmente aggiornamenti formali e/o informali sullo stato allo sponsor del progetto o al cliente.
Questa importante attività di gestione del progetto garantisce che tu comunichi i progressi e tenga conto delle modifiche all'ambito o alla pianificazione del progetto. Oltre agli aggiornamenti più frequenti destinati agli sponsor del progetto o ai clienti, è buona prassi creare un rapporto formale sullo stato del progetto in un determinato momento. Questo include i progressi compiuti fino a quel momento, le prossime tappe fondamentali, lo stato dei principali rischi e delle dipendenze e i problemi da discutere.
Devi inoltre fornire aggiornamenti all'ecosistema più ampio dei portatori di interesse. Ciò potrebbe includere aggiornamenti formali inviati agli utenti finali e ai reparti interessati dal progetto, nonché dimostrazioni e presentazioni alle squadre di sicurezza, alle squadre di conformità e agli organismi di regolamentazione.
9. Motivare la squadra
I responsabili di progetto assicurano che la squadra disponga di ciò che serve per avere successo.
Devi assicurarti che le attività continuino a svolgersi secondo il piano di gestione del progetto e che tutti dispongano di ciò che serve per completare il compito in questione.
Gli incontri periodici con la squadra sono una delle attività quotidiane di gestione del progetto più importanti. Ti permettono di capire come procede il lavoro e rappresentano un'opportunità per consolidare il rapporto, motivare la squadra, mantenere trasparenza e responsabilità e aiutare tutti a comprendere in che modo i propri sforzi contribuiscano al quadro generale del progetto.
Questi incontri possono consistere in una riunione giornaliera in piedi con la squadra, riunioni individuali con le persone che svolgono il lavoro oppure incontri asincroni. Ricorda soltanto: è meglio impostarli come una conversazione, non come un interrogatorio.
10. Risolvere i problemi
I responsabili di progetto guidano la squadra nella gestione dei problemi che possono sorgere durante le fasi di sviluppo.
In qualità di responsabile di progetto, il tuo compito è affrontare i problemi tempestivamente, affinché non facciano deragliare il bilancio e la pianificazione. Fornisci alla tua squadra la fiducia e uno spazio sicuro per risolvere i problemi in modo creativo e critico.
Questa è una delle attività di gestione del progetto più fraintese. Ad esempio: “Cosa può fare un responsabile di progetto per aiutare a sbloccare uno sviluppatore, un progettista o un analista aziendale?”
La risposta è: molto. Poni domande che analizzino il problema e le possibili soluzioni da una prospettiva diversa:
- Puoi richiedere supporto aggiuntivo o coinvolgere un altro esperto in materia per ottenere una seconda opinione.
- Puoi ridefinire le priorità del lavoro per compensare eventuali ritardi.
- Puoi assicurarti che il blocco abbia un impatto effettivo nel quadro generale del progetto e aiutare la squadra ad aggirarlo.
11. Gestire i rischi
I responsabili di progetto prevedono i possibili rischi ed elaborano piani di emergenza per risparmiare quanto più tempo e risorse possibile.
I buoni responsabili di progetto sanno identificare, analizzare, stabilire le priorità, pianificare, monitorare e gestire i rischi. Questo riduce e mitiga l'impatto nel caso in cui si concretizzino. Devi parlare con la tua squadra per comprendere i potenziali rischi, il modo in cui potrebbero influire negativamente sul progetto e la loro probabilità: ciò ti aiuterà a creare un piano di gestione dei rischi.
Dedica un po' di tempo, durante ogni riunione della squadra, alla discussione dei rischi. Inoltre, gestisci le aspettative dei clienti, dei portatori di interesse e della dirigenza. Usa le comunicazioni quotidiane, come i rapporti sullo stato, per tenere tutti aggiornati.
12. Gestire il cambiamento
I responsabili di progetto impostano i progetti per reagire a cambiamenti duraturi e radicati, in modo che gli obiettivi del progetto e gli obiettivi del progetto siano raggiunti nei tempi previsti.
È necessario considerare come il risultato del progetto verrà trasferito e messo in uso. Contattate il gruppo che gestirà il cambiamento portato dal progetto e costruite relazioni con i suoi membri, affinché le informazioni che trasmettono al personale siano accurate, tempestive e utili. Parlate con loro degli eventuali rischi legati all'adozione e chiedete informazioni sul piano per assicurarvi che ottengano un ritorno sul loro investimento.
L'altro aspetto della gestione del cambiamento riguarda le modifiche all'ambito del progetto. Man mano che il lavoro viene eseguito e comunicato, possono emergere nuovi requisiti. Affrontare rapidamente le modifiche all'ambito eviterà ritardi nella tempistica del progetto, stabilirà le aspettative fin dall'inizio e rafforzerà la fiducia nel vostro giudizio come responsabili di progetto.
13. Inviare le fatture
I responsabili di progetto tengono traccia delle ore lavorate sul progetto e inviano le fatture finali al cliente man mano che il lavoro viene completato.
Assicuratevi di conoscere i termini di pagamento dei vostri fornitori e di effettuare i pagamenti di conseguenza. Se lavorate in un'organizzazione che fornisce servizi ai clienti, ciò significa anche essere proattivi nella fatturazione al cliente in base al vostro modello di collaborazione.
