5 criteri per valutare i software di gestione dei progetti 2026
Scegliere uno strumento software per la gestione dei progetti da utilizzare per il proprio team può essere complicato. Le opzioni disponibili sono numerose e molte offrono funzionalità accattivanti e dall'aspetto innovativo, che possono rappresentare una grande attrattiva.
Come si può prendere una decisione obiettiva sullo strumento da scegliere? Questo articolo fornirà alcuni criteri di valutazione dei software di gestione dei progetti per semplificare il processo decisionale.
5 criteri di valutazione dei software di gestione dei progetti
Ecco alcuni fattori specifici da considerare quando si valutano i vantaggi e gli svantaggi degli strumenti di gestione dei progetti. Utilizza la tabella come promemoria, quindi approfondisci ciascun criterio qui sotto.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
| Criterio | Cosa stai davvero chiedendo | Segnale d'allarme |
|---|---|---|
| Funzionalità principali | Supporta il modo in cui pianifichiamo e svolgiamo effettivamente il lavoro? | Ti entusiasmano funzionalità che nessuno del team utilizzerà |
| Integrazioni | Comunicherà con gli strumenti su cui già facciamo affidamento? | "Integrazione" si rivela essere un'esportazione CSV |
| Usabilità | Il team può portare a termine il lavoro senza un manuale? | Gli utenti in prova hanno bisogno di una guida per creare un'attività |
| Accessibilità | Può utilizzarlo chiunque, indipendentemente da dove e da come lavora? | L'app mobile è un visualizzatore in sola lettura |
| Prezzo | Il costo totale è giustificato da ciò che utilizzeremo? | Le funzionalità necessarie sono disponibili solo nel piano più costoso |
1. Presenza delle funzionalità principali
Innanzitutto, il software che scegli dovrebbe disporre delle funzionalità che aiutano te e il tuo team a pianificare ed eseguire i progetti. Non ha senso scegliere uno strumento perché sembra interessante o perché è stato sponsorizzato da una celebrità. Deve meritarsi il suo posto nella tua settimana.
Ecco le funzionalità da cercare in un software di gestione dei progetti:
- Gestione delle attività: crea, assegna e monitora le attività, indipendentemente dal fatto che tu utilizzi un approccio a cascata, agile o ibrido.
- Cerca: priorità, scadenze e dipendenze.
- Provalo: ricrea una settimana di un piano di progetto reale.
- Strumenti di collaborazione: le conversazioni di lavoro dovrebbero svolgersi accanto al lavoro, non in una casella di posta separata.
- Cerca: condivisione di file, gestione dei documenti, commenti, @menzioni, notifiche e modelli di collaborazione.
- Provalo: svolgi un intero ciclo di feedback all'interno dello strumento.
- Monitoraggio del tempo: registrare le ore dovrebbe richiedere pochi secondi, altrimenti nessuno lo farà.
- Cerca: timer, inserimento manuale e approvazione dei fogli presenze.
- Provalo: chiedi a un collega di registrare una giornata di lavoro e verifica quanto tempo impiega.
- Gestione delle risorse: assegna e gestisci le persone all'interno dei progetti e tra progetti diversi.
- Cerca: visualizzazioni del carico di lavoro, pianificazione della capacità e avvisi di sovrallocazione.
- Provalo: assegna intenzionalmente due attività sovrapposte alla stessa persona. Lo strumento lo segnala?
- Gestione del budget: monitora le spese e gestisci i costi del progetto senza esportare i dati in un foglio di calcolo.
- Cerca: confronto tra budget e valori effettivi, tasso di consumo del budget e pannelli di previsione finanziaria.
- Provalo: imposta un budget e registra abbastanza tempo da superarlo.
- Reportistica e analisi: genera report, pannelli di controllo del progetto e analisi delle prestazioni, così puoi condividere i progressi con gli stakeholder.
- Cerca: pannelli di controllo personalizzabili, report programmati e viste degli stakeholder condivisibili.
- Provalo: crea il report sullo stato che il tuo sponsor richiede davvero.
Una nota sulle funzionalità di IA: ormai quasi ogni strumento include un assistente IA. Consideralo un elemento di spareggio, non un fattore decisivo. Chiedi cosa fa con i tuoi dati, in quale piano è incluso e se fa risparmiare tempo al tuo team sulle attività che svolge ogni settimana.
2. Opzioni di integrazione
La tecnologia disponibile è davvero tanta. Non sarebbe bello se funzionasse tutta armoniosamente insieme?
