Processo di Prioritizzazione delle Risorse di Progetto: 5 Passaggi Chiave

Questo processo è noto anche come pianificazione della capacità, gestione del carico di lavoro o ottimizzazione delle risorse. L’obiettivo è garantire un risultato di qualità utilizzando le risorse disponibili nel modo più efficiente ed economicamente vantaggioso, in base al livello di priorità.

Quando le risorse sono limitate, la pianificazione della capacità e la definizione delle priorità ti aiutano a massimizzare la produttività ed evitare il burnout. Assegnando più persone, budget o attrezzature a progetti urgenti o di grande importanza e meno a quelli meno critici, puoi assicurarti che le esigenze immediate vengano soddisfatte per prime e sfruttare al meglio tempo, competenze, strumenti e budget.

La tua azienda potrebbe avere una figura specifica in gestione delle risorse (ossia un responsabile delle risorse) con cui i project manager collaborano per risolvere conflitti e stabilire priorità. Questa figura è anche utile per prevedere le risorse sin dall’inizio e offrire una visione generale di tutti i progetti, aiutando a prevenire vincoli sulle risorse.

Come stabilire le priorità delle risorse

L’ottimizzazione delle risorse e la definizione delle priorità ti aiutano a decidere quali progetti e iniziative richiedono maggiore attenzione e chi dovrebbe occuparsi di cosa. Ecco i passi da seguire per completare questo processo:

1. Rivedi lo stato attuale del progetto: Raccogli aggiornamenti dai membri del team sull’avanzamento del progetto e identifica colli di bottiglia o attività che causano ritardi.
2. Elenca le attività e le risorse: Scrivi tutte le attività di ciascun progetto, includendo scadenze e dipendenze. Poi crea un elenco delle risorse disponibili: membri del team, strumenti, budget e tempo.
3. Classifica le attività per urgenza e impatto: Determina quali attività sono più urgenti in base alle scadenze, e valuta l’impatto di ciascuna sull’esito del progetto.
4. Abbina le risorse alle attività prioritarie: Identifica la risorsa più efficace per le attività di priorità alta, e riassegna risorse dalle attività meno prioritarie a quelle più critiche.
5. Usa una visualizzazione delle priorità: Crea uno schema, una lista su lavagna o un foglio di calcolo per organizzare le priorità, quindi utilizza un codice colore per le attività (es: rosso per priorità alta, giallo per media, verde per bassa).
6. Comunica le priorità al team: Organizza una riunione per spiegare i cambiamenti nelle priorità e le assegnazioni delle risorse, raccogliendo feedback per assicurarti che nessuna attività o risorsa importante venga trascurata.
7. Monitora e adatta quando necessario: Effettua regolari check-in per monitorare l’avanzamento manualmente e riassegna le risorse se cambiano le esigenze del progetto o quando vengono completate le attività.

L’esempio qui sotto dimostra come puoi riprioritizzare manualmente le risorse per concentrarti sulle scadenze urgenti, assicurandoti che anche le altre attività vengano portate a termine e senza mettere a rischio il successo del progetto.

Esempio

La tua agenzia digitale sta gestendo due progetti in corso:

1. Lancio della piattaforma ecommerce: La piattaforma necessita dell’upload finale dei contenuti e del completamento dell’ottimizzazione SEO.
2. Campagna social media: Una campagna per promuovere la nuova piattaforma ha una data di lancio imminente, ma i visual e i testi degli annunci devono ancora essere completati.

 

Ecco i passaggi che potresti seguire:

