Checklist dei requisiti del software di gestione dei progetti
Scegliere il giusto software di gestione dei progetti dipende dal sapere esattamente di cosa ha bisogno il tuo team prima di iniziare a confrontare gli strumenti. Per esperienza, la maggior parte dei processi di selezione prende una direzione sbagliata fin dall'inizio. I team si lasciano distrarre dalle funzionalità appariscenti e trascurano i requisiti che contano davvero nella quotidianità. Una scelta sbagliata ti costa mesi di adozione difficoltosa, un team frustrato e un'inevitabile nuova migrazione.
Questa checklist ti guida attraverso ogni requisito che vale la pena valutare, organizzato per priorità, così puoi fare chiarezza, escludere rapidamente le opzioni inadatte fin dall'inizio e scegliere uno strumento che il tuo team utilizzerà davvero.
Checklist dei requisiti del software di gestione dei progetti
Uso questa checklist per distinguere i requisiti imprescindibili dalle funzionalità che dipendono dal modo in cui lavora un team, quindi confronto i fornitori sulla base degli stessi criteri. Prima di prenotare le demo, contrassegno ogni requisito come essenziale, standard o specializzato. Usa la checklist qui sotto per orientare la tua valutazione:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Requisiti funzionali fondamentali
Requisiti assolutamente indispensabili
- Creazione, assegnazione e monitoraggio delle attività: Lo strumento deve consentirti di creare singole attività, assegnarle a responsabili specifici, impostare le scadenze e aggiornarne lo stato fino al completamento. Questo requisito è soddisfatto quando ogni attività ha un responsabile identificato, una scadenza e uno stato visibile, senza dover affiancare un foglio di calcolo.
- Pianificazione e programmazione dei progetti: Lo strumento deve supportare la definizione dell'ambito del progetto, l'impostazione delle tappe fondamentali, la mappatura delle dipendenze tra le attività e la visualizzazione delle tempistiche. Questo requisito è soddisfatto quando un responsabile di progetto può creare e condividere un piano di progetto completo, dall'inizio alla fine, interamente all'interno della piattaforma.
- Collaborazione e comunicazione: Lo strumento deve centralizzare commenti, @menzioni, notifiche e condivisione di file direttamente nelle attività e nei progetti. Questo requisito è soddisfatto quando il tuo team non ha bisogno di una conversazione separata per discutere del lavoro: il contesto rimane associato al lavoro stesso.
Requisiti standard
- Visualizzazioni multiple dei progetti: Lo strumento dovrebbe offrire almeno bacheche Kanban, diagrammi di Gantt, visualizzazioni elenco e visualizzazioni calendario. Questo requisito è soddisfatto quando diversi membri del team possono visualizzare gli stessi dati di progetto nel formato più adatto al loro flusso di lavoro, senza duplicare le informazioni.
- Gestione delle risorse e bilanciamento del carico di lavoro: Lo strumento dovrebbe offrire ai manager visibilità sulle assegnazioni attuali, sulla capacità e sull'eccessivo impiego di ciascun membro del team. Questo requisito è soddisfatto quando puoi individuare chi è sovraccarico e riassegnare il lavoro prima che una scadenza venga mancata.
- Monitoraggio del tempo e fogli ore: Lo strumento dovrebbe consentire ai membri del team di registrare le ore direttamente sulle attività. Questo requisito è soddisfatto quando i dati relativi al tempo sono associati a specifici elementi di lavoro, invece di essere inseriti in un sistema separato a posteriori.
- Report e pannelli di controllo: Lo strumento dovrebbe fornire pannelli di controllo personalizzabili, indicatori dello stato del progetto e report esportabili. Questo requisito è soddisfatto quando le parti interessate possono visualizzare lo stato del progetto in tempo reale senza chiedere a un responsabile di progetto di estrarre manualmente i dati.
Requisiti speciali
- Gestione del portafoglio e dei programmi: Lo strumento dovrebbe fornire visualizzazioni aggregate di più progetti simultanei, offrendo ai dirigenti un unico luogo in cui monitorare stato, rischi e utilizzo delle risorse di un intero portafoglio. Si tratta di un'esigenza specializzata per le organizzazioni che gestiscono decine di iniziative contemporaneamente.
- Monitoraggio del budget e dei costi: Lo strumento dovrebbe consentire ai team di impostare i budget dei progetti, registrare i costi e monitorare la spesa rispetto al piano. Questo requisito è soddisfatto quando un responsabile di progetto può monitorare le prestazioni finanziarie all'interno della piattaforma invece di mantenere un foglio di calcolo separato.
- Funzionalità specifiche per Agile/Scrum: Lo strumento dovrebbe includere la pianificazione degli sprint, la gestione del backlog e i grafici di burndown. Questo requisito si applica specificamente ai team di sviluppo software che utilizzano Scrum ed è soddisfatto quando il team può gestire un intero ciclo di sprint, dal perfezionamento del backlog alla revisione dello sprint, senza uscire dallo strumento.
