Che Cos’è un Registro dei Rischi e Come Crearne Uno [Modello]

I contenuti di un registro dei rischi variano in base a diversi fattori come le esigenze del cliente, la scala e la complessità del progetto e la tipologia di progetto.

Esempio di registro dei rischi

Ecco come potrebbe apparire un registro dei rischi di base. Puoi renderli semplici o complessi quanto desideri, ma assicurati di registrare tutte le informazioni necessarie di cui tu e le parti interessate avrete bisogno per prendere decisioni informate.

A cosa serve un registro dei rischi?

Lo scopo del registro dei rischi è quello di fungere da luogo centrale per tutti i possibili rischi, i loro impatti e per come intendi affrontarli.

Aiuta a gestire le aspettative delle parti interessate e dei membri del team su come evitare o attenuare i rischi e crea un senso di responsabilità e urgenza nell'affrontarli prima che diventino problemi catastrofici e più difficili da risolvere in seguito.

Nota

Potresti preferire utilizzare un RAID log per tracciare i rischi. Questi tendono a essere più completi rispetto ai registri dei rischi e includono assunzioni (o azioni), problemi e dipendenze (o decisioni).

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Cosa includere in un registro dei rischi

Per ogni rischio registrato nel tuo registro dovrai includere:

• Numero identificativo o nome del rischio: Ogni rischio specifico dovrebbe avere un numero associato, da utilizzare in modo coerente negli strumenti e nei rapporti di stato.
• Cosa potrebbe andare storto? Fornisci una descrizione del rischio (ad esempio un rischio di risorse come problemi di capacità delle risorse nel team, che potrebbero rallentare i progressi e causare ritardi).
• Cosa possiamo fare al riguardo? Dettaglia il piano di mitigazione o risposta al rischio per evitarlo o ridurne l'impatto (ad esempio, creare un piano risorse dettagliato settimana per settimana che indichi quando servono risorse specifiche).
• Proprietario del rischio: È la persona responsabile della segnalazione dell'impatto e della probabilità del rischio. È responsabile di risolvere il rischio e di informarti su qualsiasi cambiamento relativo ad esso.
• Impatto e probabilità del rischio: Conosciuto anche come analisi del rischio, si tratta della valutazione di quanto è probabile che si verifichi l'evento rischioso e di quale livello di impatto avrà sul progetto.
• Priorità del rischio: In base alla valutazione di probabilità e impatto, assegnerai un livello di priorità a ciascun rischio e alla risposta pianificata.
• Stato del rischio: Gli stati possono includere aperto & pianificazione, aperto & monitoraggio, chiuso e realizzato.
• Categoria del rischio: Si tratta dell'area del progetto che sarà impattata o alla quale questo problema appartiene.

Quando usare un registro dei rischi

Aggiorno il mio registro dei rischi durante tutto il progetto perché i rischi cambiano man mano che le tempistiche si modificano, le parti interessate intervengono e compaiono nuove dipendenze.

• Pianificazione del progetto: Crea il registro prima dell'inizio dei lavori in modo che il tuo team possa identificare i rischi, assegnare i responsabili e pianificare le risposte in anticipo.
• Avvio del progetto: Rivedi i rischi con gli stakeholder per confermare le priorità, le aspettative di reporting e i piani di mitigazione.
• Modifiche dell'ambito: Aggiorna il registro quando cambiano le tempistiche, i budget, il personale o le consegne e vengono introdotti nuovi rischi.
• Pietre miliari principali: Rivedi i rischi irrisolti prima dei lanci, delle approvazioni o dei passaggi chiave che potrebbero influire sulla consegna.
• Riunioni di stato: Esamina regolarmente i rischi attivi così il tuo team rimane allineato su priorità e prossimi passi.
• Nuovi ostacoli: Aggiungi rischi quando, durante l'esecuzione, emergono problemi, ritardi o dipendenze che minacciano l'avanzamento.
• Chiusura del progetto: Chiudi i rischi una volta che non influenzano più il progetto o che il problema è stato risolto.

Come creare un registro dei rischi

Ecco i passaggi per creare un registro dei rischi di gestione progetti solido ed efficace:

1. Identificare i rischi

Fai un brainstorming di tutti i possibili rischi che potrebbero verificarsi sul tuo progetto. Ecco alcune domande da porsi per stimolare nuove idee:

• C'è un team cliente numeroso o ridotto? 
• Quanti sono i livelli di decisori coinvolti? 
• Esiste un consiglio che deve essere costantemente aggiornato sul progetto o che è molto coinvolto nel processo decisionale?
• Questo progetto ha impatti su altri all'interno dell'organizzazione?
• Il tuo cliente presta molta attenzione ai dettagli e vuole essere sempre aggiornato su tutto, oppure si fida di te e dei membri del tuo team di progetto?
• C'è un livello di complessità elevato o basso? 
• Nel progetto sono coinvolti diversi dipartimenti aziendali? 
• Partecipa un numero elevato di risorse?
• C'è molta attenzione ai dati e/o ai requisiti di sicurezza?

Potresti non avere la competenza per identificare tutti i rischi potenziali, quindi rendi la gestione dei rischi un esercizio di gruppo durante la pianificazione del progetto. Fai una conversazione separata con il team cliente e ripeti lo stesso esercizio.

