I migliori strumenti Google per la gestione dei progetti da provare nel 2026
Come PM, posso dirti che puoi gestire un progetto utilizzando Google Workspace, ma c'è un problema: probabilmente avrai bisogno di più di uno strumento Google per farlo bene.
Google Sheets può gestire il piano del progetto, Docs può gestire i requisiti e Chat può mantenere tutti in contatto. La parte complicata è farli funzionare insieme senza trasformare la gestione del progetto in un secondo progetto.
In questa guida analizzerò gli strumenti Google per la gestione dei progetti che vale la pena utilizzare, il ruolo di ciascuno in un progetto reale e le soluzioni alternative che aiutano a compensare ciò che manca rispetto agli strumenti dedicati alla gestione dei progetti.
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Cosa sono gli strumenti Google per la gestione dei progetti?
Gli strumenti Google per la gestione dei progetti sono applicazioni dell'ecosistema Google che supportano la pianificazione dei progetti, il monitoraggio delle attività, la programmazione, la collaborazione, la documentazione e la reportistica.
Anziché affidarsi a un'unica piattaforma dedicata alla gestione dei progetti, i team possono combinare applicazioni di Google Workspace come Sheets, Docs, Tasks, Chat, Calendar e Drive per gestire diverse parti di un progetto.
Questo approccio è utile per i team più piccoli che lavorano già con Google Workspace. Tuttavia, i progetti più complessi possono richiedere strumenti aggiuntivi per la gestione delle dipendenze, la pianificazione delle risorse e la reportistica automatizzata.
Come utilizzeremo gli strumenti Google per gestire un progetto
Supponiamo di dover lanciare un nuovo portale self-service per i clienti.
Abbiamo otto settimane, un team di sei persone e un budget di $25,000. Il lavoro comprende la raccolta dei requisiti, la progettazione, lo sviluppo, i test, le approvazioni dei portatori di interesse e la preparazione del lancio.
Sono abbastanza elementi in movimento da rendere insufficiente una lista di controllo condivisa, ma non necessariamente abbastanza da giustificare una piattaforma di gestione dei progetti complessa.
Ecco come organizzerei il progetto utilizzando gli strumenti Google.
Il segreto per gestire i progetti con Google Workspace non è utilizzare ogni strumento. È sapere quale strumento è responsabile di cosa. Conserva la pianificazione in Sheets, le decisioni in Docs e il coordinamento quotidiano in Chat e Tasks.
Il mio consiglio? Assegna a ogni informazione del progetto una posizione principale, quindi collegala dagli altri strumenti. Altrimenti passerai più tempo a conciliare tre versioni del piano di progetto che a gestire effettivamente il progetto.
1. Google Drive: organizzare i file del progetto
Google Drive è uno strumento di archiviazione cloud e condivisione di file che offre ai team di progetto un luogo centrale in cui archiviare e consultare il proprio lavoro, online o offline.
Per il lancio del nostro portale, creerei una cartella di progetto con sottocartelle per la pianificazione, la progettazione, lo sviluppo, i test, la reportistica e i materiali per il lancio.
Può sembrare una cosa semplice, ma c'è un buon motivo per farlo come prima cosa: trovare il documento approvato più recente non dovrebbe richiedere la ricerca tra gli allegati alle e-mail di tre persone.
Come utilizzerei Google Drive per la gestione dei progetti
Imposterei una struttura di questo tipo:
- 00 – Gestione del progetto
- 01 – Requisiti e ambito
- 02 – Progettazione e sviluppo
- 03 – Test e approvazioni
- 04 – Materiali per il lancio
- 05 – Report e retrospettiva
Inserirei anche i collegamenti alla carta del progetto, al registro principale e agli appunti delle riunioni in un unico documento indice del progetto.
Dove mostra i suoi limiti: Drive gestisce i file, non il coordinamento del progetto. Avrai comunque bisogno di uno spazio in cui monitorare chi è responsabile di ogni risultato, quando deve essere consegnato e se è stato approvato.
2. Google Docs: Scrivere documenti di avvio del progetto, requisiti e note delle riunioni
Google Docs è un editor di documenti collaborativo che supporta la modifica in tempo reale, i commenti, le checklist e i chip intelligenti.
È qui che inizierei a documentare ciò che il team sta effettivamente cercando di realizzare.
Come userei Docs per la gestione dei progetti
Per il nostro portale clienti, creerei un documento di avvio del progetto che includa il problema aziendale, gli obiettivi, l'ambito, i risultati, i vincoli, gli stakeholder e i criteri di successo.