Requisiti tecnici e di integrazione
Requisiti assolutamente indispensabili
- Accessibilità basata sul cloud: Lo strumento deve essere basato su browser e avere uno SLA di disponibilità documentato. Questo requisito è soddisfatto quando il tuo team può accedere da qualsiasi dispositivo e ovunque si trovi, senza installare software, e quando il fornitore si impegna pubblicamente a garantire una soglia minima di disponibilità, in genere pari o superiore al 99.9%.
- Integrazioni con gli strumenti di produttività fondamentali: Lo strumento deve includere connettori nativi per piattaforme di posta elettronica, calendari e archiviazione dei file come Google Workspace e Microsoft 365. Questo requisito è soddisfatto quando attività, scadenze e file vengono sincronizzati direttamente tra la piattaforma di gestione dei progetti e gli strumenti che il tuo team utilizza già, senza esportazioni manuali o soluzioni alternative di terze parti.
Requisiti standard
- Applicazioni mobili: lo strumento dovrebbe offrire app iOS e Android complete, che consentano ai membri del team di aggiornare le attività, lasciare commenti e approvare il lavoro dai propri telefoni. Questo requisito è soddisfatto quando l'esperienza mobile copre le attività quotidiane del team, non si limita al solo accesso in lettura ai dati dei progetti.
- Accesso API e webhook: lo strumento dovrebbe offrire un'API REST documentata e il supporto per i webhook. Questo requisito è soddisfatto quando gli sviluppatori possono creare integrazioni personalizzate, trasferire dati ad altri sistemi e attivare azioni automatizzate in base agli eventi che si verificano nella piattaforma.
- Marketplace di applicazioni di terze parti: lo strumento dovrebbe includere integrazioni predefinite con strumenti come Slack, Microsoft Teams, Jira, GitHub, Salesforce e Zoom. Questo requisito è soddisfatto quando il team può collegare la piattaforma agli strumenti già in uso senza scrivere codice.
- Importazione ed esportazione dei dati: lo strumento dovrebbe supportare l'importazione e l'esportazione in blocco nei formati CSV ed Excel. Questo requisito è soddisfatto quando è possibile migrare i dati dei progetti esistenti senza ricrearli manualmente e acquisire i dati in un formato realmente utilizzabile dal team.
- Automazione e creazione di flussi di lavoro: lo strumento dovrebbe includere un motore di regole senza codice che automatizzi azioni ripetitive, come modificare lo stato di un'attività, inviare una notifica o riassegnare il lavoro quando viene soddisfatta una condizione di attivazione. Questo requisito è soddisfatto quando un project manager, e non uno sviluppatore, può creare e gestire tali regole direttamente nella piattaforma.
Requisiti speciali
- Implementazione locale o in cloud privato: lo strumento dovrebbe supportare l'installazione autogestita o in cloud privato per le organizzazioni con rigorosi requisiti di residenza o sovranità dei dati. Questo requisito è soddisfatto quando il team IT può implementare e gestire l'applicazione all'interno della propria infrastruttura, senza dipendere dall'ambiente cloud condiviso del fornitore.
- Integrazioni con gli strumenti per sviluppatori: lo strumento dovrebbe connettersi direttamente alle pipeline CI/CD, ai repository Git e ai sistemi di gestione delle issue. Questo requisito si applica ai team di ingegneria ed è soddisfatto quando gli sviluppatori possono collegare commit, richieste di integrazione e stati delle build alle attività dei progetti senza passare da uno strumento all'altro.
- Connettività con gli strumenti di BI: lo strumento dovrebbe offrire connettori diretti a piattaforme come Power BI, Tableau o Looker. Questo requisito è soddisfatto quando il team di analisi può acquisire dati aggiornati sui progetti direttamente nel proprio ambiente di reportistica, senza esportazioni manuali o passaggi ETL intermedi.
Requisiti di sicurezza e conformità
Requisiti indispensabili
- Controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC): lo strumento deve supportare autorizzazioni granulari a livello di utente, team, progetto e oggetto. Questo requisito è soddisfatto quando è possibile concedere a un collaboratore esterno l'accesso in sola lettura a un progetto, assegnando al contempo a un responsabile del team pieni diritti di modifica su tutto il proprio reparto, senza che tali autorizzazioni si estendano ad aree di lavoro non correlate.
- Crittografia dei dati: lo strumento deve crittografare i dati in transito utilizzando TLS e quelli a riposo utilizzando AES-256. Questo requisito è soddisfatto quando il fornitore può confermare che entrambi gli standard di crittografia sono attivi per impostazione predefinita, senza richiedere alcuna configurazione aggiuntiva da parte dell'utente.
- Autenticazione sicura: lo strumento deve supportare criteri per password robuste e l'autenticazione a più fattori (MFA). Questo requisito è soddisfatto quando l'MFA può essere imposto a livello dell'intera organizzazione, non solo offerto come impostazione facoltativa per il singolo utente.
Requisiti standard
- Accesso singolo (SSO): lo strumento dovrebbe integrarsi con provider di identità come Okta e Azure AD tramite SAML 2.0 o OAuth. Questo requisito è soddisfatto quando il team può accedere tramite il provider di identità già in uso, senza dover gestire un set separato di credenziali.