Dovrete tenere sotto controllo l'analisi e l'approvazione dei fogli delle ore della settimana precedente nel vostro software per il monitoraggio del tempo, così da avere queste informazioni prontamente disponibili quando lavorate nel vostro software di fatturazione.
Se la fatturazione è basata sui traguardi, sappiate dove si trovano questi traguardi nella pianificazione del progetto. Se si basa su tempo e materiali, riconciliate e prevedete sempre l'importo della fattura mensile.
A questo scopo potete anche utilizzare un software di gestione delle risorse con fatturazione.
14. Chiudere il progetto
I responsabili di progetto chiudono un progetto una volta completato, effettuando le riconciliazioni finali, organizzando una retrospettiva, raccogliendo le lezioni apprese e archiviando il progetto.
Vi verrà chiesto di riferire quanto bene il vostro progetto si sia comportato nella realtà rispetto alle aspettative, quindi è meglio anticipare la richiesta. Assicuratevi che tutti i fogli delle ore siano stati inviati e di disporre della documentazione necessaria per discutere se e dove le attività abbiano deviato dal piano rispetto alle modifiche previste dell'ambito, della tempistica e del budget.
Conducete una retrospettiva del progetto (nota anche come analisi retrospettiva) con il gruppo di progetto e le principali parti interessate. Utilizzate i riscontri e le informazioni ricevuti per definire le vostre lezioni apprese e documentatele per i progetti futuri.
Successivamente, archiviate il progetto raccogliendo tutte le risorse e i risultati e inserendoli nel sistema di archiviazione che utilizzate. Vale anche la pena dedicare un momento a festeggiare con il gruppo. In qualità di responsabili del progetto, potete occuparvene personalmente, così da continuare a costruire fiducia, lealtà e sintonia.
Ecco uno sguardo dall'interno su ciò che fanno i responsabili di progetto e su come iniziare:
Competenze essenziali del responsabile di progetto
Per avere successo come responsabili di progetto, serve più della semplice competenza tecnica o della capacità di spuntare le attività da un elenco di cose da fare. Si tratta di trovare il perfetto equilibrio tra competenze tecniche che guidano l'esecuzione e competenze trasversali che favoriscono la collaborazione e la leadership. Senza una combinazione solida di entrambe, farete fatica a mantenere i progetti sulla buona strada o a costruire la fiducia e il lavoro di squadra necessari per il successo a lungo termine.
Analizziamo le competenze di gestione dei progetti essenziali di cui avete bisogno, così saprete esattamente su cosa concentrarvi per eccellere nel vostro ruolo:
- Organizzazione
- Pianificazione dei progetti
- Lavoro di squadra e collaborazione
- Definizione delle priorità
- Pensiero critico
- Risoluzione dei problemi
- Gestione dei rischi
- Leadership
- Comunicazione
- Pianificazione delle attività del progetto
- Gestione dei processi
- Ricerca
- Sviluppo della documentazione
- Diplomazia
- Gestione del tempo
Acquisire una padronanza di queste competenze non avverrà da un giorno all’altro, ma con la pratica troverai il tuo ritmo e inizierai a guidare i progetti con maggiore sicurezza. Comincia individuando le aree in cui sei più forte e quelle che richiedono maggiore attenzione. Poi, cerca opportunità per imparare a gestire i progetti e crescere, attraverso l’esperienza sul campo, un corso di formazione mirato o l’apprendimento da un mentore.
La gestione dei progetti riguarda tanto l’adattabilità quanto la pianificazione. Più affinerai queste competenze, più sarai preparato ad affrontare qualsiasi sfida e a guidare il tuo team verso il successo.
Costruire il tuo percorso professionale nella gestione dei progetti
Se stai valutando la gestione dei progetti come carriera, sono disponibili numerose risorse che possono aiutarti a ottenere la formazione e le competenze necessarie per diventare un responsabile di progetto di successo. Oppure potresti essere un principiante che si è ritrovato a gestire progetti senza sapere da dove iniziare.
Ecco alcune idee su dove rivolgerti:
- Il corso del DPM Padroneggiare la gestione dei progetti digitali è un programma di formazione specifico per il digitale che include una certificazione. Svolgerai un apprendimento pratico basato su scenari, che affinerà il tuo intuito, la tua capacità di giudizio e le tue competenze di leadership.
- La certificazione Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute (PMI) è una certificazione nella gestione dei progetti riconosciuta a livello globale, che richiede alcuni anni di esperienza (a differenza del corso DPM, che non prevede prerequisiti).
- Esistono molti altri corsi e programmi di formazione indipendenti, tra cui i corsi di Google e Coursera, oltre a programmi di laurea presso università accreditate per chi desidera conseguire una laurea triennale o magistrale. Potrebbero interessarti anche corsi specializzati su specifiche metodologie di gestione dei progetti, come la gestione agile dei progetti o Scrum.
- Un’altra opzione è semplicemente metterti all’opera e iniziare a gestire progetti. Acquisirai un’esperienza pratica che sarà preziosa per la tua carriera. Durante il percorso puoi leggere libri sulla gestione dei progetti e articoli (su The DPM ce ne sono moltissimi!) per integrare la tua esperienza.
- Se desideri specializzarti nella gestione agile dei progetti, consulta la nostra guida per diventare un responsabile di progetto agile.
Qual è il prossimo passo?
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