Il software giusto offre integrazioni di terze parti o, almeno, compatibilità con gli strumenti che il tuo team utilizza già ogni giorno. Le integrazioni rendono lo strumento più facile da adottare e aumentano l'efficienza dei progetti. Ecco cosa verificare:
| Tipo di integrazione | Perché è importante |
|---|---|
| Calendario | Le milestone e le riunioni di progetto non vengono dimenticate |
| Email e chat (ad es., Slack, Teams) | Gli aggiornamenti raggiungono le persone nel luogo che già utilizzano |
| Archiviazione dei file | Non dovrai più cercare l'ultima versione |
| CRM | Il passaggio dalle vendite alla consegna non perde il contesto |
| Strumenti di sviluppo e progettazione | Le attività rimangono sincronizzate con il lavoro effettivo |
Oltre all'elenco dei loghi, chiedi:
- La sincronizzazione è bidirezionale o l'invio avviene in una sola direzione? Le integrazioni unidirezionali creano lo stesso problema del doppio inserimento che stai cercando di evitare.
- È disponibile un'API o un'opzione di automazione (ad es., Zapier o Make) per tutto ciò che non è nativo? Quale piano la rende disponibile?
- Puoi aggiungere integrazioni in un secondo momento? Se oggi non ti servono molte integrazioni, assicurati che lo strumento possa crescere insieme a te.
Nella gestione dei progetti aziendali, un insieme di tecnologie interconnesse con un'integrazione bidirezionale fluida è una componente fondamentale, non un semplice extra.
3. Usabilità
Il software per la gestione dei progetti dovrebbe essere intuitivo e facile da usare. In altre parole, riesci a trovare ciò che ti serve senza doverlo cercare ovunque?
Valuta la facilità d'uso nel contesto del lavoro reale:
- I menu e la navigazione sono facili da seguire?
- Le persone possono completare rapidamente le proprie attività?
- Funziona sia per gli utenti occasionali (clienti, dirigenti) sia per gli utenti esperti?
Anche il nuovo software richiede tempo per essere assimilato, quindi verifica quale supporto avrai lungo il percorso:
- Guide, tutorial e modelli per l'introduzione
- Assistenza clienti reattiva (e quali piani includono l'aiuto in tempo reale)
- Una comunità attiva o una base di conoscenze per le domande che ti verranno in mente alle 16:00 di un venerdì
4. Accessibilità
L'accessibilità è importante quando scegli uno strumento software per la gestione dei progetti, soprattutto quando alcuni membri del team lavorano da remoto, in sede o mentre sono in movimento.
| Punto di accesso | Cosa verificare |
|---|---|
| Web / cloud | Funziona in qualsiasi browser senza installazione |
| Mobile | App per iOS e Android con funzionalità reali (prova questi software per la gestione dei progetti per iPad) |
| Desktop | Software per la gestione dei progetti desktop per Windows e macOS, se il tuo team lo preferisce |
| Multipiattaforma | Funzionalità e prestazioni coerenti su computer desktop, tablet e smartphone |
| Design inclusivo | Supporto per lettori di schermo, navigazione da tastiera e rapporto di conformità all'accessibilità (VPAT) |
5. Prezzo
Scegli un software di gestione dei progetti che non faccia saltare il budget (ovvero, che rientri nel budget della tua organizzazione). Il prezzo indicato raramente racconta tutta la storia, quindi valuta:
| Fattore di prezzo | Cosa verificare |
|---|---|
| Modello di prezzo | Per utente al mese, tariffa fissa, a livelli o licenza una tantum |
| Rapporto qualità-prezzo | Costo rispetto alle funzionalità che utilizzerai effettivamente, ora e nel prossimo futuro |
| Funzionalità vincolate ai piani | Se le funzionalità indispensabili sono incluse in un livello superiore a quello preventivato |
| Regole sulle postazioni | Numero minimo di postazioni e se gli ospiti o gli utenti con accesso in sola visualizzazione vengono conteggiati come utenti a pagamento |
| Termini di fatturazione | Sconti annuali rispetto a quelli mensili, rinnovi automatici e blocchi del prezzo |
Devi assicurarti di non pagare troppo per funzionalità di cui il tuo team non ha bisogno o troppo poco per un piano che supererai nel giro di un trimestre.
Processo di valutazione del software di gestione dei progetti
I criteri ti dicono cosa cercare. Il processo seguente ti spiega come cercare, così la decisione reggerà quando, tra tre mesi, qualcuno chiederà «perché abbiamo scelto proprio questo?».
1. Distingui le tue necessità dai tuoi desideri
Tu e il tuo team potreste volere funzionalità appariscenti e alla moda. Rifletti invece su ciò di cui il team ha bisogno per il lavoro che svolge ogni giorno. Ci saranno moltissime funzionalità che cercheranno di tentarti.
Il test più semplice: il progetto ne risentirebbe senza questa funzionalità? In caso contrario, è un desiderio. Classifica tutto in una tabella rapida:
| Indispensabile | Utile da avere | Non ci interessa |
|---|---|---|
| Dipendenze tra attività | Lavagne bianche integrate | Badge di gamification |
| Sincronizzazione bidirezionale del calendario | Riepiloghi delle riunioni generati dall'IA | Temi personalizzati |
| Accesso ospite per i clienti | Monitoraggio nativo del tempo | Feed social |
Assicurati inoltre che il software supporti la metodologia di gestione dei progetti utilizzata dalla tua organizzazione:
- Puoi pianificare progetti a cascata, agili e ibridi?