2. Stimare i rischi

Esegui una valutazione dei rischi per determinare quanto sia probabile che ciascun rischio si verifichi e quale impatto potrebbe avere sul tuo progetto. Può essere utile rappresentare questa analisi qualitativa dei rischi su una matrice dei rischi per visualizzare i livelli relativi di impatto potenziale e probabilità.

In questa fase, annoterai anche la categoria di rischio (ad esempio: rappresenta una minaccia per la tempistica del progetto, il budget, ecc.) e il livello di priorità secondo la matrice di impatto e probabilità (i rischi in alto a destra sono le tue massime priorità).

Assegna anche uno stato a ciascun rischio. Se sei ancora nella fase di pianificazione del progetto, tutti i rischi saranno "aperti" o "in pianificazione"; ma man mano che avanzi nel progetto e i rischi si verificano (o meno), aggiorna lo stato in monitorato, chiuso e realizzato (a seconda dei casi).

Consiglio utile

A seconda del numero di rischi presenti nel tuo registro, potresti suddividerli per fase in base a quella in cui hanno maggiori probabilità di verificarsi.

3. Crea piani di risposta ai rischi

Pianifica la risposta a ciascun rischio. Cosa farai se si dovesse verificare? Quali azioni puoi intraprendere per evitarlo o per attenuarne l'impatto?

Esistono diverse strategie di gestione dei rischi che puoi utilizzare, ma le risposte ai rischi in genere ricadono in quattro categorie principali:

• Evitamento: Questo comporta l'adozione di misure concrete per eliminare la possibilità che il rischio si realizzi.
• Trasferimento: Significa spostare la proprietà e la responsabilità del rischio altrove (ad esempio, affidando a un fornitore terzo lo storage e la sicurezza dei dati).
• Mitigazione: Prevede l'attuazione di azioni per ridurre l'impatto negativo del rischio. Si usa questa risposta quando non è possibile evitare del tutto il rischio.
• Accettazione: Significa riconoscere il rischio, ma non implementare un piano di emergenza a meno che il rischio non si verifichi realmente.

Quando si valutano le risposte a ogni rischio, è necessario considerare il potenziale impatto della risposta stessa. Ecco alcuni possibili effetti a catena da tenere a mente:

• Rischio inerente: Sono i rischi che hai identificato nel progetto.
• Rischio residuo: Rischi che rimangono anche dopo che una risposta o dei controlli al rischio sono stati implementati
• Rischio secondario: Un nuovo rischio che deriva dall’applicazione di una risposta a un altro rischio

4. Assegna i responsabili

Assegna a qualcuno del tuo team o del team del cliente la responsabilità di ogni rischio. Questa è la persona che implementerà e supervisionerà la risposta pianificata al rischio e monitorerà lo stato del rischio nel corso del progetto.

Come project manager, sei responsabile della maggior parte dei rischi del progetto, ma non deve gravare tutto sulle tue spalle. Ad esempio, puoi rendere il cliente responsabile del piano di emergenza se non sarà in grado di consegnare i contenuti del sito web quando promesso (mettendo a rischio la tempistica del progetto).

5. Monitora e adatta

Tieni il registro dei rischi aggiornato durante tutto il progetto. Al minimo, rivedilo ogni volta che completi una milestone o una consegna chiave, oppure ogni volta che un rischio si concretizza o viene evitato con successo.

Conservalo in un luogo comodo, soprattutto uno in cui l’intero team possa accedervi e visualizzarlo quando necessario.

Template Registro Rischi 

Ecco un modello di registro rischi con diversi livelli di complessità (occorre essere membri per accedere al template).

Ecco il primo livello di complessità del template:

Utilizza il registro rischi base quando la maggior parte dei rischi è controllabile dal team di progetto e dal cliente, e ha un impatto limitato sulle altre aree dell’azienda.

Il secondo livello di complessità è il registro rischi semplificato.

Utilizzalo quando aree aziendali di livello basso o medio potrebbero essere impattate e tu, il cliente e il tuo team avete maggiore controllo sul piano d’azione.

Ecco come appare il livello più complesso del registro rischi nel template.

Utilizzalo quando altre aree aziendali potrebbero essere impattate o responsabili del rischio. Coinvolge un livello elevato di reportistica sull’impatto finanziario e sulla gravità. La probabilità di questi rischi potrebbe essere fuori dal tuo controllo, ma è necessario considerarli e riportarli adeguatamente.

Trova altri template per la gestione progetti qui.

Best practice per il registro rischi

Ecco alcune migliori pratiche per il registro dei rischi da seguire durante tutto il tuo progetto.

• Metti il registro dei rischi in un luogo visibile affinché tutte le parti possano consultarlo regolarmente, come ad esempio nel software di gestione progetti o nello strumento di gestione dei rischi che stai utilizzando.

• Tratta i rischi come tratteresti budget, tempi e ambito. Rivedili nelle riunioni di stato e nei report di avanzamento affinché tutti siano consapevoli delle proprie responsabilità. Questo riduce anche le sorprese che potrebbero bloccare un progetto o compromettere una relazione.
• Per progetti più piccoli dove un registro rischi complesso sarebbe eccessivo, crea una voce nel tuo strumento di gestione progetti e aggiungi i rischi come sotto-voci per una modalità di tracciamento più leggera. Puoi scrivere commenti sulle soluzioni, oppure su cambiamenti nei livelli di gravità o di priorità in modo più ordinato rispetto a un foglio Excel.

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