- Registri di controllo e cronologia delle attività: lo strumento dovrebbe mantenere registri immutabili delle azioni degli utenti nell'intera piattaforma. Questo requisito è soddisfatto quando un amministratore può estrarre, per qualsiasi progetto o attività, un registro con marca temporale che indichi chi ha modificato cosa e quando.
- Backup regolari dei dati e ripristino di emergenza: il fornitore dovrebbe documentare gli obiettivi del tempo di ripristino (RTO) e gli obiettivi del punto di ripristino (RPO), nonché eseguire procedure di ripristino testate. Questo requisito è soddisfatto quando il fornitore può dimostrare, non solo descrivere, come vengono ripristinati i dati e quanto tempo richiede il processo.
- Certificazione SOC 2 Type II: lo strumento dovrebbe disporre di un rapporto SOC 2 Type II aggiornato, redatto da un revisore indipendente. Questo requisito è soddisfatto quando il fornitore può fornire il rapporto su richiesta, confermando che i propri controlli di sicurezza sono stati verificati durante un periodo di osservazione prolungato, non soltanto in un singolo momento.
Requisiti speciali
- Conformità a GDPR, HIPAA o FedRAMP: Lo strumento dovrebbe disporre delle certificazioni normative pertinenti al tuo settore e alla regione in cui operi. Questo requisito è soddisfatto quando il fornitore fornisce attestazioni documentate di conformità e sottoscrive un accordo sul trattamento dei dati (DPA) o un accordo con un partner commerciale (BAA), a seconda di quanto applicabile alla tua organizzazione.
- Opzioni di residenza dei dati: Lo strumento dovrebbe consentirti di scegliere la regione geografica—UE, Stati Uniti o APAC—in cui i tuoi dati vengono archiviati ed elaborati. Questo requisito è soddisfatto quando la selezione della regione è un'impostazione configurabile dell'account, non un'eccezione negoziata che richiede un contratto personalizzato.
- Chiavi di crittografia gestite dal cliente (BYOK): Lo strumento dovrebbe consentire alla tua organizzazione di fornire e gestire le proprie chiavi di crittografia. Questo requisito è soddisfatto quando il tuo team di sicurezza controlla il ciclo di vita delle chiavi—inclusi rotazione e revoca—indipendentemente dall'infrastruttura del fornitore.
Requisiti di supporto e implementazione del fornitore
Requisiti imprescindibili
- Supporto clienti reattivo: Il fornitore deve offrire canali di supporto accessibili—almeno tramite e-mail e chat dal vivo—con SLA sui tempi di risposta pubblicati. Questo requisito è soddisfatto quando puoi contattare un operatore dell'assistenza durante il tuo orario lavorativo e ricevere una risposta sostanziale entro i tempi che il fornitore si impegna a rispettare per iscritto, non soltanto una conferma di presa in carico della richiesta.
- Documentazione e base di conoscenza: Il fornitore deve mantenere un centro assistenza consultabile autonomamente e dotato di funzione di ricerca, con articoli aggiornati, guide pratiche e contenuti per la risoluzione dei problemi. Questo requisito è soddisfatto quando il tuo team può risolvere autonomamente le domande comuni relative alla configurazione iniziale e alle impostazioni senza aprire una richiesta di supporto.
Requisiti standard
- Assistenza per l'avvio e l'implementazione: Il fornitore dovrebbe offrire una configurazione guidata, modelli di progetto e supporto alla migrazione dei dati per i nuovi clienti. Questo requisito è soddisfatto quando disponi di un percorso strutturato dalla firma del contratto a un'area di lavoro funzionante—non soltanto di un account vuoto e di un collegamento alla documentazione.
- Risorse per la formazione: Il fornitore dovrebbe offrire tutorial video, webinar dal vivo o registrati e, idealmente, un programma di certificazione. Questo requisito è soddisfatto quando un nuovo membro del team può acquisire rapidamente le competenze necessarie attraverso materiali didattici strutturati, senza aver bisogno di un formatore interno dedicato.
- Prezzi trasparenti: Il fornitore dovrebbe pubblicare prezzi chiari per utente o per livelli, senza costi nascosti, addebiti per componenti aggiuntivi o requisiti minimi di postazioni riportati in modo poco evidente nel contratto. Questo requisito è soddisfatto quando puoi calcolare il costo annuale totale prima di una chiamata commerciale.
- Stabilità e piano evolutivo del fornitore: Il fornitore dovrebbe dimostrare solidità finanziaria, uno storico di investimenti nel prodotto e un piano evolutivo del prodotto pubblico o condiviso. Questo requisito è soddisfatto quando puoi verificare che il fornitore stia rilasciando attivamente nuove funzionalità—senza limitarsi a mantenere lo status quo—e che sia improbabile che l'azienda chiuda o venga acquisita in un modo che interrompa le tue operazioni.
- Accordi sul livello di servizio (SLA): Il fornitore dovrebbe offrire garanzie contrattuali relative sia al tempo di attività sia ai tempi di risposta dell'assistenza. Questo requisito è soddisfatto quando tali impegni sono riportati nel contratto di servizio, non soltanto menzionati in una pagina commerciale, e sono previsti rimedi definiti nel caso in cui il fornitore non li rispetti.