- Se la tua organizzazione apprezza i diagrammi di Gantt o le lavagne Kanban, sono integrati e utilizzabili, invece di essere nascosti in un componente aggiuntivo?
2. Determina il tuo budget
Come dicevano gli ABBA: soldi, soldi, soldi. Sono importanti e determineranno quale software puoi acquistare. Proprio come per un progetto, stabilisci un budget prima di iniziare a cercare e considera i costi che non compaiono nella pagina dei prezzi:
- Licenze: costi per utente relativi al livello di cui avrai effettivamente bisogno
- Tasse: facili da dimenticare, difficili da spiegare in seguito
- Formazione e avviamento: alcuni fornitori applicano costi aggiuntivi
- Supporto premium: l'assistenza dal vivo è spesso un componente aggiuntivo a pagamento
- Implementazione e migrazione: trasferire i progetti esistenti richiede tempo o denaro (di solito entrambi)
- Tempo dell'amministratore: dopo il lancio, qualcuno dovrà occuparsi dello strumento
3. Seleziona e testa il software
Dopo aver esaminato alcuni prodotti, dedica tempo reale a testarli. Molti fornitori offrono prove gratuite e alcuni hanno piani gratuiti (oltre a software di gestione dei progetti completamente gratuito).
Configura un progetto di prova che rispecchi un progetto tipico della tua organizzazione, poi:
- Prova le funzionalità che il tuo team utilizzerà più probabilmente
- Invita due o tre colleghi che utilizzeranno lo strumento ogni giorno
- Annota eventuali processi o attività che non puoi svolgere
- Contatta l'assistenza con una domanda reale e cronometra il tempo di risposta
- Verifica con quanta facilità puoi esportare i tuoi dati se decidi di andartene
Dopo averne testati alcuni, restringi la scelta ai tuoi 2 o 3 preferiti. Se hai bisogno di un percorso più formale, valuta una RFP per software di gestione dei progetti. È un processo strutturato in cui i fornitori presentano le proprie soluzioni e spiegano in dettaglio in che modo il loro strumento soddisfa le tue esigenze specifiche.
4. Valuta la tua rosa di candidati
L'intuito è utile, ma una semplice scheda di valutazione ponderata impedisce che la voce più insistente nella stanza prenda la decisione. Assegna un peso a ogni criterio in base a quanto è importante per il tuo team, assegna a ogni strumento un punteggio da 1 a 5 e moltiplica.
| Criteri | Peso | Punteggio strumento A | Punteggio strumento B |
|---|---|---|---|
| Funzionalità principali | 30% | 4 | 5 |
| Integrazioni | 20% | 3 | 4 |
| Usabilità | 25% | 5 | 2 |
| Accessibilità | 10% | 4 | 3 |
| Prezzo | 15% | 3 | 4 |
| Totale ponderato | 100% | 3.90 | 3.70 |
In questo esempio, lo strumento B ha più funzionalità e integrazioni migliori, ma vince lo strumento A perché le persone lo useranno davvero. È lo schema che vedo più spesso: lo strumento più potente perde contro quello che il team adotta.
5. Metti alla prova il fornitore prima di firmare
Prima di prendere un impegno, alcuni controlli finali possono evitarti molti problemi in seguito:
- Sicurezza e conformità: localizzazione dei dati, SSO e certificazioni richieste dal tuo team IT
- Portabilità dei dati: come recuperare i tuoi dati se interrompi il servizio
- Condizioni del supporto: tempi di risposta e cosa è incluso nel tuo piano
- Condizioni contrattuali: rinnovi automatici, aumenti di prezzo al rinnovo e impegni minimi
- Piano di implementazione: chi è responsabile della configurazione, della formazione e dei primi 30 giorni
Seleziona quindi il software che soddisfa al meglio le esigenze del tuo team e rientra nel budget.
I migliori software per la gestione dei progetti
Non sai da dove iniziare? Ecco una rosa di candidati da cui partire per i tuoi test. Valuta ciascuno in base ai criteri indicati sopra.
I clic sui link sottostanti possono generare una commissione, che sostiene i nostri test e le nostre recensioni indipendenti di software e servizi. Scopri di più su come manteniamo la trasparenza.
E adesso? Definisci i prezzi
Ora che hai definito i tuoi criteri, assegna loro valori concreti. La nostra analisi dei costi dei software per la gestione dei progetti mostra quanto pagano davvero i team, oltre agli extra che non compaiono nelle pagine dei prezzi, così il tuo budget e la tua proposta aziendale saranno solidi.