Manterrei inoltre un registro delle decisioni nello stesso documento, oppure inserirei un collegamento a un documento separato se il progetto crescesse.
Google Docs offre una funzionalità particolarmente utile per i project manager: digitando
@
vengono visualizzate opzioni per collegare persone, file, date e altre informazioni sul progetto.
Ad esempio, potrei collegare direttamente il brief di progettazione nel documento di avvio, fare riferimento alla nostra riunione di avvio e usare le attività assegnate per richiedere un'approvazione.
Cosa mi piace: gli elementi della checklist assegnati possono sincronizzarsi con Google Tasks, aiutando a trasformare le decisioni delle riunioni in attività concrete. Negli account di lavoro o scolastici idonei, puoi creare un'attività assegnata usando
@task
o i controlli della checklist.
3. Google Sheets: Creare piani di progetto e tempistiche personalizzabili
Google Sheets è un'applicazione per fogli di calcolo che può essere adattata alla pianificazione dei progetti, al monitoraggio delle attività, ai budget, ai registri dei rischi e alla reportistica.
Tra tutti gli strumenti di Google, è quello che mi aspetterei svolgesse il lavoro più impegnativo per il nostro progetto.
Come userei Sheets per la gestione dei progetti
Creerei un monitoraggio principale delle attività con queste colonne:
| Attività | Responsabile | Inizio | Scadenza | Stato |
|---|---|---|---|---|
| Approvare i requisiti | Responsabile del prodotto | Settimana 1 | Settimana 1 | Completata |
| Finalizzare i design del portale | Designer | Settimana 1 | Settimana 3 | In corso |
| Creare il pannello dell'account | Sviluppatore | Settimana 3 | Settimana 5 | Non iniziata |
| Completare i test degli utenti | Responsabile del prodotto | Settimana 6 | Settimana 7 | Non iniziata |
| Lanciare il portale | Responsabile di progetto | Settimana 8 | Settimana 8 | Non iniziata |
Aggiungerei colonne per priorità, dipendenze e rischi, oltre a schede separate per il budget e il monitoraggio dei problemi.
I menu a discesa manterrebbero coerenti le etichette degli stati, mentre la formattazione condizionale potrebbe evidenziare le attività in ritardo e le prossime tappe fondamentali.
Una soluzione alternativa da conoscere: visualizzazione della sequenza temporale di Google Sheets
Google Sheets offre una visualizzazione della sequenza temporale che mostra le informazioni basate sulle date sotto forma di programma visivo.
Se il tracker del progetto contiene i nomi delle attività, le date di inizio e le date di fine, posso usarlo per creare una sequenza temporale senza ricostruire tutto in un'altra applicazione.
È utile per individuare le attività sovrapposte e spiegare la pianificazione durante una revisione del progetto.
Cosa mi piace: non è necessario scegliere tra un foglio di calcolo e una sequenza temporale visiva di base. Posso aggiornare i dati di origine e lavorare con diverse visualizzazioni del piano.
Dove diventa frustrante: una sequenza temporale visiva non equivale alla gestione automatizzata delle dipendenze. Aggiungere una colonna dei predecessori non significa che le date successive si adatteranno automaticamente quando un'attività subisce un ritardo.
Per questo avrei bisogno di formule, script o di un software dedicato alla gestione dei progetti.
Come creare la visualizzazione nativa della sequenza temporale di Google Sheets
- Carica questo file .xlsx su Google Drive e aprilo con Google Sheets.
- Seleziona la tabella delle attività del tracker del progetto (B7:G22), includendo attività, responsabile, date di inizio/fine e stato.
- Usa Inserisci > Sequenza temporale (disponibile nelle edizioni idonee di Google Workspace).
- Imposta titolo della scheda = Attività / risultato, inizio = Data di inizio, fine = Data di fine; facoltativamente raggruppa per Responsabile o Fase.
- Scegli una visualizzazione settimanale, quindi acquisisci l'interfaccia nativa di Google Sheets per l'articolo.
Suggerimento: questo foglio di lavoro visivo è una soluzione di riserva. Nessuna delle due visualizzazioni riprogramma automaticamente le attività dipendenti.
Scarica il modello gratuito di gestione progetti per Google Sheets
Vuoi scaricare il mio modello di progetto per Google Sheets? Lo trovi qui sotto.