Requisiti speciali
- Responsabile dedicato del successo del cliente: Il fornitore dovrebbe assegnare un responsabile nominativo del successo del cliente agli account aziendali con esigenze di implementazione complesse. Questo requisito è soddisfatto quando hai un unico referente che conosce il tuo account, partecipa a incontri periodici e può inoltrare internamente i problemi per tuo conto.
- Supporto premium 24/7: Il fornitore dovrebbe offrire supporto continuo ai team che operano in diversi fusi orari o utilizzano la piattaforma come sistema critico per la missione. Questo requisito è soddisfatto quando un operatore dell'assistenza qualificato—non un programma automatico—è raggiungibile a qualsiasi ora, con tempi di risposta adeguati all'urgenza di un problema in produzione.
- Servizi professionali: Il fornitore dovrebbe offrire incarichi di consulenza a pagamento per la progettazione di flussi di lavoro personalizzati, integrazioni complesse o attività di configurazione su larga scala. Questo requisito è soddisfatto quando il fornitore può assegnare al tuo progetto un consulente qualificato per l'implementazione, invece di affidarti semplicemente a un partner terzo senza supervisione.
Requisiti relativi all'esperienza utente e alla gestione del cambiamento
Requisiti imprescindibili
- Interfaccia intuitiva e curva di apprendimento ridotta: Lo strumento deve poter essere utilizzato dai nuovi utenti senza una formazione formale. Questo requisito è soddisfatto quando un membro del team può creare un'attività, aggiornare uno stato e trovare un progetto durante la prima sessione—senza consultare un articolo della guida o chiedere aiuto a un collega.
- Notifiche e avvisi configurabili: Lo strumento deve consentire ai singoli utenti e agli amministratori di controllare quali eventi attivano le notifiche, attraverso quali canali e per chi. Questo requisito è soddisfatto quando un membro del team può disattivare il rumore che non riguarda il proprio ruolo senza perdere gli aggiornamenti pertinenti.
Requisiti standard
- Accesso per ospiti e collaboratori esterni: lo strumento dovrebbe supportare utenti esterni—clienti, appaltatori o parti interessate—con autorizzazioni circoscritte che limitino ciò che possono vedere e fare. Questo requisito è soddisfatto quando è possibile invitare qualcuno al di fuori della propria organizzazione a esaminare o contribuire a un progetto specifico senza concedergli l'accesso all'intero spazio di lavoro.
- Modelli personalizzabili: lo strumento dovrebbe includere modelli predefiniti per progetti e attività che i team possano adattare ai propri flussi di lavoro. Questo requisito è soddisfatto quando un responsabile di progetto può avviare una nuova iniziativa utilizzando una struttura iniziale coerente, invece di ricreare ogni volta la stessa configurazione da zero.
- Conformità agli standard di accessibilità: uno dei più importanti vantaggi del software di gestione dei progetti è la conformità. Lo strumento dovrebbe soddisfare gli standard WCAG 2.1 AA, inclusi la navigazione tramite tastiera, la compatibilità con i lettori di schermo e un contrasto cromatico sufficiente. Questo requisito è soddisfatto quando i membri del team con disabilità visive o motorie possono eseguire le azioni principali senza ricorrere a soluzioni alternative.
- Indicazioni nell'app e assistenza contestuale: lo strumento dovrebbe mostrare suggerimenti, procedure guidate e contenuti di assistenza integrati nel punto in cui sono necessari. Questo requisito è soddisfatto quando un nuovo utente può completare un'azione non familiare—come configurare un'automazione o impostare un pannello di controllo—seguendo le indicazioni all'interno della piattaforma, invece di passare a un centro assistenza esterno.
- Monitoraggio delle richieste di modifica: lo strumento dovrebbe consentire ai team di registrare, esaminare e approvare le modifiche all'ambito direttamente collegate alle attività o ai traguardi interessati. Questo requisito è soddisfatto quando un responsabile di progetto può registrare una modifica in corso, documentarne l'impatto, sottoporla all'approvazione e aggiornare il piano, il tutto senza lasciare la piattaforma.
Requisiti speciali
- Supporto multilingue: lo strumento dovrebbe offrire un'interfaccia localizzata nelle lingue utilizzate dal team. Questo requisito è soddisfatto quando ogni utente può impostare la propria preferenza linguistica e utilizzare l'intera piattaforma in quella lingua, non solo alcuni menu o la documentazione.
- Personalizzazione con marchio proprio: lo strumento dovrebbe consentire alle organizzazioni di applicare il proprio logo, schema cromatico e dominio all'interfaccia della piattaforma. Questo requisito è soddisfatto quando clienti o utenti finali interagiscono con uno spazio di lavoro che riflette il vostro marchio, non quello del fornitore.