1. Elenca le attività:
   • Piattaforma ecommerce: Finalizza l’upload dei contenuti e l’ottimizzazione SEO.
   • Campagna social media: Crea i visual, scrivi i testi degli annunci e programma i post.
2. Dai una priorità alle attività:
   • La campagna social media è urgente poiché è direttamente collegata alla data di lancio della piattaforma.
   • Le attività SEO per la piattaforma sono essenziali ma possono essere finalizzate dopo il lancio della campagna.
3. Riassegna le risorse:
   • Riassegna il copywriter dai compiti sulla piattaforma ecommerce per terminare i testi degli annunci per la campagna social media.
   • Assegna il graphic designer esclusivamente ai visual per i social media per i prossimi due giorni.
4. Crea una semplice matrice di priorità:
   • In un foglio di calcolo o strumento di task tracking, etichetta le attività per la campagna social media come alta priorità.
   • Sposta le attività SEO a priorità media e affrontale dopo il lancio della campagna.
5. Comunica con il team:
   • Organizza una riunione di team per spiegare il cambio temporaneo di focus.
   • Raccogli il consenso di tutti i membri del team sulle nuove priorità e allinea i loro calendari di conseguenza.
6. Monitora i progressi:
   • Controlla quotidianamente per assicurarti che visual e copy per la campagna siano completati in tempo.
   • Quando la campagna è pronta per il lancio, riassegna le risorse per completare le attività SEO prima che la piattaforma vada live (e riassegnale ad altri eventuali progetti in corso, se avevi tolto membri da altri task). Misura i tuoi progressi e riferisci al cliente (meglio farlo con software di reportistica SEO per clienti).

Strumenti per la prioritizzazione delle risorse

Gli strumenti giusti di gestione dei progetti e i software di gestione e pianificazione delle risorse possono aiutare significativamente nella prioritizzazione delle risorse. Forniscono una struttura e permettono a tutti i membri del team e agli stakeholder di avere visibilità sui vincoli di capacità, sui conflitti di priorità tra progetti e sul sovraccarico delle risorse.

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Strumenti di Gestione dei Progetti

Questi includono strumenti come Jira, Asana, Trello e monday.com. 

Cosa fanno: 

• Creano viste per le priorità delle risorse a livello di progetto o di singolo membro del team
• Aggiungono campi personalizzati o tag per aiutare a organizzare le attività di priorità superiore
• Mostrano i percorsi critici dei progetti per aiutare a prioritizzare i progetti e le attività giuste

Software di Pianificazione delle Risorse

Questi includono strumenti come Float, Wrike, Smartsheet e Resource Guru. 

Cosa fanno:

• Allocano e riassegnano efficientemente tutti i tipi di risorse, con funzionalità come drag and drop o avvisi automatici quando le risorse superano la capacità.
• Capacità e flussi di lavoro personalizzati per diversi tipi di risorse a livello aziendale
• Aiutano a prevedere progetti in corso e futuri così da ridurre i conflitti tra risorse
• Consentono a più utenti di lavorare simultaneamente, così tutti i project manager o gestori delle risorse sono aggiornati quando le tempistiche cambiano
• Si integrano con i tuoi strumenti di gestione dei progetti esistenti per aiutare nella prioritizzazione e nella revisione e combinazione di metriche e dati per il processo decisionale
• Offrono modelli di pianificazione delle risorse che ti fanno risparmiare tempo, fornendo un punto di partenza per il tuo piano che puoi modificare e adattare

Best practice per prioritizzare le risorse

Ecco i miei consigli per la prioritizzazione delle risorse.

Va oltre le risorse umane

Le risorse non significano solo persone. Quando identifichi le risorse disponibili, elenca tutte le risorse a disposizione, inclusi:

• Tempo: Quanto tempo è richiesto per le singole attività, per l’intero progetto e per completare attività specifiche?
• Budget: Hai dei vincoli dovuti ai finanziamenti disponibili per determinate attività? Puoi aumentare i costi per coinvolgere più persone nell’attività prioritizzata?
• Persone: Il tuo team possiede le competenze necessarie? Puoi spostare risorse da altri progetti per rispondere a un bisogno critico?
• Strumenti: Uno strumento può aiutare ad eseguire le attività in modo più efficiente o supportare i membri del team nel completare i loro compiti?

Usa la prioritizzazione visiva

Crea una matrice di prioritizzazione, una tabella, una lista su una lavagna o un foglio di calcolo per organizzare le priorità e codifica per colore le attività (ad esempio rosso per alta priorità, giallo per media, verde per bassa). Gli strumenti di gestione dei progetti solitamente permettono di assegnare la priorità tramite tag colorati su ciascuna scheda attività.