4. Google Forms: raccolta dei requisiti e dei feedback sui test
Google Forms è uno strumento online per moduli e sondaggi che consente di raccogliere risposte in un formato coerente.
Lo trovo particolarmente utile nelle fasi di un progetto in cui è necessario ottenere informazioni da più persone.
Come userei Forms per la gestione dei progetti
Prima di progettare il portale, manderei un modulo per la raccolta dei requisiti al team del successo clienti.
Invece di chiedere a tutti di inviare tramite e-mail le proprie richieste di funzionalità, raccoglierei:
- Quali problemi dei clienti dovrebbe risolvere il portale
- Quali funzionalità sono essenziali per il lancio
- Con quale frequenza si verifica ciascun problema
- Quali richieste possono aspettare una versione successiva
Quando il portale arriverà alla fase di test, creerei un secondo modulo per raccogliere i feedback degli utenti, includendo gravità, passaggi per riprodurre il problema e comportamento previsto.
Le risposte possono essere esportate o collegate a Sheets per l'analisi.
Cosa mi piace: Forms introduce una certa disciplina nella raccolta dei feedback. È molto più facile stabilire la priorità di 30 risposte quando tutti hanno risposto alle stesse domande.
Dove mostra i suoi limiti: È uno strumento per raccogliere richieste, non un sistema completo di gestione dei problemi.
La mia soluzione alternativa: Usare un Foglio collegato per esaminare le richieste e assegnare i responsabili. Non considerare ogni risposta come una richiesta di funzionalità approvata. Per questo serve una decisione, non solo un'altra riga in un foglio di calcolo.
5. Google Chat: Comunicazioni del progetto e attività condivise
Google Chat è un'applicazione di messaggistica per team che supporta spazi di progetto, discussioni in thread, condivisione di file e attività condivise.
Per il lancio del nostro portale, creerei uno spazio chiamato "Lancio del portale clienti" e inviterei il team di progetto principale.
Come userei Google Chat per la gestione dei progetti
Lo spazio ospiterebbe il coordinamento quotidiano, le domande rapide, gli ostacoli e i collegamenti ai file di progetto importanti.
Userei i thread per problemi specifici invece di lasciare che ogni discussione confluisca in un'unica lunga conversazione.
Google Chat consente inoltre ai team di creare attività all'interno di uno spazio, assegnarle ai membri e impostare le scadenze.
Ad esempio, dopo la nostra revisione del design, potrei assegnare al progettista l'attività di rivedere la schermata dell'account mobile entro venerdì.
Cosa mi piace: L'attività rimane vicina alla conversazione che l'ha generata. Questo rende più facile capire perché a qualcuno è stato chiesto di fare qualcosa.
Dove mostra i suoi limiti: L'elenco delle attività condivise non sostituisce il nostro piano di progetto principale. Non offre il monitoraggio dettagliato delle dipendenze, la gestione del carico di lavoro o la reportistica che mi aspetterei da una piattaforma PM dedicata.
6. Google Tasks: gestione delle attività successive individuali
Google Tasks è un'applicazione per la gestione delle attività che consente di organizzare incarichi individuali, scadenze e promemoria.
Il suo ruolo è leggermente diverso da quello di Google Chat.
Chat ci aiuta ad assegnare il lavoro all'interno del team. Tasks aiuta ogni persona a vedere cosa deve fare personalmente.
Come userei Google Tasks per la gestione dei progetti
Quando il responsabile del prodotto riceve un'attività assegnata in Chat o Docs, quell'attività può comparire nel suo elenco di Google Tasks.
Per il lancio del nostro portale, userei Tasks per gestire le mie attività:
- Esaminare i progetti aggiornati
- Fare un aggiornamento con il team di sicurezza
- Preparare il rapporto dei portatori di interesse di venerdì
- Confermare l'approvazione finale del lancio
Le attività con date pianificate possono comparire anche in Google Calendar.
Cosa mi piace: È un modo pratico per raccogliere le azioni da diverse applicazioni Google senza dover copiare manualmente ogni elemento in un'altra lista.
Il limite: Le attività condivise non supportano sottoattività o ricorrenze. Questo può rendere più difficile organizzare il lavoro di progetto dettagliato.
La mia soluzione alternativa: Mantengo i pacchetti di lavoro complessi in Sheets e uso Tasks per la prossima azione concreta. "Lanciare il portale clienti" non è un'attività personale utile. "Confermare l'approvazione finale con il team di sicurezza" lo è.