- Automazione del flusso di lavoro per la gestione delle modifiche: lo strumento dovrebbe supportare processi strutturati di controllo delle modifiche, inclusi moduli di richiesta configurabili, instradamento delle approvazioni in più fasi e registri di controllo per le modifiche all'ambito. Questo requisito è soddisfatto quando la vostra organizzazione può applicare un processo formale di governance delle modifiche direttamente nella piattaforma, senza dipendere da catene di email o moduli esterni.
Requisiti specifici del settore o opzionali
Non tutti i requisiti presenti in questa lista di controllo si applicano a ogni team. Questa sezione tratta le esigenze imprescindibili per determinati settori o contesti organizzativi, ma opzionali per tutti gli altri. Prima di valutare i fornitori sulla base di questi criteri, verificate quali si applicano effettivamente alla vostra situazione.
Requisiti assolutamente indispensabili
- Conformità normativa (GDPR, HIPAA, FedRAMP): lo strumento deve possedere le certificazioni pertinenti al vostro settore e alla vostra area geografica. Questo requisito è soddisfatto quando il fornitore mette a disposizione attestazioni documentate di conformità ed è disposto a sottoscrivere un accordo sul trattamento dei dati (DPA) o un accordo per i soci in affari (BAA), a seconda dei casi applicabili alla vostra organizzazione.
- Funzionalità specifiche per Agile e Scrum: lo strumento deve supportare la pianificazione degli sprint, la gestione del backlog e i grafici di burndown. Questo requisito è soddisfatto quando un team di sviluppo software può gestire un intero ciclo di sprint, dal perfezionamento del backlog alla revisione dello sprint, senza lasciare la piattaforma.
- Implementazione in sede o su cloud privato: lo strumento deve supportare l'installazione su infrastruttura gestita autonomamente o su cloud privato. Questo requisito è soddisfatto quando il vostro team IT può implementare e gestire l'applicazione all'interno della propria infrastruttura, indipendentemente dall'ambiente cloud condiviso del fornitore.
Requisiti standard
- Gestione del portafoglio e dei programmi: lo strumento dovrebbe fornire viste aggregate su più progetti concomitanti. Questo requisito è soddisfatto quando i dirigenti hanno un unico luogo in cui monitorare lo stato, i rischi e l'utilizzo delle risorse nell'intero portafoglio.
- Monitoraggio del budget e dei costi: lo strumento dovrebbe consentire ai team di impostare i budget dei progetti, registrare i costi e monitorare la spesa rispetto al piano. Questo requisito è soddisfatto quando un responsabile di progetto può monitorare le prestazioni finanziarie all'interno della piattaforma anziché gestire un foglio di calcolo separato.
- Opzioni di residenza dei dati: lo strumento dovrebbe consentire di scegliere l'area geografica—UE, Stati Uniti o APAC—in cui i dati vengono archiviati ed elaborati. Questo requisito è soddisfatto quando la selezione dell'area è un'impostazione dell'account configurabile, non un'eccezione negoziata nascosta in un contratto personalizzato.
- Responsabile dedicato del successo del cliente: il fornitore dovrebbe assegnare un responsabile nominativo del successo del cliente agli account aziendali. Questo requisito è soddisfatto quando si dispone di un unico referente che conosce il proprio account, partecipa ai controlli periodici e può inoltrare internamente i problemi per conto dell'organizzazione.
- Supporto premium 24/7: il fornitore dovrebbe offrire supporto continuativo ai team che operano in diversi fusi orari o che utilizzano la piattaforma come sistema critico per la missione. Questo requisito è soddisfatto quando un agente del supporto qualificato—non un bot—è raggiungibile a qualsiasi ora, con tempi di risposta adeguati all'urgenza di un problema in produzione.
- Supporto multilingue: lo strumento dovrebbe offrire un'interfaccia localizzata nelle lingue utilizzate dal team. Questo requisito è soddisfatto quando ogni utente può impostare la propria preferenza linguistica e utilizzare l'intera piattaforma in quella lingua, non soltanto alcuni menu o la documentazione.
- Integrazioni con gli strumenti per sviluppatori: lo strumento dovrebbe connettersi direttamente alle pipeline CI/CD, ai repository Git e ai sistemi di gestione dei problemi. Questo requisito è soddisfatto quando gli sviluppatori possono collegare commit, richieste di integrazione e stati delle build alle attività del progetto senza passare da uno strumento all'altro.
Requisiti speciali
- Chiavi di crittografia gestite dal cliente (BYOK): lo strumento dovrebbe consentire alla propria organizzazione di fornire e gestire le proprie chiavi di crittografia. Questo requisito è soddisfatto quando il team di sicurezza controlla l'intero ciclo di vita delle chiavi—inclusi rotazione e revoca—indipendentemente dall'infrastruttura del fornitore.
- Connettività con gli strumenti di BI: lo strumento dovrebbe offrire connettori diretti a piattaforme come Power BI, Tableau o Looker. Questo requisito è soddisfatto quando il team di analisi può acquisire dati di progetto aggiornati in tempo reale nel proprio ambiente di reportistica senza esportazioni manuali o passaggi ETL intermedi.