Mappa le tue risorse

Elenca tutte le risorse disponibili, inclusi membri del team, software, strumenti e budget. Abbina poi le attività alle risorse confrontando i bisogni con la disponibilità nello stesso foglio di calcolo. Valuta come ogni attività si allinei con gli obiettivi strategici e i bisogni immediati, e prioritizza le attività che garantiscono un elevato ritorno rispetto allo sforzo.

Considera i vincoli di tempo

Usa un calendario o una timeline di progetto per elencare le scadenze di ciascuna attività, ed evidenzia con un sistema di codifica a colori le scadenze urgenti o fisse. La pianificazione a ritroso o tramite una workback schedule viene spesso trascurata, ma è un’ottima tecnica tradizionale di project management. Parti dalla scadenza e procedi a ritroso fino al presente, individuando criticità come la sovrapposizione delle risorse o il sovraccarico su una risorsa man mano che procedi.

Ottimizza per l’efficienza dei costi

Non vuoi iniziare a spostare le cose senza considerare i costi. In molti casi, il tuo budget di progetto è stato costruito tenendo conto dei rischi e di un margine di sicurezza, quindi probabilmente hai un buon margine di manovra mentre cambi le priorità. 

D'altra parte, se hai un budget limitato, potresti dover ottenere ulteriori finanziamenti dal cliente o ricevere l'approvazione da parte dei decisori interni per superare il budget senza scaricare quei costi aggiuntivi sul cliente.

Calcola i costi delle diverse opzioni (ad es. tempo, strumenti, manodopera) per ogni attività e poi scegli l'opzione più efficiente che rispetta gli standard di qualità e il budget a tua disposizione.

Sfide Comuni

Probabilmente incontrerai conflitti nei progetti, scadenze sovrapposte e carenze di risorse. Rischi ritardi, sforamento del budget e un eccessivo carico di lavoro sul team se non dai la giusta priorità alle risorse a disposizione.

1. Sovraccarico delle Risorse

Lavoro di bassa qualità e scadenze mancanti a causa di risorse esauste e sovraccaricate provocano un calo del morale del team e un alto tasso di turnover. Queste aspettative troppo ambiziose sono spesso dovute a una cattiva previsione e a una visibilità scarsa in tema di allocazione delle risorse. 

Consigli per evitarlo:

• Usa strumenti di project management per visualizzare i percorsi critici e i livelli di priorità di progetti o programmi in un'unica panoramica.
• Imposta limiti chiari sulla capacità e aspettative realistiche quando programmi le risorse sia a breve che a lungo termine.
• Buffer, buffer, buffer! Il buffer nel project management è un segreto di Pulcinella. Inseriscilo sempre. Non dire mai a nessuno quanto è grande il tuo buffer così da poterti trovare più spesso dalla parte del giusto.

2. Mancata Rivalutazione Periodica

Una volta che sei entrato nella fase operativa ed esecutiva del progetto, ricordati di tenere conto di eventuali cambiamenti a scopo o obiettivi di progetto. Valuta continuamente cosa deve diventare prioritario per il team così da evitare priorità sbagliate, perdita di attività urgenti e sprechi di risorse.

Consigli per evitarlo:

• Programma check-in regolari.
• Usa elementi visuali che il team possa consultare e usare per restare allineato quando cambiano le priorità.

3. Ignorare i Feedback del Team

I membri del team sono nella posizione migliore per offrire feedback. Ascoltare i feedback ti permette, sia tu che la tua azienda, di individuare dei punti ricorrenti su cosa deve cambiare per migliorare il processo e la soddisfazione sia del team che del cliente.

Consigli per evitarlo:

• Favorisci una comunicazione aperta e incoraggia i membri del team a condividere preoccupazioni e suggerimenti riguardo ai carichi di lavoro. Comunica al team come i loro feedback abbiano influenzato l’assegnazione delle risorse, così che si sentano ascoltati.
• Utilizza sondaggi anonimi o riunioni di team per raccogliere feedback sinceri sulle assegnazioni di compiti.
• Agisci tempestivamente sui feedback redistribuendo i compiti o aggiungendo risorse nelle aree critiche.

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