7. Google Calendar: pianificazione di traguardi e revisioni
Google Calendar è uno strumento di pianificazione per gestire eventi, riunioni, promemoria e calendari condivisi.
Sembra ovvio, ma c'è una differenza tra una scadenza presente in un foglio di calcolo e una scadenza visibile sul calendario di tutti.
Come userei Google Calendar per le scadenze di progetto
Imposterei verifiche ricorrenti sul progetto e aggiungerei i traguardi importanti a un calendario condiviso.
Per il lancio del nostro portale, ciò significa la riunione di avvio, l'approvazione del progetto grafico, la finestra di test, la riunione sulla decisione di procedere o non procedere e il giorno del lancio.
Includerei i link ai documenti di Docs e Sheets pertinenti e alle sessioni di Meet in ogni evento del calendario.
Cosa mi piace: I portatori di interesse non devono aprire lo strumento di monitoraggio del progetto per sapere quando si avvicina una decisione importante.
Dove mostra i suoi limiti: Calendar fornisce le date, non un quadro significativo delle dipendenze tra le attività o dell'avanzamento complessivo.
Consiglio per i responsabili di progetto: Non aggiungere tutte le 75 attività del progetto come eventi del calendario. Le persone inizieranno a ignorare il calendario. Riserva gli eventi condivisi alle riunioni effettive, alle finestre di revisione importanti e ai traguardi.
8. Google Meet: riunioni di progetto collaborative
Google Meet è un'applicazione per videoconferenze, condivisione dello schermo e collaborazione.
Per il nostro progetto, lo userei per la riunione di avvio, le presentazioni dettagliate del progetto grafico, le revisioni con i portatori di interesse e la riunione sulla preparazione al lancio.
Come userei Google Meet per la gestione dei progetti
Durante la revisione del progetto grafico della terza settimana, condividerei il prototipo, accompagnerei i portatori di interesse nel percorso del cliente e raccoglierei i riscontri nel documento delle note della riunione.
Quando nel nostro piano Workspace sono disponibili funzioni appropriate, la presa di note assistita dall'IA può aiutare a creare un riepilogo della riunione e a raccogliere gli elementi d'azione.
Cosa mi piace: Le revisioni dal vivo sono utili quando una decisione richiede spiegazioni o discussioni. Una condivisione dello schermo di dieci minuti può talvolta risolvere quello che altrimenti diventerebbe un lungo scambio di commenti.
La mia soluzione alternativa: Documentare le decisioni dopo la chiamata e assegnare le attività successive. Una registrazione o una trascrizione della riunione è un utile materiale di riferimento, ma nessuna delle due dovrebbe diventare l'unica traccia di ciò che è stato concordato dal team.
9. Gmail: gestione delle approvazioni formali e degli stakeholder esterni
Gmail è un'applicazione di posta elettronica che può anche supportare la comunicazione di progetto, i promemoria e la creazione di attività.
Non lo userei come spazio di lavoro quotidiano del progetto, ma continuerei a farvi affidamento per le comunicazioni formali con sponsor, fornitori e stakeholder esterni.
Come userei Gmail per la gestione dei progetti
Per il lancio del nostro portale, creerei un'etichetta del progetto per organizzare la corrispondenza correlata.
Userei l'e-mail per le richieste che richiedono una traccia chiara, tra cui l'approvazione del budget, i risultati del lavoro dei fornitori e l'approvazione finale degli stakeholder.
Un trucco utile consiste nel trasformare un'e-mail in un'attività di Google quando richiede un seguito.
Cosa mi piace: Gmail funziona bene quando la comunicazione si estende oltre il team centrale.
Dove mostra i suoi limiti: Le conversazioni via e-mail sono un sostituto inadeguato di un registro delle decisioni di progetto.
Consiglio per i project manager: Quando un'approvazione arriva tramite Gmail, registra la decisione nel registro del progetto e inserisci un link alle informazioni di supporto pertinenti. Nessuno dovrebbe dover cercare in sei mesi di e-mail per scoprire chi ha approvato la modifica dell'ambito.
10. Google Slides: rendicontazione dell'avanzamento del progetto
Google Slides è un'applicazione collaborativa per le presentazioni che può essere utilizzata per le revisioni dei progetti, le riunioni del comitato direttivo e gli aggiornamenti per i dirigenti.
È il luogo in cui trasformerei il nostro tracker dettagliato in qualcosa che uno sponsor di progetto possa comprendere rapidamente.