- Servizi professionali: il fornitore dovrebbe offrire incarichi di consulenza a pagamento per la progettazione di flussi di lavoro personalizzati, integrazioni complesse o attività di configurazione su larga scala. Questo requisito è soddisfatto quando il fornitore può assegnare al progetto un consulente qualificato per l'implementazione, anziché limitarsi a indirizzare il cliente verso un partner di terze parti.
- Rimozione del marchio e personalizzazione del marchio: lo strumento dovrebbe consentire alla propria organizzazione di applicare il proprio logo, schema di colori e dominio all'interfaccia della piattaforma. Questo requisito è soddisfatto quando clienti o utenti finali interagiscono con un'area di lavoro che riflette il proprio marchio, non quello del fornitore.
- Automazione del flusso di lavoro per la gestione delle modifiche: lo strumento dovrebbe supportare moduli di richiesta configurabili, instradamento delle approvazioni in più fasi e registri di controllo per le modifiche all'ambito. Questo requisito è soddisfatto quando l'organizzazione può applicare un processo formale di governance delle modifiche direttamente nella piattaforma senza affidarsi a catene di messaggi email o moduli esterni.
Requisiti sopravvalutati
Secondo la mia esperienza, alcune funzionalità di gestione dei progetti promettono più di quanto offrano, soprattutto quando duplicano strumenti già utilizzati dal team. Verificare se ciascuna di esse risolve un problema ricorrente del flusso di lavoro prima di renderla un requisito:
- Chat integrata: questa funzionalità aggiunge la messaggistica del team accanto ad attività e progetti. Spesso è ridondante quando il team utilizza già Slack o Microsoft Teams e le discussioni di lavoro possono finire frammentate tra diverse piattaforme.
- Riepiloghi dello stato generati dall'IA: questi strumenti trasformano gli aggiornamenti del progetto in brevi riepiloghi. Possono ripetere informazioni incomplete o non aggiornate, quindi non sostituiscono una chiara assegnazione delle responsabilità e dati aggiornati sulle attività.
- Personalizzazione estesa: i campi personalizzati, i flussi di lavoro e i pannelli di controllo consentono ai team di adattare lo strumento ai propri processi. Un numero eccessivo di opzioni può creare lavoro di configurazione e manutenzione senza migliorare le viste utilizzate quotidianamente.
- Punti, distintivi e classifiche: queste funzionalità di ludicizzazione premiano azioni come il completamento delle attività o la registrazione degli aggiornamenti. Possono incoraggiare il conteggio delle attività invece di risultati utili per il progetto, soprattutto quando i team non attribuiscono valore agli incentivi.
Passaggi per personalizzare la lista di controllo dei requisiti del software di gestione dei progetti
Utilizzare questi passaggi per adattare la lista di controllo ai progetti, ai flussi di lavoro e ai vincoli del team:
- Definisci gli obiettivi aziendali e l'ambito del progetto: identifica i risultati che il software deve supportare, come il rilascio di prodotti, la gestione di progetti per i clienti o il monitoraggio del lavoro interfunzionale. Definisci i tipi di progetto, i team e i flussi di lavoro inclusi nell'ambito.
- Raccogli gli input di tutti i portatori di interesse: chiedi ai responsabili di progetto, ai team di prodotto e ingegneria, ai designer e ai responsabili delle decisioni come pianificano il lavoro, monitorano le dipendenze, condividono gli aggiornamenti e riferiscono i progressi. Includi gli utenti finali che aggiorneranno regolarmente le attività.
- Classifica e assegna la priorità ai requisiti: indica ogni requisito come essenziale, standard o specializzato in base a quanto direttamente supporta i tuoi obiettivi. Separa gli elementi indispensabili, come l'assegnazione delle attività e la pianificazione dei progetti, da funzionalità come i report del portafoglio o i grafici burndown degli sprint.
- Valuta le esigenze di integrazione, scalabilità e sicurezza: elenca gli strumenti a cui la piattaforma deve connettersi, come calendari, archiviazione dei file, chat o sistemi per sviluppatori. Verifica i controlli degli accessi, i requisiti di conformità e la capacità della piattaforma di supportare un numero maggiore di progetti, utenti e dati con la crescita dell'organizzazione.
- Calcola il costo totale di proprietà e il ROI: confronta i costi degli abbonamenti con quelli di implementazione, migrazione, formazione, assistenza e componenti aggiuntivi. Stima il ROI rispetto a esigenze di progetto misurabili, come la riduzione della reportistica manuale sullo stato o una migliore visibilità del carico di lavoro e delle date di consegna.
Il miglior software per la gestione dei progetti
Scegliere il miglior software per la gestione dei progetti richiede tempo e attenzione. Valuta le tue esigenze, raccoglile e analizzale e assegna loro una priorità in modo efficace. Ecco un elenco di strumenti popolari per la gestione dei progetti disponibili sul mercato, ciascuno dei quali offre un'ampia gamma di funzionalità per supportare il tuo team:
I clic sui link sottostanti possono generare una commissione, che sostiene i nostri test e le nostre recensioni indipendenti di software e servizi. Scopri di più su come manteniamo la trasparenza.
Principali portatori di interesse nella scelta del software per la gestione dei progetti
Coinvolgi persone provenienti da tutte le aree dell'azienda, in modo che i requisiti riflettano i flussi di lavoro quotidiani, i vincoli tecnici e le esigenze di budget. Usa questo elenco di portatori di interesse per chiarire chi dovrebbe contribuire alla definizione dei requisiti e cosa apporta ciascun gruppo alla decisione:
| Portatore di interesse | Ruolo |
|---|---|
| Responsabili di progetto | Definiscono le esigenze relative a pianificazione, programmazione, monitoraggio delle dipendenze, reportistica e visibilità del portafoglio. |
| Responsabili di prodotto | Individuano i requisiti per roadmap, backlog, definizione delle priorità e distribuzione interfunzionale. |
| Responsabili dell'ingegneria | Specificano le esigenze di integrazione con sprint, monitoraggio dei problemi, repository e CI/CD. |
| Designer e altri membri del team di progetto | Descrivono le esigenze relative all'aggiornamento delle attività, alla collaborazione, alla condivisione dei file, alle notifiche e all'usabilità. |
| Sponsor esecutivo | Definisce gli obiettivi aziendali, stabilisce i criteri decisionali e individua le esigenze di reportistica della dirigenza. |
| Team IT e sicurezza | Valutano le integrazioni, l'autenticazione, le autorizzazioni, la residenza dei dati, la sicurezza e i requisiti di conformità. |
| Approvvigionamento e finanza | Esaminano i prezzi, i termini contrattuali, i costi di implementazione e i vincoli di budget. |
| Amministratori di sistema o responsabili operativi | Definiscono la configurazione dell'area di lavoro, il provisioning degli utenti, i modelli, l'automazione e le esigenze di amministrazione continuativa. |
| Clienti o collaboratori esterni | Individuano i requisiti relativi all'accesso degli ospiti, alla revisione, all'approvazione e alla visibilità dei progetti. |
La tua checklist è pronta: ecco come scegliere
Usabilità
Quando scegli il software per la gestione dei progetti, considera e assegna la priorità alle funzionalità che rientrano nell'ambito dei tuoi obiettivi come team di progetto.
Assicurati che lo strumento supporti la gestione delle attività in modo da allinearsi al flusso di lavoro del team e aumentare la produttività, invece di ostacolare le tempistiche e le scadenze del progetto. Ad esempio, se utilizzi principalmente metodi di lavoro agili, potresti optare per uno specifico software agile per la gestione dei progetti che li supporti.
- Interfaccia utente: Un'interfaccia accogliente contribuisce ai tassi di adozione. La facilità d'uso supporta i tuoi sforzi nel trovare rapidamente le funzionalità principali. I pop-up di onboarding all'interno del software per gli utenti che lo utilizzano per la prima volta sono estremamente utili per rendere uno strumento software più fruibile e contrastare le idee errate sulla difficoltà di utilizzare il software di gestione dei progetti.
- Efficienza d'uso: Gli utenti devono poter completare le proprie attività rapidamente e correttamente, senza passaggi ridondanti, tempi di caricamento lenti o modifiche dimenticate.
- Applicazione mobile: Gli strumenti adatti alla gestione dei progetti da remoto, come le app mobili, consentono ai membri del team che lavorano in modo flessibile e da remoto di registrare la propria presenza e contribuire in tempo reale.
Integrazioni
La possibilità di integrarsi con altri strumenti è essenziale. Il software per la gestione dei progetti dovrebbe connettersi perfettamente al tuo insieme di tecnologie, incluse piattaforme di posta elettronica, servizi di archiviazione cloud, sistemi CRM e altri software utilizzati dalla tua azienda per ottimizzare i processi e migliorare la produttività. Potresti persino trovare strumenti che sostituiscono le funzioni di altri strumenti che altrimenti avresti integrato, ad esempio strumenti di gestione dei progetti con fatturazione integrata.
Funzionalità principali
Le funzionalità comuni includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la visualizzazione comparativa (varie viste come Gantt o Kanban), l'assegnazione delle attività e la gestione della capacità, le pubblicazioni e i commenti, l'archiviazione dei file, la panoramica del progetto, la gestione del portafoglio e i pannelli di controllo per la reportistica, che ti aiutano a monitorare lo stato del progetto e a prendere decisioni basate sui dati.
Le funzionalità principali possono anche cambiare a seconda della natura dell'azienda che utilizza il software. Il software per la gestione dei progetti destinato agli architetti, ad esempio, presenterà una variante delle funzionalità presenti nel software di gestione dei progetti per il settore edile. Pertanto, se la tua azienda opera in un settore specializzato, cerca prima un software specifico per il settore o per la professione.
Le funzionalità del software per la gestione dei progetti includono:
Pianificazione del progetto
La pianificazione del progetto può essere complessa, ma è molto più realizzabile con il software giusto per la gestione dei progetti. Il software dovrebbe consentirti di definire e consultare l'ambito del progetto, creare un calendario a ritroso, impostare traguardi, creare dipendenze tra le attività, definire regole e promemoria appropriati e visualizzare i tuoi flussi di lavoro.