Come userei Google Slides per la gestione dei progetti
Creerei un breve aggiornamento settimanale che includa:
- Stato generale del progetto
- Avanzamento rispetto alle tappe fondamentali
- Stato del budget
- Principali rischi e impedimenti
- Decisioni richieste agli stakeholder
I grafici creati in Google Sheets possono essere collegati a Slides, contribuendo a mantenere la rendicontazione visiva collegata ai dati sottostanti.
Cosa mi piace: Pubblici diversi hanno bisogno di livelli di dettaglio diversi. Sheets è per le persone che gestiscono il lavoro. Slides è per le persone che devono prendere decisioni al riguardo.
Dove mostra i suoi limiti: La rendicontazione può diventare ripetitiva quando gli aggiornamenti vengono preparati manualmente.
La mia soluzione alternativa: Utilizzare un modello di rendicontazione coerente e collegare i grafici da Sheets ogni volta che è pratico. Ciò riduce il rischio di presentare numeri che non corrispondono al tracker.
11. Google Sites: creare un hub informativo del progetto
Google Sites è uno strumento per la creazione di siti web che può essere utilizzato per creare un centro interno di informazioni sul progetto senza scrivere codice.
Per i progetti con diverse parti interessate, mi piace l'idea di avere un unico luogo in cui trovare le informazioni essenziali senza dover richiedere una riunione.
Come userei Google Sites per condividere gli aggiornamenti sul progetto
Creerei un semplice sito del progetto contenente gli obiettivi, i contatti del team, il calendario dei traguardi, i rapporti sui progressi e i documenti importanti.
Considera Google Sites come un'alternativa leggera a strumenti come Slite quando hai bisogno di una base di conoscenza del progetto o di un centro centrale delle conoscenze. La pagina principale rimanderebbe all'ultimo aggiornamento sullo stato e a tutte le decisioni che richiedono attenzione.
Puoi organizzare FAQ, aggiornamenti sul progetto e risorse in pagine, quindi incorporare documenti, fogli e presentazioni Google aggiornati in tempo reale, così le parti interessate possono trovare ciò di cui hanno bisogno senza dover cercare in Drive.
Cosa mi piace: È utile quando persone esterne al team principale hanno bisogno di visibilità, ma non devono accedere a ogni discussione.
Dove è carente: È meno adatto alla gestione collaborativa delle conoscenze rispetto a Slite, ma per una semplice base del progetto svolge il suo compito. Inoltre, una base del progetto è utile solo quando qualcuno se ne occupa.
12. Google Keep: raccogliere note e questioni in sospeso
Google Keep è un'applicazione leggera per prendere note e raccogliere testi, elenchi, immagini e promemoria.
Lo considero uno strumento di supporto utile, piuttosto che una componente centrale del sistema di gestione del progetto.
Come userei Google Keep per la gestione dei progetti
Potrei usare Keep per annotare domande prima di una riunione, appuntare (o persino abbozzare) idee durante una discussione informale oppure tenere una lista di controllo personale mentre testo il portale.
Cosa mi piace: Elimina la tentazione di aprire un documento formale del progetto ogni volta che mi viene in mente qualcosa al volo.
Il limite: Le note non sono automaticamente decisioni approvate o risultati gestiti.
La mia soluzione: Sposta tutto ciò che è importante in Docs, Sheets o Tasks. Keep è il punto di raccolta, non il luogo permanente per i requisiti del progetto.
13. Google Vids: condividere aggiornamenti asincroni sul progetto
Google Vids è uno strumento per la creazione di video che supporta la modifica collaborativa, le registrazioni dello schermo, la narrazione e funzionalità di produzione assistite dall'IA.
È un'aggiunta facoltativa, ma la prenderei in considerazione per i team distribuiti o per i progetti in cui gli stakeholder hanno bisogno di aggiornamenti regolari senza aggiungere un'altra riunione al calendario.
Come userei Google Vids per la gestione dei progetti
Per il nostro lancio del portale clienti di otto settimane, userei Google Vids per registrare una breve panoramica una volta che l'MVP è pronto per la revisione.
Mostrerei agli stakeholder il pannello di controllo dell'account, la base di conoscenza e le funzionalità di tracciamento delle richieste di assistenza, spiegando poi cosa è stato completato, cosa è ancora in fase di test e cosa abbiamo spostato alla seconda fase.