Queste funzionalità di pianificazione consentono l'allocazione delle risorse e il monitoraggio del budget, semplificando il controllo e il supporto dei numerosi elementi interconnessi del progetto. Con il software giusto, puoi tirare un sospiro di sollievo, sapendo che la pianificazione del progetto non è più scoraggiante né dispendiosa in termini di tempo.
Flussi di lavoro
I flussi di lavoro automatizzati nei sistemi di gestione dei progetti offrono diversi vantaggi. I flussi di lavoro personalizzabili sono fondamentali per gestire i progetti in modo efficace ed efficiente.
L'automazione delle attività ottimizza le operazioni, mentre la produttività del team aumenta grazie alla chiarezza e alla semplificazione offerte dai flussi di lavoro. Attraverso i flussi di lavoro, i team dedicano meno tempo al "lavoro sul lavoro", beneficiando al contempo di una maggiore collaborazione, di una maggiore chiarezza riguardo ai ruoli e alle attività e di un processo decisionale migliore e più rapido grazie a una pianificazione efficace ed efficiente.
Grafici di Gantt
I grafici di Gantt consentono ai project manager di esaminare la pianificazione e l'avanzamento delle attività attraverso una panoramica visiva. Il monitoraggio e l'esecuzione delle attività risultano più efficaci grazie ai grafici di Gantt, perché i project manager possono individuare rapidamente sovrapposizioni e dipendenze (puoi anche utilizzare un software di gestione dei progetti con dipendenze).
L'avanzamento del progetto viene monitorato e confrontato con le attività dipendenti o successive, mentre le visualizzazioni delle risorse consentono una pianificazione efficace delle risorse. Il software di gestione dei progetti ottimale dovrebbe offrire una funzionalità interattiva per i grafici di Gantt che ti permetta di visualizzare le risorse, modificare le tempistiche e vedere in tempo reale l'impatto delle modifiche.
Gestione delle risorse
Le funzionalità di gestione delle risorse ti aiutano ad assegnare persone e materiali nel momento opportuno, secondo il piano corretto. Il software dovrebbe offrire strumenti per la pianificazione delle risorse, la gestione della capacità e il monitoraggio della disponibilità, così da prevenire problemi come l'assegnazione eccessiva e l'esaurimento.
Comprendere le diverse funzionalità disponibili per gestire i programmi del team sarà il tuo superpotere nella gestione delle risorse.
Potresti anche valutare un software specifico per la pianificazione della capacità, per concentrarti sui carichi di lavoro e apportare modifiche che li mantengano equilibrati.
Gestione dei rischi
La capacità di gestire e mitigare in modo proattivo i rischi potenziali è una funzione fondamentale della gestione dei progetti.
Cerca funzionalità come modelli per la gestione dei rischi; registri dei rischi che ti facciano risparmiare tempo; funzionalità per la valutazione dei rischi o la codifica a colori; e il confronto visivo tra rischio, valutazione e stato. Attraverso il confronto visivo, il software ti consentirà di prevedere i problemi potenziali e pianificare risposte adeguate.
Gestione dei documenti
Un archivio centralizzato dei documenti con controllo delle versioni è la soluzione ideale. La centralizzazione dei documenti richiede spesso integrazioni di terze parti, quindi l'integrazione con l'archiviazione cloud è molto importante.
Assicurati di considerare tutti i requisiti di sicurezza del software di gestione dei progetti della tua organizzazione: l'archiviazione cloud spesso non è un'opzione per le aziende dei settori fortemente regolamentati (nel qual caso potresti aver bisogno di un software di gestione dei progetti in sede).
Le funzionalità di controllo degli accessi consentono ai membri del team di definire le autorizzazioni per i documenti sensibili. I flussi di lavoro dei documenti consentono ai membri del team di assegnare e monitorare le fasi e gli stati di approvazione. Altre funzionalità fondamentali da cercare sono la collaborazione sui documenti e la cronologia delle versioni dei documenti.
.
Quando scegli un software per la gestione dei progetti, considera chi lo utilizzerà, il tuo budget, l'implementazione tecnica, l'inserimento del team e i livelli di competenza, oltre al formato (desktop, mobile, cloud) più adatto agli obiettivi e ai risultati del tuo progetto. Può essere utile registrare tutte queste informazioni anche in una RFP per un software di gestione dei progetti.
Porre domande pertinenti ai tuoi obiettivi quando scegli un software per la gestione dei progetti è fondamentale per allineare i tuoi metodi alle esigenze del progetto e prepararti al successo del progetto. Quando valuti un software per la gestione dei progetti, considera il prezzo e il valore a lungo termine.
- Sono previsti costi integrati per funzionalità di cui non hai bisogno?
- Puoi rinunciare a ciò che non è necessario?
- È prevista una quota di attivazione e un abbonamento mensile?
- Qual è il prezzo per utente e dovrai pagare per gli utenti inutilizzati?
Non porre le domande giuste può portare a situazioni in cui anche gli strumenti più semplici possono diventare difficili da sostenere economicamente:
Trello una volta era la scelta ideale per i piccoli team, ma ora, con così tanti componenti aggiuntivi necessari, non è più l’opzione economica e semplice di un tempo.