Il team del successo dei clienti potrebbe inoltre usare la registrazione per prepararsi al lancio, mentre gli stakeholder che hanno perso la revisione potrebbero recuperare senza programmare un'altra chiamata.
Cosa mi piace: Mostrare a qualcuno come funziona una funzionalità è meglio che descriverla in tre paragrafi. Mi piace anche il fatto che si possano combinare registrazioni dello schermo, narrazione e aggiornamenti sul progetto in un unico breve video.
Dove non è all'altezza: I video diventano obsoleti man mano che i progetti cambiano e non sono particolarmente utili per monitorare le decisioni o le singole attività.
La mia soluzione: Mantieni il video concentrato sulla dimostrazione dei progressi, poi inserisci un link allo strumento di monitoraggio del progetto e al registro delle decisioni più recenti per tutto ciò che potrebbe cambiare. Nessuno dovrebbe dover riguardare una registrazione per scoprire se una scadenza è stata spostata.
14. Google AppSheet: trasformare un foglio di calcolo in un'app di progetto
Google AppSheet è una piattaforma per lo sviluppo di applicazioni senza codice che consente di creare app personalizzate utilizzando dati provenienti da Google Sheets e da altre fonti.
La prenderei in considerazione quando un progetto ha bisogno di un modo migliore per consentire ai membri del team di interagire con uno strumento di monitoraggio senza modificare direttamente il foglio di calcolo.
Pensa ad AppSheet come a un cugino di Airtable Interface Designer. Entrambi consentono di creare interfacce personalizzate intorno ai propri dati senza scrivere codice. La differenza è che AppSheet può trasformare un Google Sheet esistente in un'app funzionante, completa di moduli, attività assegnate e accesso da dispositivi mobili. È utile quando il foglio di calcolo funziona bene per il project manager, ma il resto del team ha bisogno di qualcosa di più semplice da usare.
Come userei Google AppSheet per la gestione dei progetti
Supponiamo di essere arrivati al punto del progetto in cui ci stiamo preparando per i test di accettazione da parte degli utenti (UAT). Invece di chiedere ai tester di registrare i bug in un foglio di calcolo condiviso, userei AppSheet per trasformare il nostro strumento di monitoraggio dei problemi di Google Sheets in una semplice app ottimizzata per i dispositivi mobili.
I tester potrebbero:
- Segnalare i problemi
- Allegare screenshot e indicarne la gravità.
I project manager potrebbero quindi:
- Esaminare i problemi assegnati
- Aggiornare lo stato dei problemi
- Monitorare le correzioni e le modifiche risultanti
Cosa mi piace: Offri al team un'interfaccia adeguata senza ricostruire da zero il sistema di monitoraggio. I tester ottengono un modulo di segnalazione semplice, mentre il project manager mantiene i dati in un unico posto.
Il compromesso: Stai anche creando un altro elemento da mantenere. Per un progetto di otto settimane, sceglierei questa strada solo se fossero coinvolti più tester, gli aggiornamenti del foglio di calcolo stessero diventando disordinati o avessimo intenzione di riutilizzare l'app per lanci futuri.
15. Google Apps Script: automatizzare l'amministrazione ripetitiva dei progetti
Google Apps Script è una piattaforma di scripting che consente di automatizzare il lavoro ripetitivo tra le applicazioni Google, tra cui Sheets, Gmail e Calendar.
Lo prenderei in considerazione quando il gruppo dispone di un registro di progetto affidabile, ma tenere tutti aggiornati sta iniziando a richiedere più tempo della gestione effettiva del progetto.
Come userei Google Apps Script per la gestione dei progetti
Se avessi un lancio imminente, per esempio, configurerei uno script che controlla ogni lunedì mattina il registro di Google Sheets per individuare le attività in ritardo e le scadenze in arrivo nei sette giorni successivi.
Potrebbe inviare automaticamente ai responsabili dei progetti e al gruppo di progetto un riepilogo del lavoro ancora da svolgere, compresi i responsabili delle attività e le date di scadenza. In questo modo, tutti saprebbero su cosa intervenire prima dell'aggiornamento settimanale, senza che io debba raccogliere manualmente un'altra e-mail di aggiornamento.
Cosa mi piace: è particolarmente utile per automatizzare piccole attività ripetitive tra le applicazioni Google. Puoi costruire l'automazione intorno al flusso di lavoro esistente invece di modificare il modo in cui lavora il gruppo.
Dove si complica: Apps Script richiede programmazione, test e manutenzione. Inoltre, non correggerà dati di progetto inesatti.
La mia soluzione alternativa: inizia con una sola automazione semplice, come un riepilogo settimanale delle scadenze, e utilizza etichette di stato e date coerenti in Sheets. Preferirei avere un unico promemoria affidabile piuttosto che cinque script ingegnosi che nessuno sa come risolvere.
16. Looker Studio: creare un cruscotto di progetto
Looker Studio è uno strumento di reportistica e visualizzazione dei dati che può creare cruscotti a partire da fonti di dati collegate, tra cui Google Sheets.
Lo userei quando il progetto diventa abbastanza grande da richiedere alle parti interessate metriche regolari invece di aggiornamenti manuali occasionali.
È importante ricordare che Looker Studio integra Google Sheets anziché sostituirlo. Sheets rimane il luogo in cui il gruppo gestisce il lavoro, mentre Looker Studio rende le informazioni più facili da comprendere per le parti interessate.
Come userei Looker Studio per la gestione dei progetti
Per il prossimo lancio di un prodotto, collegherei il registro del progetto in Google Sheets a Looker Studio e creerei un cruscotto che mostri le attività completate, il lavoro in ritardo, le prossime tappe fondamentali e i progressi dei vari gruppi.
Potrei aggiungere filtri affinché le parti interessate possano controllare i progressi del proprio reparto o vedere quali attività ad alta priorità richiedono attenzione. Quando il Foglio sottostante viene aggiornato, il cruscotto può riflettere tali modifiche al successivo aggiornamento dei dati.
Cosa mi piace: è un ottimo modo per offrire alle parti interessate una panoramica autonoma dei progressi del progetto. Invece di inviare un altro foglio di calcolo, posso condividere un cruscotto che risponde alla maggior parte delle loro domande prima ancora che le pongano.
Dove mostra i suoi limiti: Looker Studio è uno strumento per la reportistica, non un sistema per monitorare i progetti. Non gestisce le dipendenze, non assegna attività e non corregge le informazioni obsolete. Anche la creazione di dashboard utili richiede una certa configurazione iniziale.
Cosa manca agli strumenti di gestione dei progetti di Google
Il limite principale non è che le singole applicazioni di Google siano inadeguate. Molte funzionano bene per lo scopo per cui sono state progettate.
Il problema è che una raccolta di applicazioni per la produttività collegate tra loro non equivale comunque a un sistema integrato di gestione dei progetti.
| Necessità del progetto | Approccio di Google | Possibile limite |
|---|---|---|
| Monitoraggio delle attività | Sheets, Tasks, Chat | Più luoghi da aggiornare |
| Tempistiche del progetto | Vista cronologica di Sheets | Gestione automatizzata limitata delle dipendenze |
| Pianificazione delle risorse | Sheets personalizzato | Il calcolo della capacità richiede una configurazione |
| Dipendenze tra attività | Formule o script di Sheets | Nessuno strumento nativo per la pianificazione completa delle dipendenze |
| Reportistica del progetto | Sheets, Slides, Looker Studio | Dipende dalla qualità dei dati di origine |
| Approvazioni | Commenti in Docs, Gmail, Chat | I flussi di approvazione richiedono coordinamento |
| Automazione dei flussi di lavoro | Apps Script, AppSheet | Configurazione e manutenzione aggiuntive |
Per un progetto di piccole dimensioni, questi compromessi potrebbero essere perfettamente accettabili.
Ma se gestissi diversi progetti con risorse condivise, scadenze variabili e dipendenze complesse, prenderei in considerazione un software dedicato alla gestione dei progetti.
Strumenti come Asana, Monday, ClickUp, o Smartsheet possono offrire modalità più strutturate per gestire assegnazioni, carico di lavoro, dipendenze e reportistica dei progetti. Possono anche funzionare insieme a Google Workspace, quindi i team non devono necessariamente rinunciare a Docs, Drive o Calendar.
È possibile gestire un intero progetto utilizzando Google Workspace?
Sì, soprattutto per i progetti di piccole dimensioni, nei quali i team utilizzano già Google Workspace e non hanno bisogno di una pianificazione o di una gestione delle risorse complesse.
Il nostro esempio del portale clienti potrebbe essere gestito ragionevolmente utilizzando Sheets, Docs, Drive, Chat, Tasks, Calendar e Forms, con l'aggiunta di Slides per la reportistica per gli stakeholder.
Inizierei con questi strumenti prima di aggiungerne altri. Ogni nuova applicazione dovrebbe risolvere un problema specifico del progetto, non creare semplicemente un altro luogo in cui il team deve aggiornare le informazioni.
Per attività più ampie o complesse, tuttavia, una piattaforma dedicata alla gestione dei progetti, sia per una piccola impresa sia per una grande azienda, può ridurre lo sforzo manuale necessario per coordinare pianificazioni, dipendenze e reportistica.
L'obiettivo non è utilizzare ogni applicazione di Google. È offrire al team un modo affidabile per pianificare il lavoro, vedere cosa sta succedendo e prendere decisioni prima che i problemi si trasformino in scadenze non rispettate.
FAQ sugli strumenti Google per la gestione dei progetti
Le app di Google possono coprire le esigenze di base, ma la configurazione giusta dipende dal livello di coordinamento richiesto dal progetto. Queste risposte possono aiutarti a decidere dove inserire Workspace e dove potrebbe valere la pena aggiungere una piattaforma dedicata alla gestione dei progetti:
Google Workspace può sostituire un software dedicato alla gestione dei progetti?
Sì, Google Workspace può essere sufficiente per i progetti di piccole dimensioni con un responsabile chiaro, un elenco di attività gestibile e poche dipendenze. Userei un Google Sheet condiviso per assegnare le attività e monitorarne lo stato, Documenti per il documento di sintesi del progetto e Calendar per le date principali.
Quando diversi team hanno bisogno di monitorare le dipendenze, visualizzare i carichi di lavoro o creare report automatici sullo stato, un foglio di calcolo può diventare difficile da gestire. Stabilisci un limite: se le persone continuano a duplicare gli aggiornamenti tra diversi file, valuta un software per la gestione dei progetti con dipendenze dedicato.
Quale app di Google dovrei usare per monitorare le attività del progetto?
Scegliere la metodologia di gestione dei progetti e lo strumento giusti per il lavoro è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Per un monitoraggio condiviso del progetto, inizia con Google Sheets; per i tuoi promemoria personali, usa Google Tasks. In Sheets, aggiungi colonne per l’attività, il responsabile, lo stato, la scadenza e l’elemento bloccante, così il team può filtrare il lavoro e individuare le attività in ritardo.
Tasks funziona meglio per i promemoria individuali che per un piano di progetto interfunzionale. Nella mia esperienza, mantenere un’unica fonte di verità condivisa con il team evita il problema ricorrente degli aggiornamenti distribuiti tra elenchi personali, chat e fogli di calcolo.
Come si monitorano le dipendenze del progetto con gli strumenti Google?
Come si monitorano le dipendenze del progetto con gli strumenti Google?
Google Sheets può mostrare le dipendenze, ma il team deve registrarle esplicitamente. Aggiungi una colonna “bloccato da” con l’attività predecessora, oltre a un responsabile, allo stato e alla data obiettivo per ogni elemento. Ad esempio, per il lancio di un prodotto, indica che il controllo qualità è bloccato dal congelamento del codice; una semplice data non dirà al team perché il controllo qualità non può iniziare.
Esamina gli elementi bloccati durante i momenti di verifica e aggiorna le date quando cambia il lavoro a monte. Sheets non gestirà automaticamente una rete di dipendenze come può fare un software dedicato per la gestione dei progetti.
Come posso fare in modo che le decisioni e gli aggiornamenti del progetto siano facili da trovare?
Usa una cartella condivisa di Google Drive come spazio principale del progetto, quindi collega i file di lavoro da un unico documento indice. Conserva le decisioni e i relativi responsabili in un breve registro delle decisioni e usa Chat per le discussioni, invece di considerarla l’unica traccia. Ad esempio, se una data di lancio cambia nella chat, aggiorna anche il monitoraggio e il registro delle decisioni.
Ho constatato che questa piccola abitudine evita ai team di trattare un vecchio messaggio come il piano attuale. Assegna alla cartella un responsabile chiaro che possa mantenere aggiornati i collegamenti e gli accessi.
Quando Google Workspace non è sufficiente
Con la crescita dei progetti, gestire dipendenze, risorse e report attraverso strumenti separati può richiedere più lavoro di quanto ne valga la pena. Se inizi a raggiungere questi limiti, sapere come scegliere un software per la gestione dei progetti può aiutarti a capire quali funzionalità ti servono davvero e se è il momento di andare oltre gli strumenti di Google.
